3 Bir İş Toplantısının Bileşenleri: Bildirim, Gündem ve Dakikalar

Bir iş toplantısının ana bileşenlerinden bazıları şunlardır: 1. Toplantı Bildirimi, 2. Toplantı Gündemi ve 3. Toplantı Tutanağı

Toplantı Bildirimi:

Bir toplantı yapıldığında, toplantıya katılacak herkese bir bildirim yapılması gerekir.

Bu şartları sağlamalıdır:

1. Uygun yetki altında olmalı

2. Kuruluşun adını belirtmelidir

3. Günü, tarihi, saati ve yeri belirtmelidir. Ayrıca, bazen, yere nasıl ulaşılacağı

4. Önceden iyi olmalı. Bazıları yedi gün öncesinden haber verir, bazıları 48 saat sürer

5. Amaç ve mümkünse gündemi belirtmeli

6. Dolaşım tarihini ve toplayıcı / sekreterin imzasını taşımalıdır.

7. Toplantıda istenen tüm kişilere gitmelidir.

8. Ödenecek TA / DA vb. Ve bunun için yapılan düzenlemelerden bahsetmelidir.

Uygulamada, bildirimin zamanında ulaştığından emin olmak gereklidir. Bu telefonla yapılabilir. Sevk bölümü ve posta gecikmelere eğilimli

Genellikle büyük bir kamu kuruluşundan gelen bir mektup ile mektuptaki posta damgası arasında 10-12 günlük bir boşluk olduğunu bulduk. Toplantıdan yedi gün önce ulaşması gereken bir bildirim toplantıdan yedi gün sonra gelmemelidir.

Gündem:

Daha önce de belirtildiği gibi, bir gündem toplantıda dikkat edilmesi gereken hususların listesidir. Aynı zamanda iş veya iş emri olarak da adlandırılır. Latince "agendum" kelimesinden (tekil) geliyor. Bu, 'yapılacak bir şey' anlamına geliyor. Ancak gündem (Latin çoğul) tekil bir isim olarak kullanılır.

Toplantının rota haritası. Yukarıdaki örnek bildirimler zaten nasıl yazıldığı hakkında bir ipucu içermektedir. Gündem, bildirimin bir parçası olabilir veya ek olarak eklenebilir. Toplantı / sekreter başkan ile istişare içinde hazırlar ve onayını alır.

Gündemin maddeleri, o zaman dikkate alınması gereken her şeyi kapsamalıdır. Toplantılar düzenlemek için zaman ve çaba harcar; bu nedenle gündemin iyi düşünülmesi gerekiyor.

Öğeler şunlardan geliştirilebilir:

(a) Önceki dakikalar

(b) Alınan öneriler

(d) Kuruluşun yazışması

Gündem, hem özel hem de rutin maddeler içeriyor.

Öğeleri listelemek için bazı yönergeler:

1. Eksik üyelerden özür dileriz (daha önce yazılmaya gerek yoktur)

2. Varsa başsağlığı (önceden yazılmış olabilir veya olmayabilir)

3. Son görüşme tutanağının okunması ve onaylanması

4. Bir önceki toplantı tutanağından çıkan meseleler (bu her zaman söz edilmemeli)

5. Acil ve tartışmalı olmayan öğeler

6. Daha yakın tartışma ve tartışma gerektiren konular

7. Başkanın onayı ile herhangi bir yeni, yerinde ürünler

8. Bir sonraki toplantının tarihi.

Bir toplantıdaki son madde, başkanın teşekkür oyu ama bunun belirtilmesi gerekiyor. Uygulamaya veya ihtiyaca göre maddeler kısaca veya ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Kullanılan stil aşağıdaki gibidir:

(i) Denetçilerin atanması

(ii) Yeni üyelerin çıkarılması

(iii) Dakikaların okunması

(iv) Padmashri'nin kendisine verilmiş olduğu ödülü ona vermek

VEYA

(i) Önceki toplantının tutanaklarını okumak ve onaylamak.

(ii) Reklam taslağını dikkate almak

(iii) Kan bağışı kampı düzenlemek

(iv) Spor yarışması ve müzik yarışması için alt komiteler atamak

Gündem, eldeki zaman içerisinde yönetilebilir olmalıdır. Bazı kulüplerin toplantı süresince (örneğin 90 dakika) bir zaman sınırı vardır ve bu da tartışma kapsamını otomatik olarak belirler.

Toplantı Tutanağı:

Bir toplantının tutanakları, oradaki tartışmaların / kararların kaydıdır. Resmi bir statüleri var; hukukta ve bazı durumlarda yasaların yazması gereken durumlarda yararlıdırlar. Genel toplantılar, bir sonraki toplantıda, ilgili oldukları grup üyeleri tarafından onaylandıktan ve başkan tarafından imzalandıktan sonra kesinleşir.

Toplantıda duygusal anlar olsa bile, tutanaklar duygusal olmayan bir şekilde yazılır, serin, olgusal, kişisel olmayan ve tarafsızdır. Üstelik, çoğu insan için, zamanın özlü olması gereken dakikaların özlenmesi gereken zaman talepleri de böyledir.

Sadece bazı kuruluşlar ayrıntılı tartışmaları da kaydetmelerini zorunlu kılar (yani, karar verene kadar kim ve neyin tepki verdiğini kim söyledi). Normalde, o andaki kayıtların gövdesidir.

(a) Buradaki hareketler ve değişiklikler

(b) Teklif sahibi ve hareketlerden ikincil

(d) Öneriler

(e) Kararlar / kararlar

(f) Bireylere, alt komitelere verilen görevler

Genel dakikalar şunları vermelidir:

1. Kuruluşun / birimin adı

2. Gün, tarih, saat ve yer

3. Sırasıyla numara (örneğin… 33. toplantısı)

4. Başkan ve sekreterin isimleri

5. Mevcut üyelerin isimleri

6. Devamsızlığın isimleri

7. Özel bir davetle katılımcılar, örneğin denetçi, yiyecek-içecek vb.

8. İşlemlerin kaydı (yukarıda verilen esaslara göre)

9. Sekreterin imzası ve onaylandıktan sonra başkanın imzası.

Yazma dakikaları için ipuçları:

Tutanaklar genel sekreter tarafından toplantı sırasında alınan notlardan yazılır. Gündemi, bunları yazmak için çerçeve olarak kullanabilir ve kısa ve doğru formları kullanarak kısa ve doğru notları kullanabilir. Üyelerden onları doğru yapmak için sözlerini tekrarlamalarını istemek zorunda kalabilir.

Tutanakların adil kopyası için gereken tüm detayları not etmelidir. Tutanak kalemleri, gündemde olduğu gibi kısa başlıklar altında yazılabilir.

(Bunları okumak için bazı komiteler onları önceden dolaştırır ve okundukları şekilde alırlar. Aksi halde okuyucu bunları yüksek sesle, net ve hızlı bir şekilde okumalıdır.)

Akıllıca, onlar bu yapılardan birini kullanın:

a. Bir önceki toplantının tutanaklarının onaylanmasına karar verildi.

b. Dikkate almak için bir alt komitenin kurulmasına karar verildi.

c. 15 Ağustos'ta kan bağışı kampının düzenlenmesi ^{kararlaştırıldı} . (Fiil, sübjektif bir ruh hali içinde kullanılır: “yap, atan”, vb.)

Alternatif olarak, açıklama geçmiş zamanda verilmiştir:

1. Son görüşme tutanağı:

Sekreter, görüşmenin yapıldığı tutanakları okudu… ve onaylandılar.

2. Bağış alındı:

Başkan, kendisine bağış yapıldığını bildirdi. Eski üye Bay Gopal Rathi'den 50.000.

Onay anında başkan, “Durdukları andaki tutanakları kabul ediyor musunuz?” VEYA “Tutanaktan doğan herhangi bir sorun var mı?” Diye soruyor.

İyi dakikalar yazma yeteneğiniz size bir organizasyonda bir ödül pozisyonu kazandırabilir. Ayrıca, bir pozisyon tutup dakikalar yazmayı da bilmiyorsanız, utanç duyabilirsiniz.

Konferanslar:

Danışmak, danışmak ve bir iş konferansı, danışmak, tavsiye veya tavsiye amacıyla ortak bir amacı olan insanların bir araya gelmesidir. Bir toplantıya kıyasla, bir konferans gayrı resmidir ve çoğu zaman çok daha büyüktür. Amacı toplantıya göre daha az tanımlanmıştır.

Bir kuruluş, delegelerin görüş alışverişinde bulunmak, deneyimlerini tartışmak ve fikirlerini bir araya getirmek için bir araya geldiği düzenli konferanslar yapabilir (yıllık olarak söylenebilir). Paylaşma bir konferansın öne çıkan özelliğidir.

Konferans örnekleri - hayat sigortası danışmanları konferansı, scooter bayileri konferansı, küçük işadamları konferansı, boya üreticileri konferansı vb.

Delegeler, resmi konuşmacıların sunumlarıyla ve resmi olmayan tartışmalarla da zenginleştirilir. Bir komitenin etkili olabilmesi için yaklaşık yedi üyeden oluşması gerekirken, bir konferansta 15-20 veya daha fazla katılımcı olabilir.

Konferansların Avantajları:

(i) Görüşler ve deneyimler paylaşılır

(ii) Ortak bir sorunun farklı yönleri sunulmuştur.

(iii) Yönetim, bayiler, müşteriler, sendika liderleri gibi özel gruplar ile görüşebilir ve görüşebilir.

(iv) Uzman konuşmacılar delegeleri tavsiye edebilir ve aydınlatabilir.

(v) Yeni gelişmeler ve yeni stratejiler sunulabilir.

(vi) Şüphe giderilebilir.

(vii) Çalışanlar katılım yoluyla motive olurlar.

Konferansların dezavantajları:

(i) Çalışanlar bir konferansa davet edildiklerinde, kendi önemleri aşılabilir ve yönetim onların görüşlerine bağlı olarak görünebilir.

(ii) Bir çalışan, anlayış seviyesinin üzerindeki bir konferansa çağrılırsa, yerinden hissedebilir.

(iii) Konferansın lideri hazırlıksız ise, sorunlara adalet gösteremez.

Konferans türleri:

Amaç temelinde, konferanslar şöyle sınıflandırılabilir:

1. Bilgilendirme konferansı:

Bu tür bir konferansta amaç, gençlere bilgi vermek. Yeni politikalar, yeni teknolojiler, yeniden yapılanma vb. Bu bir tür aşağı iletişim türüdür.

2. Önerilen bir çözüm üzerine konferans:

Şirketin karşılaştığı bir sorun veya durum olası bir çözümle tartışılmaktadır. Yönetim, değerlerini bilmek için öneri üzerine bir tartışma oluşturur.

3. Problem çözme konferansı:

Burada hazır bir çözüm yok, ancak katılımcılardan fikirler davet edildi ve tartışma için açıldı.

4. Bütçeleme / tahmin / tahmin konferansı:

Bir şirket hedef belirlemek ve çalışanların işbirliğini istediğinde, böyle bir konferans çağrılır. Şirketin genel hedefleri göz önünde bulundurularak, bütçe / tahmin / tahmin tartışılır.

Çalışanlar tahminde bulundukları için, kendi ortamları hakkında konuşabilirler. Ayrıca, böyle bir konferanstan sonra işbirliği ve taahhütlerini almak daha kolaydır.

5. Eğitim Konferansı:

Eğitim, ilerici bir organizasyonda devam eden bir faaliyettir. Konferanslar yöneticileri yeni uzmanlık alanlarında eğitmek için çağrılıyor. Bir banka, saha çalışanları için sınai rehabilitasyon eğitimi konulu konferans düzenleyebilir.