9 Etkili Bir Kontrol Sisteminin Özellikleri - Açıklandı!

Her seviyedeki kontroller girişlere, işlemlere ve çıkışlara odaklanır. Bu üç aşamadan her birinde etkili kontrollerin olması çok önemlidir.

Etkili kontrol sistemleri bazı ortak özelliklere sahip olma eğilimindedir. Bu özelliklerin önemi duruma göre değişir, ancak genel olarak etkili kontrol sistemleri aşağıdaki özelliklere sahiptir.

Resim İzniyle: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg

1. Doğruluk:

Etkili kontroller doğru veri ve bilgi üretir. Etkili yönetim kararları için doğru bilgi gereklidir. Yanlış kontroller, yönetim çabalarını ve mevcut olmayan veya düşük önceliğe sahip olan problemlere ilişkin enerjileri yönlendirir ve yöneticileri, dikkat gerektiren ciddi sorunlara karşı uyarır.

2. Zamanlılık:

Acil müdahale gerektiren birçok sorun var. Bu tür sorunlar hakkındaki bilgilerin zamanında yönetime ulaşmaması durumunda, bu bilgiler işe yaramaz hale gelebilir ve hasar oluşabilir. Buna göre kontroller, bilginin karar vericilere ihtiyaç duyduklarında ulaşmalarını sağlamalıdır; böylece anlamlı bir cevap alabilir.

3. Esneklik:

Ticari ve ekonomik çevre doğada oldukça dinamiktir. Teknolojik değişiklikler çok hızlı gerçekleşir. Sert kontrol sistemi değişen ortamlar için uygun olmaz. Bu değişiklikler planlamada olduğu kadar kontrolde de esnekliğe duyulan ihtiyacı vurgulamaktadır.

Stratejik planlama, beklenmeyen tehditler ve fırsatlar için ayarlamalar yapılmasını sağlamalıdır. Benzer şekilde, yöneticiler gerektiğinde yöntemleri, teknikleri ve sistemleri kontrol etmede değişiklikler yapmalıdır. Etkili bir kontrol sistemi, ihtiyaç duyulduğunda hızla güncellenebilecek olan bir sistemdir.

4. Kabul edilebilirlik:

Kontroller, etkilenen tüm insanların onları tam olarak anlayabilecekleri ve kabul edebilecekleri şekilde olmalıdır. Anlaşılması zor olan bir kontrol sistemi gereksiz hatalara ve hayal kırıklığına neden olabilir ve işçiler tarafından kızdırılabilir.

Buna göre, çalışanlar bu kontrollerin gerekli ve uygun olduğu konusunda hemfikir olmakta, hem kişisel hem de kurumsal hedeflerine ulaşma çabaları üzerinde olumsuz bir etkisi olmayacağına karar vermelidir.

5. Entegrasyon:

Kontroller kurumsal değerlerle ve kültürle tutarlı olduğunda, organizasyonel politikalarla uyum içinde çalışırlar ve bu nedenle uygulanması daha kolaydır. Bu kontroller örgütsel çevrenin ayrılmaz bir parçası haline gelir ve böylece etkili olur.

6. Ekonomik fizibilite:

Bir kontrol sisteminin maliyeti, avantajlarına karşı dengelenmelidir. Sistem ekonomik olarak uygulanabilir ve çalışması için makul olmalıdır. Örneğin, nükleer sırları korumak için yüksek güvenlikli bir sistem haklı olabilir, ancak bir mağazada ofis malzemelerini korumakla aynı sistem ekonomik olarak gerekçelendirilmez. Buna göre, alınan faydalar bir kontrol sisteminin uygulanmasının maliyetinden ağır basmalıdır.

7. Stratejik yerleştirme:

Hataların tolere edilemeyeceği ve hataların zaman ve para maliyetlerinin en yüksek olduğu bu kritik ve stratejik kontrol noktalarına etkili kontroller yapılmalı ve vurgulanmalıdır.

Amaç, beklenen standartlardan sapmanın en büyük zararı vereceği bir işletmenin temel yönüne kontroller uygulamaktır. Bu kontrol alanları arasında üretim, satış, finans ve müşteri hizmetleri bulunmaktadır.

8. Düzeltici faaliyet:

Etkili bir kontrol sistemi sadece sapmayı kontrol etmek ve tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda bu sapmayı düzeltmek için çözümler önermek üzere programlanır. Örneğin, envanter kaydını tutan bir bilgisayar “eğer öyleyse” yönergeleri oluşturmak için programlanabilir. Örneğin, belirli bir öğenin envanteri eldeki maksimum envanterin yüzde beşinin altına düşerse, bilgisayar bu tür öğeler için tazminat talebinde bulunur.

9. İstisnaya vurgu:

İyi bir kontrol sistemi istisna prensibi üzerine çalışmalıdır, böylece yönetimin dikkatine sadece önemli sapmalar getirilir, Başka bir deyişle, yönetimin sorunsuz çalışan faaliyetlerle uğraşması gerekmez. Bu, yönetsel dikkatin uygunluğa değil hataya yönelik olmasını sağlayacaktır. Bu gereksiz ve ekonomik olmayan denetimi, marjinal fayda sağlayan raporlamayı ve yönetimsel zaman kaybını ortadan kaldıracaktır.