9 İletişim Engellerini Aşmak İçin Önemli Önlemler

İletişim yolundaki engelleri kaldırmak için aşağıdaki adımlar dikkate değerdir:

(1) İletişim Öncesi Fikirleri Netleştirin:

İletişimi gönderen kişi, ne söylemek istediği konusunda zihninde çok net olmalıdır. Mesajının amacını bilmeli ve bu nedenle düşüncelerini uygun bir düzende düzenlemelidir.

Resim İzniyle: 2.bp.blogspot.com/-6LWrpXAM_DU/UIoQUtjFfHI/speaker.jpg

(2) Alıcının İhtiyacına Göre İletişim Kurun:

İletişimin göndereni, mesajın yapısını kendi seviyesine veya kabiliyetine göre hazırlamamalı, ancak alıcının seviyesini, anlayışını veya ortamını akılda tutmalıdır.

(3) İletişimden Önce Diğerlerine Danışın:

İletişimi planlarken, ilgili tüm kişilerden önerilerde bulunulmalıdır. Başlıca avantajı, iletişim planını hazırlarken danışılan tüm kişilerin iletişim sisteminin başarısına katkıda bulunacak olmasıdır.

(4) Dil, Ton ve Mesajın İçeriğinin Farkında Olun:

Gönderenin, mesajın açık ve güzel bir dilde çerçevelenmesi gerektiği gerçeğine dikkat etmesi gerekir. Mesajın tonu alıcının duygularına zarar vermemelidir. Mümkün olduğunca mesajın içeriği kısa olmalı ve teknik kelimelerin aşırı kullanımından kaçınılmalıdır.

(5) Dinleyiciye Yardım ve Değer Verme Şeyleri:

Mesajın konusu alıcıya yardımcı olmalıdır. Alıcının ihtiyacı ve ilgisi özel olarak akılda tutulmalıdır. İletişim böyle bir durumda daha etkilidir.

(6) Doğru Geri Bildirimi Sağlayın:

Geri bildirimin amacı, alıcının alınan bilginin anlamını doğru bir şekilde anlayıp anlamadığını bulmaktır. Yüz yüze iletişimde, alıcının yüzündeki reaksiyon anlaşılabilir.

Ancak yazılı iletişim veya başka tür bir iletişim durumunda, gönderen tarafından uygun bir geri bildirim yöntemi benimsenmelidir.

(7) Mesajın Tutarlılığı:

Alıcıya gönderilen bilgi kendinden çelişkili olmamalıdır. Kuruluşun amaçlarına, politikalarına, programlarına ve tekniklerine uygun olmalıdır. Eski mesajın yerine yeni bir mesaj gönderilmesi gerektiğinde, değişiklikten her zaman söz etmelidir, aksi halde bazı şüpheler yaratabilir.

(8) Takip İletişim:

İletişimi etkin kılmak için yönetim, düzenli olarak iletişim sisteminin zayıf yönlerini bilmeye çalışmalıdır. Bu bağlamda, resmi veya gayrı resmi iletişim üzerinde daha fazla stres bırakılmayacağını bilmek için çaba sarf edilebilir.

Benzer şekilde, hangi ortamın daha etkili ve uygun olacağını bilmek için iletişim ortamı (sözlü, yazılı ve el hareketi) ile ilgili önerilerde bulunabilir.

(9) İyi Bir Dinleyici Olun:

Hem gönderenin hem de alıcının iyi dinleyici olması gereken iletişimin özüdür. Her ikisi de birbirlerinin bakış açısını dikkat, sabır ve olumlu tutumla dinlemelidir. Bir gönderen, iyi bir dinleyici olarak çok alakalı bilgiler alabilir.