İş Mektubu: Anlamı, Önemi ve Avantajları
İşletme Mektupları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu yazıyı okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. İş Mektubunun Anlamı 2. İş Mektubunun Önemi 3. Avantajları.
İş Mektubunun Anlamı:
İş adamları, görüş alışverişinde bulunmak ve bilgi göndermek ve almak amacıyla müşteriler, tedarikçiler, borçlular, alacaklılar, kamu otoriteleri ve kamu ile iletişim kurmalıdır. Bu işlemlerin başlatılması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması için gereklidir.
İletişim iki şekilde olabilir:
(1) Sözlü:
Ya yüz yüze ya da çeşitli makineler yardımıyla
(2) Yazılı:
Harfleri yazarak. Bu yazılı iletişime başka türlü yazışmalar denir. Yazışma sözcüğü içinde 'benzerlik' ve 'dernek' duygusu vardır. Karşılık gelen bir şey, bir şey veya birileriyle uygunluk veya uyum içinde olmak demektir.
Yazışma veya yazılı iletişim, herhangi iki kişi veya taraf arasında yapılabilir. Ticari yazışmalar, iş adamları tarafından ticaretle ilgili yazışmalar anlamına gelir.
Yazışma kelimesinin çokluk hissi vardır. Cevaplar veya ardından gelen orijinal bir harften oluşan harfler veya bir çift harf anlamına gelir. 'A' harfinin değeri az. Bir mektup yanıtlandığında veya bir mektuba cevap olarak bir işlem yapıldığında iletişim tamamlanır.
İş Mektubunun Önemi:
İşadamları insanlarla iletişim kurmalı ve yalnızca örgütlerini geliştirebilmelidirler. İş hayatında iletişimin önemi çok büyüktür (Ref. 3.44). İşletmenin büyüklüğünün normal olarak küçük olduğu ve çeşitli iletişim araçlarının bulunmadığı, işadamları tarafından doğrudan toplantılar veya yüz yüze iletişim kurulduğu bir zaman vardı. Daha sonra doğrudan temas için temsilci gönderme politikası getirildi. Bütün bu yöntemlerin kendi sınırlamaları vardır.
İş mektuplarının en ucuz ve en kapsamlı iletişim şekli olarak önemi ilk olarak ABD ve İngiltere'de gerçekleştirildi ve şimdi bu yöntem tüm dünyada en iyi iletişim yöntemi olarak kabul edildi. Bu, giderek artan posta hizmetlerinin tanıtılmasıyla mümkün olmuştur. Bu arada formun standardizasyonu ve iş mektuplarının tarzı onları daha popüler ve herkes tarafından kabul edilebilir hale getirdi.
Ticari yazışmaların, kişisel mektuplardan belirgin şekilde farklı bir dili vardır. Her geçen gün daha etkileyici, anlamlı ve kompakt hale getiren iş mektubu biçiminde ve biçiminde iyileştirmeler yapılmaktadır.
İş dünyasının desteğiyle pazarda çok sayıda kitap bulunmaktadır. Amaç için farklı makinelerin bulunması, üretimde ve dağıtımda iş mektuplarını hızlı yapar.
Bununla birlikte, diğer iletişim araçlarının terk edildiği anlamına gelmez.
İş Mektubunun Avantajları:
Harflerle iletişim, aşağıdaki avantajlardan ötürü toplam iletişim hacmindeki en büyük payı kaplar:
(1) Harfler diğer iletişim araçlarından daha az maliyetlidir.
(2) Mektuplar posta yoluyla kısa bir süre içinde uzun mesafeli yerlere gönderilebilir. Elbette, komşu bölgelerdeki haberciler tarafından mektuplar gönderilebilir.
(3) Harfler, uygun düşünme ve planlamadan sonra hazırlanır ve böylece konu sistematik ve mantıklı bir şekilde sunulabilir.
(4) Harflerle iletilen fikirler açık ve belirsizdir.
(5) Bir mektubun boyutu gerektiği gibi büyük veya küçük olabilir.
(6) Mektuplar eşzamanlı olarak kanıtlar sunar ve kesin kopyalar saklanabilir.
(7) Aynı anda çoğaltma veya baskı yoluyla birkaç kişiye aynı iletişim sağlanabilir.
(8) Yüz yüze ya da mekanik aygıtlarla konuşulamayan pek çok nahoş ve narin konu, harflerle gizli bir dilde yazılabilir.
(9) Harfler her türlü iletişim için uygundur.
(10) İş dünyası tarafından kolayca kabul edilebilir bir biçimde ve biçimde standardizasyon var. Hatta uluslararası kabul görmüş kod dili bile kullanılır.
(1) Bileşenler:
Bir işletme mektubu, diğer iletişim şekilleri gibi aşağıdaki bileşenlere sahiptir. - Bir yazar veya muhabir - O, iletişimcidir. Bir mektubu maksatlı ve etkili hale getirmek için öncelikli sorumluluğa sahiptir.
(a) Harflerin biçimini ve tarzını bilmesi gerekir. Farklı harf türlerinin farklı stilleri vardır. Yazışma departmanı da dahil olmak üzere ofisten sorumlu olan bir örgütün sekreteri, sanat ile iyi bir şekilde konuşmalı. Bu amaçla hizmetlerinden faydalanan deneyimli yazışma memurları var.
(b) Dil üzerinde bir hakimiyeti olmalı ve ticari dünyada kullanılan ana dil İngilizce'dir. (Uluslararası kabul gören ikinci dil Fransızca'dır.)
(c) Bir mektup yazdığı gerçeklerle muhalif olmalı, aksi takdirde gerçekleri ve bakış açılarını sadık bir şekilde ifade edemez.
(d) Belirli harf türlerinde kullanılması gereken teknik terimleri ve ifadeleri de bilmesi gerekir. Piyasada mevcut olan farklı sözlük türlerinden yardım alabilir.
(e) Bir mektup yazmadan önce planlama yapması gerekir.
(f) Bir cevap yazması durumunda, başlangıç mektubunu dikkatlice okumalıdır.
(g) Çizim, alıcının doğasına bağlı olacaktır.
(2) Muhatap veya Alıcı veya Okuyucu:
Bir mektup her zaman bir alıcıya (veya alıcılara) yönlendirilir. O iletişim veya muhatap ya da okuyucu. Mektup etkileyici değilse, alıcı onu okuyamayabilir ve bu nedenle mutlaka bir alıcı okuyucu değildir. Bir mektubun hazırlanması büyük ölçüde alıcının doğasına bağlıdır. Ayrıca, bir mektup alıcıya mümkün olan en kısa sürede ulaşmalıdır. Bu, dış etkene bağlıdır - bir mesaj gönderen tarafından gönderilmedikçe posta sisteminin verimliliği. Bir mektubun şekli, alıcının niteliğine bağlıdır.
(3) Mesaj:
Bir mektup bir mesaj veya uyaranlara sahiptir. Uzun veya kısa, hoş ve nahoş, genel veya özel, düzenli veya acil olabilir, bireysel veya birçok kişi için, ilk veya tepkili, vb. Olabilir. Yazma tarzı, mesajın niteliğine göre değişir.
