İş İletişim Kanalları: Resmi ve Gayri Kanallar

Farklı iletişim kanalları şunlardır: 1. Resmi iletişim kanalı 2. Resmi Olmayan İletişim Kanalı / Asma!

İletişim, sahip olduğu tören veya formaliteye göre de sınıflandırılabilir.

Böylece iletişimi iki geniş kategoriye ayırabiliriz:

1. İletişimin resmi kanalı:

Resmi bir iletişim kanalı, normalde insanlar tarafından bir kuruluştaki otorite konumlarında kontrol edilen iletişim aracıdır. Dolayısıyla, bir kuruluşun 'ana operasyonel iletişim hattı' olarak da adlandırılmıştır.

Bir örgütün çeşitli bölümlerine çalışma bilgisi sağlayan tüm raporlar, kayıtlar ve diğer formlar, resmi iletişim kanalına dahil edilmiştir. Bu iletişim kanalları otomatik olarak çalışmaz. İyi bir iş organizasyonu bunların dikkatlice planlanmasını ve ihtiyaçlarına göre tasarlanmasını sağlayacaktır.

Avantajları:

(i) Etkili:

Resmi kanallar, iletişim kanallarının daha etkili olduğu düşünülmektedir. Sürekli olarak büyümekte olan kuruluşlarla, resmi kanallar iletişim sürecindeki boşluğu kapatmaya yardımcı olmaktadır. Bir örgütün her köşesine ulaşmak kolay bir yöntemdir, aksi halde zor olacaktır.

(ii) Sallanmayı önleme:

Resmi kanallarda, kurallar iyi bir şekilde belirtilmiştir. Örneğin, bir çalışan süpervizörle, süpervizörle müdürle vb. İletişim kurar. Böylece, sadece gerekli bilgiler filtrelenir ve en üste gönderilir. Üst düzey yönetimin bilginin ilgisiz nitty-gritty (pratik detayları) ile boğuşmasını önler ve daha büyük kararlar ve genel yönetim için serbest bırakır.

(iii) Daha iyi izleme:

Bir kuruluş, özel ihtiyaçlarına uygun resmi kanallar tasarlayabilir. Bu örgütsel faaliyetlerin izlenmesine yardımcı olabilir. Sorunların çok fazla gecikmeden çözülmesini sağlayabilir.

(iv) İyi bir atmosfer:

İyi resmi iletişim kanalları profesyonellik yansıtmaktadır. Organizasyonun pekiştirilmesine yardımcı olurlar. Ayrıca yönetici personeli kontrol altında tutarlar.

Dezavantajları:

(i) Tehditsiz bilgi akışı:

Resmi kanallar serbest bilgi akışını engelliyor. Formalite, bilgi akışının sadece belirli bir rotada olmasını talep eder. Bu, doğal bilgi akışını engeller.

(ii) Zaman alıcı:

Resmi iletişim kanalları genellikle gecikmelere yol açar. Bilgiler doğrudan kastedildiği kişiye ulaşamayabilir. Genellikle, araya giren bağlantıların anlamsız olabileceği dolambaçlı bir resmi rota izlemesi gerekecektir. Sonuç olarak, resmi iletişim kanalları zaman alıcı olabilir.

(iii) Karar vermeyi etkiler:

Bilgilerin daha düşük seviyelerde filtrelenmesi ve izlenmesi iki ucu keskin bir kılıçtır. Avantajlarına sahip olsa da, hayati bilgilerin üst yönetime ulaşmasını da önleyebilir. Bu karar verirken bakış açısını değiştirebilir.

2. Enformel İletişim Kanalı / Asma Üzeri:

Enformel iletişim kanalı genellikle bir “organizasyonda” önerilmemektedir veya dikkate alınmamaktadır ve resmi olarak onaylanmamıştır. Halk arasında asma denir. Bunun nedeni, resmi yapıdan bağımsız olarak her yöne koşmasıdır.

Asma terimin kökeni, botanik asmanın telgraf telleri üzerinden nasıl büyüdüğünü izleyerek telgraf mesajlarının istenmeyen yönlere gitmesine neden olabilir. İş hayatında asma, varlığını insanın dedikodu niteliğine borçludur.

İnsanlar, nerede olurlarsa olsunlar, ortaklarıyla gevşek ya da hafifçe konuşma eğilimindedir. Zaman zaman mantığa ya da gerçeğe sadık kalma zorunluluğundan kurtulma ihtiyacı duyuyorlar.

İnsanlar işlerini sürdürürken, ofiste arkadaşlarıyla rahat sohbetler yaparlar. Bu konuşmalar hem kişisel hem de ticari konularla ilgilidir. Bu bir asma değirmeni olan bir söylenti değirmeni üretilmesine neden olur.

Asma, dört kategoriye ayrılır:

Tek iplikçik : Her biri diğerine söyler.

Grup veya dedikodu zinciri: Biri kendi grubundaki herkese anlatır.

Olasılık zinciri: Her biri rastgele birkaç kişiye anlatıyor.

Küme zinciri: Bazıları seçilmiş bazılarını söyler.

Grapevine, üyelerin sosyal ihtiyaçlarını karşılar, daha rahat insan ilişkilerine yol açar (kısmen fantezinin serbest bırakılmasıyla), resmi iletişimdeki olası boşlukları doldurmaya hizmet eder ve resmi emir komuta zincirine girmeyenleri bile bağlar.

Grapevinin diğer özellikleri:

(i) Daha çok insan odaklı ve sorun odaklı.

(ii) Tamamen otantik ve güvenilir olmayabilir.

(iii) Asma iletim, bir organizasyondaki her yöne doğru akar.

(iv) Asma şarap bilgisi çok hızlı hareket eder.

(v) Sorumluluğu belirlenemez.

Üzüm bağlarına yol açan faktörler:

Bir kuruluşta aşağıdaki faktörler mevcut olduğunda bir söylenti değirmeni aktif hale gelir:

(i) Özellikle kriz zamanlarında yön duygusu eksikliği. Belirsizlik arttıkça, söylenti artar.

(ii) Yönetim tarafından tercih edilen çalışan gruplarının oluşturulması. Bu söylentilere yol açan diğer çalışanlar arasındaki güvensizliği besler.

(iii) Çalışanlar arasında özgüven eksikliği, grupların oluşmasına yol açmaktadır. Bu gruplar genellikle söylenti değirmenleri işletmektedir.

Avantajları:

(i) Hız:

Hız, bu iletişim kanalının en dikkat çekici özelliğidir. Resmi engeller olmadığı ve durmadığı için bilgiyi oldukça hızlı bir şekilde iletmek mümkündür. Dolayısıyla bir söylenti, bir orman yangını gibi yayılabilir.

(ii) Geri bildirim:

Bu kanaldan gelen geri bildirim, resmi bir iletişim kanalından çok daha hızlı. Kanal bir organizasyonun nabzı gibi. Kararlara, politikalara, direktiflere ve yönlere verilen tepki genellikle yöneticilere bu kanal üzerinden resmi olandan daha hızlı ulaşır.

(iii) Paralel işlev:

Gayrı resmi kanalın resmi yaptırımı yoktur, ancak resmi kanala paralel bir kaçınılmazdır. Bir organizasyonda ek bir iletişim kanalı olarak çalışır. İyi yöneticilerin gayrı resmi kanalı, bilgi aktarımı için kendi yararlarına, aksi takdirde resmi kanallara uygun olmayan şekilde kullandıkları bilinmektedir.

(iv) Destek sistemi:

Bir asma, bir kurum içindeki çalışanlar tarafından geliştirilen gayri resmi bir destek sistemidir. Onları yakınlaştırır ve onlara büyük memnuniyet verir.

Dezavantajları:

(i) Daha az güvenilir:

Bir asma, resmi bir iletişim kanalından daha az güvenilirdir. Sadece ağız kelimesini içerdiği için ciddiye alınamaz. Bu nedenle, çelişki olması muhtemeldir.

(ii) Seçici bilgi:

Gayri resmi kanallar genellikle tüm bilgileri taşıyamaz. Sonuç olarak, alıcı mesajın özünü anlamıyor. Yaramazlık tacirleri veya kazanılmış haklar, seçici bilgileri iletmek için kanalı kullanabilir.

(iii) Sorun yaratır:

Bir asma, bir kurum içinde gönderilen, alınan, tasviri ve algılanan bilgiler üzerinde hiçbir kontrol bulunmadığı için sorunları arttırabilir. Bilgi bozuluyor. Bir asma, yanlış veya vahşi hikayelerin yayılması ile eşanlamlı olabilir.

(iv) Sızıntı:

Bilgi yanlış zamanda sızdırılmış olabilir. Bir organizasyonda 'açık sır' terimi sıklıkla bu sızıntılara bağlanabilir.