Koleksiyon Mektupları: Koleksiyon Mektupları Yazma Yönergeleri (örneklerle birlikte)

Koleksiyon Mektupları: Koleksiyon Mektupları Yazma Yönergeleri (örneklerle)!

Tahsilat mektupları, kredi ile verilen mal veya hizmetler için aidatlarınızı bir müşteriden almak / almak zorunda kaldığınızda yazılır. Müşteri zamanında ödeme yapmadıysa, ona hatırlatması gerekir. Bu hassas bir durumdur, çünkü bir yandan iş ilişkisini korumak, diğer yandan zamanla paranızı almak istersiniz.

Bu nedenle, aidatını ödemek için müşteriyi (kendisi de maddi zorluk çekebilecek) etkilemek için bir dil dokunuşu gerekir. Bazı durumlarda, parça ödemesini de kabul etmeniz gereken bir gerçektir.

Koleksiyon Mektupları Yazma Yönergeleri:

1. Yapma ve kısıtlama:

Birisine finansal taahhüdünü yerine getirmediğini hatırlatması hassas bir konudur.

Bu nedenle, inceliğini ve kısıtlama dilini kullanmak zorunda. Dahası, iki koşul sağlamanız gerekir: ödemenin zaten gönderildiğini / alındığını, ancak bilginiz dahilinde olmadığını veya malların / hizmetlerin yetersiz olduğunu.

Alıcı, sarf malzemelerinizden değer elde etmekte zorlanıyor olabilir. Aynı zamanda, bazı müşteriler alışkanlıkla geç veya ihmalkar. Bu nedenle her dava esas alınmak zorunda kalacak.

2. Kibar tonu:

İyi bir iş adamı gelecekteki iş açısını göz önünde bulundurarak kibar dili bir tahsilat mektubunda kullanır. Okuyucuyu incitmekten kaçınır. Yasal eylemi tehdit eden son tahsilat mektubu olsa bile, iyi iş sizin kibar olmanızı ve “pişmanlıkla” gibi kelimeler kullanmanızı gerektirir.

3. Müşterinin sorunlarını anladığını göster:

Müşterinin kendisi zor bir finansal durumda kalırsa, hazır parası olmaz ve mallarınızdan nakit para kazanamıyorsa, ödeme yapmama veya ödeme yapamama için iyi nedenleri olabilir. Bir miktar tahsildarı olarak, sorunlarına bir ölçüde dahil olmanız ve mallarınız için değer elde etmek için ortak bir çözüm bulmanız gerekebilir. Bu duyarlılık mektubunuzda gösterilmeli ve koleksiyona genel bir yaklaşım gösterilmelidir.

4. Bir dizi tahsilat mektubu yazarken ilerici adımlar:

Bir toplama çağrısının aidatlarınızı almak için yeterli olmadığı olabilir. Müşteri, ödemeyi isteyerek veya başka şekilde varsayılan olarak yapabilir.

Bir dizi koleksiyon mektupları yazma aşamaları şunlardır:

(i) Hafif bir tonda ödeyeceğini varsayarsak resmi hatırlatma.

(ii) Burada ve şimdi ödeme yapma zorunluluğunu vurgulayan daha katı ve ikna edici bir hatırlatma.

(iii) Müşterinin ödemesi gerektiğini belirten “Son başvuru” mektubu, aksi takdirde yasal işlem yapılacaktır.

Birinci Aşama Koleksiyon Mektupları:

Bu aşamada mektup resmi bir yazıdır. Basılı bir form mektubu bile kullanılabilir. Müşterinin ödeme yapmayı unuttuğu ve anımsatıcıya hemen müdahale edeceği tahmin edilmektedir.

İlk koleksiyon mektupları için faydalı başlangıçlar:

(i) Ödeme için ödenmesi gereken hesabınızın, kitaplarımızın 1’inde ödenmemiş olduğunu fark ettik.

(ii) Dikkatinizi, fatura no. Rs için…

(iii) Size, isminizle gösterilen ve Rs tutarındaki açıklamalarımızda gösterilen dengeyi henüz almadığımızı hatırlatmak zorundayız. şimdi bir aydan fazla gecikmiş durumda.

Hidrolikleri:

(i) Faturayı iade yoluyla çözeceğinizi umarız.

(ii) Gelecek birkaç gün içinde havale yapmayı dört gözle bekliyoruz.

(iii) Bu arada ödemeyi göndermişseniz, bu bildirimi görmezden gelebilirsiniz.

Örnek resmi hatırlatma:

İkna / Firma Hatırlatma:

İlk tahsilat mektubu, bir bekleme süresinden sonra ödemeyi getirmezse, yaklaşık 15-20 gün içinde ikinci bir mektup gönderilir. Bu yazıda dil daha sert ama tonu hala kibar. Müşteriyi sinirlendirmek yerine işbirliğini aramaktasınız.

Bazı başlangıçlar:

(i) Kayıtlarımızdan, ödeme için size hatırlattığımız tarihe kadar faturamızın… bu tarihe kadar cevaplanmadığını gösterir.

(ii) aidatlarınızı belirlemenizi isteyen… tarihli mektubumuzu kastediyoruz.

(iii) Fatura no.… tarihçemiz… aidatı olan aidatlarınızla ilgili size tekrar hatırlatmamız gerekir… ki bu, ilk hatırlatmamızın… tarihinin sizin tarafınızdan yanıtlanmadığı görülüyor.

Hidrolikleri:

(i) Sizi öncelikli olarak almanız ve aidatları bir kerede çözmeniz için bir kez daha sizi çağırıyoruz.

(ii) Bu sefer aidatları ciddi bir şekilde not almanızı ve derhal temizlemenizi umuyoruz.

(iii) Bunun, konunun aciliyetini etkilediğine ve bununla hareket edeceğine inanıyoruz.

Örnek toplama mektubu aşaması II

Son Tatil Mektubu / Son Koleksiyon Mektubu:

Daha önceki tahsilat mektuplarına cevap verilmezse, aşağıdaki plana göre son tahsilat mektubu gönderilir:

(a) Tahsilat için geçmiş çabaları kaydedin.

(b) Ödeme için bir şans daha önerin.

(c) Bu istek de gözardı edilirse gerekli olacak yasal işlemden bahsedin.

(d) Ödeme için bir son tarih belirleyin.

Bazı başlangıçlar:

(i) Size… ve tekrar… hakkında, iyileşme veya aidat faturalarımız için yazdık… Tarihli…, sizden hala bir işlem yok

(ii)… ve… tarihli eski taleplerimizin…… tarihli… faturamızın uzlaştırılması için… sizin için şerefsiz kaldığını söylemek zorundayız.

(iii) Yaptığımız fatura ile ilgili olarak aidatlarınızla ilgili iki ardışık mektubumuzun cevaplanmadığını şaşırttı ve hayal kırıklığına uğrattık…

Hidrolikleri:

(i) Şimdi aidatlarımızı alamazsak… konuyu avukatlarımızın eline koymaktan başka seçeneğimiz olmayacak.

(ii) Lütfen bunu yasaya başvurmadan önce konuyla ilgili son ödeme talebimiz olarak kabul edin. Ama yine de bir iki hafta içinde hareket etmeyi ve aidatları ödemeyi umuyoruz.

(iii) Hala… ile havale edeceğinizi ve kendinize yasal işlem yapmanın maliyetini ve uygunsuzluğunu koruyacağınızı umuyoruz.

Örnek Son kayıt mektubu / son tahsilat mektupları