Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi: Özellikler, Avantajlar ve Diğer Detaylar

Bilgisayarlı muhasebe sisteminde karşılaşılan ihtiyaç, özellikler, gereksinimler, avantajlar, dezavantajlar ve sorunlar hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Bilgisayarlı Muhasebe İhtiyacı:

Bilgisayarlı muhasebeye duyulan ihtiyaç, ticari işlemlerin gerçekleştirilmesinde hız, doğruluk ve düşük maliyet avantajlarından kaynaklanmaktadır.

Sayısız işlem:

Bilgisayarlı muhasebe sistemi, çok sayıda işlemin hız ve hassasiyetle yapılmasını sağlar.

Anlık Raporlama:

Hızı ve doğruluğu nedeniyle hızlı ve kaliteli raporlama sunabilir.

Kağıt İşinde Azaltma:

Manuel muhasebe sistemi muhasebe kayıtlarını / kitaplarını ve kuponlarını / belgelerini saklamak için geniş depolama alanı gerektirir. Kitapların ve kırtasiye malzemelerinin yanı sıra hesap defterlerinin ve kuponların ve belgelerin gerekliliği, doğrudan belirli noktaların ötesindeki işlemlerin hacmine bağlıdır.

Kağıt çalışmasını azaltmak ve büyük miktarda hesap defterine dağıtmak için büyük bir ihtiyaç vardır. Bu bilgisayarlı muhasebe sistemi yardımı ile sağlanabilir.

Esnek Raporlama:

Raporlama bilgisayarlı muhasebe sisteminde esnektir. Gerektiğinde ve muhasebe süresi içinde olan herhangi bir süre için herhangi bir bakiye raporları üretme yeteneğine sahiptir.

Muhasebe Sorguları:

Bazı dış parametrelere dayanan muhasebe sorguları var. Örneğin, vadesi geçmiş müşterilerin hesaplarıyla ilgili bir sorgu, bilgisayarlı muhasebe sisteminde yapılandırılmış sorgu dili [SQL] veritabanı teknolojisinin desteği kullanılarak kolayca cevaplanabilir. Böyle bir uygulama, manuel muhasebe sisteminde oldukça zor ve pahalı olacaktır.

Çevrimiçi Tesis:

Bilgisayarlı muhasebe sistemi, finansal raporlar oluşturmak ve görüntülemek için bilgi almak amacıyla işlem verilerini depolamak ve işlemek için çevrimiçi bir olanak sunar.

Doğruluk:

Üretilen bilgi ve raporlar karar alma konusunda doğru ve oldukça güvenilirdir. Manuel muhasebe sisteminde, çoğu insan işi yaptığı ve işlem hacminin oldukça büyük olması nedeniyle, bu tür bilgilerin ve raporların çarpıtılması, güvenilmez ve yanlış olması muhtemeldir.

Güvenlik:

Bu sistem son derece güvenlidir ve manuel muhasebe sistemine kıyasla veriler ve bilgiler gizli tutulabilir.

Ölçeklenebilirlik:

Sistem, iş hacmindeki artışla kolayca başa çıkabilir. Ek kuponları saklamak için yalnızca ek veri operatörleri gerektirir.

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Özellikleri:

1. Hesapların hızlı bir şekilde hazırlanmasına yol açar ve zamanında muhasebe beyanlarını ve kayıtlarını hazırlar.

2. Muhasebe çalışması ve kayıtları üzerinde kontrol sağlar.

3. Bilgisayar muhasebeinde hatalar ve hatalar en azından olacaktır.

4. Tekdüzen muhasebe beyannamelerinin ve kayıtlarının bakımı mümkündür.

5. Kolay erişim ve muhasebe bilgilerine referans mümkündür.

6. Hesapların korunmasında esneklik mümkündür.

7. Daha az büro işi içerir ve çok düzenli ve daha doğrudur.

8. İşletmenin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarına adapte olur.

9. Gerçek zamanlı kapsamlı MIS raporları oluşturur ve anında eksiksiz ve kritik bilgilere erişim sağlar.

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Gereklilikleri:

Muhasebe Çerçevesi:

Muhasebe ilkeleri, kodlama ve gruplama yapısı açısından iyi bir muhasebe çerçevesi bir önkoşuldur. Bilgisayarlı muhasebe sisteminin uygulama ortamıdır.

Çalışma Prosedürü:

Bilgisayarlı muhasebe sistemiyle çalışmak için uygun çalışma ortamı ile harmanlanmış iyi tasarlanmış ve tasarlanmış bir çalışma prosedürü gereklidir. Bilgisayar muhasebesi, veritabanı odaklı uygulamalardan biridir, burada işlem verileri iyi organize edilmiş bir veritabanında saklanır.

Kullanıcı gerekli arayüzü kullanarak bu veritabanında çalışır. Ve gerekli raporları, depolanan verilerin uygun bir şekilde bilgiye dönüştürülmesi yoluyla alır. Bu nedenle, bilgisayarlarda herhangi bir veritabanı odaklı uygulamanın tüm temel gereksinimlerini içerir.

Bilgisayarlı Muhasebenin Avantajları:

1. Daha Kaliteli İş:

Bilgisayarların kullanımıyla hazırlanan hesaplar genellikle tekdüze, düzenli, doğru ve elle yapılan işten daha okunaklıdır.

2. Düşük İşletme Maliyetleri:

Bilgisayar emek ve zaman kazandıran bir cihazdır. Bu nedenle, bilgisayarların yardımıyla ele alınan iş hacmi ekonomi ve daha düşük işletme maliyetleri ile sonuçlanmaktadır.

3. Geliştirilmiş Verimlilik:

Bilgisayar, kayıtları ve hesapları hazırlarken hız ve doğruluk getirir ve böylece çalışanların verimliliğini arttırır.

4. Daha İyi Kontrolü Kolaylaştırır:

Yönetim açısından, daha fazla kontrol mümkündür ve muhasebede bilgisayarın kullanımıyla ilgili daha fazla bilgi bulunabilir. Muhasebe işlerinde etkin performans sağlar.

5. Büyük Doğruluk:

Bilgisayarlı muhasebe muhasebe kayıtlarında ve beyanlarında doğruluk sağlar. Büro hatalarını ve ihmalleri önler.

6. Monotonluğu hafifletmek:

Bilgisayarlı muhasebe, yorucu ve zaman alıcı tekrarlayan muhasebe işleri yapmanın monotonluğunu azaltır.

7. Standardizasyonu kolaylaştırır:

Bilgisayarlı muhasebe, muhasebe rutinlerinin ve prosedürlerinin standartlaştırılmasını kolaylaştırır. Bu nedenle muhasebede standardizasyon sağlanır.

8. Matematiksel Hataları En Aza İndirme:

Bilgisayarlarla matematik yaparken, ilk etapta veri yanlış girilmediği sürece hatalar neredeyse tamamen ortadan kalkar.

Bilgisayarlı Muhasebenin Dezavantajları:

1. İnsan Gücünün Azaltılması:

Bilgisayarların muhasebe çalışmasına dahil edilmesi bir organizasyondaki çalışan sayısını azaltır. Bu nedenle, daha fazla işsizliğe yol açmaktadır.

2. Yüksek Maliyet:

Küçük bir firma, yüksek kurulum ve bakım maliyeti nedeniyle bilgisayar muhasebe sistemini kuramaz. Daha ekonomik olması için çok miktarda iş yapılmalıdır. Sistem tam kapasitesine kullanılmazsa, o zaman oldukça ekonomik olmaz.

3. Özel Beceriler Gerektir:

Bilgisayar sistemi son derece uzman operatörleri arar. Bu tür vasıflı personelin mevcudiyeti çok az ve çok maliyetlidir.

4. Diğer Sorunlar:

Sık sık onarım ve elektrik kesintisi muhasebe işini çok etkileyebilir. Bilgisayarlar virüslere eğilimlidir. Çoğu zaman insanlar bilgisayarları doğru şekilde yaptıklarını varsayarlar ve uzun süre problemler kontrol edilmezler.

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminde Karşılaşılan Sorunlar:

1. Kullanıcı Eğitimi:

Kullanıcı, bilgisayar muhasebe yazılımı kullanmak için yazılımın kavramlarını anlamalıdır. Bu nedenle, uygun bir eğitim almalıdır. Bir bilgisayar operatörü, bilgisayarın temellerini, yazılım kavramlarını, işletim sistemi yazılımıyla (Windows / DOS gibi) çalışarak ve muhasebe yazılımını öğrenmelidir.

2. Sistem Bağımlılığı:

Bir bilgisayar çözümü kullanmak, kullanıcının tamamen bilgisayar sistemine bağlı olmasını sağlar ve her zaman bilgisayarın kullanılabilirliğini gerektirir. Sistem mevcut değilse [donanım arızası veya elektrik kesintisi nedeniyle], hesapları doğrulamak zor olacaktır.

3. Donanım Gereksinimleri:

Bilgisayarlı muhasebe sistemini işletmek için yazıcıya sahip tam teşekküllü bir bilgisayar sistemi gerekmektedir. Küçük kuruluşların çoğu, gerekli yazılımla bu tür bir tesise sahip olamazlar.

4. Sistem Arızası:

Bir sistem çökmesi olduğunda [sabit disk çökmesi], sabit disk sürücüsünde herhangi bir zamanda mevcut olan verileri kaybetme riski vardır. Sorun mali yılın sonunda, finansal tabloların hazır olması gerektiği zaman ortaya çıkarsa, çok acı verici olacaktır.

5. Yedekler ve Baskılar:

Verilerin yedekleri düzenli olarak yapılmalıdır, böylece veriler kaybolduğunda disketlerden [yedeklemeler] geri yüklenebilir. Sistem bilgilerinin düzenli olarak yazdırılması manuel kayıtlar olarak yararlı olacaktır.

6. Kupon Yönetimi:

Muhasebe yazılımı, verilerin kolayca değiştirilebilmesini sağlar. Bir fiş yanlış bir kafaya yanlış yerleştirilmişse, fişi ayırıp geri getirmek çok zor olacaktır. İyi bir kupon yönetimi çok önemlidir.

7. Güvenlik:

Sistemin [donanım / yazılım] yanlış kullanılması tehlikeli olabileceğinden ek güvenlik sağlanmalıdır. Şifreler, kilitler, vb. Ayarlanmalıdır, böylece yetkisiz hiçbir kimse sistemi idare edemez.