Maliyet Yönetimi: Maliyet Yönetimi İçin Eksiksiz Bir Rehber

Birçok işletme hazırlıksızdı. İşletme sahipleri önümüzdeki birkaç yıl boyunca bütçeleri öngördükçe, bu gibi artan maliyetlere izin vermeli ve iş yapmanın “yönetilebilir maliyetlerini yönetmenin” yollarını aramalılar. Müşterilerinize - ofis teknolojisi sağlayıcısı olarak - doğru çözümler sunarak, işletmelerin maliyetleri yönetmelerine yardımcı olma konusunda önemli bir rol oynayabilirsiniz. Ayrıca, bayiliğiniz için ilişkileri güçlendirecek ve satış fırsatları yaratacaksınız.

Müşterilerinizin bir işletmenin önemli ancak nadiren ölçülen maliyetinin ofis üretkenliği olduğunu fark etmeleri önemlidir. Etkin ofis maliyet yönetimi uygulamalarıyla, 2005’in doğal afetleri gibi olaylardan devam etmekte olan ve öngörülemeyen ekonomik etkilere dayanma zorunluluğu ile ilişkili riski daha da azaltabilirler.

Para biriktirmenin yollarını gördüklerinden, müşterilerinizin günümüzün ofis teknolojisinin verimlilik gereksinimlerini daha iyi karşılayacak araçlar sağladığını anlamalarına yardımcı olma fırsatınız vardır. Mevcut ofis ekipmanlarını modernize ederek, çok işlevli cihazları iş akışına entegre ederek ve özelleştirerek ve yeteneklerini en üst düzeye çıkararak müşterileriniz yeni uzun vadeli maliyet tasarrufları ve verimlilik seviyeleri elde edeceklerdir.

Etkinliği Artırma:

Yönetilebilir maliyetleri yönetmek, ofis üretkenliği ve verimliliğinin iş akışı analizi ile başlar. Teknoloji kullanımını ve ilgili maliyetleri anlamak, ağ bağlantılı ofis teknolojisini en iyi şekilde kullanmak için bir başlangıç ​​noktası sunar. Mevcut ofis cihazlarını kesinlikle “artan” bir şekilde desteklemek yaygındı. Bununla birlikte, belirli bir noktada, bayiliğiniz tarafından yürütülen bir iş akışı analizi, ileriye dönük ofis teknolojisinin en uygun maliyetli konfigürasyonunu belirlemek için her müşterinin işinde gerçekleştirilmelidir.

Müşterileriniz, mevcut ekipman kaynaklarının daha iyi kullanılması ve daha yeni çok işlevli fotokopi ve baskı cihazlarının kullanılmasıyla işletmelerin maliyetleri yüzde 20 ila 30 oranında düşürdüğünü biliyor mu? Araştırmaların, şirketlerin gelirlerinin yaklaşık yüzde 10'unu belge üretimi, yönetimi ve dağıtımı için harcadığını gösterdiği düşünülürse, yüzde 30'luk bir tasarruf önemlidir. Belge yönetimi gereksinimlerinin belirlenmesi, belgeleri basit bir şekilde basılı kopya çıktısı olarak yazdırmak yerine, elektronik belgeleri genel iş akışı içine etkin bir şekilde entegre etmek için daha fazla fırsat sağlayabilir.

Bu gizli tasarruflar, bazı kişilerin yılda binlerce sayfa yazdırması düşünüldüğünde önemlidir. Belge iş akışı analizi, müşterinizin olası tasarrufları belirlemesi için değerli bir yatırımdır. Büyük hacimli basılı belgelerin basılmasıyla ilgili maliyetleri ele almanın yollarını bulmanın yanı sıra, ekipmanın maliyet faktörü de vardır.

Bildiğiniz gibi, son yıllarda yeni çok işlevli ofis cihazlarının birim maliyeti düşmeye devam ederken, cihazların özelliklerinin sayısı artmaya devam etti. Bununla birlikte, müşterilerinizin yalnızca yeni çok işlevli cihazlara yükseltmenin tüm çözüm olmadığını anlamaları gerekir.

Çok işlevli cihazlar artık ortalama kullanıcının kullandığından veya var olduğunun farkında bile daha fazla özellik sunuyor. Örneğin, bir ofis ekipmanının ağ bağlantılı bağlantısı günümüz standartlarına göre güncel olsa da, tarama gibi daha yeni özellikler önemli maliyet tasarrufu sağlayanlar olarak kullanılmamaktadır. Profesyonel bir öneri ve benzersiz iş ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş eğitim, yıllar boyunca binlerce dolar tasarruf sağlayabilir.

Şirketler ayrıca uygun ekipman eğitimi ile yeni verimlilik seviyeleri elde edebilmektedir. Bayiler olarak, birden fazla cihaz gerektiren işlemlerin kopyalanması, taranması ve paylaşılmasının tek bir işleme indirgenmiş olduğunun farkındayız. Müşterileriniz arasında bu yeteneklerin yeterince kullanılmaması, genellikle eğitim ve farkındalık eksikliğinin doğrudan bir sonucudur. Çok işlevli cihazların yeteneklerini ofislerinde nasıl daha iyi kullanabileceklerini bilmeleri gerekir.

İşçilik Maliyetleri:

İşçilik maliyetleri, büro maliyetleri ve denetimin bir birleşimidir, herhangi bir kayıt departmanının bütçesinde önemli bir parçasıdır İşçilik maliyetleri, faaliyet seviyesine, geri alma prosedürüne, hacme ve kullanılan malzeme ve ekipman türüne bağlıdır. Hacim ve aktivite seviyesine değiştirilemeyen faktörler verilmiştir, ancak kayıt yöneticisinin geri alma prosedürü üzerinde bir etkisi vardır. Ayrıca, dosya klasörleri ve belge kapları gibi sarf malzemeleri, farklı kap türlerinin dosyalama ve / veya belgeleri almak için harcanan zamanı etkileyeceğini düşünmesi gereken kayıt yöneticisi tarafından seçilir.

İşçilik maliyetleri, sarf malzemelerinin ve ekipmanların ana bileşenleri olduğu verimlilik düzeyleriyle doğrudan ilişkilidir.

Belge konteynerlerinin ve ekipmanlarının işçilik maliyetini analiz etmek için maliyetleri aşağıdaki unsurlara bölmeliyiz:

(1) Ekipman erişim süresi;

(2) Belge kabına erişim zamanı;

(3) Belge ekleme zamanı

(4) Belge geri yükleme süresi ve

(5) Ekipman geri yükleme süresi.

Depolama Maliyetleri:

Her türlü donanıma veya tesise uygulanabilir genel maliyet formüllerini geliştirebileceğimiz alan, depolama alanıdır. Burada belgelerin belirli bir saklama süresi için belge kaplarında saklanmasının maliyetini göz önüne alıyoruz.

Kayıt depolama maliyetleri aşağıdakilere bağlıdır:

(1) Ekipman ve malzemeler,

(2) İşgal alanı ve

(3) Alan maliyeti.

Karşılaştırma amacıyla, üç adımda gerçekleştirilebilecek yıllık LFF maliyetini hesaplamak faydalı olacaktır:

Adım 1: Tüm dolum ekipmanının maliyeti + Sarf malzemesi maliyeti = Malzeme maliyeti:

Malzemelerin maliyetini belirlemek için, ekipmanın maliyetini bilmemiz gerekir (LFF). LFF başına lineer dosyalama ekipmanı başına maliyet ve malzemeyi nasıl alabiliriz? Yeni ekipman satın alınırsa, olası bir satıcıdan teklif, LFF'ler cinsinden maliyeti belirtmelidir. Bazen, verileri 12 ile çarparak LFF başına maliyete dönüştürülebilen LFI başına maliyet olarak ifade edilir.

Örneğin, 100 LFI kapasitesine sahip dört çekmeceli bir dolabın satın alma fiyatı 100 dolar olabilir, bu nedenle LFI başına ekipman maliyeti 100: 100 veya 1 $ olur. Bu rakamı 12 ile çarparak, LFF başına maliyet olarak 12 dolara ulaşıyoruz. Satın alma fiyatı bilinmeyen mevcut ekipmanın maliyetini hesaplamak için, bu hesaplama için yeni bir sistemin maliyetinin yüzde 3040'ını alın.

LFF başına konutunuzun maliyetine sahip olduğunuzda, LFF başına malzeme maliyetini belirlemek isteyeceksiniz. Öncelikle sisteminizde LFF başına kaç tane klasör, bağlayıcı / kap olduğunu öğrenin. Bu verileri elde etmenin en iyi yolu, bir çekmecede veya bir rafta bulunan klasörlerin bağlayıcılarını veya ceplerini saymaktır.

Tipik bir klasör / cilt / kutu kalınlığı ve ortalama yükleme koşulları olan bir çekmece veya raf seçin. Ardından, konteyner sayısını LFI sayısına bölün ve sonucu LFF başına kayıt sayısıyla çarpın. Örneğin, varsa; 025 inçlik bir çekmecede 0 kayıt var, sonra LFF başına 24 kayıt var (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Veya 3 ayak genişliğinde bir rafta 90 kaydın varsa, o zaman LFF başına 30 kayıt vardır (90/3 = 30).

Daha sonra, LFF başına dosyalama sarf malzemesi maliyetini, yani klasörlerin, bağlayıcıların, ceplerin ve bölücü sayfalar, etiketlerin, bağlantı elemanlarının, iç ceplerin ve özel ataşmanların da dahil olduğu her türlü belge konteynerinin maliyetini belirlememiz gerekir. Bunu yapmak için, 1000 kayıt başına sarf malzemelerinin maliyetini belirleyin ve daha sonra yukarıda belirtildiği gibi bu sayıyı LFF başına kayıt sayısıyla çarpın:

Birim maliyet x kayıt sayısı = malzeme birim maliyeti

Sarf malzemesi maliyetinin 1.000 ABD Doları kayıt başına 400 ABD Doları olduğunu ve LFF başına 50 kayıt bulunduğunu varsayarsak LFF başına Sarf Malzemeleri maliyeti 20 ABD dolarıdır.

LFF başına ekipman maliyetini LFF başına malzeme maliyetine ekleyerek LFF başına malzeme maliyetini hesaplayabiliriz. Bu nedenle, ekipmanın maliyeti LFF başına 12 ABD dolarıdır ve malzemelerin maliyeti LFF başına 20 ABD Doları ise, malzemelerin maliyeti LFF başına 32 ABD dolarıdır.

Adım 2: (Alan-Verimlilik faktörü x Gayrimenkul maliyeti) + Gayrimenkul hizmetinin maliyeti = Yıllık LFF başına alan maliyeti:

Yer kaplamak için para maliyeti ve emlak maliyetleri her yıl artmaktadır. Kuruluşunuz kendi binasına sahip olsa bile, kayıt sisteminin işgal ettiği alanın muhasebe maliyetlerinin farkında olmalısınız. Sonuçta, eğer bu alan kayıtlar için kullanılmamışsa, başka bir amaç için kullanılabilir veya kiralanabilir.

Kapsanan alan miktarı, yerleşim düzenine, hacme ve donanıma bağlıdır. Kayıt yöneticisi genellikle bu birim tarafından oluşturulduğundan, cilt hakkında fazla bir şey yapamaz. İmkansız olmasa da zor olabilecek tutma planını değiştirerek hacimleri etkilemenin tek yolu. Kayıt yöneticisinin kayıt sisteminin işgal ettiği alanı izleyebildiği alan, ekipman seçimidir.

Çeşitli ekipmanların farklı alan etkinlikleri vardır. Bu, verilen kapasiteyi depolarken, bir tür dosyalama ekipmanının diğerinden daha fazla alan kullandığı anlamına gelir. Çekmece dolapları ve karşı-yüksek dolaplar ve raflar gibi düşük donanımlar düşük alan verimliliğine sahiptir. Üç alan verimliliği kategorisi tanımlanabilir: düşük, orta ve yüksek.

Düşük alan verimliliği, 1.0'ın üzerinde faktörlere sahip ekipmanları kapsar. Bu kategorideki ekipman yelpazesi, iki çekmeceli dolaptan, sayaç yüksekliğinde ve 1'lik bir alan verim faktörüne sahip olan üç katlı harf boyutundaki üç boyutlu yanal dosyaya kadardır. 17. Orta alan verimliliği, beş çekmeceye bağlanır Letter boyutunda .98 ile yedi kat büyüklüğünde Letter boyutunda lateral dosyaya 50 kat boyutunda bir kabine sahiptir. Yüksek alan verimliliği .50 altında başlar ve .20 altında ve altındaki zirvelerde, dikey hareketli raflar için en düşük rakamdır. Sekiz katlı, 12 metre derinliğinde bölümler ve koridor başına dört bölüm. Bu faktör, koridor başına sisteme daha fazla bölüm eklenerek ve bölümlerin uzunluğunun uzatılmasıyla azaltılabilir. ' Görebildiğiniz gibi, alan verimliliği faktörü düştükçe alan verimliliği artar.

Koridor alanı, alan maliyetinin önemli bir bileşenidir, bu nedenle dolapların veya dosyaların ortak bir koridoru paylaşıp paylaşmaması bir fark yaratır. Bu nedenle, yer verimliliği faktörü, tekil olarak yerleştirilen dosyalar için her zaman daha yüksektir. Birbirlerinin karşısına yerleştirilmiş, aralarında ortak bir koridor paylaşan dosyalar, yukarıda sağ sütunda gösterildiği gibi daha düşük bir alan-verimlilik faktörüne sahiptir. Karşılaştırma amacıyla, faktörü tekil olarak yerleştirilmiş çarklar için kullanmak genellikle doğru bir şeydir. Potansiyel ekipmanın düzeni bilindiğinde, uygun yer-verimlilik faktörünün kullanılması tavsiye edilir. Bazı ekipman türleri için bu, tek başına yerleştirilmiş ve paylaşılan ekipmanların, tek başına ve ilave ekipmanların bir kombinasyonu olabilir.

Kayıt sistemi tarafından kullanılan alanın maliyetini belirlemek için, kullanılan alanın değerini, yani yıllık metrekare alanın yıllık işgal alanını belirlemelisiniz. Tabii ki, bu veriler binanın durumuna ve değerine ve ayrıca bulunduğu yere göre büyük ölçüde değişmektedir. Kentsel ve kırsal alanlar arasındaki metrekare başına yıllık alan maliyetlerindeki farklılıklar da önemlidir. Ancak, bölgeniz için alan maliyetini veya daha da iyisi, binanız için konut yönetimi, muhasebe, bütçeleme veya emlak departmanından maliyet almanız gerekir.

Yıllık metrekare başına yıllık emlak maliyetini almak ve bunu yer-verimlilik faktörü ile çarpmak, her bir LFF için alanın temel maliyetini verir. Örneğin, yıllık emlak maliyeti metre kare başına 10 dolarsa ve yedi katmanlı açık raf kullanıyorsanız, LFF başına düşen alan maliyeti 5 ABD dolarıdır. Ancak, alan maliyetlerini yakalamak için, emlak maliyetlerine ek olarak hizmetlerin maliyetini de dahil etmek zorundayız.

Hizmetlerin maliyeti, o alandaki aydınlatma, temizlik, iklimlendirme, ısıtma, boyama ve onarım için devam eden maliyetlerdir. Ne yazık ki, hizmetlerin maliyetini belirlemek için ayrıntılı bir kılavuz bulunmamaktadır ve her kayıt odası bu hizmetlerle ilgili farklı gerekliliklere sahiptir, bu nedenle maliyet faktörü farklı olacaktır: Deneyimler, bu hizmet maliyetlerinin yüzde 10 ile yüzde 50 arasında değiştiğini göstermiştir. yıllık emlak masrafları.

Gayrimenkul maliyetlerinin yüzde 30-50'si arasındaki maliyet aralığı yalnızca “ofis koşullarında” tutulan kayıtlar için geçerlidir; yani, halıların, klimaların ve diğer “lüks ofis koşullarının” kayıtların tutulduğu alanda kullanılması durumunda. Kayıt odalarının çoğu, servis maliyetleri için yüzde 1, 030 bodrumundadır. Sadece aydınlatma ve temizlik hizmeti verilen bodrum katında bir kayıt odası, genellikle yüzde 5-20 aralığındadır. Klima yüzde 10-30 daha ekler. Kayıt yöneticisi, kayıt depolama ekipmanı tarafından kullanılan alan için eğitimli bir servis maliyeti tahminine sahip olmalıdır.

Alan maliyetini hesaplamak için, hizmet maliyetini temsil eden metrekare başına yıllık emlak maliyetlerinin bu yüzdesini alın ve yıllık emlak maliyetlerine ekleyin. Örneğin, taşınmaz maliyeti metrekare başına yıllık 10 ABD doları ise ve hizmet maliyeti yüzde 25 olarak tahmin ediliyorsa, alan maliyeti 12, 50 ABD dolarıdır (10 ABD Doları + [% 25 X 10] = 12, 50 ABD Doları). Şimdi LFF başına yıllık depolama maliyetlerinin hesaplanmasına geçebiliriz.

Adım 3: Malzeme maliyeti / Depolama yılı + Alan maliyeti = Depolama maliyeti:

LFF başına yıllık kayıt saklamanın maliyeti, malzemelerin maliyetini saklanan yıl sayısına bölmek ve alan maliyetlerine ilave etmek suretiyle belirlenir. Bir dosyalama sistemindeki depolama maliyetini toplam LFF sayısı ile çarparak, toplam depolama maliyetini hesaplayabilirsiniz. Bu rakam herhangi bir geri alım maliyeti içermemektedir. Bununla birlikte, farklı ekipman türlerini ve çeşitli depolama seçeneklerini maliyetlerine göre karşılaştırmak çok yararlıdır. Her kayıt yöneticisi, dosyalama sistemi için depolama maliyetini bilmelidir.

Bir sonraki soru, ne kadar süre rekor; bu alanda tutulacaklar. Bu, saklama süresi ile karıştırılmamalıdır. Aksine, 'aktif bir dosya alanının maliyetini hesaplamak isteyebiliriz. O zaman hesaplama için sadece bu dosyadaki saklama süresi dikkate alınmalıdır. Kayıtlar yedi yıldan daha az bir süre boyunca tutulduğunda, cihaz kayıtlardan daha iyi performans gösterir. Yıllık kısa ve orta vadeli depolama maliyetini elde etmek için LFF'ler açısından), ekipmanın on yıl sürdüğünü ve depolama süresinin yedi yıldan az olduğunu varsayarsak aşağıdaki formüle sahibiz:

ekipman maliyeti / 10 + sarf malzemesi maliyeti / yıllarca depolanma maliyeti = depolama maliyetleri

Depo maliyetinin ekipman, sarf malzemeleri ve alan için maliyet rakamları sağladığını ancak büro, denetim veya geri alım maliyetleri sağlamadığını unutmayın. Belli bir zaman zarfında belirli ekipmanlarda kayıt saklamanın maliyetidir. Ayrıca, dosyalama maliyetleri depolama maliyetine dahil değildir.

Depolama maliyetini hesaplamanın iki örneğine bakalım:

1. Egzersiz:

Kayıt departmanı 7 katlı açık yanal raflara sahiptir. Rafların yüzde 50'lik bir satın alma değeri vardır. Aynı türdeki yeni raflar LFI başına SI'ye mal olacak. Bir rafta 30 kayıt vardır ve her raf 3 metre uzunluğundadır, bu nedenle ayak başına 10 kayıt vardır. Dosya klasörleri binde 380 dolara mal oluyor. Alan maliyeti yılda metrekare başına 6 $ 'dır. Hizmetlerin alan maliyetinin yüzde 15’i olduğu tahmin edilmektedir. Kayıtlar 20 yıl boyunca bu odada tutulmalıdır.

İlk olarak, raf maliyetini LFI başına maliyetten LFF başına maliyete dönüştürmek için 0, 40 ile 12'yi çarparak 4, 80'tir. Ardından, raf ve malzemelerin maliyetlerini ekleyerek LFF başına malzeme maliyetini hesaplayın:

4.80 + 3.80 = 8.60

Şimdi, yıllık uzay ücretlerini hesaplamak için, metrekare başına yıllık emlak maliyetini, bu tür ekipman için .50 olan alan verimliliği faktörü ile çarpın ve bu rakamın yüzde 15'ini ekleyin:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

Dolayısıyla, LFF başına toplam yıllık alan maliyeti 3.45 $ 'dır. Son olarak, yıllık depolama maliyetlerini tamamlamak için:

8.60 + 3.45 = 3.88 20

Bu durumda, yıllık LFF başına toplam depolama maliyeti 3.88 ABD dolarıdır.

Egzersiz 2:

Departman, Alıştırma 1’deki verilerle aynıdır. Alan yetersizdir ancak yasal olarak üç yıl daha kayıt tutmak zorundadır. Mevcut raflarda kayıt tutmanın maliyetini üç yıl daha belirlemek istiyor. Ayrıca, eğer bu odada kayıt tutulmazsa, mevcut rafların başka bir yerde kullanılamayacağı tespit edilmiştir.

Yıllık LFF başına depolama maliyeti nedir? Bu durumda yeni bir raf satın alınamaz, eski raflar başka bir yerde kullanılamaz. Dosya klasörleri kullanılıyor ve başka bir uygulama için kullanılamadı. Neredeyse hiçbir malzeme maliyeti yoktur. Depolama maliyeti 3.45 $ olan alan maliyeti ile sınırlıdır.

Dosyalama Ekipmanı Seçmek:

Her ne kadar maliyet, dosyalama ekipmanı seçerken dikkate alınan tek faktör olmamalıdır, ancak gerçekte en temel faktördür. Herhangi bir satıcının tahmini veya teklifi, ekipmanın LFI veya LFF başına maliyetini belirtmelidir. Ancak, bu bütün resim değil. Her zaman alan maliyetini ekipman maliyetine eklemeliyiz. Satıcılar her bir literatürdeki alan verimliliği faktörünü belirttiyse, prospextive alıcılar için harika olurdu. Bu, çok fazla karışıklığı ortadan kaldıracaktır. Dosyalama ekipmanının gerçek maliyeti, LFF başına ekipman maliyetinin ve LFF başına alan maliyetinin toplamıdır.

Örneğin, kayıt yöneticisi, altı kilitlenebilir katmana sahip yanal dosyalama dolaplarına karşı dört çekmece dolabını düşünüyor (çekmece yok, kapılar geri çekilebilir). Çekmece dolabı için ortalama fiyat SI 75'tir; Yan dosyalama dolabı için 380 dolar. Ofis için yıllık emlak maliyeti bu durumda metrekare başına SI6'dır. Hizmetlerin ek bir yüzde 25 veya metrekare başına 4 dolar olarak tahmin edilmektedir. O zaman toplam alan maliyeti, metrekare başına 20 $ 'dır. Fiyat karşılaştırması neye benziyor? Çekmece dolabı için alan verim faktörü 1, 62; Yan dolap için, .66.

Dört çekmeceli dolapta 8.33 LFF vardır. Ekipmanın maliyeti LFF başına $ 21'dir (175: 8.33). Alan maliyeti 20 x x 1, 62 = 32, 40 dolar. Bu dolapların toplam maliyeti 21 $ + 32.40 $ = LFF başına 53.40 $. S380’in IS’ye bölünmüş alım fiyatı 21.11. malzeme için LFF başına maliyet. Açıkçası, çekmece dolabı ve yanal dosya dolabı arasında ekipman fiyatında fazla bir fark yoktur. Yine de, uzay maliyetlerini aldığımızda ve bunları maliyetlerimize dahil ettiğimizde, resim değişir. Gayrimenkul maliyetlerinin alan verimliliği faktörünün 20 katı ile çarpılmasıyla, LFF başına (20 x .66) alan maliyeti 13, 20 ABD doları olur.

Alan dışı depolama:

Bir organizasyonu yeniden düşünmeye zorlayan, genellikle bir uzay depolama sistemi planı olan alan yetersizliğidir. Farklı donanımlar kullanarak depolama kapasitesini arttırmanın birkaç yolu vardır. Ek olarak, kayıt yöneticisi iki dış ihtimal seçeneğine sahiptir.

Yerinde depolama, bu alternatiflerden biridir. Bu, Site dışında düşük maliyetli alandan yararlanmak ve ardından en düşük maliyetli ekipman ve malzemeleri kullanmak, özellikle de geri alım oranının çok düşük olması gerektiği anlamına gelir. Site dışı depolama maliyeti için ortalama rakam LFF başına yıllık yaklaşık 2 ABD doları olmalıdır, ancak bazı durumlarda bu maliyetler LFF başına yıllık S4 seviyesine kadar çıkabilir. Yine, bu geri kazanım maliyetlerini içermez.

Ticari saha dışındaki depolama şirketleri, söz konusu mesafeye, alım zamanlamasına ve aciliyete bağlı olarak alım başına 1 ila 10 dolar arasında ücret alırlar. Son zamanlarda yapılan bir anket, istilacı bir depolama tesisinin maliyetini yılda bir metre küp için 0, 02 ila 1, 00 dolar olarak belirtti. Sadece açık, katılımcı önemli ölçüde daha yüksek maliyetler bildirdi. Maalesef, ankette saha dışı depolama ile saha içi depolama arasında bir ayrım yapılmamıştır. Anket, tesiste kayıt depolayan inaktif tesislerin yüzde 55'inden fazlasını içeriyordu.

Mikrofilm:

İkinci dış alternatif, kayıtları mikro filme indirmektir. Mikrofilm olasılığına baktığımızda, sadece depolama değerine bakmamalıyız. Mikrografi alanı tamamen farklı bir bilgi yönetimi aracı sunar. Avantajları, bilgi taşıma ve dağıtım alanında olduğu kadar depolama alanında da bulunmaktadır.

Mikrofilm maliyetleri, dönüşüm maliyetlerine ve depolama maliyetlerine bölünmelidir. Şirket içi mikro doldurma için dönüştürme maliyetleri, ekipman, malzeme ve işçilik maliyetlerini içerir. Mikrofilme dönüştürmek için bir dış servis bürosu kullanılması durumunda, genellikle ev içi hazırlık, yani sınıflandırma, paketleme, hazırlık işlemleri kayıt departmanı tarafından yapılması şartı dışında, tüm iş için toplam ücret alınmaktadır.

Depolama maliyetleri, ekipmanı, alanı ve olası koruma maliyetlerini içerir. Sonuncusu, genellikle mikro doldurmanın önemli bir parçası olarak göz ardı edilir. Ne yazık ki, kontrollü koşullar altında uygun mikrofilm depolanması birçok mikrofilm kullanıcısı için geleneksel değildir. Mikrofilm depolanması için her kayıt yöneticisi tarafından uygun bir koruma politikası oluşturulmalıdır.

Pek çok durumda, mikrofilm servis büroları büyük hacimlerin işlenmesi için uzmanlaşmıştır ve kurum içi operasyonlardan daha ekonomik olabilir. Bu çalışma, sadece bir döner kamera, bir okuyucu yazıcı ve bir okuyucu olmak üzere ev çekimlerinde sadece çok temel bir ekipman önermiştir. Maliyet rakamları aşağıdaki verilere dayanmaktadır: yılda 80.000 film görüntüsü; saatte 1.000 görüntüde / sayfada sıralama hızı; saatte 800 görüntüdeki engellerin kaldırılması / düzeltilmesi; kimlik yerleştirme

80.000 görüntü için aşağıdaki maliyetler sağlandı:

ben. Hazırlık dizisi 80 adam-saat

ii. Engelli sayısı '100 adam-saat

iii. Kimlik 80 adam-saati hedefliyor

iv. 100 adam-saat çekim

v. Filmin kontrolü, kalite kontrol 80 adam-saat

vi. Toplam 440 adam-saat

İş saati başına ortalama maliyet 8 ABD doları olarak kabul edilir. Bu rakam 'saçak avantajları, genel ve denetleyici masrafları ve genel masrafları içerir. Böylece toplam işgücü maliyeti 3.520 dolar (440 x S8). Tabii ki, bu veriler yere göre değişir, çünkü ödeme, ölçek, yerel koşullar ve saçak avantajlarının seviyesi değişebilir. Kayıt yöneticisi, kendisi için geçerli olan numarayı girmekten çekinmelidir. İkinci maliyet bileşeni, tedarik ve işleme maliyetidir. Bu, film ve işleme kimyasalları dahil malzemelerin maliyetini ve ayrıca mikro doldurma ekipmanının amortismanını içerir.

İlk başvuruda, basılı kopya ile mikrofilm arasındaki bariz farklar, mikrofilm için daha yüksek geri alma maliyetleri ile büyütülecektir (basılı kopyanın çoğaltılması). Geri kazanım maliyetlerinde, yüksek dönüşüm maliyetlerinin bir kısmını dengeliyor ve üçüncü uygulama, kırılmadan daha iyi yapıyor, bu da mikrofilm sistemi için gerçek tasarruf anlamına geliyor. Dördüncü uygulamada, resim neredeyse tersine çevrilmiştir: mikrofilm için muazzam maliyet tasarrufu vardır.

Basılı kopyanın alınması, yöneticiler orijinal mikrofilm kullanmaya istekli olduklarında, genellikle mikrofilm almaktan daha pahalıdır. İkinci durumda, kuruluş genelinde dağıtılmış mikrofilm okuyucuları vardır ve mikrofilm bilgileri genellikle basılı kopyaya dönüştürülmez. Bunun gösterdiği gibi, mikrofilmin ekonomik kullanımının anahtarı, kayıt yöneticisinin yönetimi mikrofilm okuyucuları geri alma aracı olarak kullanmaya ikna etme kabiliyetidir. Bununla birlikte, birçok kayıt depolama uygulamasında, mikrofilm yalnızca bir depolama ortamı olarak kullanılır. Birisi bu kayıt hakkında bilgi isterse, bir baskı “çalışma kağıdı” olarak yapılır. Bu durumda, mikrofilm basılı kopyadan daha pahalıdır.

Bilgisayarlı Bilgilerin Saklanması:

Birçok ofis uzmanı, kağıtsız ofis teknolojisinin 1980'lerde bilgi depolamasına hükmedeceğini öngördü, ancak pek çok insan beklendiği kadar hızlı gelmedi. Kağıtsız ofis sloganı, daha fazla kağıttan ziyade daha azına olan çağrıya bağlandı. Kağıt üreten sanayi, 1980'lerin başlarında olduğu kadar kağıda hiçbir zaman büyük bir talep olmadığını söylüyor.

Bilgisayar maliyetleri sürekli olarak azaltıldı. Kabarcık hafızası beklentisi, ekonomik manyetik bilgilerin depolanması için atılım gibi görünüyordu. Olmadı. Veri işleme (departman ismine sadık kaldı: veri işleme, veri depolama değil, bilgisayarın işidir. Ancak, bilgisayar endüstrisi ve bağlı endüstrilerin bazı bölümleri, bir değişiklik üzerinde yoğun bir şekilde çalışmaktadır. 1977'de, bilgisayarlı bilgilerin depolandığı varsayılmıştır. mikrofilmden 200 kat daha pahalıydı, bu büyük ölçüde değişti ve değişmeye devam ediyor.

1982 ve 1983'te yeni bir teknolojinin ilk işaretleri kayıt depolama ufkunda görülebilir: bilgisayar optik depolama diskleri. Optik disk sistemleri hala tamamen yeni. Optik diskler için büyük, yüksek performanslı bir sürücü 1982, 83 SW80, 000’de, DRAW (Yazmadan Sonra Doğrudan Okuma) modunda bir disk 1000 $ veya daha fazla bir sürede başlar. Ancak uzmanlar, 50.000 belgeyi saklayan optik diskler veya belge başına dördüncü bir kuruşun 200 dolarlık satış fiyatı öngörüyorlar.

Tüm depolama maliyetlerini hesaplarken, ortaya çıkan depolamayı maliyetler ve dönüşüm maliyetleri ile ayırmak zorundayız. Dönüşüm maliyetleri, bilgilerin bir ortamdan diğerine geçişinde giderlerdir. Tüm işaretler, optik disklerin, ekonomik hale geldiklerinden ve geleneksel depolama için gerçek rekabet sağladıklarından, bilgilendirici depolamada önemli bir rol oynayacağını gösteriyor.