Örgütsel İletişimin Temel Türleri (Diyagramlı)

Örgütsel İletişimin Temel Türleri!

A. Organizasyon Yapısına Göre İletişim:

1. Resmi İletişim:

Böyle bir iletişim, resmi organizasyon yapısı ve resmi durum veya iletişimcinin ve alıcının konumu ile ilişkili olandır. Örgüt şemasındaki pozisyonları resmen tanınmış resmi kanallardan geçirir. Resmi iletişim çoğunlukla siyah beyazdır.

Bu nedenle, bilginin sorunsuz, doğru ve zamanında akmasını sağlamak için iletişim akışını düzenlemek için bilinçli bir girişimdir. Resmi iletişim, bilginin sorunsuz, doğru ve zamanında akmasını sağlamak için iletişim akışını düzenleme amaçlı kasıtlı bir girişimdir.

Sık sık 'uygun kanaldan' cümlesine rastlıyoruz. Resmi iletişim kanalının özünü vurgulamaktadır. Örneğin, Genel Müdür talimat verirken (kuruluştaki üst düzey konumu nedeniyle) resmi bir iletişimdir.

Resmi iletişim biçimleri aşağıdaki gibidir:

(i) Bölüm toplantıları,

(ii) Konferans,

(iii) Telefon görüşmeleri,

(iv) Şirket haber bültenleri,

(v) Özel röportajlar ve özel amaçlı yayınlar ve mesajlar.

Resmi iletişimin en büyük avantajı, resmi kanalların, yönetsel dikkatin çoğunu talep etmeden rutin ve standartlaştırılmış bilgilerin aktarılmasını sağlamasıdır. Esas olarak, yöneticiler ve yöneticiler değerli zamanlarının çoğunu büyük öneme sahip meselelere ayırabilir.

Ancak aynı zamanda, resmi iletişimin zayıflığı hesaba katılmamalı. Komuta kanalı üzerinden iletişim, serbest ve kesintisiz bilgi akışını büyük ölçüde engellemektedir.

2. Gayri resmi İletişim:

Resmi olmayan iletişim aynı zamanda 'Grapevine' olarak da bilinir. Her türlü formaliteden muaftır, çünkü dostluk, aynı kulüp veya dernek üyeliği gibi taraflar arasındaki gayrı resmi ilişkilerde kullanılır.

Yönetici seviyesindeki kişiler, çalışanlardan bilgi toplamanın zor olduğunu gördüklerinde gayri resmi iletişim de kullanırlar. Bu iletişim yorumlar, öneriler vb. İçerir. Basit bir bakış, jest, gülümseme ya da sadece sessizlik ile taşınabilir.

Yöneticiler ve yöneticiler de, gayrı resmi iletişim ağının büyümesi ve gelişmesi için her zaman bir yana. Bu süreç, aslında, kurumun genel çıkarına göre, resmi kanallardan aktarılamayan belirli bilgilerin yayılmasında çok yararlı bir amaca hizmet eder.

Bunun dışında, yüksek ve daha yükseklere, astların ne düşündüklerini ve hissettiklerini daha net bir şekilde anlayabiliyor. Ancak aynı zamanda, kayıt dışı iletişimin zayıflıkları da kayda değer. Bu sürecin, şartlara ve mesaja bağlı olarak, sık sık çarpık, yanlış yorumlanmış ve yanlış ve yarı gerçek bilgi ve gerçekleri geçme eğiliminde olduğu söylenebilir. Ancak yine de, yöneticiler ve yöneticiler gayri resmi iletişimden uzak kalamazlar.

B. Yönüne Göre İletişim:

1. Aşağıya Doğru İletişim:

Üstlerden alt gruplara akan iletişime, aşağı doğru iletişim denir. Bir organizasyon yapısında, yöneticiler, alt seviyelerdeki kişilere emir, talimat ve politika direktifleri vermekle meşgul olabilecekleri istenen hedeflere ulaşmak için yetkilerini kullanmalıdırlar. Buna aşağı doğru iletişim denilebilir. Aşağı doğru iletişimde, bir işin derhal gerçekleştirilmesi bekleniyor.

Katz ve Kahn Aşağı İletişimin Canlı Öğelerini Belirledi:

1. Özel görev yönergeleri; İş talimatları.

2. Görevin ve diğer örgütsel görevlerle ilişkisinin anlaşılmasını sağlamak için tasarlanmış bilgiler; iş mantığı.

3. Örgütsel prosedürler ve uygulamalar hakkında bilgi.

4. Performansıyla ilgili bir alt düzeye geri bildirim.

5. Görev duygusu, hedeflerin açıklanması için bir ideolojik karakter bilgisi.

Üst düzeyden alt düzeye kadar olan iletişim yüz yüze olduğu gibi yazılı notlar, emirler, iş tanımları vb. Yoluyla da olabilir.

2. Yukarı İletişim:

Yukarı yönlü bir iletişimde, alt seviyedeki kişilerin kendi üstlerindeki kişilerle iletişim kurmaları beklenir. Bu sadece aşağı iletişimin tam tersidir. Bu tür bir iletişim, işçilerin tepkilerini ve önerilerini, şikayetlerini vb. İçerir. Yukarı doğru iletişimin içeriği, patrona sunulmak üzere hazırlanan raporlar, tepkiler, öneri beyanları ve önerilerdir.

Yukarı İletişim, çalışanların söylediklerine dayanarak dört kategoriye ayrılabilir:

(i) kendisi, performansı ve sorunları hakkında,

(ii) diğerleri ve sorunları hakkında,

(iii) örgüt politikaları ve uygulamaları hakkında ve

(iv) ne yapılması gerektiği ve nasıl yapılabileceği hakkında.

Yukarı iletişimin ana özellikleri şunlardır:

(1) hiyerarşideki çeşitli seviyelerden geçerken yoğunlaştırılır ve özetlenir. Aşağı doğru iletişimin etki derecesi hakkında geri bildirimde bulunur. Bu geri bildirim, iletişim etkinliğini artırmak için kullanılır.

(2) Çalışanların bakış açıları, tepkileri, tutumları, duyguları ve moralleri hakkında yönetim sağlar.

(3) Kontrol aracı sağlar.

(4) Son olarak karar verme için bilgi ve tarih verir.

Üst düzey ilişkilerin doğası gereği, yukarı yönlü iletişim bozulabilir. Bir çalışanın kendisini olumsuz yönde etkileyebilecek herhangi bir bilgi verme olasılığı yoktur. Dahası, üstlerini etkilemek için yanlış bilgi iletebilir. Komuta zinciri, öneri kutuları, kişisel temaslar, tutum ve moral anketleri, şikayet prosedürü, özel hatlar, işçi sendikaları vb. Gibi birçok medyadan geçmektedir.

3. Yatay İletişim:

İletişim, aynı kişinin bağlı ya da aynı düzeyde örgüt üzerinde çalışan iki ya da daha fazla kişi arasında gerçekleştiğinde, iletişim yatay (yanal) iletişim olarak bilinir.

İşlevsel yöneticiler veya bir patronun altında çalışan astlar arasındaki iletişim, çeşitli fabrikaların yöneticileri arasındaki iletişim bu iletişimin örnekleridir. Yatay iletişim yazılı olduğu kadar sözlü de olabilir.

Yatay İletişim, kurumun diğer seviyelerini göz önünde bulundurmadan insanların kendi akranlarından bilme ihtiyaçlarını karşılar. Böyle bir yatay iletişim akışı olmadan bir kuruluşun verimli bir şekilde çalışması gerçekten zor. Resmi organizasyon tasarımı bu tür iletişim akışlarını sağlamadığı halde, çeşitli organizasyon işlevlerinin koordinasyonu ve entegrasyonu için gereklidir.

Organizasyonel yatay iletişim normalde kolaylaştırmada mevcut olmadığından bireysel yöneticilere bırakılmıştır. Eşler arası iletişim, eşgüdüm için gerekli ve sosyal ihtiyaç memnuniyetini de sağlayabilir.

C. İfade Yoluna Göre:

1. Sözlü veya Sözlü İletişim:

Sözlü iletişim, iki kişi arasında doğrudan bir iletişimdir. Sözlü iletişimde hem taraflar hem de gönderen ve alıcı, fikirlerini sözlü sözlerle yüz yüze görüşme yoluyla veya telefon, telekonferans vb. Gibi herhangi bir mekanik veya elektrikli cihaz aracılığıyla paylaşırlar. Yüz yüze olduğunda, iletişim kuran kişi sorular sorabilir. veya açıklamalar veya bazen iletişim doğru bir şekilde anlaşılmadığında, anlamı netleştirebilir.

Doğrudan iletişim veya iletilecek mesajın kalıcı olabileceği durumlarda sözlü iletişim genellikle mümkündür. Toplantılar ve konferanslar, konferanslar ve röportajlar bu iletişimin diğer medyalarıdır.

Sözlü iletişim aşağıdaki gibi sıralanabilecek bazı avantajlardan yararlanır:

(i) Sözlü iletişim, hızlı ve hızlı olma özelliğine sahiptir. Mesajın hem vericisine hem de alıcısına doğrudan cevap verme imkanı sağlar.

(ii) Sözlü iletişim, yakın teması kolaylaştırır ve böylece karşılıklı fikir alışverişi, gerçekler, anlayış ve işbirliğini teşvik eder.

(iii) Doğrudan temas yoluyla yapılan sözlü iletişim, kuşkusuz alt gruplarda motive edici bir faktör olarak hareket eden öz-önem duygusunu telkin eder.

(iv) Sözlü iletişim ayrıca, üstünlerin, alt eylemin ve iletilen herhangi bir mesaja verilen tepkilerin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlar. Bu açıkça, çatışmaların en aza indirilmesine ve engellenmesine, plan ve programların zaman ve koşullara göre yeniden tasarlanmasına yardımcı olur.

(v) İletişimcinin kişiliğinin iletişim sürecinde katlanması sağlanır. Bunun astlar üzerinde iyi bir etkisi var ve iletişimi gerektiği gibi anlıyorlar.

(vi) Arkadaşça ve işbirlikçi bir takım ruhu getirebilir.

Ancak, sözlü iletişimin dezavantajları şunlardır:

(i) Sözlü kelimelerin açıkça duyulmaması veya anlaşılmaması olasılığı vardır.

(ii) Uzun süreli iletişim için iyi değildir.

(iii) Doğru ve uygun bir şekilde ifade etme sanatını ve başkalarını empatik olarak dinleme sanatını gerektirir.

(iv) Belirli politika ve kuralların yerine getirilmesinin gerekli olduğu yerlerde yetersizdir.

(v) Deneyimsiz astları, yüz ifadelerini ve yöneticinin sesini takip etmez.

2. Yazılı İletişim:

İletişim siyah beyaza (yazıya) indirildiğinde, yazılı iletişim denir. Buna yazılı kelimeler, grafikler, şemalar, resimler vb. Dahildir. Yazılı iletişim kuruluşlarda yaygın olarak kullanılmaktadır.

Bazen, bu iletişim şekli kurallar, emirler, programlar ya da politika konularında olduğu gibi vazgeçilmez hale gelir. Genelgeler, dergiler, notlar ve el kitapları ortak yazılı iletişim biçimleridir.

Her türlü organizasyonda sözlü ve yazılı iletişimin pratik olduğu genel gözlemlerden ileri sürülebilir. Hangi form kullanılmalı ve uygulanmalı? Bunların çoğu mesaja, alıcının önemine ve kuruluşun işlevsel yönlerine ima etmeye bağlıdır.

Aşağıdaki liste, Farklı Yönlerde Yaygın Olarak Kullanılan Bazı İletişim Şekillerini Sunmaktadır: