Resmi İletişim: Anlam, Özellikler, Avantajlar Sınırlamalar ve Çeşitleri

Resmi iletişim, resmi olarak bilgi alışverişini ifade eder. İletişimin akışı kontrol edilir ve kasıtlı bir çabadır. Bu, bilginin istenilen yere herhangi bir engel olmadan, küçük bir maliyetle ve uygun bir şekilde ulaşmasını mümkün kılar. Bu aynı zamanda 'Doğru Kanal İletişimi Üzerinden' olarak da bilinir.

Özellikleri

Resmi iletişimin temel özellikleri şunlardır:

(1) Yazılı ve Sözlü:

Resmi iletişim hem yazılı hem sözlü olabilir. Günlük işler sözlü iletişim yoluyla gerçekleştirilirken, politika konuları yazılı iletişim gerektirir.

Resim Nezaket: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Resmi İlişkiler:

Bu iletişim, kurum tarafından resmi ilişkilerin kurulduğu çalışanlar arasında benimsenmiştir. Gönderenin ve alıcının bir tür örgütsel ilişkileri var.

(3) Öngörülen Yol:

Bir kişiden diğerine geçerken iletişim belirli bir kanaldan geçmelidir. Örneğin, bir işçinin duygularını yöneticiye aktarmak için ustabaşı yardımına başvurulmalıdır.

(4) Organizasyon Mesajı:

Bu kanal yalnızca yetkili kuruluş mesajları ile ilgilidir ve kişisel mesajlar kendi yetki alanı dışındadır.

(5) Kasıtlı Çaba:

Bu iletişim kanalı otomatik olarak kurulmuyor, ancak oluşturulması için çaba gösterilmesi gerekiyor. Kuruluşun amaçlarını göz önünde bulundurmaya karar verilir.

Avantajları

Resmi iletişim aşağıdaki avantajlara sahiptir:

(1) Görevlilerin Otoritesinin Bakımı:

Resmi iletişim, üstlerin ve altların arasındaki, üstlerin saygınlığının korunmasının bir sonucu olarak sürekli ilişkileri sürdürür. Sonuç olarak, astları kontrol etmek ve etkin ve başarılı kontrol için kesinlikle gerekli olan sorumluluklarını yerine getirmek elverişlidir.

(2) Açık ve Etkili İletişim:

Resmi iletişimde, yöneticiler ve astlar arasında doğrudan bir temas vardır. Her ikisi de birbirlerinin yeteneklerini, alışkanlıklarını, duygularını vb. Anlar. Yöneticiler, astlarının ne zaman ve hangi şartlar altında bilgiye ihtiyaç duyduğunu bilirler. Bu şekilde, bu iletişim zamanında bilgi sağlama yeteneğine sahiptir. Bu nedenle, açık ve etkili.

(3) Düzenli Bilgi Akışı:

Bilginin bir kişiden diğerine kesin bir rotadan geçmesi gerekir. Dolayısıyla, bilgi akışı sistematiktir.

(4) Bilgi Kaynağının Kolay Bilgisi:

Bu tip bir iletişimde, her bilginin kaynağı kolayca bulunabilir.

Sınırlamalar

Resmi iletişimin dezavantajları veya kısıtlamaları şunlardır:

(1) İşin Aşırı Yüklenmesi:

Modern bir işletme organizasyonunda pek çok bilgi, birçok mesaj ve başka şeyler iletilmelidir. Resmi iletişim altında, belirli bir kanal üzerinden yönlendirilirler ve bu, üstlerin zamanını tüketir ve böylece bazı önemli işler gözetimsiz bırakılır.

(2) Bilginin Bozulması:

Bu yöntem bilgi akışında bir engel olabilir. Bazen gönderici ile alıcı arasındaki mesafe o kadar büyüktür ki, bilginin birçok elden geçmesi gerekir ve alıcıya ulaştığı zaman bozulur. Böylece amacına hizmet etmekte başarısız olur.

(3) Kayıtsız Memurlar:

Memurlar, astların öneri ve şikayetlerine fazla dikkat etmemektedir. Böyle bir durumda bir ast gelir iletişimin etkinliğine olan inancını kaybedebilir.

Resmi İletişim Türleri

Resmi iletişim iki türdür:

(1) Dikey İletişim:

(i) Aşağıya Doğru İletişim

(ii) Yukarı İletişim

(2) Yatay İletişim. Bütün bu tipler aşağıdaki şemada açıklanmıştır:

(Aşağı İletişim) (Yatay İletişim) (Yukarı İletişim)

(1) Dikey İletişim

Dikey iletişim aşağıdaki iki türdendir:

(i) Aşağıya Doğru İletişim:

Üst hiyerarşinin astları ile olan iletişime aşağı doğru iletişim denir. Bu iletişim, emirleri, kuralları, bilgileri, politikaları, talimatları vb. İçerir. Aşağı doğru iletişimin en büyük avantajı, astların iş performanslarında onlara yardımcı olan zamanında bilgi edinmeleridir.

(ii) Yukarıya Doğru İletişim:

Bu aşağı doğru iletişimin tam tersidir. Bu, astlardan üstlere doğru akar. Bu iletişimin konusu önerileri, tepkileri, raporları, şikayetleri vb. İçerir. Bu tür bir iletişim karar almada üstlere yardımcı olur.

(2) Yatay İletişim

Yatay iletişim, aynı seviyedeki iki kişi bilgi alışverişinde bulunduğunda gerçekleşir. Yatay iletişim, aynı düzeydeki memurlar tarafından, benzer nitelikteki ve kardaki sorunları diğer insanların tecrübesiyle çözmek için kullanılır. Yatay iletişim konusu; bilgileri, istekleri, önerileri, karşılıklı sorunları ve koordinasyonla ilgili bilgileri içerir.

Resmi İletişim Ağı

Resmi iletişimin nasıl yapıldığı, resmi iletişim ağı olarak bilinir. Resmi iletişim farklı şekillerde yapılabilir; dikey iletişim veya yatay iletişim olabilir. Resmi iletişim ağının farklı biçimleri aşağıdaki şemada gösterilmiştir:

(1) Zincir İletişimi:

Zincir iletişimi, bir üst ile alt arasındaki iletişim anlamına gelir. Bir organizasyondaki yukarıdan aşağıya doğru bütün insanlar, şema (1) 'de gösterildiği gibi skaler zincir yardımı ile bağlanır. A en yüksek rütbeye yerleştirilir, B, A'nın bir alt maddesidir, C, B'nin bir alt maddesidir, D, C'nin bir alt maddesidir ve E, D'nin bir alt maddesidir.

(2) Tekerlek İletişimi:

Bu iletişim biçiminde, bir üstün tüm astları onun aracı aracılığıyla birbirleriyle konuşurlar. Üstün bir tekerlek göbeği olarak çalışır. Şemada (2), A üstündür ve B, C, D ve E astlarıdır. Dört astın tümü de A'nın aracı aracılığıyla iletişim kurar.

(3) Dairesel İletişim:

Bu iletişim bir grubun üyeleri arasında gerçekleşir. Bir grubun her üyesi en yakın iki üyeyle iletişim kurabilir. Şemada (3), A, B ve E ile iletişim kurabilir. Benzer şekilde, B, A ve C ile iletişim kurabilir. Aynısı, grubun tüm üyeleri için de geçerlidir. Bu durumda, iletişim yavaş bir hızda hareket eder.

(4) Serbest Akış İletişimi:

Bu iletişim şekli, grubun farklı üyeleri arasında da yer almaktadır. Özel özelliği, grubun her üyesinin gruptaki diğer insanlarla konuşabilmesidir.

Bu şema (4) 'te açıklığa kavuşturulmuştur. A, doğrudan B, C, D, E ile konuşabilir. Aynı şekilde B, doğrudan A, C, D ve E ile de konuşabilir. Aynı şey grubun tüm üyeleri için de geçerlidir. Bu durumda, iletişim hızlı bir şekilde hareket eder.

(5) Ters 'V' İletişimi:

Bu iletişim biçiminde, bir astın patronunun patronuyla iletişim kurmasına izin verilir. Bu iletişim biçiminde mesajlar hızlı bir şekilde hareket eder, şema (5), C ve D'de, sırasıyla A'nın bir astı olan B'nin alt sınıfıdır. Burada C ve D gerçekleşen doğrudan A ile konuşabilir. B.'nin patronu olmak