Örgütsel İletişimi Daha Etkili Nasıl Yönetirim? - Cevaplandı!

Günümüzün toplam kalite odaklı organizasyonlarında, iletişim süreçleri hem resmi hem de gayrı resmi olarak hem organizasyon boyunca çeşitli şekillerde uzanır. Organizasyonlar daha da çeşitlendikçe, her seviyede iletişimin kalitesi ve netliği son derece kritik hale geliyor.

Resim İzniyle: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Hem resmi hem de gayri resmi kanallar aşağıda açıklanmıştır:

Resmi İletişim:

Resmi iletişim, emir komuta zincirini takip eder ve resmi olarak kabul edilir. Klasik bürokratik örgütlerde, iletişim akışı öncelikle yukarıdan aşağıya doğru olmuştur. Mevcut örgütsel yapılarda, iletişim yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay olarak ve tüm çapraz işlevli sistemler ve süreçlerle koordineli olarak akar.

Aşağıya doğru iletişim:

Aşağı doğru iletişim, üstlerden altlara doğru ya da çalışanlar arasında çalışanlara çeşitli hiyerarşik iletişim merkezleri aracılığıyla filtrelenen üst yönetimdendir ve örgütsel felsefe ve örgütsel direktiflerin beyanı, standart işletme prosedürleri, standart kalite kontrol prosedürleri, güvenlik düzenlemeleri ve diğer ilgili materyaller. Aşağı doğru kanallar çalışanlara çalışma talimatlarını vermek ve yetki verilmiş yetkiyi uygulamak için gereken diğer bilgileri vermek için kullanılır.

Bu iletişimin etkili olabilmesi için işçilere sadece ne yapmaları beklendiği değil, aynı zamanda neden yaptıkları ve kuruluşa katkılarının neden önemli olduğu söylenmelidir. Bu, işçiler tarafından kabullenme duygusunu arttırır. İletişimin işçilere anlayabilecekleri dilde iletilmesi de önemlidir.

Örneğin, bir makine operatörü, organizasyon felsefesi veya stratejik planlama veya teknolojik dinamiklerle ilgili herhangi bir özel terminoloji hakkında fazla bir şey anlayamayabilir. Buna göre, işçiler kendi dillerinde ve algılarında iletilmelidir.

Ayrıca işçilerin çoğu, üstlerinden gelen iletişimleri kabul etmek zorundadır ve bu nedenle, mesajın içeriğini veya amacını kaybetmeden, gerektiğinde her yerde basitleştirme amacıyla mesajın normal kanallardan filtrelenmesi ve aşağıya doğru düzenlenmesi gerekir. Herhangi bir düzeyde veya herhangi bir kaynaktan hiçbir iletişim kesintisi olmaması önemlidir.

Aşağı doğru iletişimde oluşabilecek bilgi kaybı ve bozulma hakkında şu komik bilgi JW Gould'dan alınmıştır:

Bir Albay, yürütme memuruna şu yönergeyi verdi:

“Yarın akşam yaklaşık 2000 saat sonra, Halley'in Kuyruğu bu alanda görülecektir, bu olay sadece 75 yılda bir gerçekleşir. Erkekler tabur alanında yorgunluktan düşsün, ben de bu nadir olayı onlara açıklayacağım. Yağmur durumunda hiçbir şey göremeyiz, bu yüzden tiyatrodaki adamları toplayın ve onlara filmlerini göstereyim. ”

Bu mesaj aşağıdaki gibi filtrelenmiştir:

ben. Şirket Komutanı İcra Kurulu Başkanı:

“Yarbay 2000'in emriyle Yarbay'ın emriyle Halley Kuyruğu tabur alanının üstünde belirecek. Yağmur yağarsa, erkekleri yorgunluğa düşürün. Sonra nadir görülen olayın gerçekleşeceği tiyatroya yürüyün, her 75 yılda bir gerçekleşecek bir şey. ”

ii. Teğmenden Komutan'a:

Yarın akşam saat 2000'de, Albay'ın emriyle, Halley Kuyruklu Yıldızı tiyatroda görünecek. Tabur bölgesinde yağmur yağması durumunda, albay her 75 yılda bir meydana gelen başka bir emir verecektir ”.

Başçavuşa Teğmen:

“Yarın 2000 saat sonra, Albay Halley Comet ile her 75 yılda bir gerçekleşecek olan tiyatroda görünecek. Yağmur yağarsa, Albay taburdaki Comet'i yorgunluklarla emreder ”.

Başçavuştan Kadro:

“Yarın 2000 saatte yağmur yağdığında, Albay'ın eşlik ettiği olağanüstü 75 yaşındaki General Halley, Comet'i tabur alanı tiyatrosunda yorgunluklarla sürecek”.

Yukarıya doğru iletişim:

Yukarı doğru iletişim ters yönde hareket eder ve operasyonel seviyelerden bilgi almak için yönetim tarafından tasarlanan iletişim talep sistemine dayanır. Bu bilgiler, üretim raporları vb. Gibi standart raporlama kalemlerinden oluşabilir.

Her zaman iyileştirmeler ve daha yüksek üretkenlikle ilgili olan ve çalışanların belirli politika veya prosedür değişikliklerine verdikleri tepkileri ve verilen operasyonel talimatların etkinliğini bilmek istemeyen üst düzey bir yönetim yoksa, yukarı yönlü iletişim yoksa izole edilecektir. Yukarı doğru iletişim, bilgi kanalları, bilgi ve tutumları organizasyon kanalları aracılığıyla iletmek için net bir kanal sağlar.

Örgüt, bu tür yukarı yönlü iletişimi teşvik etmek için elverişli bir ortam sağlamalıdır. Bu iklim, işçilerin üstlerinin her zaman sorunları ve endişeleri tartışmak için uygun olduğunu bildiği “açık kapı” politikasıyla üretilebilir. Sistemler, üstlerin, dinleme becerilerinin yanı sıra çalışanların sorunlarına karşı samimi ve sempatik bir tutum geliştirmelerini sağlamalıdır. Yukarı iletişim için bu fırsat, çalışanları örgütsel verimliliği artırmak için değerli fikirlere katkıda bulunmaya teşvik eder.

Katılan karar teknikleri, ya gayrı resmi olarak astları içererek ya da katılımlarına resmi olarak izin vererek, çok fazla yukarı doğru iletişim geliştirebilir. Bu nedenle, yukarı yönlü bilgi geribildirimi, kurumsal performansın sonuçlarını değerlendirmek ve örgütsel hedeflere ulaşmak için gerekli ayarlamaları yapmak için karar merkezlerinde kullanılabilir.

Yatay iletişim:

Yatay iletişim, bölümlerin içinde ve arasında gerçekleşen yanal bilgi akışıdır. Genel olarak konuşursak, eşitler arasındaki iletişimdir. Yanal olarak akan mesajlar, koordinasyon çabaları ile karakterize edilir, böylece aynı seviyedeki üyeler, üstlerine dahil olmadan bilgi paylaşabilirler. Bu iletişim daha resmi olmayan bir niteliktedir ve destekleyici bir organizasyonel iklimi teşvik etmek için gereklidir.

Örneğin, aynı seviyedeki denetçiler, ancak farklı bölümlerden, birlikte öğle yemeği ya da kahve birlikte yemek, etkinliklerini birbirlerini tamamlayacak şekilde tartışabilir ve düzenleyebilir ve bu süreç şirket için bir bütün olarak faydalı olabilir. Bu iletişim türü özellikle hat birimleri ve personel birimleri arasında sık görülür. Üretim yöneticileri ve pazarlama yöneticileri sık karşılaşılan sorunları ve sorunları tartışmak için doğrudan birbirleriyle iletişim kurarlar.

İşlem iletişimi:

Wenburg ve Wilmont, iletişimin “yukarı” ya da “aşağı” olmak yerine iletişim içi olan iletişimin karşılıklı ve karşılıklı olan “işlemsel” iletişim olması gerektiğini, çünkü “tüm insanlar gönderme (kodlama) ve alma (kod çözme) ile meşgul olduklarını söylüyor. ) aynı anda mesaj Kodlama ve kod çözme sürecinde her insan sürekli paylaşıyor ve her biri diğerini etkiliyor ”.

İşlemsel iletişim sürecinde, iletişim sadece bilgi akışı değildir, aynı zamanda üst ve alt arasındaki kişisel bir bağlantı geliştirir. Bu bağlantı işbirlikçi çabalar için çok önemlidir ve bu işbirliği operasyonların kalitesini arttırır. Katz ve Kahn'in önerdiği gibi, üst düzey iletişimin beş amacı vardır. Bunlar:

1) İş talimatlarını ve talimatlarını vermek

2) Örgütsel prosedürler ve uygulamalar hakkında bilgi vermek.

3) Çalışanları işlerinin neden önemli olduğu konusunda eğitmek.

4) Alt seviyelere performansları hakkında ne kadar iyi çalıştıkları ve nasıl gelişebilecekleri konusunda geribildirim vermek.

5) Amaçların belirlenmesini kolaylaştırmak için ideolojik tip bilgi sağlamak.

Klasik tip organizasyonların çoğunda, bu beş amacın sadece ilk ikisinin genellikle gerçekleştirildiği görülmüştür. Diğer üç amaca dikkat edildiğinde örgütsel iklim üzerinde çok olumlu bir etkisi olacaktır. Katz ve Kahn'ın belirttiği gibi, “eğer adam görevinin nedenlerini biliyorsa, bu işi daha etkin bir şekilde yerine getirmesini sağlar ve işinin alt sistemiyle ilgili olarak ne hakkında bir anlayışa sahip olduğunu varsayar; örgütsel hedeflerle özdeşleşmek daha olası ”. Bu beş iletişim amacına etkili bir şekilde ulaşmak için, her iki uçta da iletişim alıcısının ihtiyaçlarına ve psikolojisine dikkat edilmesi gereken, etkili bir üst-alt iletişimin olması gerekir. Buna göre, işlemsel iletişim, üst ve alt birliklerin birlikte çalışmasını ve sorunları daha net bir şekilde tartışabilmeleri ve birlikte çözümlere ulaşabilmeleri için profesyonel ilişkilerle birlikte kişisel bir bağ kurmalarını gerektirir.

Resmi Olmayan İletişim:

Resmi kanallara ek olarak, kuruluşların da resmi olmayan iletişim kanalları vardır. Gayri resmi iletişim kanalları, organizasyonda gelişen sosyal ilişkilerden doğar ve bunlar ne gerekli ne de yönetim tarafından kontrol edilmekle birlikte, yönetime, resmi kanallar aracılığıyla ulaşılamayacak veya uygulanamayacak bazı önemli hususları iletebilirler.

“Asma şarap” olarak da bilinir, gayri resmi kanalların taşıdığı bilgiler genellikle oldukça doğrudur. Aslında, iyi bilinen bir çalışma, asma yoluyla iletilen bilgilerin yaklaşık yüzde 80'inin doğru olduğunu buldu. Ancak, kalan yüzde 20, temelsiz söylentiler ürettiğinde, genellikle ciddi sorunlar yaratabilir. Bir söylenti, genel dolaşımdaki doğrulanmamış bir inançtır.

Bir söylenti, geçtiği gibi ya son derece karmaşık hale gelebilir, böylece sonunda tüm anlam değiştirilir ya da basitleştirilir, böylece hatırlanması zor olan bazı detaylar, son alıcıya ulaşmadan önce ihmal edilir. Bilge yöneticiler kulaklarını bu tür söylentilere açık tutuyor ve düzeltilebilmeleri ve yıkıcı olmamaları için onlara katılıyorlar.