Kurumunuzdaki İletişim Engellerini Nasıl Aşarsınız? - Cevaplandı!

Operasyonel optimizasyon için etkili iletişimin önündeki engellerin tanınması ve üstesinden gelinmesi yönetim için çok önemlidir. Bu, durumları teşhis etmeyi ve analiz etmeyi, uygun mesajlar tasarlamayı, bu mesajları iletmek için uygun kanalları seçmeyi, mesaj alıcılarına mesajların doğru kodunun çözülmesinde ve yorumlanmasında yardımcı olmak ve etkili ve etkili bir geri bildirim sistemi sağlamaktan oluşacaktır.

Resim İzniyle: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Bu konuda atılabilecek adımlardan bazıları şunlardır:

1. Geri bildirim ve yukarı iletişim:

Geri bildirim, yanlış anlamaları azaltmanıza yardımcı olur. Alıcıya mesajla ilgili tüm sorulara açıklık ve soru sorma fırsatı verildiğinde bilgiler daha doğru aktarılır. İki yönlü iletişim, daha fazla zaman alıcı olsa da, güvensizliği önler ve gönderen ile alıcı arasında sağlıklı bir ilişki kuran ve etkili iletişime katkıda bulunan güven ve açıklığa yol açar. Açık kapı politikası sürdürülerek ve işçilere, yönetim tarafından ciddiye alınması gereken önerileri kabul ederek ve uygun önlemleri alarak öneride bulunma imkânı sağlayarak, iletişim güçlendirilir.

2. Dinleme becerilerini geliştir:

Stuart Chase'e göre, “dinlemek konuşmanın diğer yarısı” ve iletişim sürecinin çok önemli bir parçası. Dinleme, aktif bir zihinsel süreçtir ve sadece duymanın ötesine geçer. İyi dinleme alışkanlıkları birbirleriyle daha iyi anlaşılmasına ve iyi ilişkilere yol açar. Dinlemek, alıcının iletişim sürecinde sorumluluk sahibi olduğunun bilinmesidir. Etkili dinleme için kurallardan bazıları şunlardır:

a) Dinlemek, konuşmacıya tam dikkat gerektirir. Zihninizin dolaşmasına veya başka bir şeyle meşgul olmasına izin vermeyin, aksi halde mesajın anlamını bütünüyle anlayamazsınız.

b) Sesin ve duyguların kullandığı dil tonu uygun dikkat göstermelidir. Mesaj içeriğindeki duyguları dinleyin ve bu duygulara olumlu cevap verin.

c) Açıkça anlamadığınız noktaları açıklığa kavuşturmak ve söylenenleri anladığınıza dair konuşmacıya geri yansıtmak için sorular sorun.

d) Konuşma sırasında dışarıda herhangi bir kesinti ve girişim olmadığından emin olun.

e) Gönderenle olan önceki ilişkileriniz ve deneyimleriniz nedeniyle ya da onun hakkındaki olumlu ya da olumsuz algılarınızdan dolayı mesajın önemini yargılamayın.

f) Mesaj sona ermeden ve açıkça anlaşılmadan önce sonuçlara atlamayın.

g) İletinin içeriği ve amacından iki kat emin olmak için bittikten sonra iletiyi özetleyin ve yeniden yazın.

3) Yazma becerilerini geliştirmek:

Açıkça yazılmış mesajlar anlamsal ve algı engellerinden kaçınmaya yardımcı olabilir. İyi yazılmış bir iletişim, yanlış anlama ve yanlış yorumlama olasılığını ortadan kaldırır. Mesaj yazarken, “Kısa ve Basit Tutun” anlamına gelen KISS ilkesini benimsemek, böylece anlamı istenen amaca ulaşması için mümkün olduğu kadar açık hale getirmek akıllıca olacaktır. Yazılı iletişimde bazı yararlı ipuçları Robert Degise tarafından şöyle önerilmektedir:

a) Kelimeleri basit tutun:

Bu düşüncelerinizi esaslara indirgeyecek ve mesajın alıcı tarafından anlaşılması daha kolay olacaktır. Eğer kelimeler karmaşıksa ve tek bir anlamı açıklığa kavuşturmayacaksa, mesaj kaybolacaktır.

b) Kompozisyon kuralları ile kısıtlanmayın:

Dilbilgisi ve kompozisyon kurallarına saygı duyulması gerekirken, iletişimin nihai amacına göre öncelik almamalıdırlar.

c) Kesin olarak yazın. Mümkün olduğunca az kelime kullanın:

Tamamlanma pahasına kısa olmayın, ancak düşüncelerinizi, düşüncelerinizi ve fikirlerinizi mümkün olan en az sayıda kelimeyle ifade edin.

d) Spesifik olun:

Belirsizlik, mesajın amacının anlamının yanlış anlaşılmasına yol açan doğruluğu yok eder. Buna göre, spesifik ve konuya.

4) Güvenilirlik boşluklarından kaçının:

İletişim sürekli bir süreçtir ve iletişimin amacı, mesajın yanı sıra organizasyonun tüm üyeleri arasında güven yaratılması konusunda eksiksiz ve doğru bir şekilde anlaşılmasıdır. Buna göre, yönetim samimi olmalı ve astlarının güvenini kazanmalıdır. Yönetim sadece çalışanların ihtiyaç ve duygularına duyarlı olmamalı, aynı zamanda sözleri de aksiyonlarla desteklenmelidir.

Yönetim kelimesi bir bağ kadar iyi olmalıdır. Ancak o zaman iletişim sürecini geliştirecek bir inatçılık atmosferi doğardı. J. Luft tarafından yapılan araştırmalara göre, açıklık ve bir güven ortamı sağlıklı ilişkiler kurar ve güvenilirlik boşluklarını kapatır, böylece iletişimin etkinliğine ve artmasına katkıda bulunur.