İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS)

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) kavramı, avantajları ve altyapısı hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun!

Konsept:

İnsan kaynakları bilgi sistemi tüm büyük organizasyonların bir parçası haline geldi. İnsan kaynakları yönetimi ile ilgili bilgilerin işlenmesine yardımcı olan bilgisayarlı bir sistemdir. Örgütün insan gücü bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış bir cihazdır. Kuruluşun bu sistemi kurmak için bir miktar para harcaması gerekiyor. İnsan kaynakları bilgi sistemi, kuruluşun, bilgisayar ağı aracılığıyla yöneticilerin parmaklarının ucunda erişilebilir hale getirilen ve çalışanlar arasında iş yapmak için gereken ve çalışanlar arasında mevcut olan beceriler, bilgi, yetenekler, potansiyeller, niteliklerle ilgili bilgileri depolamasını kolaylaştırır.

HRIS, bilgi teknolojisini veya bilgisayarları kullandığından manuel sistemden farklıdır. HRIS, finans, varlıklar, muhasebe, satış, pazarlama, üretim vb. İle ilgili bilgileri içeren bir yönetim bilgi sisteminin bir parçasını oluşturur. HRIS, kurumun insan kaynakları ile ilgili verilerin toplanması ve analizi için kullanılır.

Yöneticilere terfi, ücret belirleme, işe alım, eğitim ve gelişim konularında karar vermede yardımcı olur. Bu şekilde HRIS, karar destek sistemi olarak çalışır. HRIS'in girdileri, çalışanlarla ilgili bilgileri, yeteneklerini, niteliklerini, potansiyellerini, yaratıcı içgüdülerini, yaşlarını, ücret ölçeklerini, organizasyondaki çeşitli işleri, bunları yapmak için gerekli becerileri ve niteliklerini, çeşitli pozisyonlarda çalışan çalışanların ve yöneticilerin sayısını içerir. organizasyon amaçları, politikaları ve prosedürleri vb.

Bu bilgi sisteme yüklenir. Bu veriler yöneticilerin ihtiyaç duyduğu en faydalı bilgilere göre analiz edilir. Bu giriş verilerinin dönüşümüdür. Dönüşümden sonraki bilgi teknolojisi, çıktılar ve diğer aygıtlar gibi çok sayıda biçimde çıktı verir. HRIS, kurumlar tarafından ihtiyaç duyulan insan kaynakları ile ilgili olarak önemli, doğru, konuyla ilgili ve kapsamlı veri tabanı bilgileri sağladığı için kurumsal kurumlar tarafından yaygın olarak kullanılan cihazdır.

Şirketlerin ihtiyaç duyduğu yönetici ve diğer personel alımı için danışmanlık hizmetleri veren insan kaynağına ilişkin veri tabanını tutan ve bakımını yapan birçok özel firma vardır. Bu danışmanlık firmaları Hindistan ve yurtdışındaki firmalara her türlü ve türde personel alımında önemli dış kaynaklardır. HRIS sadece bir sanayi, ticaret, hizmet, eğitim ve kurum için hazırlanamaz. organizasyon aynı zamanda tüm şehir, ilçe, eyalet veya ülke için özel bir personel türüne ihtiyaç duyulduğunda hazırlanabilir ve kullanılabilir.

Her türlü insan kaynakları sorununu ortadan kaldırmak için HRIS kurtarmaya gelir ve insan kaynaklarının işe alınması, insan kaynaklarının tam kaydını tutmak için hizmet sağlar. Her an, mevcut insan kaynağının arzını gösterebilir.

HRIS aşağıdaki gibi çalışır:

girişler:

İnsan kaynakları bilgi sisteminin girişi, çalışanlar ile ilgili eğitim, yaş, deneyim, eğitim, mevcut durum, mevcut maaş, terfi veya terfi, kuruluşun geçmiş ve şimdiki politikası, geçmiş ve şimdiki prosedürler ve diğer gerekli detaylı bilgileri içerir. kuruluştaki insan kaynaklarına. Bunlar, ofis dosyalarından toplanan ve ana bilgisayara bağlı bilgisayar terminaline girilen ham verilerdir. Bu bilgiler doğruluğunu sağlamak için kontrol edilir ve yeniden kontrol edilir ve taranır.

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi, her bakımdan, zaman alıcı ve maliyet etkin olmayan manuel sisteminkinden daha üstündür. Aksine, HRIS zaman tasarrufu ve ucuzdur ve hata olasılığı yoktur. Hatalar elimine edilebilir. Sistemin en önemli yararı, istenildiği zaman ve anında sunulan bilgilerdir.

Dönüşüm:

Bilgisayara beslenen bilgiler, kuruluş tarafından tam olarak istenen daha anlamlı ve gerekli bilgilere dönüştürülebilir. Bu, bilgisayarlı HRIS'in dönüşüm aşamasıdır. HRIS'in dönüşümleri bilgisayar yazılımı ile yakından ilgilidir. Bunlar bilgisayar için gerekli olan talimatları veya komutları.

Kuruluşlar, gereksinimlerine uygun işlevsel HRIS'lere sahip olabilir. Pazarlama satışları, reklam, üretim, finans, muhasebe, malzeme vb. İçin HRIS'e sahip olabilirler. Bunlar, çeşitli HRIS türlerinin kolayca hazırlanıp bakımı yapılabilir.

Anlamlı bir hesaplamaya dönüştürülen bilgiler yöneticiler ve organizasyon için de çok yararlıdır. Bu bir karar destek sistemi olarak çalışır. Karşılaştırmalı açıklamalar haftalık, aylık, üç aylık, yıllık olarak uygun kararların alınmasında yardımcı olan yöneticilerin parmaklarının ucunda kolayca bulunabilir. İstatistiksel analiz ve operasyon araştırması teknikleri kullanılabilir.

Çıktı:

Dönüştürülen malzeme potansiyel olarak kullanılabilir. Çıktı, dönüştürülen malzemenin çıktılarını bilgisayar yazıcısından, örneğin maaş beyannamesi, taraflara verilecek çekler, bir çalışanın performansı hakkında raporlama, bütçe tahminleri, malların ortalama üretim maliyeti vb. Olarak ifade eder. çıktılar, terminal ekranları vb. iyi örülmüş bir HRIS, çok yüksek kalitede değerli bir karar destek sistemi olarak işlev görür. Yüksek kaliteli çıktı kısmi değil, doğru, ilgili, tutarlı, okunabilir ve kapsamlı olmalıdır.

Geri bildirim ve Kontrol:

Elde edilen çıktı ilgili ve faydalıdır veya bilinmemelidir. Bunu sağlama yöntemi geri bildirim olarak bilinir. Geribildirim sistem üzerinde kontrol kurar.

HRIS'in Avantajları:

1. Doğru bilgi verir.

2. Hızlı işlem yapar.

3. Stratejik planlama ve uygulaması için değerli bir araç olarak çalışır.

4. Mevcut insan kaynakları, beceriler, kategoriler, ücret yapıları, nitelikler, yaş, uzmanlık, eğitim ve gelişim, deneyim vb. Konularında anında bilgi verir.

5. Karar destek sistemi olarak hareket eder.

6. Uzman bir sistemdir.

7. Zaman verimli ve çok pahalı değil.

8. Güvenilir bilgileri kolaylaştırır.

9. İnsan kaynakları ile ilgili bilgilere HRIS aracılığıyla kolayca erişilebilir.

10. Güçlü yönetim kontrolü kurar.

11. Çoklu sistemler, sistem tasarımlarının karıştırılması, merkezi bilgisayar tesisi gibi çeşitli tasarımların konfigürasyonlarını kolaylaştırır. Örgütün insan kaynakları ile ilgili tutumunu anlatır.

HRIS İçin Gerekli Altyapı:

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi tek seferlik bir yatırımdır. İlk yatırım çok yüksektir. Tüm bilgisayar ağının kurulumu, yazılım, uzman personel, çok ağır yatırım gerektirir. Ancak uzun vadede çok uygun maliyetlidir. Oldukça ucuz. Kullanımı için sadece bilgisayar sarf malzemeleri gereklidir.

HRIS, hızlı insan kaynakları karar vermeyi kolaylaştıran bir sistemdir. Ancak bazı dezavantajları var. Bu bilgilere herkes tarafından kolayca erişilebilir ve bu nedenle kötüye kullanılması veya kullanılmaması olasılığı her yerde bulunmaktadır. HRIS'i kullanan kuruluş üyelerinin belirli ahlak kurallarına uymasını ve hayati bilgileri yetkisiz herhangi bir kişiye ifşa etmekten kaçınmasını gerektirir.

Gelecek için etkili planlama için yönetimin elinde stratejik bir araçtır. Bu nedenle, bilgilerin gizliliği ne pahasına olursa olsun korunmalıdır. Kurum çalışanlarının, herkesin izleyeceği belli etik konusunda eğitilmeleri gerekir.