Toplantılar: Çeşitleri, Amaçları, Avantajları ve Dezavantajları

Toplantılar: Çeşitleri, Amaçları, Avantajları ve Dezavantajları!

Bir toplantı, (genellikle) planlanan şekilde bilgi alışverişinde bulunmak ve kararlara varmak, sorunları çözmek vb. İçin önceden belirlenen sorunları tartışmak için (genellikle) üç veya daha fazla kişiden oluşan bir toplantıdır.

Bir toplantı resmi veya gayri resmi olabilir. Resmi bir toplantıyla ilgili olarak, toplantılarını yapmak ve yürütmek için, işlemlerinin yazılı bir kaydı ile belirlenmiş kurallar vardır. Bir çağrı olan bir ihbar, buna katılmak için bir davet gerektirir.

Başa çıkılacak şeylerin bir gündemi veya listesi var ve sonuç sistematik olarak dakikalar halinde yazılıyor. Resmi olmayan bir toplantı, herhangi bir yazılı bildirimde bulunmaksızın yapılabilir, örneğin öğle yemeğinde piknik yapmak için bir personel toplantısı.

Bir toplantıda onu arayan bir toplantı düzenleyici ve onu yönlendiren bir lider veya başkan bulunur.

Toplantı türleri:

Toplantılar genel olarak üç türden oluşur:

(i) Bilginin, katılımcılara yeni bir program, ürün vb. hakkında bilgi vermek olduğu bilgilendirici.

(ii) Bir sorunu çözmek için üyelere danışıldığı danışmanlık.

(iii) Yürütme yetkisi olanlar tarafından kararların alındığı yürütme.

Uygulamada, toplantıların çoğu birden fazla amaca hizmet ediyor. Toplantıların bazı ek sınıflandırmaları - müzakere amaçlı toplantılar, talimat verme toplantıları vb.

Toplantının amacı:

Toplantı düzeninin amaçları burada iskelet şeklinde listelenmiştir:

Ortak bir karar / anlaşmaya varmak

Bir sorunu çözmek için

Bir durumu anlamak, fikir alışverişinde bulunmak

Bilgilendirmek, açıklamak, sunmak

Yeni fikirler hakkında geri bildirim vermek ve almak

Eğitim vermek

Eylem planlamak ve hazırlamak

Farklılıkları ve yanlış anlamaları çözmek için

Coşku yaratmak ve işbirliği yapmak

Geçmiş performansı incelemek ve değerlendirmek

Bir vücudun çalışmalarında bir süreklilik ve dayanışma hissi yaratmak.

Bu mekanik çağda, sendika güçtür ve birleşik çalışmalar toplantılar yoluyla yapılır. Dünyada her gün milyonlarca toplantı yapıldığı, sayıları ve kullanışlılıklarının arttığı tahmin edilmektedir.

Bu nedenle toplantıların kullanımı hakkında birçok olumsuz yorum yapılmasına rağmen; Genel olarak, toplantının kolektif karar alma ve eylem için faydalı bir araç olduğunu görüyoruz.

Toplantıların Avantajları:

(i) Zaman kazanın:

Bir kişi aynı anda birkaç kişiyle etkileşimli olarak buluşabileceğinden, bir toplantı zaman kazandırabilir.

(ii) Adres grupları:

İzleyiciler, geçmişlerine ve gereksinimlerine göre bölünebilir ve gruplara göre gruplandırılabilir.

(iii) Bilgi patlamasıyla başetmek:

Yeni teknoloji ve yeni düzenlemeler kalın ve hızlı geliyor. Toplantılar bu durumla başa çıkmamızı sağlar.

(iv) Sosyal ve duygusal destek:

Üyeler birbirleriyle tanışıp fikir alışverişinde bulundukları zaman kişisel destek alırlar.

(v) Danışılma hissi:

Üyeler kendilerine danışıldıklarını hissediyorlar ve bu onların akıllı ve istekli işbirliklerini elde etmekte faydalı oluyor.

(vi) Demokratik işleyişi:

Demokrasi, tüm insanların katılımını tüm insanların katılımıyla gerçekleştirmeyi amaçlar. Bu toplantılarla mümkündür.

(vii) Fikir geliştirme:

Fikirler bir grup tarafından sistematik olarak çapraz gübrelenir, analiz edilir ve geliştirilir.

(viii) Sorun gidericilerin etkisiz hale getirilmesi:

Yapıcı güçlerin topluluğuyla, sorunlu kişiler toplantıda izole edilebilir ve olumlu eylemler başlatılabilir. Bir planın muhalifleri, bir grup destekleyici insandan önce aşılabilecek muhalefetlerini seslendirmek için bir forum düzenler.

(ix) Daha kalın kararlar:

Toplu olarak, birleşik güç nedeniyle daha maceracı kararlar alabiliriz.

(x) Çeşitli ilgi grupları temsil edilmiştir:

Bir toplantıda birçok ilgi grubu temsil edilebilir ve azınlıklara ayrıca dikkat gösterilebilir.

(xi) Hataları önleme:

Toplantı, toplu ve çok açılı konulara odaklanarak hataların önlenmesine yardımcı olur.

Dezavantajları:

1. Zaman alıcı:

Toplantılar, birçok insanın aynı anda ve yerde bir araya gelmesini gerektirir. Bu zaman alır, çünkü toplantı için diğer çalışmaların bir kenara bırakılması gerekir.

2. Bir karara varmamak:

“İki kafa bir kişiden daha iyidir” gibi, “çok fazla aşçının çorbayı bozduğunu” olduğu da doğrudur. Üyelerin görüş çeşitliliği ve kişisel inatçılığı, bir toplantının bir baş yöneticinin tek başına alabileceği bir karar vermesini engelleyebilir.

3. Ciddiyet eksikliği:

Birçok toplantı, üyelerin hazırlıksız gelmelerinden ve diğerlerinin de düşünme ve konuşmayı yapacaklarını hissetme sıkıntısından muzdariptir. Serbest gezinebileceklerini düşünüyorlar. “Herkesin işi, kimsenin işi değil.”

4. Uzman olmayan başkanlık:

Bir uçağın pilot tarafından yönetildiği gibi, bir toplantı da başkan tarafından yönlendirilir. Beceri eksikliği ve kişisel başarısızlıkları / önyargıları bir toplantıda başarısız olabilir.

5. Pahalı:

Toplantıların düzenlenmesi pahalıdır - bir yer, evrak işleri, önceden iletişim ve katılımcılar tarafından seyahat edilmesi gerekir.

6. Arızaya açık:

Bir toplantı, amacına karşı çıkan bir unsur tarafından bozulma eğilimindedir. Bir yolcunun kendini ayarlamayı reddetmesinin bütün uçuşu geciktirdiği zamanlar vardır. Toplantılar için aynı. Bazı katılımcılarda al ve ver ruhu eksik olabilir.