Modern İletişim Biçimleri - Faks, E-posta ve Video Konferans

Modern İletişim Biçimleri - Faks, E-posta ve Video Konferans!

Geçtiğimiz birkaç on yıldaki teknolojik gelişmeler, basılı mesajların, resimlerin ve hatta canlı performansların dünyanın her tarafına hızla iletilmesini mümkün kılmıştır.

Tek bir dokunuşla, birçok hedefe iletişim gönderebilirsiniz. Sadece büyük iş yerleri değil, orta ve küçük olanlar bile günlük işlerinde bunları kullanıyor. Bu araçlar arasında faks, internet / e-posta ve video konferans bulunmaktadır.

Faks:

Konvansiyonel telefonun ses taşıdığı gibi, faks veya faks makinesi de basılı mesajları (fotokopi formundaki kelimeler ve resimler) gönderen enstrümandan alıcı enstrümana taşır.

Bir faks mesajının göndereni, kopyayı faks makinesine beslenebilecek bir kağıda (genellikle A4 boyutundan büyük değildir) hazırlar. Hedef numarayı çevirir, faks tonunu alır ve mesajı makineye gönderir.

Yazdırılan mesaj, kağıt faks makinesinden geçerken elektronik sinyallere dönüştürülür. Bu mesaj, makineye bağlı kağıt rulosunun diğer ucunda aynı biçimde alınır.

Faks makineleri şu ek özelliklere sahip olabilir:

(A) Uzaktan aktivasyon:

Makine sahibi çalıştırmak için uzaktan kumanda cihazını kullanabilir.

Elektrik kesintisine rağmen:

(B) Faks makinesi, elektrik kesintisi sırasında bile çalışabilir.

(C) Bellek:

Gönderilen mesaj makinenin hafızasında saklanabilir. Alıcı uçta, kağıdın yokluğunda, mesaj daha sonra bir çıktı almak için makineye kaydedilebilir.

(D) Telesekreter:

Alıcı sonunda, gelen mesajları almak için bir operatör olması gerekmez. Otomatik olarak alınırlar.

Avantajları:

(A) Faks, resimler ve el yazısı dahil olmak üzere bir belgenin doğru şekilde iletilmesini sağlar. Renkli fakslar da bir olasılıktır.

(B) Faks bir bilgisayar aracılığıyla gönderilebilir; bu durumda bilgisayarda oluşturulan mesajlarla sınırlandırılır.

(C) Kimlik doğrulamasını sağlamak için telefondan bir faks mesajı onaylanabilir.

(D) Fakslar mahkemede kanıt olarak kabul edilebilir. Bu açıdan e-postadan daha üstündürler.

(E) Tekrar arama özelliğiyle, ücretsiz olur olmaz meşgul bir sayıya ulaşılabilir.

Dezavantajları:

(a) E-posta ve posta ile karşılaştırıldığında pahalıdır.

(b) Bazen, kanal hataları veya her iki ucundaki mekanik arızalardan dolayı alım bulanıklaşır.

(c) Gönderenin veya alıcının sonunda, belge yanlış kişilere maruz kalabilir. Bu nedenle, bir faks mesajı gönderip alırken gizliliği korumak genellikle zordur.

(d) Alıcı sonunda, mesaj alıcının pahasına yazdırılır. İstenmeyen mesajların girmesi durumunda, alıcının ücreti ödemesi gerekir.

Örnek faks mesajları:

Bir faks mesajının hazırlanması ve düzenlenmesi ile ilgili yeni kurallar vardır. Mektubun dikey alanını en aza indirgeme eğilimi vardır.

Bir işletme mektubu faksla gönderilecekse, aşağıdaki yollardan biriyle biçimlendirilir:

Örnek faks no. 1:

ABC Şirketi:

1, MG Yolu, Nagpur

Faks Mesajı:

LMN Inc.'e, Mumbai'ye

Joseph De Cunha'dan

Sevkıyatınızdaki Konu Eksikliği

4 Temmuz 2011 Tarih

Sayfa / s 1

1 Temmuz 2011 tarihli ve 40 paslanmaz çelik havza içermesi öngörülen ancak sadece 30 adet içeren konservasyondaki eksiklikten anında haberdar olmanızı istiyoruz. Sevk bölümünüzü kontrol edeceğinizden ve açığı düzelteceğinize güveniyoruz en erken. Lütfen faksla onaylayın.

Joseph De Cunha

Satın alma Müdürü

Örnek faks no. 2

Apex İthalatçılar-İhracatçıları:

1244 Dock Yard Caddesi, Mumbai.

Faks Mesajı:

Raj Desai'den Kiran Jhaver Inc.'e

Faks No. AIE / 233 Konu L / C’nin Konu Uzantısı

30 Haziran 2011 Tarih Sayfa 2, bunlarla birlikte

Sizin tarafınızdan talep edildiği gibi, 30.01.2010 tarihinde sona erecek olan 1 Ocak 2011 tarihli L / C’yi 31 Temmuz 2011’e uzatmayı kararlaştırdık . Yanında bir kopyası da gönderiliyor. Bundan faydalanacağınızı ve giysileri bu tarihte göndereceğinizi umuyoruz. Bunu yapamazsanız, siparişi iptal etmekle kısıtlanırız. Lütfen irtibatta kalın ve siparişin gönderilmesindeki ilerlemeyi tavsiye edin.

Raj Desai

Dy. Genel müdür

İnternet ve e-posta:

İnternet, devlet kurumları, iş evleri, eğitim kurumları ve bireyler gibi sektörlerden bilgisayarları bağlayan uluslararası bir bilgisayar ağıdır. Bilgi alır, saklar ve belirli koşulları sağlayarak okunmasına izin verir.

İnternet Servis Sağlayıcıları (İSS'ler), bir kişinin e-posta kimliğini, e-posta kullanımı sırasında kullanıcının maruz kaldığı reklamlar yoluyla maliyeti geri kazanmayı umarak ücretsiz olarak oluşturmasını sağlar. Tipik bir e-posta adresi [eposta korumalı] okur. Diğer bazı ISS'ler bsnl, yahoo, hotmail ve Gmail'dir.

Kimliklerde yalnızca küçük harfli (küçük) alfabe e-postalarının kullanıldığını unutmayın.

Kullanıcı mesaj göndermek veya gelen postayı kontrol etmek istediğinde, posta hesabını özel kılan bir şifre yazarak kimliğine ulaşabilir. Bununla birlikte, bir kez e-posta mekanizmasına başvurduğunuzda, bu “özel” bilgiyi kimlerin uzak okuyabileceğini bilmiyorsunuz. Gibi e-posta% 100 gizlilik garanti etmez.

Avantajları:

(a) E-posta basılı bilgileri göndermenin en ucuz ve en hızlı yoludur (sözel ve sözel olmayan). Düğmeye bir kez tıklandığında, dünya çapında yüzlerce e-posta adresine yüzlerce sayfa bilgi gönderilebilir (gelen postaları veya gelenleri kontrol ettiklerinde alıcılar tarafından not alınacaktır).

(b) Kağıt gerekmez. Mesajlar doğrudan bilgisayarda oluşturulabilir ve farklı bilgisayar dosyalarından, CD'lerden, disketlerden vb. Eklenebilir.

(c) Bu tesis şu anda Hindistan'ın birçok bölgesel dilinde mevcuttur.

(d) Gayrı resmidir ve gönderenin isimsiz kalmasına izin verir (e-posta kimliği olarak herhangi bir adı kullanabildiği için. Örneğin, JK Singh, udankhatola'yı e-posta adı olarak kullanabilir).

(e) Kuruluşlar ve yayınevleri, e-posta yoluyla gönderilen mesajların farkındalığını alır. Gazete ve dergiler e-posta yoluyla gelen mektupları yazdırır.

(f) Parolanızı yanınızda taşıdığınız sürece, e-posta hesabınızı bu tesisin bulunduğu dünyadaki herhangi bir bilgisayarda açabilirsiniz. Mobil bir el cihazında bile numarasız kalırsınız. İnternet kafeye girebilir, kirayı ödeyebilir ve e-postayı kullanabilirsiniz. E-posta olağanüstü derecede taşınabilir.

(g) E-posta hesabınızda bir adres defteriniz olabilir, gelen postaları kaydedebilir ve düzenleyebilirsiniz.

(h) Bir e-posta mesajını cevapladığınızda, gönderenin mesajı hazır referans için otomatik olarak ona geri gönderilir.

(i) İnsan ihtiyacı ve hayal gücü kılavuzu olarak, daha fazla yenilik yapmak mümkündür.

(j) E-posta devam eden bir elektronik konferansı sağlayabilir. Dünyanın dört bir yanındaki insanlar internette "buluşabilir" ve ortak bir ilgi alanı hakkında konuşabilirler.

(k) Alıcının telefondaki gibi bir anda yanıt vermesi gerekmez, ancak zaman alabilir. E-posta gönderme, doğrudan bir arayüzden kaçınmaya yardımcı olur.

(l) Bir kuruluşta, bir alt üye hızlı ve doğrudan e-postaya göre bir üst seviyeye ulaşabilir. E-posta bir organizasyonu daha demokratik hale getirir (bireyler birkaç kişi daha yüksek olsa bile doğru kişi tarafından duyulma şansı daha fazla olduğundan).

dezavantajı:

(i) E-posta, potansiyel anonimlik nedeniyle, gayri resmi bir iletişim kanalı olmaya devam ediyor.

(ii) İstenmeyen iletilerin aşırı kullanımı ve taşması (özellikle reklamverenlerden) bu sistemin en büyük dezavantajıdır. Biri istenmeyen reklamları engellemediği sürece, birisinin gelen kutusunu, şüpheli ve samimiyetsiz tekliflerle dolu olarak bulur. E-posta parçaları aracılığıyla gezinmek, iletişim ihtiyaçları için e-postaya bağımlı olanlar için en büyük sorunlardan biridir.

(iii) Bilgisayarı e-posta yoluyla kullanırken biri özel olmayabilir. Bu ölçüde gizlilik kaybedilir.

(iv) Alıcının, bir mesaj alındığı anda e-posta hesabını açamaması durumunda, mesaj onun için çalışamaz.

E-posta kullanımıyla ilgili yönergeler:

E-posta, kendi sözleşmelerini getiren yeni ve tuhaf bir iletişim aracıdır:

(1) E-posta mesajınız, istenenden daha fazla kişi tarafından okunabilir. Yani kendine iyi bakmalısın.

(2) E-posta mesajında, kısalık, açıklık, nezaket gibi iyi kompozisyonun tüm unsurlarına sahip olmalıdır.

(3) Doğru yazım sağlamak için bilgisayarın yazım denetimi mekanizmasını kullanabilirsiniz.

(4) Bilgisayardaki e-posta biçimi, cc (karbon kopya) ve konu satırını göndermeyi ve bahsetmeyi sağlar. Bunlar alıcının rahatlığı için yazılabilir.

(5) Tek bir e-posta bir kuruluşun çeşitli bölümleri için mesajlar içeriyorsa, oluşturma aşamasında ayrılabilir.

(6) Tüm büyük harfleri, garip ve kaba göründüğü için bir mesaj yazarken kullanmamalısınız.

(7) Bir mesaja cevap verirken, sadece önemli kısmı alıntı yapılabilir ve diğerleri silinir.

(8) Mesajı farklı bir programda (WordPad veya not defteri gibi) oluşturabilir ve e-postanıza aktarabilirsiniz.

(9) Bilgisayar ekranını tekrar okuduysanız, çok dikkatli olun.

Mesajı iletme tarih ve saatinin ve gönderenin e-posta kimliğinin otomatik olarak e-postayla iletildiği not edilebilir. Yine de, e-posta adresinizi, e-posta iletisinin gövdesine yazmak gelenekseldir.

E-posta kimliği, mesajın gövdesinde, özellikle farklı bir kimliğe bir cevap davet ettiğinizde verilir. Bir mesajı oluşturmak ve göndermek arasında bir süre gecikme varsa, ne sebeple olursa olsun, derleme tarihi yazılabilir.

Videokonferans ve Telekonferans:

Bu iletişim şekli telekonferansta başlar. Birkaç telefon aynı anda birbirine bağlanır. Telekonferans, dünyanın farklı bölgelerindeki insanların sesli bir toplantı yapmalarını (diyalog yerine), transit zamandan ve otel konaklamalarından tasarruf etmelerini sağlayan bir tesistir. Daha hızlı bir sonuca varmak için bir konuda çeşitli görüşler ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Bu teknolojideki bir başka gelişme bilgisayar telekonferansıdır. Katılımcılar, diğerlerinin bilgisine yönelik mesajlara ve girdilere tepki verebilir. Bilgisayar telekonferansı için eşzamanlı olarak bulunmayabilirler, fakat katkılarını kolaylıklarına eklerler.

Bununla birlikte, video konferans, birlikte bulunmadan birbirini görmeye ve duymaya en yakın olanıdır. Video konferansta kullanılan teknolojiler şunlardır: monitör ekranı, kamera, mikrofon, kodek (kompresör-dekompres veya), her konumdaki ekipman kontrol pedi ve internet bağlantısı. Zaman geçtikçe, bu daha popüler ve kullanımı daha kolay hale geliyor. TV röportajlarında sıklıkla görüyorsunuz.

TV röportajlarında sıklıkla görüyorsunuz. Video konferans için katılımcılar, cihazlarıyla donatılmış kendi konumlarında özel bir odaya girerler. Birlikte fiziksel olarak var olmadan görebilir, duyabilir, başkalarıyla konuşabilir ve sergiler gösterebilirler.

İşlemlerin tamamı video kasetlere kaydedilebilir. Biri bunu jokülerce koyduğu gibi, atıştırmalıklar ve kahve hariç, diğer her şey video konferansta aktarılabilir. Şu anda, daha zengin işletme evlerinin ayrıcalığı, video konferanslar daha popüler hale gelmek üzere ayarlanmıştır.

Video derslikleri, bu alanda uzman bir öğretim üyesinin aynı anda birçok şehirde birkaç ders verebileceği ve katılımcıların sorularını yanıtlayabileceği bir başka olasılıktır.