Proje Sonrası Değerlendirme

Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: - 1. Proje Sonrası Değerlendirmenin Anlamı 2. Proje Sonrası Değerlendirmenin Amacı 3. Süreç 4. Gözlemler 5. Rapor 6. Eylemler.

İçindekiler:

Proje Sonrası Değerlendirmenin Anlamı
Proje Sonrası Değerlendirmenin Amacı
Proje Sonrası Değerlendirme Süreci
Proje Sonrası Değerlendirmede Gözlemler
Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
Proje Sonrası Değerlendirmeden Kaynaklanan Eylemler

1. Proje Sonrası Değerlendirmenin Anlamı:

Proje sonrası değerlendirme, projenin tamamlanmasından sonra değerlendirilmesini temsil eder, fiili olarak, öngörülen tahminlere göre zaman, maliyet ve kalite özellikleri açısından analiz eder. Değerlendirme, proje durumunun kurucu başına başına varyanslarının (ve bu kurucu madde içinde, temel durumun temel unsurlarının) araştırılmasını da içerir.

Proje değerlendirmesi, önerilen projede öngörüldüğü gibi tahminlerin / tahminlerin vs. yatırım öncesi değerlendirilmesidir; bu da lehte veya bu tür bir yatırım lehine karar alınmasına yardımcı olur.

Öte yandan, proje sonrası değerlendirme, projenin başlatıldığı ve tamamlandığı temelde proje bütçelerine aykırı olan denetim ve değerlendirmedir. 'Değerlendirme' gelecek için tahminler içerirken, 'değerlendirme' pratikte olanların 'değerlemesini' bulmaktır.

Hindistan'da, birçok hükümet projesinin böyle bir değerlendirmesi şu şekilde yapılır :

a. Topluluk Kalkınma Projelerinin çalışmasını değerlendirmek üzere Program Değerlendirme Örgütü'nü (PEO),

b. Kamu Sektörü Projeleri Denetleyici ve Genel Denetçi Ofisi.

Proje sonrası değerlendirme, gerçekleri ortaya çıkarmak ve analiz etmek için açık fikirli ve cesur olmalıdır. Dünya Bankası gibi uluslararası finans kurumları, proje sonrası değerlendirmeyi vurguladılar; çünkü bu değerlendirmenin sonucu, gelecekteki muhtemel projelerle ilgili yardımları ve çalışmaları için çok faydalıdır.

2. Proje Sonrası Değerlendirmenin Amacı:

Bir projenin uygulanması sürecinde, proje sahibi, projede yer alan finans kurumu ve proje yönetimi, proje için kullanılan müteahhit ve aynı zamanda proje tecrübesiyle zenginleştirilmiştir. Projenin tamamlanmasından sonra değerlendirilmesinin amacı, bu tür deneyimlerden öğrenmek.

Bu değerlendirmenin detayları, projeyle ilgilenen endişelerin bakış açılarına göre farklı şekillerde yorumlanabilir ve kullanılabilir. Bununla birlikte temel amaç, projenin tamamlanmasından toplanan değerli bilgi ve deneyimin olası kullanımıdır.

Proje yönetimi ve proje yönetimi, projenin tamamlanmasının ardından, gelecekteki olası kullanım için saklanabilecek paha biçilmez veri tabanına sahip bir bilgi deposuyla donatılmıştır.

Finansal kurum, proje sonrası değerlendirmeden, ilk aşamada proje değerlendirmedeki zayıflığı ve / veya uygulama sürecinde vb. Kendiliğinden gerekli izlemenin bulunmamasını bulabilir ve böylece gelecek için borç verme politikasını değiştirebilir.

Bir yüklenici, planlanan hedeflerini gerçekleştirebilir, ancak bunu yaparken teklifindeki yetersizlik nedeniyle ciddi finansal kayıplar yaşayabilir ve proje sonrası değerlendirme sonrasında tecrübesini kullanabilir ve gelecekteki projeler için teklifinde gerekli önlemleri alabilir.

Yukarıdakilerden anlaşılacağı gibi, temel amaç, değerlendirmeden elde edilen bulguları kaydetmek, böylece gözlemler gelecekte çok büyük yardımlar olabilir.

Proje sonrası değerlendirmenin amaçları ayrıca, projenin tamamlanmasıyla ilgili durumun değerlendirilmesine olan ihtiyacı da içermektedir, çünkü bu değerlendirme bazı düzeltici önlemlerin gerekliliğini ortaya çıkarabilir.

3. Proje Sonrası Değerlendirme Süreci:

Tüm en yeni araç ve tekniklere ve karmaşık otomasyon sisteminden yardımlarına rağmen, daha büyük ve karmaşık projelerin kayıt listesi genel olarak zayıftır. Projelerin tamamlanmasının ardından gerçekleşen bütçelerin bütçe dışında kaldığı sonsuz durumlar vardır.

Bunun ışığında proje sonrası değerlendirme son derece önemlidir.

Bu değerlendirme süreci iki aşamada gerçekleştirilebilir:

(a) Projenin tamamlanmasından kısa bir süre sonra; ve

(b) Projenin tamamlanmasından bu yana yaklaşık iki yıl geçtikten sonra.

(A) Projenin tamamlanmasından kısa bir süre sonra değerlendirme:

Değerlendirme süreci sorgulama yöntemiyle yapılabilir ve şunları içerir:

ben. Gerçek olarak ne oldu?

ii. Gerçek tahmin öngörülen tahminlere göre nasıl?

iii. Farklılıklar gösteren alanlar nelerdir?

Bu tür farklılıklar, bölgeye göre bireysel konumlandırılmalı ve araştırılmalıdır. Bunun nedeni, bir alandaki önemli olumsuz farkların, diğer alandaki olumlu değişikliklerle, gerçek toplamların ve tahminlerin toplamları arasında önemsiz bir fark yaratabilecek şekilde ayarlanabilmesidir. Yüzde yedi ila sekiz arasında değişen küçük değişkenlerin analizinden kaçınılabilir.

iv. Bu değişikliklerin nedenleri nelerdir ve:

(1) Ne kadarı kaçınılmazdı ve nasıl?

(2) Ne kadarının önlenebileceği:

(a) Bu kaçınılabilir varyansların nedenleri nelerdir?

(b) Başka ne yapılabilirdi?

(B) Projenin tamamlanmasından bu yana yaklaşık iki yıl geçtikten sonra değerlendirme: Sorular şunları içerir:

a. Öngörülen teknoloji ile ilgili amaca ulaşılıp ulaşılmadığı, örneğin kalite, tesis kapasitesi vb.

b. Yukarıda (1) de değerlendirildiği gibi, varsa eksikliklerin sebepleri nelerdir? Eksikliklerin sebepleri, tesis yerleşimlerindeki, kurulan makinelerdeki, girdilerin standardı vb.

c. Yukarıda (2) 'de belirtilen eksikliklerden kaçınmak için başka ne yapılabilirdi?

d. Projede öngörülen pazar payının elde edilip edilmediği? Eğer değilse, hedefi kaçırmanın nedenleri nelerdir?

Ek olarak, değerlendirme süreci de gerekli düzeltici önlemlerin değerlendirilmesine yönelik olmalıdır.

4. Proje Sonrası Değerlendirmedeki Gözlemler:

Projenin hacmi ve karmaşıklığı göz önüne alındığında, proje sonrası değerlendirmedeki gözlemler değişkenlik gösterebilir, ancak genel olarak, bu gözlemler iki kategoride toplanabilir:

(a) Proje uygulamasında başarı ve

(b) uygulanan projedeki başarısızlıklar,

(a) Proje uygulamasında başarı:

Değerlendirmede ortaya çıkan başarı, projeyle ilgilenen endişelerin farklı bakış açılarına göre ölçülür ve şöyle tanımlanabilir:

ben. Proje sahibi:

Proje sahibi, projenin fiili finansal performansı projeden beklentileri doğrultusunda olduğunda başarı demek ister. Proje için, “halka açık bir mesele” için çıkma gibi onun altında bir takım hedeflere sahip olabilir ve bu nedenle, finansal performans başarısını ölçmek için en önemli ölçütüdür.

ii. Finansal kurum:

Proje için uzun vadeli finansmanı ayarlayan finans kurumu, projeyi ödünç verme şartlarına uygun olarak kredi ve faizten zamanında itfaya uygun olarak başarısını ölçecektir.

iii. Proje Yönetimi:

Proje yönetimi, proje uygulamasını göz önünde bulundurarak proje hedeflerine aykırı olarak ölçecektir. Proje yönetimi, kabul edilen ve onaylanan fiili masrafları, harcanan zamanı ve proje bütçelerinde elde edilen teknik özellikleri sağlamakla ilgilenir.

iv. Proje yüklenicisi:

Yükleniciye, proje uygulamasındaki başarı, projenin yürütülmesinde sunulan hizmetlerden elde edilen finansal faydadan yansıtılmaktadır.

v. Genel olarak toplum:

Bir projenin uygulanmasındaki başarı, özellikle projeyi çevreleyen konut sakinlerini temsil eden toplum tarafından, örneğin Sağlık, Eğitim, Yol, Köprü vb.

(b) Projenin uygulanmasındaki başarısızlık:

Projenin tamamlandığı, devreye alındığı ve devam ettiği durumlar vardır, ancak proje değerlendirmesi sonrasında, endişe verici bir büyüklükte proje aşımı olduğu anlaşılmaktadır. Bu gibi örnekler proje uygulamasında başarısızlık olarak kabul edilir.

Proje aşımları, hem proje zamanlamasının çok üzerinde gerçek zaman kaymasını hem de öngörülen maliyetle karşılaştırıldığında asıl masraf aşımını içerir. Bu taşmaların örnekleri çoktur (özellikle kamu sektöründe!).

Bir kaç projede bu tür taşmaların detayları aşağıda üretilmiştir:

[Kaynak: Çalışma Notu 6: Hindistan Maliyet ve İş Muhasebecileri Enstitüsü tarafından Proje Yönetimi ve Kontrolünden Proje Maliyet Tahmini.]

Değerlendirme sürecinde belirtilen proje aşımlarının olağan nedenleri aşağıda ayrıntılı olarak verilmiştir:

(A) Fizibilite / detaylı proje raporu (DPR). Fizibilite raporu ve / veya (DPR) şunları içerir :

ben. tahmini proje programı ve proje maliyeti;

ii. enflasyon ve / veya döviz kurları için yeterli kapsamın bulunmaması, döviz kurunun olası olumsuz değişimleri;

iii. gelir / pazar payının fazla tahmin edilmesi.

(B) Teknoloji seçimi:

ben. mühendislik ve tasarımlardaki değişim;

ii. işletme sahibi yönetimi, kurs içi değişikliklere neden oldu;

iii. teknolojik değişim, teknolojide eski moda neden olur.

(C) Taahhüt:

ben. yüklenicinin gerçek sorunları;

ii. kötü tanımlanmış ve yönetilen sözleşme;

iii. Yüklenici, proje sahibinin bir iştiraki olması.

(D) Proje Organizasyonu:

ben. proje organizasyonu, iş ve halkın entegrasyon eksikliği;

ii. Otorite, sorumluluk, iletişim ve koordinasyon problemlerine yol açan açıkça tanımlanmış yapının eksikliği.

(E) Saha Durumu:

ben. Yerel sakinlerin yarattığı sorunlar da dahil olmak üzere, olumsuz saha koşulları.

(F) Beklenmeyen zorluklar:

Yukarıda ayrıntılandırılmış aşınmanın nedenleri, 'proje yönetimi'nin bu aşılmaya katkıda bulunmak için nispeten daha az olduğunu göstermektedir. Gerçekte, proje analizlerini içeren proje raporu çoğunlukla ekonomik ve finansal yönlere odaklanma eğilimindedir. Buna göre, proje raporunda daha az öneme sahip olan sözleşmeyi vermek, sözleşmeyi idare etmek vb. Gibi diğer alanlar ciddi aşınmaya neden olabilir.

Not:

Proje sonrası değerlendirmede gözlemler gereklidir ve gelecekteki projeler için paha biçilmez bir rehber olabilir. Bu tür değerlendirmeler sistematik olarak kaydedildiğinde ve Kurumlar ve Dernekler aracılığıyla yapıldığında, örnek proje örneklerini geliştirebilir ve kaynakların israfını büyük ölçüde önleyebiliriz.

Büyük projelerin proje ve proje yönetimi için dünyada çok sayıda Kurum / Topluluk vardır.

Bunlardan birkaçı:

ben. Amerikan Makro-Mühendislik Derneği.

ii. Büyük Ölçekli Programlar Enstitüsü, ABD

iii. ABD Proje Yönetimi Enstitüsü

iv. İngiltere'deki Büyük Projeler Birliği

v. Mitsubishi Araştırma Enstitüsü, Japonya.

vi. Japonya Projesi Endüstri Konseyi.

vii. Japonya'nın Mühendislik Geliştirme Derneği.

viii. İspanyolca Makro-Mühendislik Derneği.

ix. Avustralya Proje Yönetimi Forumu.

5. Proje Sonrası Değerlendirme Raporu:

Proje sonrası değerlendirme raporu, projenin uygulama sürecinde karşılaşılan büyük engelleri ve bu engellerin alternatif adımlar atılarak önlenip önlenemeyeceğini vurgulamalıdır. Raporda ayrıca Zaman ve Maliyet ile ilgili farklılıkların nedenleri de yer almalıdır - bu tür sapmalar öngörülen tahminlerin yüzde onundan fazladır.

Önemli bir aşım göz önüne alındığında, değerlendirme raporunun finansal uygulanabilirliğin gözden geçirilmesi de dahil olmak üzere iyileştirici önlemler önermesi de gereklidir.

Bu raporun normal içeriği ile birlikte kısa formatı aşağıda sunulmuştur:

(İyi sipariş uğruna, değerlendirme raporunun da tarih ile birlikte Proje Yöneticisi tarafından imzalanması gerekir.)

A. Gözlemler:

ben. Bütçelenen proje takvimine göre projenin uygulanmasında fiilen takip edilen faaliyetlerin faaliyetleri ve sırası.

ii. Bütçeye göre faaliyet başına harcanan zaman ve harcanan maliyet. Bütçeye göre fiyat artışının detayları.

iii. Hem Zaman hem de Maliyet açısından bütçenin% 10'undan daha fazla varyansın nedenleri.

iv. Çalışan olarak çalışan insan gücü:

(1) kendi personeli; fazla mesaiye izin verilir

(2) geçici işçiler ve sözleşmeli olarak üçüncü taraf istihdamı.

v. atanan büyük müteahhitler; yeterince deneyimli olup olmadıklarını ve performanslarını; makul olarak rekabetçi olsun olmasın, ödenen tazminatlar.

vi. Makine ve ekipman:

(1) Satın Alınan

(2) Makine saatleri kullanıldığında işe alındı.

vii. Faiz maliyetini artırmak için proje uygulaması için gereken kaynaklar - uygun ve zamanında temin edilebilir veya rasyonel ve / veya zamansız - olabilir.

viii. Teknik belirsizlikler ile karşı karşıya kaldı ve alternatif adımlar atıldı.

ix. Üstlenilen riskli alanlar için yedekleme stratejileri.

x. Fiyat, yeni düzenlemeler, politik müdahale, topluluk faktörleri vb gibi dış faktörlerin etkisi - ve sonuçları.

xi. Proje sahiplerinin müdahalesi.

B. Önerilen önlemler:

6. Proje Sonrası Değerlendirmeden Kaynaklanan Eylemler:

Proje sonrası değerlendirme aynı zamanda bu tür değerlendirmelerden kaynaklanan düzeltici önlemler için önerileri de içermektedir. Bulma ve ilgili öneriler duruma göre değişecektir. Proje tamamlandıktan ve varlıklar inşa edildikten sonra, projenin temel başarısı, ekonominin kendi başına kalması ve böylece yaşamını sürdürebilmesidir.

Uygulanan proje bir istihdam kaynağı olabilir, belirli bir pazarın ihtiyaçlarını karşılayabilir veya diğer küçük ve yan sanayilerin gelişmesinde rol oynayabilir. Ancak gerçek, hayatta kalmak ve sürdürmek için fayda sağlaması gerektiğine rağmen hala devam etmektedir. Bu amaç göz önüne alındığında, iyileştirici önlem önerileri değerlendirme sürecinde görselleştirilen ihtiyaca bağlı olacaktır.

Bu tür eylemler için olası olanaklar şunlardır:

A. Proje sonrası değerlendirme, proje aşımı bulduğunda yapılacak olası eylemler

Aşırı yük, proje maliyetlerini arttırır ve finansal karlılığı şu şekilde etkiler:

ben. Kullanılan sermayenin maliyetini arttırır;

ii. Amortisman maliyetlerini arttırır; ve

iii. 'Satış' kaybına neden olur.

Bu durumda, proje maliyetindeki artışın, proje uygulamasındaki operasyonel verimsizliklerin dışındaki değerlendirmelerden kaynaklanabilecek sebeplerden kaynaklanması durumunda, önerilerin ürün fiyatlarını - pazarın emebileceği ölçüde arttırması gerektiğidir. Piyasadaki fiyat artışına katlanabileceği zaman, verimsizliğin maliyeti elbette müşterilere aktarılmamalıdır!

Bu tür bir işlemden önce not edilmesi gereken noktalar şunlardır:

ben. Fiyatlarda ayarlamalar ancak taze bir pazar analizi yapıldıktan sonra yapılmalıdır.

ii. Aşılmasından sonra, proje DPR'de belirtilen detaylardan farklı bir finansal yapıya iner. Proje sonrası değerlendirme, yeni bir karlılık hesaplaması ve nakit tahmini ile haklı gösterildikten sonra “Haklar” hisselerinin / borçlarının halka açıklanmasını önerebilir.

B. Proje sonrası değerlendirmenin yeni teknolojiye ihtiyaç duyduğundaki muhtemel eylemler :

Zaten tamamlanmış olan projenin gerekli ve karlı kullanımı için teknoloji ithalatı gerekebilir. Durum, başlangıçta ele alınan teknolojinin belirsizliğinin bir sonucu olabilir veya teknolojik eskimeden kaynaklanıyor olabilir.

Önerilen ek teknoloji şunlar olabilir:

ben. karlılığı karşılamak için gereken kapasitenin artırılması; '

ii. bir yan ürün / ortak ürün geliştirilmesi; ya da

iii. pazarın ihtiyacı.

Amaç, daha önce inşa edilmiş olan altyapının ekonomik kullanımıdır.