Proje Yönetimi: Özellikler ve Sorunlar

Proje Yönetimi hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Proje Yönetiminin Özellikleri 2. Tüm Proje Yönetim Sistemini Kururken Karşılaşılan Sorunlar.

Proje Yönetimi Özellikleri:

Bir proje yönetimi, proje için planlama, zamanlama ve kontrol ve muhasebe görevini destekleyen bir sistemdir.

Proje yönetim sistemleri, çalışma ünitelerinin detaylı bir tanımına sahip olma özelliğine sahiptir.

Dört kategoriye ayrılırlar:

(a) Manuel yapılandırılmış sistemler

(b) Proje izleme sistemleri

(d) Tam proje yönetim sistemleri

(a) Manuel Yapısal Sistemler:

Bu sistem tüm projelerde sekiz ila on iki aşamalı standart bir yapıya sahiptir. Her aşama iş ürünü ve dokümanı ile kontrol edilir. İşin ilerlemesi, tahmini maliyet ve faydalara dayanan belirli kontrol noktalarında gözden geçirilir ve ilerlemek için karar yönetime bırakılır.

(b) Proje İzleme Sistemleri:

Bu sistem, proje faaliyetlerinin bir listesini ve bütçelenmiş harcamalarını, maliyet tahminleri gibi gerçek program gerçekleştirme raporlarını sunar. Bu sistem proje planlama tesisini içermez.

(c) Proje Ağ Sistemleri:

Bu sistem, iyi bilinen Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) tekniğini kullanır. PERT, iyi tanımlanmış faaliyetlere sahip projeleri planlamak ve kontrol etmek için kullanılan bir ağ modeli kullanımı örneğidir. Bunu başarmak için zaman alan faaliyetlere dayanmaktadır. Bu nedenle, proje ağ sistemleri, maliyetleri kontrol etme konusunda özel olmayan programları planlama ve kontrol etme için en uygun olanlardır.

(d) Tam Proje Yönetim Sistemleri:

Bu sistem planlama, iş tanımı, izleme ve raporlama gibi fonksiyonları yerine getirir. Planlama bir iş dökümü yapısı, tüm projelerin ağ kabiliyeti, kaynaklar, zamanlama ve “Analiz kabiliyeti nedir” sorusunu içerir. “Hangi iş göremezlik, bir projenin başı dertte olduğunda ya da yönetim planını değiştirdiğinde, yönetime alternatif eylem dersleri almada yardımcı olacaktır.

İş tanımı, aşamalara, faaliyetlere ve kontrol noktalarına göre projeler yapılandırmayı, bir ağ arasında ilişki hazırlamayı, faaliyetler için performans süresini belirlemeyi, bu faaliyetlerin performansını tanımlayan prosedürleri oluşturmayı ve faaliyetler için dokümantasyon standartlarını tanımlamayı içerir.

İzleme işlevi, işin ilerlemesine, verilerin düzeltilmesine ve kaynak tahsisi ücretlerine ilişkin verilerin toplanmasını ve doğrulanmasını sağlar. Raporlama işlevi, yönetim, proje liderleri, proje çalışanları ve muhasebe için proje raporunun hazırlanmasından sonra bakar. Bu raporlar önceki planlarla karşılaştırılabilir.

Tam Proje Yönetim Sistemini Kururken Karşılaşılan Sorunlar:

Tam bir yönetim sistemi kurarken ortaya çıkması gereken üç ana sorun var, hangisine uyulmalı?

(a) Yetersiz destek

(b) Orantısız maliyetler

(a) Yetersiz Destek:

Tam bir proje yönetim sisteminin başarılı bir şekilde kurulmasının yararı, yalnızca sistemle çalışan bir grup organizasyon çalışmasından elde edilir. Çabalarıyla, sistem onlara projenin bilgisine ilişkin bilgileri sağlayabilir.

(b) Oranın Dışındaki Maliyetler:

Sistem kurulurken kurulum maliyetleri ve sistemin işletme yıllık maliyetleri dikkate alınmalıdır. Proje yönetim sistemi paketinin tamamının satın alma fiyatı, analistlerin ve programcıların yıllık maaşlarının% 5'inden daha fazlasını kurallara uygun olarak aşmamalıdır.

(c) Gerçekçi bir Anlayış eksikliği:

Tam proje yönetim sistemi, tam proje yönetim sisteminin bir projenin durumunun tam bir resmini sunacağını yanlış anlamaya karşı olduğu gibi iki önemli bilgi türünü sağlamayacaktır.

İki rapor, sadece teknik incelemeler yaparak tamamlanan ve beklenen işin kalitesidir. Beklenen sorun hakkında bilgi, periyodik el ile raporların hiyerarşisini ortaya koyarak elde edilebilir.