Satın Alma Politikası ve Prosedürü

Satın Alma Politikası ve Prosedürü!

Satın Alma Politikası ve Prosedürü:

Malzeme yönetiminin en önemli faaliyeti bir kuruluşun satın alma politikasıdır. Satın alabileceğiniz farklı sistemler var. Kabul edilecek sistem çeşitli faktörlere (talep, arz, fiyat, satıcı, malzeme türü, tüketim şekli, örgütsel yapı, geçmiş emsaller, prosedürler, karar verme, yedek parça ve mevsimsel mallar, vb.) Bağlıdır.

Eskiden ve hatta bugün dünyanın bazı bölgelerinde, takas sistemi alım yapmakta, yani mal alışverişi yapan mallarda yaygındır. Modern dünyada, bu sistem atılıyor ve para baskın bir rol oynuyor. En uygun değiş tokuş ortamı olarak kabul edildi. Satın alımlar nakit olarak yapılabilir.

Malzemeler de kredi bazında satın alınabilir. Satın alma işleminde iyi düzenlenmiş bir satın alma prosedürü herhangi bir kuruluş tarafından takip edilebilir. Her satın alma sistemi ve prosedürünün kendi yararları ve sınırları vardır. Sistem bir organizasyonun gereksinimlerine uyan böyle olmalıdır.

Satın alma politikasının amacı, gerekli malzemeyi doğru miktarda ve doğru kaynaktan doğru zamanda doğru kaynaktan satın almak, satın alımlara yatırılan miktardan azami faydayı elde etmektir.

Büyük kuruluşlar iyi tasarlanmış bir yazılı satın alma politikasına sahiptir ve sistem denetime tabidir.

Nakit Alımları:

İdeal bir satın alma politikası, nakit alımı yapmayı amaçlar. Bu tür eşyaları satın almanın ana nedeni, bunlara acilen kuruluş tarafından ihtiyaç duyulmasıdır. Piyasadan tek bir ziyaretle satın alınması gereken farklı bölümlerin nakit bazında satın alınması gereken öğelerin gruplandırılması önerilir.

Bu, sipariş maliyetini önemli ölçüde azaltır. Bazı ürünlerin satın alınmasında kurumların çoğunun izlediği normal uygulama, üç yazılı veya sözlü alıntı yapılmasıdır. En düşük teklif sırayı alır.

Telefon siparişleri, satın alma maliyetini önemli ölçüde azaltmada yardımcı olur. Piyasadan nakit olarak sıkça satın alınan ürünlerin bir listesi önceden satın alma yöneticisi tarafından hazırlanır.

Ayrıca, imprest alım sistemini birçok kuruluş takip ediyor. Bu sistem kapsamında, farklı bölüm başkanlarına, kendi bölümleri için farklı kalemler almaları için verilen faiz miktarıdır. Tutar, yıllık limite tabidir.

İhale alım sistemi:

Bu sistemi, malzemeleri en rekabetçi ve makul fiyatlarla temin etmek için takip edilir. Ayrıca, belirli tedarikçilere gereksiz iyilik yapma şansını da ortadan kaldırır. Bu, farklı tedarikçilere fırsat tanır ve bir veya iki tedarikçinin tekelini bozar. Farklı tedarikçilerden tedarik edilen kapalı teklifler davet edilir ve en düşük fiyata istenen kalitede malzeme sunan kişiye sipariş verilir.

Bu yöntem, değerleri çok yüksek olan kalemleri satın almak için özel ve kamu sektörünün farklı teşebbüsleri tarafından başvurulur. Bu yöntemin en büyük dezavantajı, malzemelerin tedarikinde sağlama süresinin diğer sistemlere kıyasla daha uzun olmasıdır.

Genellikle bu yöntemde üç tür teklif kullanılır; açık teklif, sınırlı teklif ve tek teklif. Açık ihale sisteminde, gazetelerde ilanlar, ünün farklı ticaret dergileri verilir. Başvurular alındığında, teklif formları isteklilere yapılır.

İhale formu, muhtemel tedarikçilerden bilgi gerektiren çeşitli sütunlar içeren önemli bir belgedir. Bilgiler yatırılacak en ciddi paraya, tedarik şartlarına ve koşullarına vb. İlişkindir.

İstekliye tekliflerini belirtilen süreye kadar vermek için yeterli süre verilir, teklifler alınır ve sabit tarihte teklifler açılır. En düşük fiyatı veren tedarikçiye sipariş verilir.

Açık teklifin önemli dezavantajı, sorumsuz teklif sahibinin teklifidir. Bazen, en düşük fiyat, böyle bir teklif veren tarafından malzeme maliyetinin altında bile fiyatlandırılır. Bu tür bir teklifi kategorik olarak reddetmek için uygun teknik ve diğer sebepler belirlenmeli ve tüm ihale komisyonu üyelerinin imzaları alınmalıdır.

Sınırlı teklifler, gerçek itibarın tedarikçilerine sipariş verilmesini içerir. Sınırlı teklifler kayıtlı ve diğer bilinen tedarikçilerden davet edilir. Teslim süresi sınırlı ihale sistemi altında önemli ölçüde azalır.

Sistem genellikle teklifin değeri çok yüksek olmadığında yapılır. Tescilli kalemler, tekli ve tekel kalemler halinde tek kaynaklı ihale kabul edilir. Politika konusu olarak kız kardeşi endişelerinden, eğitim düzeninden veya yabancı işbirlikçilerden yapılan alımlar tek bir teklif konseptinden hariç tutulmuştur.

Puan ve Çalışan Sözleşme:

DGS ve D gibi bazı merkezi kuruluşlar (Mallar ve Elden Çıkarmalar Genel Müdürlüğü), tedarikçiler için belirli bir süre için geçerli olan oranlar konusunda bir sözleşme yapar. Ücret sözleşmelerinde sadece ücretler belirlenir. Devam eden sözleşmelerde, % 25'e varan varyansa kadar miktar değişikliği ödeneği de mümkündür.

Merkezileştirilmiş kuruluşlar, çeşitli bileşenlerinden (şubelerinden) alıcıların ihtiyaçları hakkında bilgi toplar ve muhtemel tedarikçilerle ihale sistemini üstlenerek sözleşme yapar.

Bu sistem, gerekli miktarların daha yüksek olduğu ve girilen oranların rekabetçi olduğu durumlarda gerçekleştirilir. Merkezi Yeni Ajans'ın bir başka örneği de, Delhi burada gösterilebilir. Ajans, alıcılar için farklı türden dergi, kitap ve dergi düzenler ve bu satın alma sistemi üzerinde hareket eder.

Büyük iş evleri, farklı alanlara dağılmış birkaç şubesi ile bu sistemi uygulayabilir. Farklı tedarikçilerin oran sözleşmelerini Tedarikçiler Genel Müdürlüğü'ne ve Bertaraf Satışları ile ilan etmeleri ve satışlarının hacmini arttırmaları yaygın bir uygulamadır.

Alt Sözleşmeler:

Fasılalı tip endüstriler söz konusu olduğunda, bu satın alma sistemi genellikle üstlenilir. Bazı bileşenler ve alt montajlar, bu ürünlerin imalatında uzmanlaşmış alt yüklenicilerden tedarik edilmiştir. Bileşenleri taşeronlardan satın alma kararı, pek çok faktöre bağlıdır; üretim maliyeti, teknolojinin kullanılabilirliği ve uzmanlık avantajları vb.

Taşeronluğun temel avantajı, taşeronun bu konuda uzmanlaşmış olması ve genel giderlerinin daha az olması ve işlerin sınırlı finansmanla ve küçük ölçekli olarak başlatılabilmesidir. Meclislere ve diğer bileşenlere veya aksesuarlara daha ucuz bir oranda tedarik yapacak konumdadır. Kuruluşun, bileşenleri aynı üretim yerine taşeronlardan satın alması kesinlikle faydalıdır.

Taşeron firmanın seçiminde, akılda tutulması gereken en önemli husus, taşeronun teslimat planını koruyabilmesi ve bileşenlerin istenen kalitesini koruyabilmesidir. Zamanında teslimat ve uyumu sağlamak için taşeron şirketleri takip etmek kuruluşun çıkarına olacaktır.