Satın Alma Fonksiyonu

Bu makale, malzeme yönetiminde satın alma işlevine genel bir bakış sunmaktadır.

Satın alma fonksiyonu:

Satın alma fonksiyonu, üretim fonksiyonunun bir parçasıydı ve organizasyonda çok az statü kazandı.

Bununla birlikte, son birkaç on yıl boyunca, satın alma faaliyeti herhangi bir işletmenin başarısına yaptığı katkının tanınmasıyla birlikte artmıştır ve şimdi kendi başına ayrı bir işlev olarak kabul edilmektedir.

1. Etkin satın alımın (ya da sık sık denilen alımların) bir kuruluşun maliyetleri üzerindeki muazzam etkisinin dikkate alınması ilginçtir. Akılcı satın alarak satınalma departmanı hemen kar üretebilir.

Bu nedenle satın alma ile ilgili olanlara düşen büyük sorumluluk açıkça görülmektedir. Bu, artan örgütlenme büyüklüğü, malzeme ve bileşenlerin artan karmaşıklığı ve modern pazarda karşılaşılan aşırı rekabet nedeniyle ortaya çıkmıştır.

2. Satın alma işlevi, bu işi yapanların büyük ölçüde kendi endüstrilerine bağlı olmaları bakımından diğerlerinden farklıdır. Bununla birlikte, satın alma fonksiyonu içinde birçok endüstri ve diğer işletme türleri için ortak olan birçok faaliyet vardır.

Ortak Satın Alma Faaliyetleri:

Çoğu sektörde ortak olan faaliyetler:

(a) Tüm alıcıların, hammadde, imal edilmiş bileşen veya toptan ve perakende alım satım mallarında olduğu gibi, alım yapmak zorunda oldukları pazarlar hakkında geniş bir bilgiye sahip olmaları gerekecektir. Bilgi, tedarikçilerin güvenilirlik ve teslimat performansı ile ilgili olarak nasıl performans göstereceğine uzanacaktır.

(b) Çoğu imalat endüstrisinde, alıcıların kesin gereksinimlerini tespit etmek için üretim departmanı ile yakından etkileşim kurmaları gerekecektir. Perakende satışta alıcı, işletmenin tüketici davranışlarını ve tutumlarını zevk ve taleplerini yakından izlemesi gerektiği için işletmenin başarısında kilit bir role sahiptir.

(c) Envanter kontrolü, satın alma görevlisinin doğrudan sorumluluğunda olsa da olmasa da, üretimin veya satışın sürekliliğini sağlamak için yeterli malzeme veya bileşen tedariki sağlamaktan sorumludur. Alıcı bunu düzenli teslimatlar için tedarikçilerle yapılan sözleşmelerle veya gerektiğinde ve gerektiğinde kullanılacak stokları oluşturarak yapabilir.

İlki, mağazada bağlı minimum sermayeyi tutar ancak tedarikçilerin teslimat taahhütlerini yerine getirmeme riski her zaman vardır. Tedarikçiler, sırayla, malzemelerin veya bileşenlerin hazır olmasını sağlamaya çalışırlar.

(d) Çoğu kuruluşta satın alma departmanı, alış fiyatlarının ve kredi şartlarının müzakere edilmesinden sorumludur.

(e) Satınalma ayrıca sipariş edilen ve faturalandırılan malların gerçekten alındığından ve alınan fiyatın belirtilen fiyatların alınmasından da sorumludur. Riski taklit etmek için, siparişleri doğrudan vermeyen kişiler tarafından gerekli kontroller yapılmalıdır.

(f) Satın alma, tedarikçilerin kalite ve teslimat tarihleriyle ilgili taahhütlerini yerine getirmelerini sağlamak için beklenen teslimatları sürekli olarak izleyecektir.

(g) Satın alma, piyasayı sürekli olarak araştıracak

(i) Daha iyi ürünler, fiyatlar, şartlar veya teslimatlar aramak;

(ii) Ana kaynağın herhangi bir nedenden dolayı aniden başarısız olması durumunda teslimatların sürekliliğini sağlamak için alternatif tedarikçiler bulmak.

Diğer Fonksiyonlarla Satın Alma İlişkileri:

1. Satın alma departmanı muhtemelen, organizasyon boyunca diğer tüm departmanlardan daha işlevsel departmanlarla doğrudan ilişki içindedir.

2. Üretim ve benzeri sanayi işletmelerinde birincil ilişkisi, üretim mühendisliği, üretim planlama ve üretim kontrolünün üç yönüdür. Hem ekipmanın hem de malzemenin kullanılabilirliği ve maliyetleri konusunda tavsiyelerde bulunarak üretim mühendisliğine hizmet eder.

Satınalma departmanı, tüm uygun tedarik kaynaklarını sürekli araştırmasıyla, bu önemli konularda tavsiyelerde bulunacak geniş bir bilgi ve deneyime sahiptir. Üretim planlaması için benzer bir hizmet, üretimin etkin bir şekilde planlanması durumunda malzemelerin mevcudiyeti ve devamlılığı ile ilgili bilgilerin hayati olduğu durumlarda verilir.

Aynı şekilde, üretim kontrolü, satın alma departmanının faaliyetlerinden faydalanmaktadır, çünkü bu departman, tedarikçinin teslimat performansını izlemek ve ana tedarik kaynaklarında gecikmeler veya aksaklıklar meydana gelirse veya yakın gelecekte ortaya çıkması muhtemel ise alternatif tedarik kaynaklarını bulmakla ilgilenmektedir.

3. Satınalma departmanının pazarlama fonksiyonu ile doğrudan bir ilişkisi vardır. Bunun nedeni, müşterilerin özellikle malzeme kalitesiyle ilgili görüş ve şikayetlerinin, neyin satın alındığı ve bazen nerede olduğu üzerinde doğrudan bir etkiye sahip olmasıdır.

4. Satın alma finansla da çok ilgilidir: Satın alma departmanı herhangi bir organizasyonda önemli bir spender'dir. Bu nedenle, hesap departmanı ile bağlantısı açıktır. Ödeme süreleri ve nakit indirimlerle ilgili kredi koşulları, gerçek alım fiyatları kadar önemlidir.

Yine, doğru alım zamanlaması işletme sermayesi üzerinde olumlu bir etkiye sahip olabilir. Örneğin, kredi vadesi, teslimatı takip eden ayın sonunda havale için ise, ödemenin yapılmasından önce bir ayın ilk haftasında teslimat için verilen siparişler iki aylık krediye izin verir.

Bu tür cihazların çoğu, satın alma departmanı tarafından organizasyonun finansal yönünden faydalanmak için de kullanılır, örneğin, sık sık, örneğin alıcı kuruluş için iyi bir pazarlık yapabilir ve etkin bir satın alma memuru her zaman uyanık olan ve Böyle uygun tekliflerden yararlanabiliyor.

Öte yandan, depolama maliyetlerinin kolayca absorbe edebileceği için uygun fiyatlar ile yapılan tasarrufları sağladığı için ihtiyatlılık her zaman geçerli olmalıdır.

Satın Alma Politikası:

Diğer işlevlerde olduğu gibi, ortaya konulan satın alma ile ilgili net bir politika olmalıdır. Bu, elbette, nihayetinde üst yönetimin sorumluluğudur, ancak satın alma görevlisinin bu konuda vereceği öneride bulunacaktır:

1. Muhtemelen göz önünde bulundurulması gereken ilk satın alma politikası kalemi, taşınacak stokların seviyesi olacaktır. Tedarikçiler tarafından yapılan normal teslimat şekli bunu belirleyebilir. Tedarikler genel olarak sabitse, devam eden sipariş edilen malların alınmasına güvenilebilir, ancak kararsızsa üretime düzenli girdi sağlamak için bir stok oluşturmak daha akıllıca olabilir.

Mağazaların tutulması maliyetleri, miktar indirimleri, üretim durmalarının olası mali etkileri ve bozulma ve hırsızlığa karşı kırılganlıkların tümü bu kararın alınmasında rol oynayacaktır.

2. İkincisi, bazı hammaddeler geniş fiyat dalgalanmalarına maruz kalmaktadır. Bu yüzden düşük fiyatlarda mevcut olduklarında büyük miktarlarda alım yapmak hem rasyonel hem de karlı olabilir. Bunu yapmanın iki avantajı var. Birincisi, üretim departmanı düşük satış fiyatlarına yol açacak düşük fiyatlı girdilerden faydalanacak.

Bu, nihai ürünlere rekabetçi bir fiyat avantajı sağlayacaktır. Alternatif olarak, şirketin maliyeti için bir pazar varsa, düşük maliyet daha yüksek kar elde etmek için bir fırsat verebilir. İkincisi, hammadde fiyatları yükseldiğinde kuruluş, artı stoklarını kârlı bir şekilde elden çıkarabilir ve böylece sadece stokları tutarak bir kazanç sağlayabilir.

3. Üçüncüsü, satın alma politikasının bir parçası olacak malzemelerin satın alınması için kısa veya uzun vadeli sözleşmelere giriyor mu, yoksa gerçekten gerçekte ihtiyaç duyulduklarında piyasaya gitmek için politika mı olacak? Fiyatlar genellikle yükseldiğinde veya arz zor veya belirsiz olduğunda böyle bir uygulama çekicidir.

Öte yandan, bir tedarikçiye sabit fiyatlarla taahhüt edilmesi, fiyatların aniden düşmesi veya yükleniciden gelen tedariklerin bir sebepten dolayı başarısız olması durumunda zarar verici olabilir.

Verimli Satın Alma Amaçları:

Etkili satın alma hedefleri, satın almak için ifade edilebilecek “yedi hak” ile belirlenebilir:

a. SAĞ mallar

b. DOĞRU fiyata

c. SAĞ miktarda

d. SAĞ kalite

e. doğru zamanda

f. SAĞ yere teslim

g. SAĞ açısından

Bunlar, verimli satın almanın yedi yönü - kendi kendini açıklar ve tüm satın alma işlemlerine girer.

Stok kontrolü:

1. Malzeme ve bileşen stoklarının satın alma fonksiyonunun sorumluluğunda olup olmadığı sorusu evrensel bir cevaba sahip değildir. Bazı teşebbüslerin, bu kalemlerin fiziki mevcudiyetinin üretim fonksiyonunun bir parçası olması temelinde üretim kontrolü altında bu tür stokları vardır.

Diğerleri, satınalma departmanı satın alma işleminden sorumlu olduğu için stokları kontrol etmek ve hesaba katmak bu departmanın sorumluluğundadır. Diğerleri, depolama ve stok kontrolünün, özellikle tutulan stokların finansal değeri genellikle çok önemli olduğundan, her ikisinden de ayrı bir bölüm olması gerektiğine inanmaktadır.

2. Bu üç bakış açısı, yalnızca operasyonların bir sahada veya çok az sayıda yakın alanda gerçekleştirildiği ve büyük ölçüde imalat faaliyetleriyle ilgili olduğu durumlarda gerçekten ilgilidir. Sahada operasyonların yapıldığı bina inşaatı gibi diğer endüstriler ve aktiviteler de onlar için cevaplandırılmış sorulardır. Örneğin, her şantiye ve her inşaat mühendisliği sahası, zorunlu olarak, site yöneticisinin doğrudan kontrolü altında bulunan materyal ve bileşenlere sahip olmalıdır (adı ne olursa olsun).

3. Stoklama ve stok kontrolünün temel amaçları, kuruluşun operasyonları için gerekli malzemelerin ve bileşenlerin yeterli akışını sağlamak, elde edilen stokların iyi fiziksel durumunu ve güvenliğini sağlamak ve yapılan stokların güvenliğini sağlamak için operasyonel gerekliliklerle minimum düzeyde tutmaktır. Dolandırıcılık ve hırsızlık olanakları mümkün olduğunca.

Bu amaçları gerçekleştirmek için gereken prosedürler, tutulan mağaza türlerine, fiziksel kullanımlarına ve kullanım oranlarına göre değişecektir.

4. Son olarak, stok (lar) kelimelerinin ve depoların ortak kullanımı yoktur ve çoğu zaman aynı anlamda kullanılırlar.