Bir İş Toplantısı Yürütmede Başkanın ve Katılımcıların Rolü

Bir İş Toplantısı Yapımında Başkan ve Katılımcıların Rolü!

Bir toplantı yürütürken, Bir toplantı gerekli görülürse, amacının açık olması gerekir. Yasal bir gereklilik mi, rutin mi yoksa zamanın gerekliliği mi?

Sadece temel partiler aranmalı ve gerekli tüm kişiler çağrılmalıdır. Bazen bir toplantıya çağrılan kuruluşun dış denetçileri vardır - denetçi, avukat, vb. Katılma çağrısı açık ve zamanında ve uygun yetki altında olmalıdır. Zaman vesilesiyle ve üyelerin uygunluğuna göre belirlenmelidir. Ayrıca, süre yeterli olmalı, ancak çok uzun olmamalıdır. Kişi onu tutmak için uygun bir yer seçmek zorundadır. Mekan buluşma için hazırlanmalı olabilir. Toplantının amacına ulaşmak için, toplantı sahibinin üzerinde tartışma yapılacağı belirli noktaları görselleştirmesi gerekir. Bilgilendirici, danışma veya ikna edici - Yine tartışma tarzını belirlemek zorundadır.

Bir Toplantıda Başkanın Rolü:

1. İşlemlerin genel sorumluluğunu üstlenin:

Toplantı sahibi (genel olarak sandalyeye danışarak) toplantı gündemini belirledikten sonra, başkan toplantı gündeminin ve amacın yerine getirildiğini görmek zorundadır.

2. Yetkili olduğundan emin olun:

Toplantıya başkanlık etmeyi kabul etmesi gerekir, ancak onu yönetme konusunda yetkin olduğunu düşünüyor. Başkanın görevi genellikle döndürülür.

3. “Kendiniz yapmayın”:

Başkan, esas olarak bir tartışmayı teşvik etmek için orada, hepsini sağlamaz. Yeteneği, üyelere toplu olarak karar verdikleri konuları hissettirmelerinde yatmaktadır.

4. Yönerge fiillerinin kullanımı:

Başkan, toplantıda üyelerin gerekli girdileri vermelerini sağlamak için teşvik edici fiiller kullanabilir: kanıtlamak, kanıtlamak, kısaltmak, yeniden değerlendirmek, sınıflandırmak, tanımlamak, açıklamak, detaylandırmak, açıklamak, gözden geçirmek, açıklamak, özetlemek, basitleştirmek.

5. İsimleri kullanın:

Yakınlık yaratmak için adlarını kullanarak (mevcut kültür ve geleneklere göre) üyelerden daha fazla faydalanabilir.

6. “Trafik polisi olun”:

Başkan fikir trafiğini yönlendirmek zorundadır. Savunma (kaleci) veya bir vaiz (öğretim görevlisi) olmamalıdır.

7. Amacı belirtiniz:

Toplantının başlangıcında, amacı ve tekrar gündemdeki her yeni maddenin tanıtımında belirtmeli, böylece üyelerin ne yapmaları gerektiği konusunda net olmaları - incelemesi, önermesi veya kabul etmesi gerekir.

8. “Tercihinizi açıklama”:

Başkan bu amaç için kendi fikrini saklamalıdır.

9. Konuşmayı konu ile sınırlayın:

Üyeler konuşkan olabilir, sıkışmış olabilirler. Başkan, bir tipi durdurmalı ve diğerini teşvik etmelidir.

10. Prosedürü izleyin:

Bir organizasyon - ya da yasa - belirli bir prosedürün izlenmesini gerektirebilir. Başkanın bunu bilmesi ve uygulaması gerekiyor.

11. Zamanı koruyun:

Toplantı, zamanında başlamalı, gündemi tüm meselelere orantılı zaman ile örtmeli ve zamanında kapanmalıdır. Uygulamada, ilk maddeler çok fazla zaman alır ve son maddeler de aceleye getirilir.

12. Zamanın% 20'sinden fazlasını konuşmayın:

Çeşitli öğeleri birbirine bağlamak ve üyeleri yönlendirmek zorundadır. Bunun için o baş konuşmacı. Ancak deneyim, adalet adına% 20’nin konuşmasının sınırı olduğunu söyler.

13. Ruh halinize cevap verin:

Bu gerçekten işin özü. Başkan havayı ayarlayabilir ve eğer bir olay ya da bir üyenin konuşması yanlış bir ruh hali ayarladıysa, onu dönüştürmek zorundadır. Mizah, saptırma bile kullanabilir ve ruh halini doğru tutmak için tüm kişiliğini genişletebilir. Üyeler hazır olduklarında kararlar alınır.

14. Uyuşmazlıklara müdahale:

Eğer üyeler kendi aralarında tartışırlarsa, başkan içeri girmek ve onları piste getirmek zorundadır.

15. Doğru kayıt için düzenleyin:

Bir toplantının işlemlerinin fiilen kaydedilmesi gerekir. Başkan toplantı sırasında bunu sağlamak zorundadır. İş yetkili bir kişiyle birlikte olmalı ve denetlenmesi gerekebilir. Başkanın yanına oturmalı.

16. Mevcut olanlara katılın:

Mevcut olanlara ve olmayanlara odaklanmalıdır. Bu özellikle katılımın düşük olduğu bir toplantıya başlamak için geçerlidir. Tabii ki, toplantı nisabı gerektirebilir (gerekli asgari katılım).

17. Spot konularla ilgilen:

Toplantı sırasında ortaya çıkan sorunların üstesinden gelmek için, özellikle de toplantı izni ile yeni konulara açık olduğunda, uzmanlığa ve zihnin varlığına sahip olmak zorundadır.

18. Dokunma ile "hayır" deyin:

Analoji, alıntı, emsal, sağduyulu ve iyi niyet kullanarak, başkan istenmeyen sorunları ele almak zorundadır. (Bir senato üyesi bir keresinde “Savaş sona erdi, orduyu yarıya indirmeliyiz” dedi. Başkan, “Aynı zamanda düşmanın ordusunu da yarıya indirmesi gerektiğini çözmeliyiz” dedi.)

19. Toplantıdan sonra:

Başkan, alınan kararlardan doğan yükümlülükleri yerine getirmek için zamanında takip işlemi yapıldığını görmelidir. Tutanakları yazılı ve kontrol ettirmeli.

Bir toplantıdaki katılımcıların rolü:

1. Ödev yap:

Bir toplantının amacı bilindikten sonra, katılımcının rolünü görselleştirmesi ve toplantıda kullanılmak üzere bilgi ve girdiler üretmesi için toplaması gerekir. Rol ayırmak için diğer üyelere danışabilir.

2. Dakik olun:

Hindistan'da biz zamanında olmanın gerekliliğini özellikle vurgulamalıyız. Trenler, otobüsler ve uçaklar rutin görüşmeler için dakik olmayı öğrendiğimizde zamanında çalışacaktır.

3. Aktif olarak katılın:

Bir üye dikkatle dinlemelidir (böylece söylenenleri özetleyebilmelidir). Ne konuşacağını planlayıp, kesin ve kesin olarak söylemeli.

4. PREP formülü:

Akılcı ve güçlü olmalı. PREP şu anlama gelir:

Konumunuzu belirtin

Sebep

Örnekler ver

Konumunuzu Yeniden Düzenleyin

5. Yeteneğinizi gösterin:

Bir buluşma, birinin yeteneğini göstermek ve faydalı fikirler vermek için kredi almak için bir fırsattır.

6. İnisiyatif al:

Bir üyenin bir hareket önerebileceği durumlar olabilir veya doğru ses geldiğinde ikinci bir hareket belirleyebilir. Bu çabukluk gerektirir. Francis Bacon, “Konferans hazır bir adam yapar” diyor.

7. Kurallara uyun:

İzin verildiğinde konuşmalı. Çapraz konuşmadan kaçınmalı.

8. Sorumluluk alın:

Görevler atanırken, uygun sorumluluklar almak için bir üye öne çıkmalıdır. Eğer kendisine bir görev verilirse, istekli bir kabul de bir dinamizm belirtisidir.

9. Kabul edilebilir şekilde katılmıyorum:

Tüm farklılıklar nezaket ve arkadaşça bir duygu ile ifade edilmelidir.

10. Buluşmayı yönlendirmek için yardım:

Eğer toplantı yoldan çıkıyorsa, başkana rotasını devam ettirmesini hatırlatabilir.

11. Önceki tartışma ile ilgili kalın:

Toplantıya herhangi bir katkı önceki tartışma bağlamında yapılmalıdır. Önerilen bir fikrin tekrarlanması gerekmiyor, ancak biri onu değiştirebilir veya geliştirebilir.

12. Dahil olun:

Üye, kendi çıkarları doğrultusunda, kolektivizme katılmalı. İyi bir katılımcı iyi bir lider haline gelir - tıpkı iyi bir askerin iyi bir general yapması gibi.