Denetim Yönetimi: Denetim Denetiminin Uygun Açıklık Alanının Belirlenmesini Etkileyen Faktörler!

Uygun kontrol / denetim yönetimi kapsamının belirlenmesini etkileyen önemli faktörler şunlardır: 1. işin niteliği 2. denetim otoritesinin kabiliyeti 3. astların yeterliliği 4. personel hizmetlerinin kabiliyeti 5. denetim otoritesi 6 ile zaman ve enerjinin mevcudiyeti. yetki delegasyonu 7. ademi merkeziyetçilik 8. süpervizörün ihtiyaç duyduğu planlama 9. objektif standartların kullanılması ve 10. denetlenen fonksiyonların bölgesel sürekliliği!

1. İşin doğası:

Kontrolün kapsamı, denetçinin karşılaştığı faaliyetlerin ve sorunların niteliğine ve bunun da üretimin niteliğine ve büyüklüğüne bağlı olacaktır. Denetim otoritesinin belirlenmiş kurallara göre rutin bir iş çıkarması durumunda, onun altındaki çalışanlara fazla zaman ayırmasına gerek yoktur.

İş doğada tekrarlı olduğu için, denetim veya kontrol süresi daha büyük olabilir. Başka bir deyişle, bir denetleyici, altındaki daha fazla çalışanı kontrol edebilir. Öte yandan, karmaşık ve karmaşık işler söz konusu olduğunda, denetim otoritesinin çok sayıda işçiyi etkin bir şekilde kontrol etmesi zor olacaktır. Bu gibi durumlarda kontrol aralığı dar olacaktır.

2. Denetçinin yeteneği:

Denetim otoritesinin kabiliyeti ve kabiliyeti, açıklığın belirlenmesini büyük ölçüde etkiler. Özel bilgi ve teknik beceriye sahip, yüksek nitelikli ve deneyimli bir süpervizör, nitelikli ve deneyimli olmayan bir süpervizörden daha geniş bir kapsamda etkin bir şekilde üstlenebilecektir.

3. Astların yeterliliği:

Denetim denetiminin kapsamı, denetleyici tarafından denetlenecek olan astların kalitesinden de büyük ölçüde etkilenir. Eğer astları büyük bir tecrübe sahibi ise, çok çalışkan ve işlerinde iyi eğitilmişlerse, gözetmen çok sayıda işçiyi yönetebilir ve daha fazla olabilir. Denetim otoritesi işçilerin performansına güvenebilir ve onlara talimatlar verildikten sonra onları tekrar tekrar yönlendirmesi gerekmez.

Denetim otoritesinin kontrolü altındaki personel deneyimsiz ve verimsiz ise (yeni gelenlerden oluşuyorsa), astlar her an denetim otoritesine ve daha sonra açıklama ve rehberlik için başvuracaktır. Böyle bir durumda kontrol aralığı dar olacaktır.

4. Personel hizmetlerinin yapabilmesi:

“Personel” terimi, hat yetkililerine rehberlik, danışmanlık ve uzman görüşü için hat organizasyonunda uzmanların atanması anlamına gelir. Süpervizör ya da üst düzey yönetici, personel tavsiyesi ile büyük ölçüde faydalanır ve rahatlar. Çok sayıda astı yönetebilir ve açıklık büyük olacaktır. Eğer personel hizmetleri bulunmuyorsa, bir denetim otoritesinin kontrolüne daha az sayıda bağlı kişi katılmalıdır; bu da dar aralıklara neden olacaktır.

5. Denetçiyle zaman ve enerjinin mevcudiyeti:

Denetim otoritesinde zamanın bulunabilmesi, kendisi tarafından ele alınan basit veya karmaşık sorunların türüne bağlı olacaktır ve rapor hazırlama ve planlama gibi başka birçok şey yapması gerekir. Eğer bu karmaşıklıklarla meşgulse, çok sayıda astı idare edemeyecektir. Burada kontrol aralığı dar olacaktır.

6. Yetki devri:

Etkin bir şekilde örgütlenmiş ve yapılandırılmış bir işletmede, yönetim, üst düzey ilişkilerin sıklığını ve ciddiyetini etkileyip en aza indirebilir ve böylece kapsamını arttırabilir. Kötü tasarlanmış bir kuruluş, astların danışmanlığı ve rehberliğinde yöneticinin orantısız zamanını kullanır.

Belirsiz veya yetersiz otorite delegasyonunda kontrol açıklığını etkileyen verimsiz organizasyonun önemli bir belirtisi bulunur. Eğer astın ne yapması beklendiği konusunda net değilse veya otoritesinin kapsamı dışında bir şey yapması için çağrıda bulunulursa, üst düzey yöneticiden daha fazla talep yapacak ve bu nedenle kapsamını azaltmak için çalışacaktır.

Astların görevlerini yerine getirmek için yeterli yetki verilmiş otorite olması ve yetkilerinin net bir şekilde tanımlanması durumunda, uygun şekilde eğitilmiş astlar, yaşlıların zamanını ve dikkatini önemli ölçüde azaltacaktır ve bu sayede kapsamını arttırmaya yardımcı olacaktır.

7. Yerelleşme derecesi:

Eğer bir yönetici çok sayıda karar verecekse, astının çalışmalarını denetlemekten kaçınmak için daha az zamanı olacak ve bu nedenle dar bir aralıkta çalışması gerekir. Öte yandan, ademi merkeziyetçi bir kuruluş altında faaliyet gösteren bir yönetici, programlanmış kararlar verme yükünün çoğundan kurtulur ve bu nedenle nispeten daha fazla sayıda astın denetimini göze alabilir.

8. Denetim otoritesinin ihtiyaç duyduğu planlama:

Bu faktör, yürütmenin hedefleri gözden geçirme, eylemleri programlama ve bir dizi politika konusu hakkında karar vermede harcadığı önem, karmaşıklık ve zaman anlamına gelir. Yöneticinin planlama işlevini yerine getirmesinde gereken önemi, karmaşıklığı ve zamanı arttıkça, kendisine rapor veren astların sayısını azaltmak daha akıllıca olacaktır.

9. Nesnel standartların kullanımı:

Altları denetlemek, yönetimin planların ne kadar takip edildiğini ve performanslarının planlardan ne kadar sapma eğiliminde olduğunu bilmesini gerektirir. Sapmaları ya kişisel gözlemlerle ya da objektif standartların kullanımıyla bilir. İkinci durumda, yönetici çok zaman alan ilişkilerden kurtulur ve stratejik önemdeki noktalara odaklanabilir ve böylece kontrol açıklığını genişletebilir.

10. Denetlenen fonksiyonların bölgesel bitişikliği:

İşlevlerin coğrafi olarak ayrıldığı yerlerde, bileşenlerin ve personelin gözetimi daha zor ve zaman alıcı hale gelir. Yönetici, ayrı birimleri ziyaret etmek için büyük zaman harcamalı ve sıklıkla daha fazla zaman alan resmi iletişim araçlarından faydalanmalıdır. Bu nedenle, yönetici tarafından denetlenen işlevlerin coğrafi bitişikliği, denetim kapsamını azaltmak için çalışır.

Yukarıda belirtilen faktörlerin yanı sıra değişim hızı, kontrol ve bilişim teknikleri geliştirilmekte ve diğer faktörlerin sayısı da denetçinin kapsamını etkilemektedir. Organizasyondaki her yönetim pozisyonu için gerçek kontrol kapsamını belirlerken organizasyon analisti, her bir pozisyon pozisyonu için bu faktörleri ayrı ayrı değerlendirmeli ve deneyimlerine dayanarak etkin aralık önerilmelidir.