Takım Takım Performansında Kullanılan Teknikler

Bu makale, takım performansının oluşturulmasında kullanılan iki ana tekniğe, örneğin 1. Rol Analizi Tekniği ve 2. Rol Müzakere Tekniğine ışık tutmaktadır.

1. Rol Analizi Tekniği:

RAT olarak da bilinen rol analizi tekniği, ekip üyelerinin takım etkinliğini arttırma konusundaki rol beklentilerini ve yükümlülüklerini netleştirir. Bireyler kuruluşlarda farklı özel roller üstlenmeli, her rolde farklı davranışlar sergilemelidir. İş bölümünden kaynaklanan bu uzmanlık örgütsel performansın geliştirilmesine yardımcı olmaktadır. Ancak bazen bireysel üyelerin rol netliği yoktur.

Başkaları tarafından ne tür davranışlar beklendiğini bilmiyorlar. Ayrıca, başkalarının uzmanlık rollerini yerine getirmede onlara nasıl yardımcı olabileceğini de anlamıyorlar. Rol analizi tekniği, bireysel üyelerin bir organizasyondaki rolünü netleştirmeye çalışır. Bu teknik özellikle yeni takımlar için kullanışlıdır, ancak rol belirsizliği veya karışıklığın olduğu kurulu ekipler için de faydalı olabilir.

Rol analizi tekniği, rol üyelerini (ilgili kişi) ekip üyeleriyle birlikte görevlendiren ve rol gereksinimlerini belirleyen ve tanımlayan bir dizi yapısal adımdan oluşur. Tanımlanan role FOCAL ROLE adı verilir. Yeni bir organizasyonda, ana rolün her biri için rol analizi yapılması arzu edilir.

Bu teknikte yer alan adımlar aşağıda açıklanmıştır:

(i) Odak Rolünün Analizi:

Odak rolü, ilk aşamada odak rolü analizini başlatır. Tartışılması gereken önemli noktalar; rolü, kuruluştaki yeri ve varlığının amacı, genel örgütsel hedeflere ulaşmadaki yeri, ofisteki spesifik görevler vs.'dir. Bu rolle ilgili özel görev ve davranışlar; Tebeşir tahtası ve tüm ekip tarafından tartışıldı. Görevdeki rolü ve tüm ekibi, rolü eksiksiz olarak tanımlayana kadar, rol ve davranışlardan eklemeler ve silinmeler yapılacaktır.

(ii) Odak Rolünün Görevlilerinin Diğerlerinden Beklentileri

İkinci adımda, görevdeki görevlinin diğerlerinden beklentileri incelenmiştir. Görevli, görevdeki rol performansını etkileyen gruptaki diğer rollerden beklentilerini listeler. Tüm grup daha sonra bu beklentileri tartışır, değiştirir, eklemeler veya silme yapar ve sonunda listeye katılır.

(iii) Odak Rolünün Diğer Beklentileri ve Arzu Edilen Davranışı:

Üçüncü adımda, grubun üyeleri odak rolündeki görevlilerden ne istediklerini ve beklentilerini açıklarlar. Yine bu beklentiler grup ve odak rolü sorumlusu tarafından tartışılır, değiştirilir ve kararlaştırılır.

(iv) Rol Profilinin Hazırlanması:

Üçüncü adımın tamamlanmasından sonra, odak kişi tanımlandığı şekilde rolün yazılı bir özetini yapma sorumluluğunu üstlenir. Bu özete rol profili denir ve yukarıdaki adımlardaki tartışmanın sonuçlarına dayanır. Rol profili, her bireyin takımdaki rolünün kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını sağlar.

(v) Rol Profilinin İncelenmesi:

Hazırlanan yazılı rol profili, bir sonraki adıma takımın bir sonraki toplantısında kısaca gözden geçirilir. Bir rol profili gözden geçirilinceye kadar, başka bir odak rolü analiz edilmeyecektir. İncelemeden sonra, kabul edilen rol profili, odak rolü sahibi kişi için rol etkinliklerini oluşturur.

Rol analizi tekniği çok etkili bir ekip oluşturma yöntemidir. Tüm grup tarafından rol analizi ve tanımlaması sadece kimin ne yapacağını netleştirmekle kalmaz, aynı zamanda açıklığa kavuştuğunda role olan bağlılığı sağlar. Gerçekte, “Neden diğer insanlar yapmaları gerekeni yapıyor?” Diye şikayet eden insanların sık sık duyduklarını duyduğumda, gerçekte tüm görevliler sandıkları gibi performans gösteriyorlar. RAT, daha önce hiç incelenmemiş olan, birbirine bağlı ekip üyelerinin karşılıklı taleplerini, beklentilerini ve yükümlülüklerini inceler.

2. Rol Müzakere Tekniği:

Roger Harrison tarafından geliştirilen etkili ekip oluşturma için bir başka teknik de Rol Müzakere Tekniğidir. Bazen bir takımdaki insanlar değişmeye isteksizdir, çünkü bu bireye güç veya etki kaybı anlamına gelir. Değişime gösterilen bu direnç, ekibin etkisizliğine neden oluyor. Rol müzakere teknikleri genellikle bu gibi durumlarda büyük avantaj sağlamak için kullanılır.

Rol müzakere tekniği, her bir tarafın, başkalarının davranışlarındaki değişikliklere karşılık olarak belirli davranışları değiştirmeyi yazılı olarak kabul ettiği iki veya daha fazla taraf arasındaki kontrollü müzakereler için dayatılan bir yapıdır. Davranışlar işle ilgilidir.

Harrison'a göre, bu teknik tek bir temel varsayıma dayanıyor: “Çoğu insan, çözümlenmemiş bir çatışma durumuna adil bir şekilde müzakere edilen bir yerleşimi tercih ediyor ve bir çözüm bulmak için biraz zaman ayırmaya ve bazı tavizler vermeye istekli.

Bu teknikte aşağıdaki adımlar yer almaktadır:

(i) Sözleşme Ayarı:

Bu adımda, danışman iklimi belirler ve temel kuralları belirler.

Bu kurallardan bazıları şunlar olabilir:

(a) İnsanların duygularına değil, iş davranışlarına bakın.

(b) Başkalarının ne yapmasını istediğinizi belirtmekte spesifik olun. Daha fazlasını yapmalarını veya daha iyisini yapmalarını veya daha az yapmalarını veya değişiklik yapmadan durmalarını veya bakımlarını yapmalarını istiyorsunuz.

(c) Tüm beklenti ve talepler yazılmalıdır.

(d) Değişiklik karşılıklı olmalı, diğer kişi de değişikliği kabul etmelidir.

Dolayısıyla, oturum, hangi davranışların değişeceğine dair yazılı bir sözleşmeye varmak için birbirleriyle aynı fikirde olan bireylerden oluşacaktır.

(ii) Teşhis Düzenleme:

Bir sonraki adım, tanıyı hazırlamak ve yayınlamaktır. Bu adımda, başkaları iş davranışlarını değiştirirse, bireyler kendi etkinliklerinin nasıl geliştirilebileceğini algılayacaklardır. Daha sonra her kişi, grubun diğer her biri için bir sorun teşhis formu doldurur. Bu formda birey, diğerinden daha fazlasını yapmasını, daha az yapmasını veya değişmemesini istediğini belirtir. Mesajları daha sonra tüm üyeler arasında değiştirilir ve herkes tarafından alınan mesajlar, herkesin görmesi için bir kara tahtaya veya gazeteye yazılır.

(iii) Ticaret veya Müzakere Süresinin Etkilenmesi:

Müzakere döneminde, iki kişi diğerinden istedikleri en önemli davranış değişikliklerini ve kendileri yapmak istedikleri değişiklikleri tartışır. Her insan bir şey almak için bir şeyler vermek zorundadır. Bu adım, ekip üyelerinin geri kalanını izlerken iki kişi tarafından gösterilir. Sonra grup müzakere çiftlerine ayrılır. Müzakere, tüm taraflar olduğu zaman biter.
vermeyi kabul ettikleri şey için makul bir getiri elde edeceklerinden memnun. Tüm anlaşmalar her bir tarafın kopyası ile yazılmıştır. Etkili ticaret adımı, müzakere edilen tüm anlaşmalar yapıldığı ve yazıldığı zaman sona erer.

(iv) Takip Toplantısı:

Tüm anlaşmalar yapıldıktan sonra, sözleşmelerin yerine getirilip getirilmediğini belirlemek ve sözleşmelerin etkililik üzerindeki etkisini değerlendirmek için bir takip toplantısı yapılması en iyisidir. Harrison'ın tekniği, güç ve etki konularının tatmin edici olmayan bir statükoyu korumak için çalıştığı bir durumda olumlu iyileşme sağlamanın çok etkili bir yoludur. Takımın daha etkili olması için bireylerin sık sık davranışlarını değiştirmeleri gerektiği gerçeğine dayanmaktadır. Her davanın durumuna bağlı olarak, ekipler tarafından ekip oluşturma için başka birçok teknik kullanılabilir.