Bir İş Mektubunun İlk 5 Bileşeni (Örnekte)

Bu makale, bir iş mektubunun ilk beş bileşenine ışık tutmaktadır. Yönleri şunlardır: 1. Stil 2. Form 3. Tipler 4. Maliyet 5. Sunum.

İşletme Mektubu # 1. Stil:

Her yaratıcı eserin bir stile ihtiyacı vardır. Stil kelimesinin, ikisi bir işletme mektubu için haklı olarak uygulanabilir olduğu farklı anlamlara sahiptir.

Webster Sözlüğüne göre bunlar:

(a) 'Düşünceyi dilde ifade etme şekli' ve

(b) 'Özel veya plan yazım, büyük harf, noktalama işaretleri ve tipografik düzenleme ve gösterimin ardından geldi'. Bir iş mektubu 'stil' tüm özelliklerini yerine getiriyor.

(1) Asıl şey, bir mektup yazarken kelimelerin seçimidir. Aynı anlamı ifade etmek için farklı durumlarda farklı kelimeler kullanılır. Harflerin tonları giderek zorlaştığında, arka arkaya hatırlatma mektupları yazarken bu gösterilebilir. Sadece doğru kelimeler seçilmekle kalmayıp, aynı zamanda dilbilgisi kurallarını da göz önünde bulundurarak anlamını net ve aynı zamanda akılda tutarak mükemmel bir şekilde düzenlenmeleri gerekir.

Modern üslup nadir kelimeler kullanmak değil, cümleleri basitleştirmektir. Retoriklerle birlikte çiçekli dil asla beğenilmez. Mümkün olduğunca teknik kelimelerden ve jargonlardan kaçınılmalıdır. Ayrıca, gereksiz, sinir bozucu veya ima edici (öfkeye yol açan), bilgiçlik (kitapçı ve bilginin sergilenmesi), evcil hayvan veya konuşma ve sakıncalı kelimeler kullanılmamalıdır. Herhangi bir madde içermeyen kelimelerle 'sadece vurma' bir iş mektubunu işe yaramaz hale getirir.

(2) Dikkat edilecek ikinci nokta, yerleşim planının uygun olması gerektiğidir. Mektuplar basılı antetli kağıtlara yazılmıştır. Antetli kağıtları çekici hale getirmek için çeşitli baskı teknikleri kullanılır.

Bir mektubun düzeninde aşağıdaki bölümler bulunur:

(a) Uygun bir form.

(b) Mektubu bırakarak kenar boşluklarını yazmak - sol tarafta sağ taraftan daha fazla,

(c) Mektubun gövdesini paragraflara ayırmak. Genellikle her noktaya ayrı bir paragraf ayrılır.

(3) Noktaların mantıksal olarak düzenlenmesi gerekir ve ardından sadece fikirler açıkça aktarılabilir ve okuyucuya etkilenebilir. Yaklaşım mümkün olduğunca olumlu ve olumsuz olmamalıdır.

(4) Bir mektup aşağıdaki özellikleri veya esasları sağlamalıdır:

(a) Açıklık:

Dil, fikirlerin doğru bir şekilde ifade edilmesini ve okuyucunun onları aynı şekilde anlayabilmesi için açık olmalıdır. Açıklık, doğru sözcük seçimine ve basit cümlelerin kullanımına bağlıdır. Kelimelerin kısaltmaları değil, tam olarak bahsedilir. Mesaj veya bilgi ile ilgili herhangi bir belirsizlik olmamalıdır.

(b) Uygunluk:

Bir mektup gereksiz yere uzun olmayacaktır. Brevity, iyi bir iş mektubu için mükemmel bir kalitedir. Fikirleri bundan tamamen değil, tam anlamıyla aktaracak kadar uzun olacaktır. Ne yazar ne de işadamı olarak okuyucunun mektubu harcamak için fazla zamanı yoktur.

Çok fazla yazmak, hatalara düşmek anlamına gelir. Dil üzerinde hakim olan bir kişi, kısa bir pusula içerisindeki şeyleri ifade edebilir. Ancak, kısalık, açıklık ya da bütünlük isteği olacağı anlamına gelmez. Kısalık aynı zamanda küntlük demek değildir.

(c) Tamlık:

Her anlamda bir mektup tamamlanacaktır. Mektubun yazıldığı konu ile ilgili ve gerekli tüm noktaları içermelidir. Yazar, konuyla ilgili kapsamlı bir fikre sahip olacaktır, aksi takdirde gerekli ve ilgili tüm noktaları kapsayamaz.

Noktalar sistematik ve mantıksal olarak düzenlenmelidir ve ardından yalnızca tam ve net bir resim ortaya çıkar. Gerekirse veriler ve istatistikler ayrı öğeler olarak eklenmelidir.

(d) Nezaket:

Bir mektup kibar olmalıdır. Bu, içinden açığa çıkan kibar bir tavır olacağı anlamına gelir. Nezaketsiz bir mektup asla etkili olamaz ve hatta bir işletmeye zarar verebilir. Saygılı bir mektup, samimiyet dolu ve istenmeyen gurur ya da yazar tarafından açıkça iddia edilmemiş olandır. Bir mektuba işin sessiz elçisi denir. Okuyucunun sempati ve olumlu tepkilerini kazanmak zorundadır.

Okuyucunun aklında kalıcı bir etki bırakmalı. Hoş olmayan bir şey bile nazik bir şekilde sunulabilir. Bir ret makul bir şekilde yapılabilir ve diğer tarafa zarar vermeden bir hataya işaret edilebilir. Bunların hepsi kelimelerin seçimine ve sunulmasına bağlıdır. Bazen bir mektup nezaket uğruna uzun olabilir, aksi takdirde hoş olmayan bir konu sunulamaz.

(e) Etkinlik:

Bir mektubun etkinliği, birlikte alınan tüm özelliklere bağlıdır. Alıcının hızlı ve olumlu reaksiyonuyla kanıtlanmıştır. Doğru yerde kullanılan noktalamalar veya büyük harfler bile etkinliğe katkıda bulunur. Bir harf yazarken, boşluk kullanılması önemli bir faktördür. Modern daktilolar, bir mektubun görüntüsünü veya görünümünü çok etkileyici ve etkili kılan zarif yazı tiplerine sahiptir.

İşletme Mektubu # 2. Formu:

Bir işletme mektubu, etkinliği için uygun bir 'biçimde' yazılmalıdır. İş mektuplarının formu zaman içinde ve deneyim dışı, gelenek ve eksiliklerle gelişti. Aşağı yukarı aynı çeşitlilik, az çeşitlilik gösteren her türlü iş mektubu ve tüm ülkelerde kullanılmaktadır.

Doğru bir form okuyucunun yazar hakkında iyi bir izlenim bırakmasını sağlar ve daha sonra sadece iletişim etkili olabilir. Doğru bir form, bir bakışta, iletişimin doğası hakkında genel bir fikir verebilir.

Bir mektup formu aşağıdaki bölümlerden oluşur:

(i) Başlık:

Mektubun tepesinde, alıcının mektubun nereden ve hangi tarihte geldiğini anlayabilmesi için aşağıdaki bilgiler mevcut olacaktır.

Bu oluşmaktadır:

(a) Gönderenin adı.

(b) Gönderenin adresi.

(c) Gönderenin işinin niteliği.

(d) Eğer mektup belirli bir daldan, bölümden veya bölümden geliyorsa, bundan da söz edilebilir.

(e) Telefon numarası, teleks numarası, telgraf adresi vb.

(f) Herhangi bir işletme kodu dilinin kullanılıp kullanılmadığı, ardından özel kod takip edilir, örneğin ABC veya .Bentley veya Leiber'in vb. Kodları kelimeleri ekonomilere kazandırmak ve bazı gizlilik sağlamak için kullanılır.

(g) Mektubun referans numarası. Referans numarası genellikle mektubun ilişkili olduğu dosya numarası ile hazırlanır.

(h) Mektubu yazmanın tarihi.

Genel olarak isim, adres, işin doğası ve şubenin ismi vb. Üst merkeze yazılır (yazdırılır). Tercihen sağ üste yazılabilir, böylece dosyadan geçerken kolayca okunabilirler. Sol üst köşeye yazılmamalıdırlar. Telefon vb. Kod ve referans numarası genellikle sol tarafta ve sağ tarafta tarih yazmaktadır.

(ii) İç Adres:

O içerir:

(a) Muhatabın adı, bir şahıs veya bir firma veya bir şirket veya başka bir toplum veya kurum.

(b) Muhatap adresi. Bir pencere zarfının kullanılması durumunda, iç adres dışarıdan görülebilir olmalıdır. Bay, Bayan, Sri (Shri, Shree), Bayan, Messrs, Sarbashree gibi bazı ücretsiz kelimeler, muhatapların adlarından önce kullanılmıştır.

(c) Genel olarak bir mektup, kuruluşun bir yöneticisi, bir genel müdür, bir satış müdürü, bir ortak, bir sekreter vb. gibi önemli bir memura hitap eder.

(iii) Açılış Selamı veya Selamlama:

Sayın Bay, Sayın Baylar, Bayan, Baylar, vb. Şartlarda istendiği gibi bir mektup başlar. Bu tür selamlar nezaket uğruna kullanılır, 'Sevgili Efendim' veya 'Sevgili Sri A', endişeli bir kişi ile yakın bir kişisel temas olduğunda kullanılabilir. Bazen, selamlamanın üstünde, mektubun özel olarak gitmesi gereken bazı isimlerden bahsedilir. Örneğin — 'Dikkat: Sri A'. İsmin bu şekilde belirtilmesi, mektuba bazı kişisel karakterler katar.

(iv) Konu-Madde:

Mektubun yazıldığı konu kısaca Re: ______________ olarak belirtilir. 'Re', 'ile ilgili' anlamına gelir. Bu, İç Adres ve Selamlama arasında veya Selamlama ile Mektubun Bedeni arasında yazılabilir.

(v) Mektubun Gövdesi:

Bu, bilgiyi, bakış açısını, gerçekleri, mesajı vb. İçeren mektubun ana kısmı veya mektubun yazıldığı asıl amaçtır. Mektubun gövdesi, konunun belirli bir noktası veya konusu veya yönü ile ilgili olan her paragrafa paragraflara bölünmüştür. Bazen kolaylık sağlamak için paragraflar numaralandırılmıştır.

Mektubun gövdesi aşağıdaki alt bölümlere sahiptir:

(a) Konunun, önceki haberleşmelere atıfta bulunarak ya da referans olmadan tanıtılması. Bazen yazarın kendini tanıtması var. Giriş, çok kısa bir cümle veya küçük bir paragraf olacaktır.

(b) Konuyu detaylandıran orta kısım. Bu noktalara göre paragraflara bölünür,

(c) Mektubun bütün temasını bir araya getirerek, okuyucudan herhangi bir öneri veya eylem talebinde bulunan veya yazar tarafından herhangi bir öneri veya öneride bulunan kapanış kısmı. Nezaket için de bir dilek var.

(v) Ücretsiz Kapanış:

Mektup genellikle, 'Saygılarımla', 'Gerçekten, ', 'Çok, ' Gerçekten, ', ' Sevgiler ', vb. Gibi bazı standart cümleleri veya cümleleri kullanarak ücretsiz bir şekilde sona erer.

(vi) İmza:

Mektup, yazar tarafından kendi eliyle imzalanır, ancak imzanın altında, ad parantez içine yazılabilir, böylece okuyucu adı öğrenebilir (imza okunamayabilir).

İmza eşlik etmelidir:

(a) mektubun yazıldığı kaygının adı (imzanın üstünde verilmiştir).

(b) imzanın gerçekliğini sağlamak için imzayı yapan kişinin imzası (yani resmi olarak tutulan pozisyon). İmzacı statüsünün mektubun önemi üzerinde büyük etkisi vardır. İmza, genellikle mektubun sağ alt tarafındadır.

(vii) Ekler:

Mektuba herhangi bir kağıt, çek, taslak vb. Eklenmişse, sayının ve muhafazaların niteliğini belirten, mektubun sol alt köşesinde belirtilmelidir. Kısacası 'Encl:' olarak yazılmıştır.

(vii) Gönderiler:

Mektup tamamlandıktan sonra, yazarın dahil edileceğini düşündüğü yazının aklına herhangi bir yeni nokta gelirse, başlığı şöyle yazıyor: Yazılı yazılar (veya kısaca PS). Ancak bu iyi bir uygulama değildir. Mektubu yeniden yazmak veya yeniden yazmak daha iyidir. Yazar adını yazıların sonunda başlatacaktır.

(ix) Baş Harfler:

Sol uç alt köşede, daktilo baş harflerini yazıyor. Bu gereklidir, çünkü yazarken herhangi bir hata varsa, özellikle bir daktilo havuzu olduğunda, daktilo kim olduğunu bulabilirsin.

(x) Kopyala:

Bazen, bir kişiye veya partiye gönderilen bir mektubun karbon kopyası (veya kopyaları) referans için başka bir kişiye veya partiye (kişi veya partiler) gönderilir (veya gönderilir). Bu, iç iletişimde, bir mektubun kopyaları veya kopyaları başka bir departmana veya departmanlara gönderildiğinde daha yaygındır. Mektubun sonundaki bu gibi durumlarda, kişi veya partinin (veya kişilerin veya partilerin) adı veya isimleri ccie carbon copy işareti ile belirtilir.

İşletme Mektubu # 3. Tipleri:

İş mektupları, çeşitli konularda, çeşitli durumlarda ve çeşitli koşullar altında mektuplar yazıldığından çeşitli türlerdedir.

Farklı harfler farklı insanlar için ve farklı amaçlarla ifade edilmiştir. İş mektupları öncelikle Genelge ve Harfler şeklinde gruplandırılmıştır. Genelgeler bireysel veya özel kişi veya partiler için değildir. Çok sayıda insan veya büyük bir grup ya da genel olarak halk içindir.

Örneğin, üretici tarafından bayilerine, bayilik veya mal fiyatlarındaki değişiklikleri bildiren ortak bir genelge gönderilir. Genelgeler müşterilere doğrudan gönderilebilir. Kampanya sürecinde, reklamlar için çok sayıda kişiye isimlerini ve adreslerini telefon rehberinden alan bir tanıtım ürünü gönderilebilir.

Mektuplar, belirli konularla ilgilenen belirli kişi veya şahıslara yöneliktir ve ayrı ayrı gönderilir. Bazen daireseller kendinden adresli ve hatta damgalı zarflarla tutturulur, böylece dairesellerin alıcıları herhangi bir çaba veya maliyet gönderme yanıtı veremez. İş Cevap Kartları da bu kategoriye girer. Kendiliğinden adreslenen zarfları göndermek yerine, posta pullarını gerektirmeyen kendiliğinden adreslenen kartlar gönderilir, çünkü gönderen posta pullarını önceden öder ve bu tür kartların ücret ödemesi için postaneden verilmesi için bir lisans alır.

Göndericiye verilen bir lisans numarası kartlara basılmıştır. Bu sınıflandırmanın yanı sıra, Form Mektupları da buluruz. Bunlar ortak sorularla gönderilen standart cevaplardır. Bu mektuplar küçük memurlar tarafından ve hatta ofis asistanları tarafından imzalanır ve daha az öneme sahiptir.

İşletme Mektubu # 4. Maliyet:

Ofisten hazırlanan ve gönderilen belirli bir mektubun maliyetini hesaplamak çok zordur. Maliyet göründüğü kadar düşük değildir. Parasal ve gerçek olmak üzere iki tür maliyet içerir ve gerçek maliyetin bir para değeri vardır.

Maliyetin her iki yönünü de alarak, aşağıdaki maliyet kalemleri sıralanabilir:

(1) Kırtasiye masrafı — kâğıt, klips, pim, karbon kağıdı, zarf vb.

(2) Kullanılan makinelerin kurulum, işletme ve bakım maliyetleri.

(3) Varsa, kırtasiye malzemesinden kaynaklanan israf maliyetleri.

(4) Posta ücreti.

(5) Katip, stenograf, daktilo vb.

(6) Kopyaların dosyalanması.

(7) Yazışma departmanı tarafından kaplanan alanın maliyeti, makinelerin yerleştirilmesi vb.

(8) Görevlilerin mektup yazıp dikte etmeden önce planları yapan zamanları.

(9) Ofisin aydınlatma, kira vb. Genel gider giderleri

Maliyetin en aza indirilmesi için uygun kontrolün orada olması arzu edilir. Genel olarak toplam ofis harcamalarının büyük bir kısmı yazışma işinden kaynaklanmaktadır. Makinelerin kullanımı zaman ve maliyetten tasarruf sağlar. Form mektupları ayrıca zaman ve maliyetin azalmasına da katkıda bulunur. Gereksiz yazışmalar ortadan kaldırarak maliyetler düşürülebilir. Kırtasiye satın alımı üzerindeki kontrol dolaylı olarak maliyeti düşürür.

İşletme Mektubu # 5. Sunum:

Bir mektubun sunulması yazışmalarda hayati bir konudur. Harfler zarif bir şekilde sunulmalıdır. Kullanılan kırtasiye malzemelerinin, yazı tiplerinde olduğu gibi harf kafalarının basılmasının kalitesi yüksek standartta olmalıdır. Genel olarak farklı harf türleri için farklı kırtasiye nitelikleri kullanılır.

Baskı kalitesi (çok sayıda rengin kullanılması, antetlerin üzerinde kalıpların kullanılması vb.) Da değişiklik gösterir. Harflerin düzgün katlanması bile onlara şıklık katıyor. Büyük işletmeler, tüm harfleri yazdırmak için belirli bir renk (veya renk) mürekkep kullanmaya devam eder. 'Ev rengi' olarak adlandırılır ve iyi niyet oluşturmaya yardımcı olur.

Mizanpajın veya Bir Mektup Formunun Kroki:

(A) = Başlık.

(B) = İç adres.

(C) = Sevgili Efendim, vb.

(D) = Re

(E) = Mektubun ana gövdesi paragraflara bölünmüş.

(F) = Saygılarımla, vb.

(G) = Gönderenin adına imzalayan imzacıyla imza.

(H) = Muhafaza.

(I) = Daktilo baş harfleri.

(J) = cc veya karbon kopya.