Herhangi bir Bilgi Sisteminde Kullanılan En İyi 6 Veri Dosyası Türü
Bu makale, bir bilgi sisteminde kullanılan ilk altı tür veri dosyasına ışık tutmaktadır. Hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuduktan sonra: 1. Çalışma Dosyası 2. Ana Dosya 3. Denetim Dosyası 4. İşlem Dosyası 5. Yedekleme veya Güvenlik Dosyası 6. Tarihçe Dosyaları.
Veri Dosyası Türü # 1. Çalışma Dosyası:
Yapılacak iş verilerinin işlenmesini sağlamak için gerekli olan diğer herhangi bir dosya bir iş dosyasıdır (güvenlik veya denetim amaçlı gerekli dosyalar hariç).
Tasarımcı bu tür dosyaları kendisinin tasarlaması gerekebilir veya olmayabilir.
Tasarıma dahil olmayacağı örnekler:
1. Sistem yazılımı veya sıralama / birleştirme işlemcileri gibi yardımcı programlar tarafından kullanılan iş dosyaları.
2. Bilgisayar programlarında ara ya da süreçler arası dosya olarak kullanılan dosyaları düşük seviyede çalışınız. Bu dosyaların tasarımı, programlama ekibine bırakılmalıdır.
Bir iş süreci tarafından yaratılan Verileri başka bir iş süreci tarafından kullanılmadan önce depolamak için bir dosyaya ihtiyaç duyulursa, tasarımcı dahil edilmelidir. Bu dosyalar bazen transfer dosyaları olarak adlandırılır. Yazdırma için bilgi tutan geçici dosyalar da bu kategoriye girer. Burada tasarımcı, çıktı için doğru formatı üretmek için gereken kayıt tanımlarını belirtmelidir.
Veri Dosyası Türü # 2. Ana Dosya:
Ana dosyalar, örneğin müşteri defteri, satın alma defteri, envanter ödeme kartı vb. Gibi oldukça kalıcı nitelikteki dosyalardır. Son işlemler tarafından sürekli güncellenen bazı bilgiler içerir. Örneğin, bir satış defteri, müşterinin adlarını ve adreslerini ve ayrıca periyodik olarak güncellenen mevcut konumlarını içerebilir.
Bir ana dosyadaki açıklama bilgileri, ürün kodu, açıklama, özellikler vb. Gibi öğeleri içerebilir. Bir ana dosyayı güncellemenin normal yolu, dosyaya kayıt eklemek, silmek ya da değiştirmektir.
Ana dosyalar ayrıca iki dosya türüne bölünebilir:
(i) Statik ana dosya / Referans dosyaları
(ii) Dinamik ana dosyalar / tablo dosyaları
(i) Statik ana dosyalar (veya referans dosyaları):
Bu dosyaların tanımladığı işletme birimleri kalıcı veya yarı kalıcı niteliktedir (örneğin, ürünler, tedarikçiler, müşteriler, çalışanlar vb.). Bunlar ara sıra ilişkiye tabidir.
(ii) Dinamik ana dosyalar (veya tablo dosyaları):
Bu dosyaların tanımladığı işletme birimleri, iş için geçici öneme sahiptir (örneğin, müşteri siparişleri, iş siparişleri, iş biletleri, projeler, fiyat listeleri, ücret oranları) vb.
Veri Dosyası Türü # 3. Denetim Dosyası:
Denetim dosyaları belirli bir işlem dosyasına aittir. Bilgisayarlı bilgi sistemlerinde geleneksel bir manuel defterdeki ilanlarla aynı rolü oynarlar. Kalıcı sistem dosyasının değişmesine neden olan tüm işlemlerin kopyalarını saklayarak denetçinin bilgisayar işlemlerinin doğru çalıştığını kontrol etmesini sağlar.
Örneğin, bir satış defteri sisteminde, kaydedilecek işlemler şunlar olabilir:
1. Fatura numarası, verileri, toplanan her faturanın nakit tutarı.
2. Alınan nakit tarih ve tutarı.
3. Alacak dekontu numarası, para kredisinin tarihi.
4. Hesap düzenlemesi, para miktarı, yetkilendirmeye çapraz referans, ayar kodu.
Bu dosyalar normalde seri hale getirilir, kayıtlar ana dosya güncellemesi sırasında yaratılır ve denetim dosyasında güncelleme sırasında toplanır.
Veri Dosyası Türü # 4. İşlem Dosyası:
İşlem dosyaları, iş olaylarına ilişkin verinin, işlemin daha ileri bir aşamasından önce kaydedildiği ve olayların veya işlemlerin kaydedilmesi için kullanılan kaynak belgelerden oluşturulduğu dosyalardır. Bu ileri işlem, ana dosyaları güncellemek için işlem verilerinin kullanılması veya işlemin denetim amacıyla gerçekleştirilmesi olabilir.
İşlem dosyası işlendikten sonra, genellikle yeniden başlatılır ve başka işlemler daha sonra içine kaydedilir.
İşlem dosyalarına örnekler:
1. Müşterilerin ürünler için siparişleri (bir sipariş dosyasını güncellemek için)
2. Ürünler için fiyat değişikliklerinin ayrıntıları (bir ürün dosyasını güncellemek için)
3. Müşteri hesaplarındaki nakit kayıtların ayrıntıları (denetim amacıyla tutulacak)
4. Satınalma siparişleri, iş kartları, fatura gönderme notları vb.
Veri Dosyası Türü # 5. Yedekleme veya Güvenlik Dosyası:
Bu dosyalar, mevcut sürümlerin kaybolması veya hasar görmesi durumunda geri kopyalar almak ve bilgisayar kütüphanesinde saklanan ve kullanılmakta olan master dosyaların yayını güvenlik önlemi olarak alır.
Uygulamada, tasarımcı, sistem güvenlik yazılımına (örneğin, dökümü / geri yükleme yardımcı programları; telefon işlemcisi monitörlerde işlem günlüğü ve kurtarma yordamları) dayanacağı gibi, bu dosyaların ayrıntılı tasarımında yer alması pek mümkün değildir; veya toplu iş tarihi sisteminde, ana dosyaların yerine geçen sürümlerini işlem dosyalarının kopyaları ile birlikte tutar.
Veri Dosyası Türü # 6. Tarih Dosyaları:
Geçmiş dosyaları genellikle manyetik bantta saklanır ve geçmiş bilgilerin gerekli olması durumunda saklanır. Örneğin, üç yıl önce işten çıkarılan bir çalışan işsizlik sigortası başvurusunda bulunmak isteyebilir. Gerekli çalışmayı tamamlamak için geçmiş çalışanın kaydı personel tarafından alınmalıdır.
Hükümetin saklama yasası nedeniyle, pek çok tarih dosyası yedi yıldan az olmayan bir süre için saha dışında tutulur.
