Satınalma Malzemeleri için En İyi 7 Prosedür

Aşağıdaki satın alma prosedürü genellikle takip edilir:

1. Satın Alma Bütçesini Belirleme:

Satın Alma Müdürü, gelecek mali yıl için bir satın alma bütçesi hazırlar. Satınalma bütçesi üretim planlama departmanının yardımı ile hazırlanır. Satın alınacak miktar, malzeme kalitesi, satın alma süresi ve satın alma kaynakları hakkında ayrıntılı bilgi içerir. Satın alma bütçesinin ayrıntılarının işlenmesi için malzeme listesi olarak bilinen çeşitli işler için ihtiyaç duyulan malzeme ve bileşenlerin bir planı da belirtilmiştir. Bir malzeme listesi, malzemelerin kullanımı üzerindeki kontrolün uygulanmasında da yararlıdır.

2. Satınalma Talebinin Alınması:

Satınalma sorumlusu, yalnızca aynı talepte bulunduğunda, malzemelerin satın alınmasıyla ilgili işlem başlatır. Mağaza sahibi ve departman başkanları, departmanları tarafından istenen malzemelerin detaylarını veren satın alma departmanına talep fişleri gönderir. Satın alma talebi, satın alma departmanına malzeme satın almak için resmi bir istek olarak kullanılan bir formdur.

Bu form, normal stok malzemeleri için mağaza sorumlusu ve normal ürünler olarak stoklanmayan belirli malzemeler için bölüm başkanı tarafından hazırlanır. Depo sahibi, ne zaman bir eylemin veya yeni tedariklerin ne zaman başlatılacağını bilir. Malzemeler yeniden sipariş seviyesine ulaştığında talebi gönderecektir. Gelecekte başvurmak üzere talebinin bir kopyasını elinde bulundurur. Malzemeler için siparişlerin alındığı satın alma talebine dayanır.

3. Arz Kaynaklarının Belirlenmesi:

Satınalma Müdürü, çeşitli malzeme tedarikçileri ile irtibatta kalır. Teklifler belirli kalemlerin alımı için davet edilir. Teklifleri aldıktan sonra, sunulan şartlar ve koşullar konusunda karşılaştırmalı bir çalışma yapılır. Dikkate alınacak faktörler arasında fiyat, miktar, kalite, teslimat süresi, ödeme koşulları, ticari indirim ve tedarikçilerin saygınlığı sayılabilir. Çeşitli faktörlere baktıktan sonra mal tedarikçisiyle ilgili son bir karar alınır.

4. Sipariş Verme:

Bir tedarikçi seçildikten sonra, mal alımı için resmi bir satınalma siparişi gönderilir. Bir satınalma siparişi basılı bir formda gönderilir ve satın alma müdürü tarafından usulüne uygun olarak yetkilendirilir. Bu sipariş, miktar, kalite, fiyat, teslimat şekli, ödeme koşulları vb. Hakkında detaylar içermelidir. Satınalma siparişi, satıcıya içinde belirtilen malları göndermesi için yetki verir. Alıcı ve satıcı arasında sözleşmeye dayalı bir ilişki kurar.

5. Satınalma Siparişinin Takibi:

Bir satınalma siparişi normalde malların teslim edilmesi gereken bir tarihi içerir. Kesintisiz malzeme akışını sağlamak için malların zamanında alınması organizasyonun yararınadır. Tedarikçilere malların teslim tarihi hatırlatılabilir. Zamanında stok almak için satınalma siparişinin takibi gereklidir.

6. Malzemelerin Alınması ve İncelenmesi:

Büyük kaygılarla malzeme alma görevi satın alma departmanına atanırken, küçük kaygılarla bu iş mağaza sorumlusu tarafından yapılır. Ambalajı açtıktan sonra, miktarları teslimat zincirlerinde verilen miktarlarla karşılaştırılır. Maddelerdeki herhangi bir tutarsızlık satın alma departmanına bildirilir. Bu aşamada malların özellikleri ve kalitesi de kontrol edilir.

7. Faturaların Kontrol Edilmesi:

Son olarak, satınalma departmanı, satıcı tarafından tedarik edilen faturaları kendi kayıtlarınınki ile kontrol eder. Miktar, kalite, fiyat, şartlar vb. Satınalma siparişinde verilenlerle karşılaştırılır. Tam kontrol yapıldıktan sonra faturalar ödeme için hesap bölümüne gönderilir.