Malzeme Alımı Sürecinde Üstlenilen 8 Adım

Bu makale, malzeme alım döngüsünde yer alan ilk sekiz basamağa ışık tutmaktadır.

Adım # 1. Satınalma talebini alma ve analiz etme:

Satınalma talepleri, nihai kullanıcı olacak departman veya kişi ile başlar. Malzeme ihtiyaç planlama ortamında, planlayıcı, satın alma departmanını ilerlemeye ve bir satınalma siparişini işleme koymaya yetkilendiren planlı bir sipariş sunar.

Satınalma talebi en azından aşağıdaki bilgileri içerir:

a. Gönderenin kimliği, imzalı onay ve maliyetin atandığı hesap.

b. Malzeme özellikleri

c. Miktar ve ölçü birimi.

d. Gerekli teslimat tarihi ve yeri.

e. Diğer herhangi bir ek bilgi gerekli.

Adım # 2. Tedarikçilerin seçilmesi:

Tedarikçileri belirlemek ve seçmek, satınalma departmanının önemli sorumluluklarıdır. Rutin ürünler veya daha önce satın alınmamış olanlar için, onaylanmış tedarikçilerin bir listesi tutulur. Ürün daha önce satın alınmamışsa veya dosyada kabul edilebilir bir tedarikçi yoksa, bir arama yapılmalıdır.

Siparişin değeri düşükse veya standart ürünler için, bir tedarikçi muhtemelen katalogda, ticaret dergisinde veya rehberde bulunabilir.

Adım # 3. Teklif isteme:

Büyük kalemler için, genellikle teklif talebinde bulunulması istenir. Bu, rekabetçi ve güvenilir tekliflerin alınmasını sağlamak için birçok tedarikçiye gönderilen yazılı bir sorgulamadır. Bu bir satış siparişi değil. Tedarikçiler teklifleri tamamladıktan ve alıcıya iade ettikten sonra, teklifler fiyat, şartnameye uygunluk, satış şartları ve şartları, teslimat ve ödeme koşulları için analiz edilir.

Spesifikasyonların doğru bir şekilde yazılabildiği ürünler için, muhtemelen fiyat, teslimat ve satış şartları konusunda seçim yapılır. Spesifikasyonların doğru bir şekilde yazılamadığı öğeler için, alıntılananlar değişecektir. Teklifler teknik faktörler ve fiyat açısından değerlendirilmelidir. Genellikle hem ihraç eden hem de satın alan departmanlar karara bağlanır.

Adım # 4. Doğru fiyatın belirlenmesi:

Bu satın alma departmanının sorumluluğundadır ve tedarikçi seçimine yakından bağlıdır. Satın alma departmanı da fiyat pazarlığından sorumludur ve tedarikçiden en iyi fiyatı almaya çalışacaktır.

Adım # 5. Satınalma siparişi verilmesi:

Bir satınalma siparişi, satın almak için yasal bir tekliftir. Tedarikçi tarafından kabul edildikten sonra, malların satın alma sözleşmesinde belirtilen şart ve koşullara göre teslimi yasal bir sözleşme haline gelir. Satınalma siparişi, satınalma talebinden veya tekliflerden ve ihtiyaç duyulan diğer ilave bilgilerden hazırlanır.

Bir kopya tedarikçiye gönderilir; kopyalar satın alınarak saklanır ve muhasebe, menşe departmanı ve alım gibi diğer bölümlere de gönderilir.

Adım # 6. Takip ve teslimat:

Tedarikçi, sipariş edilen ürünleri zamanında teslim etmekten sorumludur. Tedarikçilerin zamanında teslimat yapmalarını sağlamaktan satınalma departmanı sorumludur. Teslimat tarihlerinin karşılanabileceğine dair bir şüphe varsa, satın alma işlemi sorunu zamanında tespit etmeli ve düzeltici önlem almalıdır.

Bu, taşımayı hızlandırmayı, alternatif tedarik kaynaklarını, tedarikçiyle sorunlarını çözmek için çalışmayı veya yeniden üretim yapmayı içerebilir.

Satınalma departmanı, teslimat şartlarındaki herhangi bir değişiklik konusunda tedarikçi ile çalışmaktan da sorumludur. Maddelere olan talep zamanla değişmektedir ve belirli öğeleri hızlandırmak veya teslimatı bazılarına geri itmek gerekli olabilir. Alıcı, tedarikçinin istenenleri ne zaman ve ne zaman sağlayabilmesi için tedarikçiyi gerçek gereksinimlerden haberdar etmelidir.

Adım # 7. Malları alma ve kabul etme:

Mallar alındığında, alıcı departman doğru malların gönderildiğinden, doğru miktarda olduğundan ve taşıyıcı tarafından tedarik edilen konşimento olduğundan emin olmak için malları denetler. Daha sonra alıcı departman malları kabul eder ve herhangi bir farklılığı bildiren bir alım raporu yazar. Kalite kontrolünde olduğu gibi başka bir incelemeye ihtiyaç duyulursa, mallar kalite kontrolüne gönderilir veya kontrol için orada tutulur.

Malların hasar görmesi durumunda, alıcı departman satın alma departmanına tavsiyede bulunacak ve daha sonraki işlemler için malları tutacaktır. Malların sıralı olması ve daha fazla inceleme gerektirmemesi durumunda, menşeli departmana veya envantere gönderilecektir.

Daha sonra alıcı raporun bir kopyası, satınalma siparişindeki herhangi bir farklılığı veya tutarsızlığı bildiren alıcı departmanına gönderilir. Siparişin her bakımdan eksiksiz olarak kabul edilmesi durumunda, alıcı departman satınalma siparişinin kopyasını kapatır ve buna göre satın alma departmanına tavsiyede bulunur.

Değilse, satınalma siparişi tamamlanmayı bekleyen açık tutulur. Mallar kalite kontrol departmanı tarafından da kontrol edilmişse, onlar da malların kabul edilip edilmediğini satın alma departmanına bildirecektir.

8. Tedarikçinin ödeme faturasını onaylama:

Tedarikçinin faturası alındığında, kabul etmesi gereken üç bilgi parçası vardır - satınalma siparişi, alıcı rapor ve fatura. Maddeler ve miktarlar hepsinde aynı olmalıdır; fiyatlar ve fiyatlara yapılan uzatma, satınalma siparişinde ve faturada aynı olmalıdır.

Orijinal satınalma siparişindeki tüm indirimler ve şartlar faturaya göre kontrol edilmelidir. Bunları doğrulamak ve herhangi bir farkı çözmek satın alım departmanının görevidir. Onaylandıktan sonra fatura, ödeme için ödenecek hesaplara gönderilir.