Yazılı İletişim: Özellikleri ve Önemi (Avantajlar ve Sınırlamalar)

Yazılı İletişim: Özellikleri ve Önemi (Avantajlar ve Sınırlamalar)!

Sözlü iletişim doğal olarak ve kendiliğinden insana gelirken, yazılı iletişim çok çaba gerektirir. Doğası gereği yazma, öğrenme konusunda oldukça uzun pratiklik ve sabrın bir sonucudur. Konuşmanın önce gelip yazmanın sonradan tekrarlanması gerekmez. Dünyanın bütün dillerinde, yazı yazdıktan sonra ortaya çıktı.

Medeniyet tarihi, bize herhangi bir dilden alfabenin harflerinin oluşumunun geçtiği farklı aşamaları gösterir. Ama bir şey çok açık. Yazılan her ne ise, yok olmadıkça kalıcı hale geldi. Ancak konuşulan kelimelerin unutulması muhtemeldir. Bu nedenle yazılı iletişim vazgeçilmezdir.

Yazılı İletişimin Özellikleri:

(i) Yazılı iletişim, bitmiş ürüne ulaşmak için çok fazla hayal gücü ve çaba gerektiren yaratıcı bir etkinliktir. Sözlü iletişim kendiliğinden iken, yazılı iletişim bilinçli bir gayreti temel alır. Sunmak istediğimiz bir rapor örneğini ele alalım.

Öncelikle gerekli tüm bilgileri toplamak, mantıklı bir sıraya koymak ve sonra çok dikkatli bir şekilde yazmak zorundayız. Her adımda dikkatli olmalıyız. Sözlü mesajlarda veya diğer sözlü iletişim biçimlerinde her zaman durum böyle değildir. Güzelce hazırlanmış mektuplar ve raporlar kuruluşun imajını yansıtır. Yaratıcı ve yaratıcı, yazarlar şirketin imajını daha parlak hale getirir.

(ii) Yazılı iletişimin bir diğer önemli özelliği, içinde yer alan zaman faktörüdür. Sözlü mesajlar, yüz yüze veya telefonla hemen alıcıya ulaşır ve geri bildirim hemen hemen her zaman gelir. Yazılı iletişim ile durum böyle değil.

Gönderenin, mesajını, mektubunu, mektubunu planlaması veya dikkatlice rapor etmesi ve dikkatle kodlaması gerekir. Sonra onu kastettiği kişiye gönderir. Alıcının şifresini çözmek için kendi zamanını alır. Sonra dikkatlice düşünür veya fikrini filtreler ve ona tepkisini planlar. Cevabın geri gönderilmesi veya bu konudaki yorumları biraz zaman alacaktır. Dolayısıyla, yazılı iletişimin zaman alıcı bir faaliyet olduğu unutulmamalıdır.

(iii) Üçüncüsü, yazılı iletişimin sözlü veya yüz yüze iletişimden daha az döngü olduğu belirtilmelidir. Sözlü iletişim, çok aşamalı bir olaydır. Sözlü mesajlar çok sık kelimelerin değiş tokuşuna yol açan anında cevap alır. Yazılı iletişimde bu mümkün değildir. Çoğunlukla bu bir tek aşamalı olaydır.

Yazılı İletişimin Önemi:

Yazılı iletişim o kadar önemlidir ki, onsuz bir iş organizasyonu düşünmek mümkün değildir. Herhangi bir kuruluşun çalışması büyük ölçüde mektupların, raporların vs. değiş tokuşuna bağlıdır. Bunun çeşitli nedenleri vardır.

Ve en önemli neden, yüz yüze iletişimin her zaman mümkün olmamasıdır çünkü bir örgüt çalışanları geniş çapta yayılmış coğrafi mesafelere yayılabilir. Bu nedenle, mektup değiş tokuşuna bağlıyız. Modern teknolojik mesafeler harflerin önemini azaltmadı. İletim modları değişti. Ancak yazılı iletişim her zaman olduğu kadar önemli.

Yazılı İletişimin Avantajları:

(i) Önemli kararların dayandığı kayıtlar, referanslar vb. sağlar.

(ii) Kuruluşun yasal savunmasını kayıtlar, mektuplar, talimatlar vb. yoluyla oluşturur.

(iii) Politika ve prosedürün bütünlüğünü teşvik eder ve kuruluşun çalışması için uygun kılavuzlar oluşturur.

(iv) Şirketin imajını oluşturur.

(v) Doğruluk ve güvenilirlik sağlar (Sözlü iletişim farklı şekillerde değiştirilebilir veya yorumlanabilir. Ancak yazılı iletişimde mesaj / bilgi çok açık veya net bir şekilde ifade edilir).

(vi) Kalıcıdır.

(vii) Sorumluluk kolayca atanabilir. (Bir kişi konuşulan kelimelere geri dönebilir. Fakat siyah beyaz ifadede böyle olmaz).

Yazılı İletişimin Sınırlamaları:

(i) Yönetilemez kağıt ve dosya karmaşası oluşturur. Organizasyonlar için çok pahalı.

(ii) Zaman alıcıdır. Hemen geri bildirim mümkün değildir.

(iii) Para ve çalışma saatleri açısından maliyetlidir.

(iv) İfadesi zayıf insanların ellerinde etkisiz hale gelir.

(v) Anında açıklama yapılmaması. Sonuç olarak, yazılı iletişimin bir organizasyonun bel kemiği olmaya devam ettiğini söyleyebiliriz; Dezavantajları veya kısıtlamaları ne olursa olsun. Hemen hemen bütün resmi iletişim yazılıdır.