Verimli Envanter Kontrol Sistemi Kurulması İçin 5 Adım

Bir organizasyonda etkin bir envanter kontrol sisteminin kurulmasına dahil olan adımlardan bazıları şunlardır: A. Envanterin sınıflandırılması ve kodlanması. B. Envanter kayıtlarının bakımı. C. Döngüsel malzeme akışının kontrolü. D. Aletlerin kontrolü. ve E. Mağaza odası yönetimi.

(A) Envanterin Sınıflandırılması ve Kodlanması:

Bir tür envanterin diğerine karışmasını önlemek için envanterin iyi bir sınıflandırma ve kodlama sistemi gereklidir.

Envanter, niteliklerine göre uygun kategorilerde sınıflandırılmalıdır. Örneğin, bir mühendislik endişesinin envanteri yumuşak çelik, alet, bronz, bakır vb. Olarak sınıflandırılabilir ve bu kategorilerin her biri ayrıca uygun bir şekilde sınıflandırılabilir. Zaman kazanmak ve tanımlama ve kontrolü basitleştirmek için, çeşitli envanter kategorilerine bir kod numarası verilmelidir.

Malzemelerin çeşitli kodlama yöntemleri kullanımdadır ve birkaç önemli olanlar aşağıda tartışılmaktadır:

(a) Anımsatıcı Yöntem:

Bu yöntemde, belirli malzeme grupları belirtilen harflerle belirtilir. Burada materyallerin her bir kelimenin ilk harfi kodlama için kullanılır. Örneğin, çelik vidalar için kod sözcüğü SS, demir vidalar IS vb. Bu, çeşitli kodların kolayca kaydedilmesine yardımcı olur.

(b) Basit Sayısal Yöntem:

Bu yönteme göre, belirli malzeme sınıflarını belirtmek için belirli numaralar atanır. Yeni bir malzeme eklenirse, sırayla bir sonraki daha yüksek sayı aynı şekilde atanacaktır.

(c) Sayısal Yöntem:

Bu yöntemde, diğer özellikleri belirtmek için daha sonraki rakamlarla belirli bir envanter sınıflarına belirli bir numara atanır. Örneğin, 30 rakamı çelik boruya atanmışsa 2 ″ x 9 pipe çelik boru 3029 ile gösterilecektir. Aynı şekilde, 50 pirinç vidaya atanmışsa, 2 ″ x 3 ″ pirinç vida 5023 ile belirtilecektir. .

(d) Kombine Yöntem:

Bazen, maksimum yararı elde etmek için yukarıdaki yöntemlerden birkaçı birleştirilebilir. Örneğin, 2 x 5 brass pirinç vida BS25, 1/2 ″ x 1 Iron lik demir vidalar IS 121 vb. İle belirtilebilir.

(B) Envanter Kayıtlarının Bakımı:

Envanter kayıtlarını korumanın iki önemli yöntemi şunlardır:

(i) Periyodik Envanter Sistemi,

(ii) Sürekli Envanter Sistemi.

(i) Periyodik Envanter Sistemi:

Bu sistemde, stokların miktarı ve değeri sadece eldeki birimleri fiziksel olarak doğruladıktan sonra hesap döneminin sonunda bulunur. Bu sistem sürekli olarak envanter miktarı ve değeri ile ilgili bilgi sağlamaz.

Bu sistemde kayıp, israf, küçülme, hırsızlık vb. İşlemler için muhasebe yapılmamaktadır. Burada stokta bulunmayan stokların tüketildiği varsayılmaktadır. Bu nedenle tüketilen stok maliyetinin, stok toplam değeri pr'in eldeki stok değeri açılış değeri olarak ve toplam stok değerinin kapanış stok değeri olarak düşülmesinin eklenmesiyle belirlenir.

(ii) Sürekli Envanter Sistemi:

Muhasebeye göre “Sürekli envanter, stokların fiziksel hareketlerini ve cari bakiyelerini yansıtan departmanı kontrol ederek tutulan bir kayıt sistemidir.” Sürekli stok, mağazaların makbuzlarının ve sorunlarının derhal kaydedileceği kayıt sistemini tasarlamayı amaçlamaktadır. Her bir işlemin süresi ve bakiye, güncel pozisyonu gösterecek şekilde çıkarılabilir.

Sürekli envanter için genellikle kullanılan kayıtlar:

1. Bin Kartları.

2. Defter Hesaplarını Saklayın veya Defter Kartlarını Depolayın.

3. Sürekli stok alımının benimsenmesi.

1. Bin Kartları:

Bir Bin Kartı, karşılık gelen kutuda tutulan malzemenin makbuzlarını, sayılarını ve kapanış bakiyelerini nicel kayıtlarını gösteren bir karttır. Bölme, malzemelerin tutulduğu raf, raf, konteyner veya alan anlamına gelir.

Depo kartı depo gözüne yerleştirilir. Her mağaza kalemi için ayrı kutu kartlar hazırlanır ve eğer iki farklı malzeme bir rafta tutulursa, her biri için bir tane olmak üzere iki kutu kart hazırlanır, rafın iki kutu olarak işlenmesi.

Aşağıdaki Bin Kartı örneği, bin kartının içeriğinin doğru anlaşılmasında yardımcı olacaktır.

Makbuzlar GRN'ye göre girilir, konular mağaza taleplerine göre gösterilir ve her giriş yapıldıktan sonra kapanış bakiyesi gösterilir. Kutu kartlarında tüm girişler, yani makbuzlar, konular ve malzemelerin bakiyeleri yalnızca nicel olarak ifade edilir.

2. Mağaza Defteri:

Mağaza defteri, miktar ve değer olarak mağazaların kaydıdır. Mağazalar muhasebecisi tarafından sağlanır. Depo kartlarında malzemelerin defter değerinin de gösterildiğinin önemli bir farkı olan bin kartına neredeyse benzer.

Bu, mağaza defterinde bulunan tüm girdilerin niteliksel olduğu kadar niceliksel olarak da ifade edilir. Bu defterler genellikle gevşek yaprak formundadır ve ayrı malzeme sınıfı için ayrı bağlayıcılar kullanılır. Bazı endişelerde, bu defterler, gevşek folio kaybını önlemek için ciltlerin ciltlerinde tutulur.

Mağaza defterinin örnek formu aşağıda verilmiştir:

3. Sürekli stok alımının kabulü:

Sürekli stok alımı, sürekli envanter sisteminin önemli bir parçasıdır. Bu, fiziksel miktarın depo kartında ve depo kartında gösterilen miktarlarla karşılaştırılmasıyla yapılır. Bu normalde bağımsız bir iç denetim personeli tarafından yapılır.

Mağaza defteri tarafından gösterilen bakiye ile mağazaların fiili bakiyeleri arasındaki farklılıklar aşağıdaki iki nedenden dolayı olabilir:

(a) Önlenebilir sebepler:

Bunlar arasında devralma veya aşınma konusu, büro hataları, kırılma, haciz, yanlış çöp kutusuna malzeme yerleştirme vb.

(b) Kaçınılmaz sebepler:

Envanterin buharlaşması, büzülmesi vb., Kütlenin kırılması, yani küçük partilerde envanter verilmesi, iklim koşullarının bozulmaya neden olması vb.

Sürekli Envanter Sisteminin Kullanımı:

1. Üretim planlamasını kolaylaştırır. Mağaza kaydı, malzemeyi üretim siparişlerine tahsis etmek için bir araçtır ve malzemelerin gerektiğinde mevcut olacağına dair tam güvenceyle siparişlerin planlanmasını ve serbest bırakılmasını sağlar.

2. “Ne kadar” ve “ne zaman” ile ilgili doğru şartnamelerle malzemelerin zamanında tedarik edilmesini sağlar.

3. Materyal maliyetlerinin, kalemleri kullanarak üretim siparişlerine veya üretim bölümlerine tahsis edilmesini kolaylaştırır.

4. Fiziksel envanter almadan finansal tabloların hazırlanmasını mümkün kılar.

5. Fiziksel envanter alma ve yanlış tahsisat, atık, eskime ve malzeme hırsızlığının kontrolü için bir temel oluşturur.

(C) Malzemelerin döngü akışının kontrolü:

Malzemenin, satın alma talebinde bulunulduğu andan bitmiş ürünlerin depolanmasına kadar kontrol edilmesi için verimli bir sistem tasarlanmalıdır.

John A. Shubin'e göre, malzeme kontrol döngüsündeki adımlar şunlardır:

1. Mağazalar kayıt memurları, gerekli malzemelerin, parçaların, sarf malzemelerinin ve araçların tedarik edilmesi için satınalma talepleri yapar ve formları satın alma ofisine iletir; ve tesiste üretilecek olan parça ve araçların stoklarını doldurmak için planlama ofisine “üretim talepleri” yazıyorlar.

2. Satınalma ofisi, satıcılara sipariş vererek ve teslimatları takip ederek istenen kalemleri tedarik eder.

3. Alıcı departman gelen eşyaları boşaltır ve malzemeleri miktar ve koşul için satınalma siparişlerine göre kontrol eder.

4. Satın alma ofisi faturaları denetler ve (gerektiğinde) satıcıların tutarsızlıklar için düzeltmeleri yapar.

5. Erkeklerin taşınması, alınan malzemelerin taşınması ve depolanan alanlara taşınması. Katiplar, depo odasına yerleştirilen ürünler için mağaza kayıtları, kutu kartları veya mağaza defteri hakkında uygun girişler yapar.

6. Planlama bürosundaki mağaza kayıt memurları, üretim siparişleri için malzeme tahsis eden malzeme taleplerini yerine getirir ve sürekli envanter kayıtlarına uygun girdiler yapar.

7. Oda görevlisine verilecek materyalleri ve parçaları planlama ofisinden gelen talep formlarında belirtildiği şekilde depolayın. Katipler, depo kartlarına giriş yaparlar ve maliyet muhasebesi amacıyla muhasebe ofisine verilen malzemelerin kaydını gönderirler.

8. Fabrika sevkiyatçıları, süreç içindeki mal akışını rota levhaları (üretim siparişleri) ve işlerin planlama ofisinde tesis kontrol panoları üzerinden seyahatini yönlendiren “emir” ile kontrol eder ve tesisin işleyişini gösterir. .

9. Sevkiyat memurları kullanılmayan malzemeleri ve parçaları depoya iade eder. Katipler (“mağazalar - iade fişleri” temelinde) kutu kartlarına, sürekli envanter kayıtlarına ve maliyet muhasebesi sayfalarına uygun girişler yaparlar.

10. Sevkiyat memurları, mamul malların depo odalarına taşınmasını yönlendirir ve (fabrikadan alınan iş tamamlanmış formlar temelinde, büro memurları, mamul stok kayıtlarına ilgili girişleri yapar.

(D) Aletlerin Kontrolü:

Araçlar dört kategoriden oluşur:

1. Tutma Araçları:

Bu aletler, makine işlemleriyle birlikte kullanılan, iş tutma ve iş rehberliği cihazlarıdır. Örnekler: platformlar, fikstürler vs.

2. Şekillendirme ve Kesme Aletleri:

Bu araçlar, malzemenin şeklini veya şeklini değiştirmek için makinelerle birlikte kullanılır. Örnekler — kalıplar, frezeler, matkaplar vb.

3. Ölçme Araçları:

Bu tür araçlar, işin standartlara uygunluğunu kontrol eden cihazlardır. Örnekler guage, mikro metre vb.

4. Yardımcı Araçlar:

Ürün veya makineleri oluşturmak veya parçalamak için kullanılan cihazlar vardır. Örnekler tornavidalar, anahtarlar, sütunlar vb.

Takım ve Yeniden Sarma Prosedürü:

Takım oluşturma, araçların planlanması ve satın alınması anlamına gelir. Yeni bir ürün üretileceği zaman kalıplama gerekir. Ürün tasarımı değişiyorsa veya yeni bir model üretiliyorsa, yeniden şekillendirme gerekir.

Takımdaki Adımlar:

Takım yapımında altı adım vardır, bunlar:

1. Ürünü, alt montajlarına ve parçalarına ayırmak ve gerekli takım miktarını belirlemek için malzeme faturasını, çizimleri ve diğer özellikleri analiz etmek.

2. Her bir işlem için kullanılacak aletin tipini belirleyen ve üretilecek mal miktarına göre işleme yönteminin seçilmesi ve incelenmesi.

3. Özel işlemler için gerekli özel araçları tasarlamak ve üretimde ihtiyaç duyulan standart araçları seçmek.

4. Takımların tasarım çizimlerine göre tedarik edilmesi veya imal edilmesi.

5. Aletlerin spesifikasyonlara uygunluğunun incelenmesi.

6. İmalattaki takımların performansını takip etmek, Takımların maliyetlerinin gerekli kayıtlarını tutmak, her takım yöntemi için elde edilen çıktı oranlarını tutmak ve daha önce yapılan takımların tasarımını geliştirmek için bilgileri kullanmak.