İş İletişiminin Engelleri

İşletme İletişiminin Önündeki Engelleri öğrenmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. İş İletişiminin Önündeki Engellerin Anlamı 2. İş İletişiminin Önündeki Engeller 3. Aşma Yöntemleri.

İş İletişiminde Engellerin Anlamı:

Modern işletmede iletişimin önemi çok fazla vurgulanamaz.

Bu nedenle yöneticiler genellikle zamanlarının önemli bir bölümünü başkalarıyla iletişim kurmak için harcıyorlar.

Ancak iletişim her zaman olması gerektiği kadar etkili değildir. Araştırmalar, tüm iş iletişimlerinin neredeyse% 75'inin istenen sonucu elde edemediğini belirtti. Bazı dış ve iç güçler iletişim akışını engeller. İletişimi keser veya engeller veya karşılıklı anlayışı önler.

İletişim belirsiz ve kötü bir şekilde ifade edilebilir. Netlik eksikliği veya düşük alıkonma problemi olabilir. İnsanlar arasındaki engeller tüm iletişimi ortadan kaldırmaz, aksine bazı iletişimlere izin vermek için filtre gibi çalışır ancak diğerlerini engeller, böylece iletişimi yetersiz kılar.

İletişimi dinlememek kronik bir sorundur. Birçok iletişim hakettiği ilgiyi görmez. Bu sınırlamalara veya iletişim kanallarının bozulma nedenlerine 'İletişim Engelleri' denir.

İş İletişiminde Önemli Engeller:

İletişim, çeşitli engeller tarafından engellenir.

Bunlar üç kategoride sınıflandırılabilir:

(A) Dış Engeller,

(B) Örgütsel Engeller; ve

Bütün bu iletişim engelleri aşağıda açıklanmıştır:

[A] Dış Engeller:

İş iletişiminde dış engeller aşağıdaki şekillerde olabilir:

1. Anlamsal Engeller:

Gerçekleri ve hisleri iletmek için kullanılan kelime ve sembollerin çeşitli anlamları olabilir. Farklı kişiler aynı mesajı eğitimlerine, deneyimlerine, sosyal ve kültürel geçmişlerine vb. Bağlı olarak farklı şekillerde yorumlarlar. Gönderenin dili alıcıya anlaşılmaz olabilir. Bu nedenle, kelimeler ve semboller bazen gerçek anlamları ifade edememektedir.

2. Duygusal veya Psikolojik Engeller:

Duygusal veya psikolojik faktörler, kişisel iletişimdeki en büyük engellerdir.

Aşağıdakiler duygusal engellerden bazıları:

ben. Dikkatsizlik:

En önemli kronik psikolojik engellerden biridir. Alıcı mesaja tamamen dikkat etmediğinde, iletişim etkisiz hale gelir. Bir kişi, diğer önemli konularla önceden meşgul olabilir veya mesaj, beklentilerine aykırı veya ilgisiz olabilir.

Bunlar dikkat eksikliğine neden olabilir. İnsanların bültenlere, bildirimlere, tutanaklara ve raporlara tepki göstermemesi yaygın bir olgudur.

ii. Algısal Engel:

Her bireyin kendine özgü ilgi alanları vardır. Böylece mesajın kendisi için değerli olan kısmını duyabilir, okuyabilir veya görebilir. İnsanlar neyi görmek istediklerini görür ve onu bir gerçeklik olarak görür. Bazı kişiler mesajı yanıltıcı olabilecek kendi bakış açılarıyla yorumlarlar, bu yüzden algı bilinçsizce mesajın süzülmesine yol açar.

iii. İletim Kaybı ve Zayıf Tutma:

İletişim organizasyondaki çeşitli kanallardan geçtiğinde, aynı mesajın art arda iletimleri azalan biçimde doğrudur. Sözlü iletişim durumunda her iletimin yaklaşık% 30'unun kaybolduğu söylenir.

Bilgilerin kötü tutulması yine bir hastalıktır. Araştırmacılar tarafından çalışanların sadece% 50 oranında bilgi elde ettiği, denetçilerin ise yaklaşık% 60'ı elinde tuttuğu gösterilmiştir.

iv. Erken Değerlendirme:

Tam bilgiyi almadan önce alıcı mesajı değerlendirdiğinde iletişim engellenir. Bazı durumlarda, yöneticiler uygun bir anlayışa ulaşmadan önce bilgileri değerlendirmeye başlar. Tüm gerçekleri bilmeden karar verilir. Böyle bir erken değerlendirme, serbest bilgi akışını engelleme ve iletişimi anlama ve bozma eğilimindedir.

v. Yazılı Sözlere Gereksiz Güven:

Yazılı kelimeler, yüz yüze sağlam ilişkilerin yerine geçmez. Yazılı bir iletişim emri, prosedürü veya yönergenin amacını açıklayamayabilir. Yazılı iletişim genellikle ne yapılması gerektiğini söyler, ama neden yapılması gerektiğini söylemez ve ikna edici nitelikte değildir.

Ayrıca, yazılı bir iletişim okuyucunun anlama düzeyinin üstünde olabilir ve iletişime cevap verememe de söz konusudur. Bu nedenle yazılı medya, üretken yüz yüze ilişkilere tamamlayıcı olarak değerlendirilmelidir.

vi. Communicator'a güvensizlik:

Communicator tarafından tüm kötü düşünülmüş kararlardan veya mantıksız kararlardan doğar. Bu tür tekrarlanan deneyimler alıcının yavaş yavaş eylemi geciktirmesini veya önemsiz bir şekilde hareket etmesini sağlar, böylece iletişimi başarısız olmasına rağmen görünüşte tamamlanmış olmasına rağmen.

vii. İletişim kurulamıyor:

Yöneticilerin çoğu zaman gerekli mesajları iletmekte başarısız oldukları kabul edilmiş bir gerçektir. Bu, iletişimcinin parçalarındaki tembellikten ya da herkesin bildiği yanlış varsayımından kaynaklanıyor olabilir.

[B] Örgütsel Engeller:

Büyük örgütsel engeller aşağıdaki gibi olabilir:

ben. Örgüt Politikası:

İletişimle ilgili genel örgütsel politika, normalde bu konuda nasıl davranması beklendiğiyle ilgili olarak organizasyondaki herkes için genel bir kılavuz görevi görür.

Politika yazılı olarak açık beyan şeklinde olabilir veya organizasyon üyelerinin, özellikle üstteki kişilerin davranışlarından yorumlanması gerekir. Bu politika farklı yönlerdeki iletişim akışını desteklemiyorsa, iletişim akışı sorunsuz ve yeterli olmaz.

ii. Durum İlişkisi:

Resmi organizasyon yapısında, üst-alt ilişki, serbest ve sık iletişimde, özellikle de yukarı yönde, engel teşkil edebilir. Bir yönetici, zayıf yönlerini alt etmek için iletişim kuramayabilir. Astlar, üstlerle konuşmaktan çekinmiyorlar.

Sadece üstlerin, hoş olmayan gerçekleri duymak ve geri almak istediklerini iletiyorlar. Üstleriyle iletişim kurabilirler, yalnızca ikincisi tarafından takdir edilmesini bekledikleri şeyler. Bir ast üstlüsüne güvenmediğinde, iletişim daha az etkili olur.

iii. Organizasyonel Kural ve Düzenlemeler:

Örgütsel kurallar ve düzenlemeler, iletilecek konuyu ve ayrıca bu iletişim kanalını belirleyerek iletişim akışını etkiler. Kurallar, belirli mesajların akışını kısıtlayabilir ve birçok önemli mesaj bırakabilir.

Öte yandan, bu kuralların öngördüğü şekilde uygun bir kanaldan haberleşmek, onu geciktirir ve kişilerin mesajı iletme isteklerine karşı çalışır. Bu engel, kurallara ve düzenlemelere uyulmasının çok katı olduğu Hindistan kamu sektörü işletmelerinde güçlü bir şekilde faaliyet göstermektedir.

iv. Organizasyon Yapısındaki Karmaşıklık:

Bir dizi yönetim seviyesinin olduğu bir organizasyonda, filtreleme noktalarının sayısı çoktur. Sonuç olarak, iletişim süreci ertelenir ve iletişimin bozulma olasılığı artar. Bu, yukarı doğru iletişim söz konusu olduğunda daha doğrudur, çünkü alt düzey çalışanlar genellikle olumsuz eleştiriyi kendileri veya üstleriyle eleştirmeyi sevmezler.

Organizasyon yapısı ne kadar karmaşık olursa, doğru bilginin doğru zamanda doğru zamanda doğru ortama aktarılması için o kadar zorlaşır.

v. Organizasyon Olanakları:

Düzgün, yeterli, net ve zamanında iletişim akışı için sağlanan organizasyonlar; toplantılar, konferanslar, şikayet kutusu, öneri kutusu, sosyal ve kültürel toplantı vb. Gibi bir takım biçimlerde olabilir. etkili iletişim kurar.

vi. Bilgi bombardımanı:

Yöneticiler, çeşitli kaynaklardan gelen bilgilerle aşırı yüklenmiştir. Her zaman bilgi akışını düzenleyemeyebilirler. Sonuç olarak, iletişimin etkinliği azalır. Mesajların bazılarını görmezden gelebilir veya yanlış yorumlayabilirler. Zamanın baskısı da iletişim problemi yaratabilir.

[C] Kişisel Engeller:

İletişim temelde kişilerarası bir süreç olduğundan, iletişimi engellemekten sorumlu bazı kişisel faktörler de vardır.

Kişisel engeller şöyle sıralanabilir:

1. Üstlerdeki Engeller:

Üstlerin iletişimdeki rolü çok önemlidir. Astları ile hiyerarşik ilişkileri nedeniyle, aşağıda tartışılan çeşitli şekillerde engeller olarak hareket ederler:

ben. Üstlerin Tutumu:

Üstlerin genel olarak iletişime ya da belirli bir yöne doğru olan tutumları, mesajların farklı yönlerdeki akışını etkiler. Eğer bu tutum olumsuz ise, mesajların üstlerden ve / veya üstlerden yeterince akmaması olasılığı daha yüksektir.

ii. Otoriteye Karşı Mücadeleden Korkma:

Organizasyondaki bir kişi her zaman daha yüksek bir pozisyon ve prestij elde etmeye çalışır. Bu nedenle, yöneticiler genel olarak satırdan aşağı ya da yukarı doğru çıkan bilgiyi tutmaya çalışırlar; çünkü sık sık bilgi aktarılması zayıflıklarını açığa çıkarabilir.

iii. Astlarda Güven Eksikliği:

Üstler genellikle astlarının daha az yetkin ve daha az yetenekli olduklarını, üstlerini tavsiye edemediklerini ya da iletecekleri bir bilgiye sahip olamayabileceklerini algılar (doğru veya başka türlü).

iv. Zaman eksikliği:

Üstler - doğru ya da başka türlü - işle aşırı yük altında olduklarını ve astlarıyla konuşmak için çok az zamanları olduğunu hissediyorlar.

v. Farkındalık eksikliği:

Bazen üstler, genel veya belirli bir konuda farklı yönlerde iletişimin yararı ve önemi hakkında farkındalığı olmayabilir. Böyle bir durumda, iletişim nasıl engellenir.

vi. İletişimi Yoksaymak:

Bazen üstler - önemlerini korumak için bilinçli ve kasıtlı olarak astlarının iletişimini görmezden gelirler. Bu, astların iletişim kurmaya istekli olmalarına karşı çalışır.

2. Astlardaki Engeller:

Her iki yöndeki dikey iletişim ancak astlar da bu sürece aktif olarak katıldığında gerçekleşebilir. Astları arasında bu tür aktif katılımı olumsuz yönde etkileyen çeşitli faktörler vardır.

Bunlardan bazıları aşağıda belirtilmiştir:

ben. İletişim Kurmakta İsteksizlik:

Bazen, astlar belirli bilgileri yukarı doğru iletmezler çünkü bunu yapmaya istekli değildirler. Eğer bir ast, amirine belirli bir bilgiyi vermekten olumsuz bir şekilde etkilenebileceğini düşünüyorsa, onu tedarik etmeye istekli olmayacaktır.

Bilgi artışı kontrol amacıyla kullanılır ve astları olumsuz durumlarla ilgili üstlerine bilgi vermeye istekli olmazlar. İletişim kurmak için herhangi bir zorunluluk varsa, bilgiyi kendi çıkarlarını koruyacak şekilde değiştirdikten sonra da aynısını yaparlar.

ii. Uygun Teşvik Eksikliği:

İletişim kurma konusundaki motivasyon eksikliği, astların yukarı doğru iletişim kurmasını da engellemektedir. Bir astın yeni bir önerisi, üstlerin dikkatini çekmiyorsa, onu iletmez.

İş İletişiminin önündeki engeller aşağıdaki gibi bir grafikle gösterilmiştir:

İletişim Engellerini Aşma Yöntemleri:

İş organizasyonlarının başarılı işleyişinde etkin iletişimin önemini göz önünde bulundurarak, yöneticilerin iletişimdeki farklı engellerin üstesinden gelmeleri esastır. İletişim engellerini tamamen ortadan kaldırmak mümkün olmasa da, bu yönde uygun yönetimsel eylemler etkilerini en aza indirebilir.

İletişim engellerini önlemek için aşağıdaki yöntemler önerilmiştir:

1. Tam Bilgi:

İletişimi etkin kılmak için, öncelikle iletişimcinin iletişim kurmak istediğini tamamen ve açıkça bilmesi gerekir.

2. Karşılıklı Güven:

İletişim kabul ve istenen eylem için tasarlanmıştır. Bu tür bir kabul, büyük ölçüde, iletişimcinin güdülerine ve samimiyetine duyulan güven ve güvenden etkilenir. Eğer güven eksikse, iletişim beklenen sonuçların altına düşecek.

Bu nedenle, kuruluş içinde bir güven ve güven ortamının oluşturulması gereklidir. Bu, insanları birbirleriyle dürüstçe iletişim kurmaya teşvik edecektir.

3. Uygun Dil:

İletişim için kullanılan dil, alıcı tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde olmalıdır. En popüler semboller, açık ve net bir dil, doğru iletişim için kullanılmalıdır.

4. Kişiler Arası İlişki:

Üstler ve astlar arasında uygun kişisel ve kişisel ilişkiler geliştirilmeli, böylece ikincisi eksiksiz ve doğru bilgiyi bir öncekine iletmekte özgür ve açık hissedebilir. Üstler, yardımcı eleştiriler ve astların yararlı önerilerini takdir etmelidir.

5. Uygun Kanal Seçimi:

Yöneticiler, mesaj göndermek için en uygun kanalı seçebilecek kadar yetkin olmalıdır. Karmaşık bir mesaj göndermek için yüz yüze tartışma veya telefon gibi zengin bir kanal kullanılmalıdır. Öte yandan, notlar, mektuplar veya elektronik postalar rutin mesajlar göndermek için kullanılabilir, çünkü yanlış anlaşılma ihtimali yoktur.

6. Karşılıklı Anlama:

Hem gönderenlerin hem de alıcıların birbirlerinin bakış açısını anlamak için özel bir çaba sarf etmeleri çok önemlidir. Başkalarının bakış açılarını anlayarak, açıklamalar sınıflandırılabilir, algılar anlaşılabilir ve nesnellik korunabilir.

7. İletişimde Empati:

Etkili iletişimin yolu, alıcının ihtiyaçlarına, duygularına ve algılarına karşı duyarlı olmaktır. Communicator mesajı, alıcının duygularına ve duygularına zarar vermeyecek şekilde iletmelidir. Mesajın göndereni sorunlara alıcının bakış açısından bakıldığında, yanlış anlaşılmaların çoğu önlenebilir.

8. İki Yönlü İletişim:

İletişim iki yönlü bir süreçtir. İki yönlü iletişim, iki düşünceyi bir araya getirir; bu, herhangi bir iletişimin temel çekirdeğidir. Mesajın göndericisi ile alıcısı arasında sürekli bir diyalog içerir. Yukarıya doğru iletişim organizasyonda bir gerçeklik haline gelebilir ve bu gerçek kabul edilirse etkili olabilir.

9. Eylemleri Olan Kelimeleri Destekleme:

En ikna edici iletişim türü söylediğiniz şey değil, yaptığınız şeydir. Yöneticiler, eylemlerinin iletişim sürecini desteklediğinden emin olmalıdır. Bu iletişimde ciddiyeti sağlayacaktır.

10. Örnekler ve Görsel Yardımlar:

Alıcının aklında iletişim fikrini düzeltmek için, alıcının anlaşılması için uygun durumlarda uygun hikayeler ve kelime resimleri kullanılabilir. Ayrıca, grafikler ve şemalar vasıtasıyla görsel yardımlar avantajlı bir şekilde kelimelerle doğru şekilde tarif edilmesi zor olabilecek belirli noktaları veya fikirleri vurgulamak için kullanılabilir.

11. İyi Dinleme:

Etkili iletişim için dikkatli dinleme esastır. Bu süreçle, bir kişi yalnızca başkalarına konuşma şansı vermekle kalmaz, daha fazla iletişim için yararlı bilgiler toplar. Konuşmacının açık ve örtük anlamlarına odaklanarak, yönetici söylenenleri daha iyi anlayabilir.

12. Gecikme Reaksiyonu:

İlk izlenimin derhal tepki göstermesinden etkilenmemesi etkili iletişim için iyi bir uygulamadır. Aceleci tepki genellikle iletişimin gerçek anlamını göz ardı etmeme ile sonuçlanır ve alıcının eylemin gecikmesinin iletişimin amaçlanan anlamını anlamada yardımcı olduğunu gösterir.

13. Gayri Resmi İletişimin Stratejik Kullanımı (Grapevine):

Bir yönetici, resmi iletişim sistemini desteklemek için resmi olmayan iletişim kanallarını kullanmalıdır. Bu amaçla, resmi olmayan iletişim ağlarını anlamalı ve resmi iletişim kanallarındaki boşlukları doldurmak için akıllıca kullanılmalıdır.

14. Değerlendirme:

İletişim akışını farklı yönlerde değerlendiren sürekli bir program olmalıdır. Bu, bu alandaki problemlerin altını çizer, sebeplerini belirler ve böylece uygun düzeltici faaliyetlerin benimsenmesini sağlar. Üstler, bilgiyi doğru bir şekilde anlamadan önce değerlendirmek için hızlı olmamalıdır.