Etkili İş İletişimi: İlkeler, 7C'ler ve Yararları

Etkili İletişim hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Etkili İşletme İletişiminin İlkeleri 2. Etkili İletişimde Yedi Cs 3. Etkili İletişimin Faydaları.

Etkili İşletme İletişiminin İlkeleri:

İş iletişimi dinamik ve karmaşık bir süreçtir.

Bu süreci etkili kılmak ve iş hedeflerine ulaşmak için aşağıdakileri göz önünde bulundurmalıyız:

A. Chester'ın Görüşleri I. Barnard:

Chester I. Barnard’a göre, ticari iletişimin etkili olabilmesi için şu mesajlara sahip olması gerekir:

ben. Alıcıya anlaşılabilir;

ii. İlgili kişilerin çıkarları ile uyumlu;

iii. Kuruluşun hedefleri ile ilgili; ve

iv. Fiziksel ve psikolojik olarak uygulanabilir.

B. Amerikan Yönetim Derneğinin On Emri:

Amerikan Yönetim Derneği, etkili iş iletişimi için aşağıdaki on şartı öngörmüştür:

ben. İletişimden önceki bilgiler hakkında net bir fikir oluşturun;

ii. İletişimin amacını, amacını veya amacını düzeltmek;

iii. İletişim için fiziksel ve psikolojik ortam oluşturun;

iv. İstişare yoluyla iletişimi planlayın;

v. İletişimin konusunu doğru seçmek;

vi. Alıcının mesajın değerini fark etmesini sağlayın;

vii. İletişimi takip etmek;

viii. İletişimin önemi hakkında net bir fikre sahip olmak;

ix. İletişim doğrultusunda hareket edin;

x. Düzgün dinleyin.

C. Etkili İş İletişiminin Genel İlkeleri:

Etkili iş iletişimi için genel ilkeler şu şekilde sıralanabilir:

1. Netlik:

İletişim süreci, amaca hizmet etmek için, iletişimin netliğini sağlamalıdır. Bir iş iletişimi, bir dilde ifade edildiğinde ve alıcı tarafından anlaşılacak şekilde iletildiğinde açıklığa sahiptir.

İletişimin temel amacı iki zihni bir araya getirmektir ve bu ancak gönderenin ne anlama geldiği aynı şekilde alıcı tarafından anlaşıldığında mümkün olabilir. Bu yüzden iletişim, anlaşılabilir bir dilde açık ve basit olmalıdır.

2. Yeterlilik:

İletişimdeki amaç, optimum bilgi akışı sağlamaktır. Alanı örtmek için yeterli olmalıdır. İletişim süreci, kurumdaki çeşitli kişilerin resmi görevlerinin yerine getirilmesiyle ilgili olarak ihtiyaç duydukları tüm mesajların kendilerine iletilmesini ve ayrıca farklı mesaj türleriyle ilgili olarak bu akışın sağlanmasını sağlamalıdır. yeterli olmalı

3. Dikkat:

Mesaj alındığında anlam ve içerik bakımından tam bir dikkatle anlaşılmalıdır. İfadenin netliğine rağmen, iyi oluşturulmuş mesaj çok zor görünebilir ve bu nedenle yarı yürekten dikkatimiz nedeniyle anlaşılamayabilir.

Bu nedenle, alıcının mesaj dinleme veya okuma konusundaki dikkatinin ve konsantrasyonunun, iletilen mesajın doğru anlaşılması için çok önemli olduğu düşünülmelidir. Mesaj, alıcıların ellerinde gerekli takdir ve anlayışı alırsa, iletişimci çabalarında çok cesaretlendirilmiş hissedecektir.

4. Zamanlama:

Herhangi bir mesajın alıcıya faydası zamanlılığından belirgin şekilde etkilenir. Bu nedenle, iletişim süreci yalnızca mesajın alıcıya ulaşmasını değil, ihtiyaç duyduğu zaman kendisine ulaşmasını da sağlamalıdır. Bir kişinin çeşitlendirilmiş ve karmaşık içeriği olan bir bilgiyi derlemek için biraz zamana ihtiyacı olabilir.

Bilginin aciliyetini ve zaman gereksinimini göz önünde bulundurmak için uygun bir zaman aralığına izin verilmelidir.

5. Bütünlük:

Bu ilke, iş iletişiminin organizasyonel yapı ve amaçları desteklemesini talep eder. Bir iletişim, işletme hedeflerine ulaşmak için gereken üstler ve astlar arasındaki işbirliğini güvence altına almak ve sürdürmek için bir araçtır.

Bu amaçla, iletişim merkezleri olan alt yöneticilerin konumuna da dikkat edilmelidir. Konumlarını ve statülerini kullanmak için destek ve cesaretlendirmeleri gerekir. Üst düzey yöneticiler bunu sık sık unutur ve bu alt yöneticileri, iletişimin amaçlandığı çalışanlarla doğrudan iletişime geçme çabası içinde geçirerek mesajlar iletir.

Bu prosedür, kesin statüde önemli pozisyonlarda bulunan alt yöneticilerin beğenisinde olamaz. Bu nedenle, yukarıdan aşağıya bir iletişim, hat otoritesinin her aşamasından geçmelidir.

6. Enformel Kuruluşun Stratejik Kullanımı:

Gayri resmi organizasyon bilgi aktarma ihtiyacından kaynaklanmaktadır. Yöneticilerin onayıyla veya onayı olmadan devam eder ve yapıcı veya yıkıcı sonuçlara sahip olabilir. Dolayısıyla, yapıcı bir iletişim aracı olarak kullanmak bir yöneticinin görevi olmalıdır.

Gayri resmi organizasyon kendiliğinden büyüyünce, bastırılması veya damgalanması önerilmez. Ayrıca göz ardı edilmemelidir, ancak örgün organizasyondakileri desteklemek için iletişim iletmek ve almak için kullanılmalıdır.

Bu, uygun koordinasyon ve girişimci çabalar sağlayacaktır. Dahası, üst ve alt arasında resmi olarak akan mesaj, onları doğru bir anlayışla çabuk bir şekilde ele almakta yetersiz ve güvenilmez görünebilir. Böyle bir durumda, kayıt dışı organizasyonun stratejik kullanımı iletişim sürecine elverişlidir.

7. Uyarlanabilirlik ve Tekdüzelik Arasındaki Denge:

Bir örgütün sorunsuz çalışması kısmen homojenliğe bağlıdır. Ancak farklı durumlar ve bireylerin dahil olduğu durumlarda uyarlanabilirliğe başvurulmalıdır. Siparişler ve raporlar, belirli durumlara uyum sağlama olanağı sağlayan sistemler aracılığıyla iletilebilir.

8. Faiz ve Kabul:

Bir iş iletişiminin amacı, olumlu bir yanıt almaktır. İletişim kurduğu kişi mesajla ilgilenmeli ve onu kabul etmelidir. Moral iyiyse aşağıya doğru iletişim daha etkili olur ve üstün iyi bir dinleyici olduğunda yukarı doğru iletişim kurulur.

İletişim ilkelerini uygularken, nadiren uygulanabilecekleri de unutulmamalıdır. Dolayısıyla, bu ilkelerin gönüllü olarak kuruluşun bütün üyeleri tarafından kabulü denenmelidir.

9. Nezaket:

Nezaket herhangi bir iletişimde ne pahasına olursa olsun muhafaza edilmelidir. Özellikle iş iletişiminde nezaket, iyi bir organizasyonun işaretidir. Kibar bir dil kullanmak, bir hata için özür dilemek, bir iyiliğe teşekkür etmek, gecikmeden bir mektuba cevap vermek, vb. İş iletişiminde nezaket örnekleridir.

10. Eşliklilik:

İş iletişimi, etkili olması için özlü olmalıdır. Tekrarlamalardan kaçınılarak sadece gerekli gerçekler belirtilmelidir.

11. Kanal:

Doğrudan ve en kısa kanalın kullanılması iletişimin konusunu bozulmadan kurtarır. Bu konuda özen gösterilmelidir.

12. Geri bildirim:

Alıcıdan geri bildirim alındığında iletişim tamamlanır. İletişimin nihai hedefi bu ilkeyle yerine getirilir.

13. İki yönlü İletişim:

Tek yönlü iletişim arzu edilmez. İş iletişiminin amacını yerine getiremez. Hem gönderici hem de alıcı birbiriyle iletişim kurmalıdır. Geri bildirim sürecine yardımcı olur.

Etkili İletişimde Yedi Cs :

Etkili olması için bir iletişim aşağıdaki yedi C'yi gerektirir:

1. Tamlık:

Etkili bir iletişimin ilk kriteri bütünlüğüdür. Mesaj ya da iletişimin bağlamı, alıcının uygun şekilde tepki vermesi için gerekli tüm gerçekleri içermelidir. Tam bir iletişim mümkün olan tüm soruları netleştirir ve uygun kararların alınmasına yardımcı olur.

2. Conciseness:

İletişim konusu kısa ve kısa olmalıdır. Bir iletişimde gereksiz bir işlem yapılmamalıdır. İletişimde kullanılan kelimeler uygun olmalı ve ifade kesin olmalıdır. Tekrarlamadan kaçınılmalıdır. Kısa mesaj, hem gönderenin hem de alıcının zaman kazanmasını sağlar.

3. Düşünceler:

İletişim yaparken gönderen, alıcının sosyal ve kültürel geçmişini, eğitimini, yaşını, duygularını vb. Dikkate almalı ve dili değiştirmeli, tutum ve yaklaşımı buna göre değiştirmelidir.

4. Beton:

Somut iletişim, belirsiz ve genel bilgilerin yerine belirli, kesin ve kesin bilgilerin değişimini ifade eder. Belirsizlik olmadığı için alıcı için inandırıcı ve kabul edilebilir.

5. Nezaket:

Etkili bir iletişimde kibar bir yaklaşım mevcut olmalıdır. Mesajın göndereni, onuruna, alıcının saygısına ve onuruna karşı uyanık olmalıdır. İletişimin alıcıya herhangi bir şekilde zarar vermemesi, zarar görmemesi, küçültülmemesi veya tahriş etmemesi için özen gösterilmelidir. Şeref onur duyduğundan, gönderene de saygı gösterilecektir.

6. Netlik:

İletişimde açıklık sağlanmalıdır. Mesajda yer alan fikir açıkça ifade edilmelidir. Mesajın anlamı konusunda hiçbir karışıklık kalmayacak. Mesajın göndereni ve alıcısı onu aynı şekilde anlayacaktır.

7. Doğruluk:

Etkili iletişim hecelemede, cümlenin oluşturulmasında ve dil kullanımında doğru olmalıdır. Dilbilgisi hatalarından kaçınılmalıdır. Mesaj hatasız hale getirmek için sözlük, bilgisayarlı yazım denetimi vb. Kullanılabilir. Dikkatsiz bir ihmalden kaçınmak için metnin gözden geçirilmesi gerekir. Doğru bir mesaj, alıcı üzerinde iyi bir etki yaratır ve gönderenin prestijini arttırır.

Etkili İletişimin Yararları:

İletişim, iki veya daha fazla kişi veya bir grup insan arasında bilgi, gerçek, fikir, düşünce, görüş alışverişi işlemidir. İletişim net, eksiksiz, özlü, doğru ve alıcı tarafından tam olarak anlaşıldığında, 'Etkili - İletişim' olarak bilinir. Eğer iletişim belirsiz, eksik, yanlış ve anlaşılması zor ise, 'Etkili Olmayan İletişim' olarak adlandırılabilir.

Etkili olmayan iletişim, iyi bir sonuç üretmez; Aksine, yanlış anlama, güvensizlik, düşmanlık, çatışma ve kaosun üreme alanıdır. Bir işletme organizasyonunda etkin iletişim karar vermede yardımcı olduğu, iş akışını hızlandıran, üretkenliği arttırdığı, iş ilişkisini güçlü kıldığı, müşteri memnuniyetini arttırdığı ve diğer birçok sorunu çözdüğü için çok önemlidir.

Etkili iş iletişiminin faydaları:

1. Karar Vermede Yardımcı Olur:

Doğru ve uygun olması için bir karar, yalnızca etkili iletişimin bir araya getirebileceği yeterli ve doğru bilgiye dayanmalıdır.

2. İş Akışını Hızlandırır:

Siparişler, talimatlar, öneriler vb. Doğru ve zamanında iletilirse iş akışı engellenmez.

3. Verimliliği Artırır:

Etkili iletişim, çalışan ekibin akıllarından gelen karışıklığı gidermek için kendi işlerine konsantre olmalarını sağlar. Sonuçta daha yüksek üretkenliğe yol açan yeteneklerini, verimliliklerini ve performans kalitesini arttırır.

4. İş Memnuniyetini Artırır:

Bir işyerinde çalışanlar ve süpervizör arasında etkili iletişim, her iki uçta da iş memnuniyetini artırabilir. Çalışanlar, kuruluş için gerekli olduğunu düşünürken, diğer taraftan, süpervizör, siparişlerinin çalışanlar tarafından yerine getirildiğinden emin olduğunu da hisseder.

Çalışanlar ne yapmaları gerektiğini açıkça bildiğinde, ne zaman yapmaları ve performanslarının ödülleri hakkında işlerini verimli bir şekilde gerçekleştirebilirler. Daha yüksek otoritelerine sadık ve sadık kalırlar.

5. Zaman ve Para Kazandırır:

Eğer bir iletişim doğru bir şekilde anlaşılmazsa, fazladan zaman ve para içeren açıklık için daha fazla konuşmaya ihtiyaç olacaktır. Etkili iletişim, çoklu iletişimi önleyerek zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Çeşitli yöntemlerden (örneğin, telefon, cep telefonu, e-posta, faks, mektup, yüz yüze konuşma, vb.) Uygun iletişim araçlarının seçilmesi, gerek duyulduğu şekilde hem zaman hem de para tasarrufu sağlayabilir.

6. Promosyon Etkinliğini Artırır:

Tüketici bilgisine iletişim yoluyla tanıtım ve tanıtım faaliyetleri (örneğin reklam, farklı medya kullanımı vb.) Yoluyla ürün ve hizmetler tüketicilere sunulmaktadır.

7. İş İlişkilerini Güçlendirir:

Dış insanlar ve kuruluşlarla verimli iletişim (örneğin alacaklılar, bankalar, sigorta şirketleri, iş ortakları, vb.) İlgili herkesle sağlıklı bir ilişki içindedir.

8. Profesyonel İmajı Geliştirir:

Bir kurumun iletişim şekli iletişim üzerindeki etkinliğinin izlenimi üzerine atıyor. İyi iletişim, iyi ve profesyonel olarak verimli bir organizasyon anlamına gelir.

9. Müşterilerin Memnuniyetini Artırır:

Müşterilerin memnuniyeti bir işletme organizasyonu için dikkate alınması gereken hayati bir unsurdur. Bir işletmenin varlığı ve büyümesi büyük oranda ona bağlıdır. Müşterilerin güvenini kazanmada etkin iletişim gereklidir. Müşterilerin tüm sorgularını (ürünler, hizmetler, bulunabilirlik, fiyatlar, kalite, çeşitlilik vb. İle ilgili) netleştirir ve onları mutlu ve memnun eder.

10. Çeşitli Problemleri Çözer:

Sayısız sorun (ör. Dedikodu, söylentiler, çatışma, çalışanlar arasında güvensizlik, yöneticiler vb.) Bir kurumda kötü iletişim ya da iletişim eksikliği nedeniyle ortaya çıkıyor. Etkili iletişim sorunları kolayca çözebilir. Yöneticiler ve çalışanlar arasında bir bağlantı kurar. Aralarındaki ilişki hafifletilir ve çeşitli problemler ve şikayetler giderilir.