Büro Düzeni: Seçim, Faktörler, Önemi ve İlkeleri
Ofis düzeninin seçimi, faktörleri, önemi, ilkeleri, türleri ve avantajları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.
Ofis Düzeni Seçimi:
Her ofisin yönetimi, ofisin bulunduğu yerin şehir içinde mi yoksa banliyöde mi olduğu konusunda büyük kararlar almak zorunda. Bu faktöre bakıldığında, şehirden uzakta bir ofise sahip olmakla birlikte, ulaşımla bağlantılı olup olmadığına da dikkat etmek gerekir.
Batı ülkelerinde, bugünlerde, banliyö bölgelerinde, ofisi şehirden uzağa yerleştirme eğilimi artmaktadır.
Böyle bir eğilimin nedenleri:
1. Yüksek maliyet:
Kentte, banliyö bölgesinde düşük bir konaklama iken metre kare başına maliyeti çok yüksektir.
2. Aşırı kalabalık ve tıkanıklık:
Şehir kalabalık ve her zaman aktiviteleri ile kalabalık ve kalabalık. Bu banliyöde durum böyle değil. Bazen ofisi idare etmek için gereken gerekli alan şehir içinde de mevcut değil.
3. Büyüyen Ulaşım Tesisleri:
Modun büyümesi ve yıllar boyunca ulaştırma demek, birçok işletmenin ofisi şehirden uzak tutmasına yardımcı oldu.
4. İletişim Araçları:
Artık, cep telefonları, internet, faks makineleri vb. Gibi iletişim olanakları, banliyölerde ofis bakımının düşük maliyetli olmasının yanı sıra, banliyödeki banliyö alanını değiştirmek için pek çok iyi bir ofisi zorladı.
Günümüzde, bankaların ve sigorta şirketlerinin ofisleri, nüfus yoğunluğu, iyi bireysel gelirler, daha iyi trafik akışı ve bir sitenin daha fazla öne çıkması nedeniyle kentsel alanda daha etkin bir şekilde çalışmaktadır. Bununla birlikte, nihai analizde, seçimi etkileyen maliyet faktörüdür.
Aksine, endüstriler ve ofisleri banliyölerde yer almaktadır ve bazı durumlarda banliyö alanlarına kaydırılmaktadır. Bu aynı zamanda ofisin bir kısmının banliyölere üretim birimleri ile birlikte gitmesi gerektiği anlamına gelir.
Ofis Yerleşimini Etkileyen Faktörler:
Ofisin bulunduğu yere karar verildikten sonra, ofis binasını seçmek için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurmak istenecektir:
1. Gerekli Alanı Almak:
Nihayet lokasyona karar vermeden önce, gerekli minimum alanın belirli bir lokasyonda mevcut olup olmadığını bulmak önemlidir.
2. Vergi Faktörü:
Vergiler, ofisteki işlerin belirlenmesinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Ofis için kurumlar vergisi ve su vergisi ile Merkezi Satış Vergisi, Devlet Satış Vergisi ve Tüketim Vergisi, üretilen ürün üzerinde etkilidir ve sonuç olarak ofisin işlerini etkiler.
3. Yerelleştirmenin Etkileri:
Ofis, benzer işlerle uğraşan diğer ofis birimlerinin bulunduğu bir yerde bulunuyorsa, daha iyi bir müşteri hizmeti ve itibar sağlayacaktır. Ancak bu, yol gösterici bir faktör olamaz. Aslında son on yılda, daha iyi iletişim araçları ve gelişmiş ulaşım olanakları nedeniyle, ülkemizde bu tür yoğunlaşmaya karşı bir eğilim var.
4. Çevrenin Statükosu:
Bir ofis binasını, çevrenin daha sağlıklı olduğu bir yerde bulmak ideal olacaktır. Bir alandaki gürültü, duman ve tıkanıklıkların ofis çalışmalarının sağlığı ve çevre üzerinde olumsuz etkileri vardır.
5. Çeşitli Hizmet Tesislerinin Kullanılabilirliği:
Banka, sigorta şirketleri, postane, karayolu taşımacılığı şirketlerinin ofisi, perakende mağazaları ve restoranlar gibi bu tesisler, personelin yanı sıra işletmeler tarafından da kullanılmaları nedeniyle işlerin daha verimli olmasını sağlar.
6. Ulaştırma Durumu:
Ofis, personelin yanı sıra müşterilere de etkili ulaşım araçlarını sağlayacak şekilde yerleştirilmelidir. Bu ofisin sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır. Tren istasyonu, şehirlerarası otobüs terminali veya havaalanı yakınında yer alan yerler, belirli iş türlerine göre büyük avantaj sağlar.
Ofis Alanı Planlama veya Ofis Düzeni:
Dikkate alınacak faktörler hakkında konuşulduktan sonra, atılacak bir sonraki adım ofisin yerleşimini veya yerleşimini planlamaktır. Ofis düzeni, “Bu bileşenlerin etkinliğini ve cazip birliği içinde maksimum etkililiği ve koordinasyonu sağlamak için tüm fiziksel bileşenlerin mevcut alan içerisinde düzenlenmesi” olarak tanımlanmaktadır.
Diğer bir ifadeyle, mekandan en iyi şekilde faydalanmayı ve ofisin maksimum verimliliğini sağlamayı amaçlayan, farklı bölümlerin, ekipmanların ve erkeklerin belirli bir boş alan içerisinde düzenlenmesi olarak tanımlanabilir.
Bir Ofis İçinde Uzay Yerleşiminin Önemi:
Alan düzeninin önemi şu gerçeğinden ölçülebilir:
1. Kat Alanının Doğru Kullanılmasını Sağlar:
Zemin boşluğunun mobilya vb. Yerleştirmek için yeterli olduğundan emin olmak için zemin boşluğunun uygun şekilde kullanılması gerekir.
2. Düzgün Çalışma Akışı Sağlamak İçin:
Ofis işinin gecikmeden ve manuel kesinti olmadan ilerlemesini sağlamak için, idari yönetim maliyetinin düşürülmesi için düzgün iş akışı sağlamak için uygun bir düzen önemlidir.
3. Denetimi Kolaylaştırmak için:
Ofisin düzgün çalışması için ofis çalışmasının uygun bir şekilde denetlenmesi şarttır. Düzen, denetim görevini kolaylaştırır ve maliyetini düşürür.
4. Ziyaretçi ve Müşteriye Etki Etmek İçin:
Modern bir işletme organizasyonunun iyiliği, ziyaretçilerinin ve müşterilerin iyiliğine büyük ölçüde bağlıdır. Büro, organizasyon imajını yansıtmanın böyle bir yoludur. Bu nedenle, ofis düzeninin önemi bu hedefe ulaşmaktır.
5. İletişimi Kolaylaştırmak:
Bir ofisi sorunsuz bir şekilde çalıştırmak ve ofisin olaylarından haberdar olmak için, yeterli bir iletişim kurmak gerekir. Bu iyi bir ofis düzeni ile kolaylaştırılmıştır.
6. İşçi Moralini Rahatlatmak ve Teşvik Etmek İçin:
Uygun bir ofis düzeninin önemi, işçilerin işteyken kendilerini rahat hissetmeleri gerektiği ve böylece morallerinin iyi olması gerçeğinden de kaynaklanmaktadır. İyi bir ofis düzeni en iyi çalışma koşulunu sağlamayı amaçlamaktadır.
7. Ofis Ekipmanlarının Daha İyi Bir Kullanımının Sağlanması:
Ofiste çalışan kişi başına düşen maliyeti azaltmak için, ofis makinelerinin ve ofis ekipmanının en iyi şekilde kullanılması gerekir. Ofis yerleşimi uygunsa bu mümkündür. Xerox makineleri gibi bazı ofis makinelerinin merkezileştirilmesine yardımcı olurken, diğer yazarlar gibi hareketli ve merkezi olmayan bilgisayarlardır.
Büro Yerleşiminin Prensipleri:
Ofis düzeninin nasıl olabileceği ve nasıl olması gerektiği konusunda hızlı ve kesin bir kural yoktur. Bununla birlikte, belirli ilkeleri izleyerek uygun bir ofis düzenine sahip olmak daha iyi olacaktır.
Burada bir girişimde bulunulur ve numaralandırılır:
1. İyi Havalandırma:
Kötü ve kirli havanın çıkışının yanından güneş ışığının akışını sağlar.
2. İş:
İşin akışı çok düzgün olmalıdır. Bölüm şekli ne olursa olsun, evrakların ve insanların hareketi asgari düzeyde olmalıdır.
3. Aydınlatma:
Maksimum alan ve iş ile zeminin köşesi, vantilatörlerden geçen güneş ışığından veya lambalardan, ampullerden ve tüp lambalarından parlak ışıklar almalıdır.
4. Hareket ve Gözlem:
Bir ofis kurarken ve mekanı seçerken, halkın hareketi kavramı göz önünde bulundurulmalıdır. Dosyaların hareketini vb. Kolaylaştırır.
5. Mobilya Düzenlemesi:
Mobilya, standart bir plana göre aynı şekilde bakacak şekilde düzenlenmelidir. Bu sayede sadece ofis daha verimli görünmekle kalmaz, denetim de kolaylaşır.
6. Denetleme:
Yerleşim düzeni, uygun denetim yapılmasına yardımcı olacak ve kolaylaştıracak şekilde olmalıdır.
7. Ekipman Yerleştirme:
Raflar, dosya dolapları vb. Gibi belirli donanımlar çok fazla yer kaplar ve bu ekipmanlar genellikle ofis personeli tarafından kullanılır. Bu nedenle, ofis yerleşiminin planlanması, bunları içerecek şekilde olmalıdır.
8. Esneklik:
Ofis, statik olmadığından, yerleşim gelecek için bazı değişikliklere izin verecek şekilde olmalıdır. Zamanın değişmesiyle değişir ve gerekirse genişler.
9. Maliyet:
Ofis alanı, tam kapasite ile kullanılmalıdır, böylece halı maliyeti, yani kullanılan alanın maliyeti her zaman minimumdur; Ancak, bunu yaparken, her bir işçinin hareket etmesine izin vermek için maksimum özgürlüğün akılda tutulması gereken ilke olması gerektiği akılda tutulmalıdır, çünkü o zaman işin etkinliği sabit tutulur.
10. Denge İlkesi:
Denge bir sorumluluk duygusu verdiğinden ve ofisin hoş bir görünüme sahip olması gittikçe daha fazla müşteri çeken ve dolayısıyla kurumun imajını geliştiren bu durum gereklidir.
Office Layout Türleri:
Bir ofiste gerçekleştirilen faaliyetlere dayanarak iki tür yerleşim vardır:
1. Grup düzeni:
Bu tür bir ofis düzeninde, benzer faaliyetlerde bulunan işçiler ve çalışanlar bir araya gelirler. Örneğin, tüm daktilolar yazarak havuza yerleştirilir ve tüm muhasebeciler bir odaya yerleştirilir.
2. İşlem düzeni:
Bu işlemde, düzenek erkekler ve makinelerin işlem sırasına göre düzenleneceği şekilde yerleştirilir, örneğin dosyalama bölümü sevk bölümünün yanına yerleştirilebilir, vb.
Uygulamada, bu iki düzen türünün hiçbiri yalnızca kullanılamaz. Ancak, her iki tür yerleşim düzeni de istenen iş ve verimlilik akışını sağlamak için birleştirilmelidir. Örneğin, daktilo, merkezi bir yazma havuzuna yerleştirilebilir, ancak bazıları önemli yöneticilerin yanına yerleştirilebilir.
İyi Bir Ofis Düzeninin Avantajları:
1. Daha İyi Şerefiye:
Daha iyi planlanmış bir düzen, ziyaretçiye verimlilik imajını yansıtır. Bu, ofise uğrayanların aklında daha iyi bir şerefiye ile sonuçlanır.
2. Ekonomik İstikrar:
Ofis maliyetinin düşürülmesi ile ilgilidir. İyi bir ofis düzeni mevcut kat alanından en ekonomik ve etkili şekilde yararlanmayı amaçlar.
3. Daha İyi Moral:
İyi planlanmış bir ofis düzeni, çalışanların moralini ve rahatını arttırır. Daha iyi üretkenlik için elverişlidir; Aksine, kötü planlanmış bir ofisin çalışanın aklı üzerinde etkisi vardır.
4. Verimliliği Artırır:
Bir ofis uygun şekilde yerleştirildiğinde verimlilik otomatik olarak artar. Belgelerin yolu, iyi yapıcı eylemler için etkili bir şekilde hareket etmek istediği şekilde hareket eder.
5. Büro Bakımında Maliyetin Azaltılması:
Aydınlatma, soğutma, ısıtma ve iklimlendirme maliyetleri gün geçtikçe artmaktadır. Düzgün yerleştirilmiş bir ofis kalıcı armatür ve ekipman maliyetini azaltır. Ayrıca, bu sistemlerin bakım ve işletme maliyetleri azalır.
6. Denetimin Kalitesini Artırır:
İyi bir ofis düzeni denetimi daha etkili kılar. Aslında, gerekli denetim miktarı en aza indirilecek, denetim yükü azaltılacak ve denetim maliyetinde tasarruf sağlanacaktır.
7. Bölümler Arası İletişimin Hızlandırılması:
Yeterli şekilde düzenlenmiş bir ofiste, çeşitli bölümleriyle yapması gereken etkileşimi göz önünde bulundurarak, iletişim sistemi hızlandırılır. Bunun nedeni, ofis ve bölümlerin çeşitli birimlerinin sırayla yerleştirilmiş olmasıdır. İletişim arası en kısa rotayı izler.
8. Makine ve Ekipmanların Optimum Kullanımları:
Her ofis çeşitli makineler ve ekipmanlar kullanır ve sonuç olarak bu düzen, ekipman ve makinelerin ortak kullanımlarını sağlar. Bu, tesadüfen, onlara yapılan yatırım miktarını azaltır.
