Toplantı Yürütmek: Anlamı, Önemi ve Kuralları

Bir toplantı yapılması hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Anlamı 2. Önemi 3. Genel Kurallar ve Formaliteler.

Anlamı:

Davranış sözcüğü, rehberlik etmek, yönlendirmek, eskort etmek, iletmek, vb. Anlamına gelir. Bir toplantı yapılmalıdır. Bu, bir toplantıdaki katılımcıların tartışmaları barışçıl bir şekilde yapabilecekleri şekilde yönlendirilmeleri veya yönlendirilmeleri, her birinin görüşlerini ifade etme fırsatını elde etmeleri ve kararların demokratik olarak ücretsiz oylama yoluyla ve aynı zamanda tüm oylarla alınması anlamına gelir toplantılar geçerli olacak şekilde formaliteler gözleniyor.

Önem:

Doğru yönlendirme veya rehberlik yapmadıkça, toplantı bir kaosa dönüşebilir ve hiçbir karara varılamaz. Sonuç olarak, toplantının amacı kaybolur. Ayrıca, doğru yön ve rehberlik eksikliği nedeniyle, toplantının geçerliliğinin etkilenmesi için bazı formaliteler gözlenmeyebilir.

Bu durumda bir toplantıda alınan kararlar bağlayıcı değildir. Toplantının türü ne olursa olsun, ister kamusal ister özel olsun, uygun şekilde yürütülmesi gerekir. Bildirim yapıldıktan sonra, toplantının yapılması sorunu toplantı yapıldığında ortaya çıkmaktadır.

Sekreter, bildirimde bulunmak ve diğer düzenlemeleri yaparak bir toplantı düzenlemekle yükümlüdür. Toplantının yapıldığı sırada, yürütme sorumluluğu başkanın sorumluluğundadır. Başkan olmadan toplantı yapılamaz. Toplantının başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için başkana her konuda yardımcı olması sekreterin görevidir.

Genel olarak, bir kuruluşun başkanı, kuruluşun tüm farklı türde toplantılarını yürütür veya farklı komiteler veya alt komiteler için ayrı başkanlar olabilir. Eğer böyle bir sabit başkan yoksa, toplantıda bir başkan seçilmelidir. Toplantının başarıyla yürütülebilmesi için tüm katılımcıların başkanla işbirliği yapmaları gerekir. Başkan, toplantılarla ilgili kurallar, gelenekler ve konvansiyona muhakkak olmalı ve yalnızca o düzgün şekilde çalışabilmelidir.

Genel Kurallar ve Formaliteler:

Başarılı bir toplantı yapmak için aşağıdaki kurallara ve formalitelere uyulmalıdır:

Kurallar:

(1) İş Emri:

Gündem iş emrini belirleyecek. Bunların yanında belli formaliteler var. Uyulması gereken iş emriyle ilgili kabul edilmiş bir sözleşme var.

Sipariş şöyle:

(a) Başkanın adı resmen teklif edilir ve görevlendirilir ve daha sonra başkan sandalyeyi alır.

(b) Sekreter, halihazırda yayınlanmış haberi teyit etmek için başkanın talebi üzerine bildirimi okur.

(d) Bir önceki toplantının tutanakları, başkanın isteği üzerine sekreter tarafından okunabilir. Herhangi bir üye bir miktar itirazda bulunabilir ve değişiklik isteyebilir. Sekreter, toplantı izni ile gerekli değişiklikleri yapacaktır. Başkan şimdi tutanakları tarih ile imzalayarak onaylayacaktır.

(e) Başkan şimdi tutanaklardan doğan meseleleri kaldıracak. Sekreter tarafından son toplantıda verilen kararlarda ne kadar aksiyon alındığına ya da son toplantıda bitmemiş herhangi bir maddenin alınmasına ilişkin raporların alınması anlamına gelir.

(f) Başkanın bir sonraki adımı yeni işleri gündeme göre tek tek ele almak olacaktır. Tartışmalar yapılacak ve kararlar bunlara aktarılacak.

(g) Gündemdeki bütün maddeler tamamlandığında, başkan, toplantı kapsamında olan herhangi bir üye tarafından teklif edilecek başka bir iş olup olmadığını sormalı.

(h) Son olarak, bazı üyelerin başkanına teşekkür oyu verilir.

(i) Başkan, toplantıyı kapalı olarak ilan eder.

(2) Erteleme:

Bir toplantı, nisap isteğinde bulunmak veya herhangi bir zamanda işlem yapmadan, geçici olarak veya sinüs ölümü yapmak suretiyle herhangi bir işlem yapmadan ertelenebilir. Erteleme için kesin prosedürler var.

(3) Karar Verme:

Bir kararı geçmek için adım adım izlenmesi gereken kurallar var. Oy kullanma ile ilgili olarak ya anket yoluyla ya da başka türlü kurallar var. Adımlar: hareket, ikincil, varsa değişiklik, oylama ve nihayet karar.

(4) Toplantıda Konuşma:

Bir toplantıda konuşma ile ilgili kurallar şunlardır:

(a) Başkanın iznini aldıktan sonra konuşabilir,

(b) Bir seferde sadece bir kişi konuşacak,

(d) Genel olarak konuşurken biri ayağa kalkar. Bununla birlikte, bir Komite veya Kurul toplantısında, oturma pozisyonunda konuşulabilir.

(e) Konuşurken bir başkana hitap eder.

(f) Konuşma ilgili ve kısa olacaktır.

(g) Bir katılımcı bir hareketten bahsettiğinde, toplantı izni olmadan geri çekilmemelidir.

(5) Yerden ayrılmak:

Herhangi bir katılımcı toplantı sırasında toplantı yerini terk etmek isterse, başkandan izin alması gerekir.

formalite:

Her türlü toplantıda onurlandırılan belirli formaliteler vardır. Onlar:

(1) Kurallara riayet:

Toplantılarla ilgili tüm kurallara kesinlikle uyulmalıdır. Herhangi bir kural ihlal edildiğinde toplantının geçerliliği zorlanabilir.

Toplantılar için kurallar üç türdendir:

(a) Kuruluşun Bye yasalarında (herhangi bir dernek, kulüp, kamu kuruluşu vb.) veya Ana Sözleşmede (bir şirket olması durumunda) bulunan kuralları.

(b) Bazı Kanunlarda öngörülen yasal kurallar, örneğin Şirketler Yasası.

Bu kuralların dışında gelenek ve kongre vardır. Bazen kuralların belirli bir durumu karşılamak için toplantıda çerçevelenmesi gerekir. Başkan, toplantıya bağlayıcı olacak bazı tartışmalı konularda 'kararını' verme yetkisine sahiptir.

(2) Dakiklik:

Bir toplantı planlanan zamanda zamanında yapılmalıdır.

(3) Decorum:

Decorum katılımcıların sessiz ve medeni davranışı anlamına gelir. Sadece nisabın (yasal olarak) değil aynı zamanda decorumun (ahlaki) olduğu söylenir.

(4) Karşılıklı Saygı:

Katılımcılar, konuşurken, eleştirel açıklamalar yaparken bile birbirlerinin saygısını onurlandırmalıdırlar. Bu decorumun bir parçası. Kullanılacak pis veya aşağılayıcı kelimeler yok. Bu kelimelere 'yasadışı yoldan' denir, yani bir toplantıda bahsedilmez.

(5) Başkanın Üstünlüğü:

Başkanın toplantıda en üst düzey otorite olduğuna dair kesin bir inanç. Emirleri veya kararları kabul edilmek zorunda. Bununla birlikte, başkan aleyhindeki güven hareketsizliği artırılabilir.