İdeal Bir Yönetim Kontrol Sistemi (12 İlke)

İdeal bir kontrol sistemi, kontrol fonksiyonunu kolay, etkili ve pürüzsüz yapan sistemdir.

1. Uygunluk:

Kontrol sistemi bir işletmenin ihtiyaçlarına, faaliyet türüne ve koşullarına uygun olmalıdır. Kontrol, yönetimsel pozisyon aracılığıyla gerçekleştirilir.

Mevcut performansla ilgili bilgi akışı, kullanılan örgütsel yapıya uygun olmalıdır. Bu nedenle, kuruluşun farklı seviyelerindeki iş pozisyonlarına göre sapmalar rapor edilebilir.

2. Sadelik:

Etkili olması için kontrol sisteminin açık, anlaşılması ve kullanılması kolay olması gerekir. Kontrol sistemi, uygulamadan sorumlu olanlar tarafından doğru bir şekilde anlaşılmadıkça başarılı olamaz. Karmaşık bir sistem sadece faaliyetlerin performansında engel oluşturmayacak, aynı zamanda beklenen sonuçları getirmeyecektir.

3. Nesnellik:

Standartların belirlenmesi, performansın ölçülmesi ve düzeltici faaliyet objektif ve kişiliksiz olmalıdır. Öznel ve keyfi kontrol etkili olamaz. Gerçek performansı değerlendirmek için standartların açık, kesin ve sayısal olarak belirtilmesi esastır.

4. Ekonomik:

Kontrol sistemleri maliyetlerine değer olmalı. Katılan masrafları haklı göstermelidirler. Kontrol sisteminin maliyeti, kullanımından kaynaklanan olası tasarrufları aşmamalıdır. Kontrol maliyetlerini kontrol altında tutmak için karmaşık kontrol sisteminden kaçınılmalıdır.

Bu nedenle, kontrol sisteminin, maliyetleri düşürmek ve sistemi ekonomik kılmak için önemli olan faktörlere odaklanması önem kazanmaktadır.

5. Esneklik:

Kontrol sistemi esnek olmalı, yani planlar değiştirilmeli olsa bile uygulanabilir olmalıdır. İyi bir kontrol sistemi, dinamik bir iş dünyasının sürekli değişen düzenine ayak uydurmalıdır. Değişen koşullara duyarlı olmalıdır. Kontrol sistemi esnek olmalı, böylece bir plandaki herhangi bir değişiklik veya tadilat için ayarlanabilir.

6. Hızlı Raporlama:

Bir kontrol sisteminin uygulanmasında zaman önemli bir unsurdur. Astlar, gerçek sonuçları ve tüm standart sapmalarıyla üstlerini hızlı bir şekilde bilgilendirmelidir. Bilgi raporlamasındaki gecikmeler kontrolün etkisiz kalmasına neden olacaktır. Düzeltici eylemin başlatılmasında da acilliğe ihtiyaç vardır. Hızlı raporlama, sapmaların zamanında bertaraf edilmesine yardımcı olur.

7. Önerilen:

Bir kontrol sistemi sadece performansı ölçmemeli ve sapmaları saptamamalıdır; aynı zamanda iyileştirici önlemler önermelidir. Başka bir deyişle, iyi kontrol sistemi kendini düzeltmeli. Aslında, bir kontrol sistemi yalnızca içsel çalışmanın bir parçası olarak kabul edilirse ve dışardan çalışan bir mekanizma olarak kabul edildiğinde etkili olabilir.

8. İleriye Bakış:

Kontrol sistemi geleceğe yönelik olmalıdır. Aslında, kontrol sistemi zaman zaman olası sapmaların veya problemlerin tahmin edileceği şekilde tasarlanabilir.

Önleyici olmalı ve sadece düzeltici olmamalıdır İdeal kontrol kendiliğindendir. Nakit tahminleri ve nakit kontrolü, bir finansal yöneticinin gelecekteki nakit ihtiyaçlarını önceden tahmin edebileceği ve önceden sağlayabileceği bir örnektir.

9. Bireysel Sorumluluk:

Kontrol, iş veya iş yerine bireylere odaklandığında etkili olabilir.

10. Stratejik Nokta Kontrolü:

Standartlardan sapmaların hepsi eşit öneme sahip değildir. Bu nedenle, bütün sapmaları kontrol etmek arzu edilmez. Bu nedenle, kontrol sistemi yönetimin dikkatini gerektiren kilit, kritik veya stratejik noktalara odaklanmalıdır. Etkili ve verimli kontrol istisna tarafından kontrol edilir. Kontrol edilemeyen sapmalara fazla dikkat ve düşünce verilmemesi gerekir.

11. Otomatik Kontrol:

Farklı bölümlerden kendilerini kontrol etmeleri istenebilir. Bir departman kendi kontrol sistemine sahipse, ayrıntılı kontrollerin çoğu departman içinde yapılabilir. Bu kendi kendine kontrol alt sistemleri daha sonra genel bir kontrol sistemi için birbirine bağlanabilir.

12. Geri bildirim:

Önceki performans hakkında bilgi anlamına gelir. Etkili kontrol için, gerçek performansla ilgili düzenli bilgi akışı gereklidir. Geri bildirim kişisel iletişim, gözlem veya raporlar yoluyla sağlanabilir. Otomatik geri bildirim, doğru zamanda doğru önlemlerin alınmasına ya da gelecekteki operasyonların düzeltilmesine yardımcı olur.