Büro İletişimi: Anlamı, Önemi ve Türleri

Office İletişimi hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu yazıyı okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Ofis İletişiminin Anlamı 2. Ofis İletişiminin Önemi 3. Ofis İletişim Türleri.

Büro İletişiminin Anlamı:

İletişim kurmak, sohbet etmek demektir. Bu günlük yaşamımızda sıradan bir fonksiyondur. Bu, temas kurmak, bir şeyler açıklamak, fikir alışverişinde bulunmak, bilgi iletmek, talimat vermek ve yanlış anlamaları gidermek için gereklidir. İletişim varoluş için vazgeçilmezdir. Bununla birlikte, iletişimin yönetim biliminde daha belirgin bir anlamı vardır.

Allen’e göre “Bir anlam köprüsü. Sistematik ve sürekli bir anlatım, dinleme ve anlamadan oluşur. ” Communicator tarafından gönderilen mesaj iletişim tarafından anlaşıldığında iletişimin tamamlandığı açıktır. Bu bir anlam köprüsüdür, yani bir mesajın anlamı, iletişimci ve iletişimci tarafından aynı şekilde anlaşılır.

Büro İletişiminin Önemi:

Önemi büyük ve büyüyor. Bir kuruluşun başarısı, iletişimin ne kadar kapsamlı ve yoğun olarak yapıldığına bağlıdır. Bir yönetim aracı olarak tanımlanmaktadır. Yönetimdeki son söz. Birden fazla kişi bir araya geldiğinde, aralarında iletişim vardır.

Bir ofiste insanlar bir araya gelir ve çalışır. Bu nedenle, aralarında iletişim olması gerekir. Bir ofisin ana işlevi, dahili ve harici olarak iletişim kurmaktır. Bir organizasyon ofise ihtiyaç duyar, çünkü tüm iletişimler bu iletişimden çıkar ve içeri girer. En fazla sayıda ofis makinesi iletişim amaçlıdır.

Büro İletişimi Türleri:

Genel olarak konuşursak, iletişim iç ve dış olabilir. İç iletişim ofis içinde çalışan insanlar arasında gerçekleşir. Ayrıca, işveren ve çalışanlar arasında veya bir dernek üyeleri arasında veya bir şirket ile hissedarları arasında iletişim anlamına gelir.

Dış iletişim, müşteriler, tedarikçiler, borçlular, alacaklılar, diğer kuruluşlar, Hükümet ve farklı kurumları ve sonunda kamuoyu gibi yabancılar ile yapılır. Sekreterin her iki iletişim türünü de denetleme ve kontrol etme görevi büyüktür.

Yöntemlere göre, iletişim sözlü, yazılı (yazışma) ve el hareketi olmak üzere üç bölüme ayrılabilir.

İçsel iletişim:

İletişim ile işveren-çalışan ilişkisi ve üst düzey alt ilişki sürdürülebilir. Üst yönetim seviyesinde alınan kararlar, bir organizasyon yapısı içerisinde üst-alt ilişkiler zinciri aracılığıyla yürütme ve işletme seviyelerinde aşağıya doğru akar.

Kuruluşun amaçları ve politikaları personele iletilmedikçe, ne kendilerini organizasyonla özdeşleştiremezler, ne de kendi görevlerini yerine getiremezler.

Organizasyonda herhangi bir değişiklik yapıldığında, personel üyelerine zihinsel olarak hazırlıklı olmaları için önceden iletişim kurulmalıdır. Aksi takdirde, bir şok olabilir. Çalışanlar aynı zamanda şikayetlerini, şikayetlerini veya zorluklarını işverene iletebilmelidir.

Bu şekilde, daha iyi bir işveren-çalışan ilişkisi kurulur ve varsa yanlış anlamalar giderilir. İletişim iki yönlü bir trafik olarak tanımlanmaktadır. İç iletişim sözlü, yazılı, görsel ve el hareketi olabilir. Toplantı, konferans vb. Toplantıların yapılması, ortak istişareler veya grup tartışmaları vb., Raporların gönderilmesi, tutanakların kopyaları vb. İç iletişimin etkili yöntemlerinden bazılarıdır.

İletişim ile ilgili olarak altı tür sorgu vardır ve soruların kesin cevapları vardır. Onlar:

Niye ya?

İletişim olmadan, hem iç hem de dış, hiçbir örgüt inşa edilemez ve işletilemez.

Ne zaman?

Mesaj diğer kaynaklardan sızdırılmadan önce.

Ne?

Ortak çıkarlarla ilgili hiçbir şey gizlenmemelidir. Hiçbir sır, gerçekten, sonuçta korunamaz. Bu nedenle, bazı istisnalar dışında, personel üyelerine hiçbir şey gizlememek daha iyidir.

Nerede?

İletişim, bir odadaki çok küçük bir gruptaki iki kişi arasında gizli olarak ya da açıkça çok sayıda kişi arasında veya bir halka açık toplantıda bir toplantı ya da konferansta yapılabilir.

Nasıl?

Hem iletişimci hem de iletişimci tarafından anlaşılabilir bir ortam kullanılarak yapılmalıdır. Resim ile görsel iletişim okuma yazma bilmeyen insanlar için çok uygundur. Dil, gürültü, durum vb. Gibi etkili iletişimin birçok engelleri vardır.

Kimi?

Kuruluşun ortak amaçları, kuruluş içindeki herkese iletilmelidir; böylece herkes, kendisini kuruluş ile tanımlayabilecektir.

Mekanik cihazlar:

Dahili iletişim için kullanılan farklı makineler veya iş gücü tasarrufu sağlayan cihazlar vardır:

(a) Oral — Dahili telefon sistemi, Diktafon, pnömatik tüpler, vb.

(b) Yazılı - Daktilo, kopya makineleri, vb.

(d) Sinyal — Zil, sesli uyarı, kırmızı ışık vb.

Dış İletişim:

Dış iletişim, faaliyetleri yürütmek ve herhangi bir kuruluşun, ticaretin veya ticaretin gelişmemesi için esastır. Bu, halkla ilişkilerin genişletilmesi ve geliştirilmesi ve ayrıca iyi niyet ve prestijin arttırılması için gereklidir. İletişim için farklı reklam yöntemleri kullanılmıştır. Raporların, dergilerin vb. Yayınlanması da başka bir tekniktir. Dış iletişim sözlü, yazılı ve görsel olabilir.

Mekanik cihazlar:

Dış iletişim için kullanılan farklı makineler veya işçilikten tasarruf sağlayan cihazlar vardır:

(a) Sözlü — Ana hat sistemi, kabloları vb. olan telefon.

(b) Yazılı — Daktilo, kopyalama makineleri, tele-yazıcı (telex sistemi), vb.

Aslında, televizyon görsel-işitsel bir tekniktir.