Büro Çalışmasının Ölçümü: Önemi ve Süreci

Büro çalışmasının ölçülmesinin önemi ve süreci hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Büro Çalışmasının Ölçülmesinin Önemi:

Basit bir deyişle 'ölçmek anlamına gelir kalitesini belirlemektir. İşin ölçülmesi bu nedenle kalite ile ilgilidir.

İş ölçümü, tamamlanan işin hacmini ve bu işi tamamlamak için harcanan zamanı ölçen program olarak tanımlanabilir.

Aşağıdaki şartlar altında belirlenmiş standartların faydalı olmasını sağlayan iki temel husus vardır:

1. İnsan Gücü İhtiyacının Belirlenmesi:

Ofisteki her fonksiyon için insan gücü ihtiyacı zaman standardı yardımıyla belirlenmiştir. Örneğin, bir ofiste bir günde yazılan faturaların sayısı yüz ise ve ofise giren bir daktilo 50 fatura yazıyorsa, bunun için gereken iki daktilo olacaktır.

2. İş Yükünü Planlama ve Dağıtma:

Bu standart işin işçilere dağıtılmasına ve eşit şekilde çalışmasına yardımcı olur. Böylece iş ölçümü eşitliklerden kaçınılmasına yardımcı olur.

3. Performansı Karşılaştırma:

Standart, performansı karşılaştırmaya yardımcı olur. Bu, bir iş merkezinde üretilen standart saatin harcanan gerçek saat sayısına bölünmesiyle hesaplanan kullanım endeksinin yardımı ile yapılır.

Maliyetin Belirlenmesi:

Zaman standardı, farklı iş birimlerinin maliyetinin belirlenmesinde temel sağlar. Bu mümkündür çünkü her fonksiyon veya fonksiyon parçası için zaman standardı maliyet standartlarına dönüştürülebilir. Bu, özellikle bir işlevin birçok bölümden oluştuğu bir organizasyonda faydalıdır.

Temelde Teşvik Ücretlerinin Sağlanması:

Zaman standardı verimliliğin ölçülmesine yardımcı olduğundan, her işçi veya bir işçi grubu performans ve gelişmiş moral temelinde verimlilik için ödüllendirilebilir. Bu nedenle çalışanların morali, nitelik ve çıktı miktarı açısından neyin gerekli olduğunu bildikleri için daha iyidir. Böylece daha iyi bir işçi tanınır.

Office Sisteminin Kurulumu ve Prosedürler:

Ofis Yöneticisi, üretim hacmini ve maliyetini bildiğinden, ofis sisteminin maliyetini düşürebiliyor. Herhangi bir yöntem, tasarım veya teknik değiştirilecekse veya daha büyük bir mekanizasyon gerçekleştirilecekse, şu anda yapılan ve değişikliklerden dolayı geleceğe yapılan maliyet karşılaştırılır. Herhangi bir değişikliğe yalnızca maliyetin düşürülmesi mümkün olduğunda izin verilir.

Ofis Denetiminde Yardımlar:

İş ölçümü, performans standardının belirlenmesine yardımcı olur. Bu standartlar ofis denetimi konusunda yardımcı olur, çünkü çalışanın ve çalışma grubunun performansını değerlendirmede yardımcı olur.

Büro Çalışmasının Ölçülme Süreci:

İş ölçümü süreci basit bir şema ile gösterilebilir:

A. Standardizasyon:

1. İşin İyileştirilmesi ve Standardizasyon Yöntemleri:

Zaman standardı ancak çalışma yöntemi geliştirilip standartlaştırıldıktan sonra ayarlanmalıdır. Bu işlem, ölçülecek görevlerin mümkün olan en verimli şekilde yapılmasını sağlar. Ayrıca tüm çalışanların aynı şekilde çalışmasını sağlar.

2. Ölçülecek Görevleri Belirlemek:

Ölçülecek görevler belirlenir ve sınıflandırılır. Ölçüm işlemine başlamadan önce, tüm elemanlar veya parçalar da sınıflandırılır. Denetim otoritelerinin görev tanımlarını ve sınıflandırmalarını onaylamaları gerekir.

3. Ölçü Birimlerini Tanımlama:

Bir çalışmanın ölçüleceği birim, uygun şekilde tanımlanmalıdır. İş birimi, farklı iş türleri için farklı olacaktır. Bununla birlikte, tanımlanması, sayılması ve anlaşılması kolay olan bir birime sahip olmak zorunlu olacaktır.

4. Raporlama Prosedürlerinin Kurulması:

Gerekli üretim sayısının birim, çalışma saati ve diğer tarihlerin periyodik olarak toplandığı ve raporlandığı durumlarda sayılması için raporlama prosedürü oluşturulması gerekmektedir. Genel olarak, bu sorumluluk çalışma merkezinin amirine verilir.

B. Geçmiş Kayıt ve Performanslara Göre:

Büro çalışmasının ölçülmesi durumunda, ofis çalışanlarının geçmiş performansları ve performansları şimdi dikkate alınmaktadır. Ülkemizde gittikçe daha fazla mekanizasyon gerçekleştiği için, standart daha gerekli hale gelecektir.

Hatalı tahmin etme veya tahminde bulunma yöntemlerini değiştirmek, iş ölçülebilir ve standart, aşağıdaki yöntemlerle belirlenebilir:

1. Geçmiş Performans Yöntemi:

Bu yönteme göre standartların belirlenmesi için kayıtlar analiz edilir. Geçmiş performans temelinde belirlenen standart, en iyi performansa dayalı olabilir veya en kötü performans dikkate alınır. Büyük ölçüde maliyet gerektirmeden kurulabilen basit bir yöntemdir.

2. Zaman Analizi Yöntemi:

Aynı zamanda zaman kaydı yöntemi olarak da bilinir. Aşağıdaki adımlar bu yöntemde yer almaktadır:

(a) Gün içerisinde gerçekleştirilen her aktivite tanımlanır.

(b) Tanımlanan her faaliyete basit bir kod verilir.

(c) Performansını bir hafta veya bir ay boyunca kaydettiği her işçi tarafından her hafta özel bir zaman analizi sayfası hazırlanır.

(d) Bu şekilde kaydedilen performansın verileri analiz edilir, düzenlenir ve gözden geçirilir ve her bir faaliyet için bir kod numarası ile özetlendiği her bölüm için bir zaman analizi sayfası hazırlanır. Bu şekilde hazırlanan rapor, belirli bir departmandaki her bir faaliyet için harcanan toplam zamanı verir.

(e) Şimdi üretilen toplam miktar, zaman standartlarının temelini oluşturan harcanan saat sayısına bölünür ve bu zaman standartlarına dayanarak çeşitli bölümler arasında karşılaştırma yapılabilir.

Bu yöntem basittir ve ek bir ücret ödemeden kurulabilir. Yöntemin en büyük dezavantajı, toplanan verilerin öznel olması ve bu verilerin güvenilmez olmasıdır, çünkü kişisel zaman hakları bireysel çalışanlar tarafından kaydedilmez.

3. İş Örnekleme Yöntemi:

Bu yönteme göre, önce eğitimli bir analist, her şeyden önce araştırmaya katılan tüm faktörleri parçalamaktadır. Çeşitli kişiler tarafından yapılan çalışmalarda rastgele gözlemler kaydedilmiştir. Zamanlarını nasıl harcıyorlar ve ne üretiyorlar.

Daha sonra, ilgili tüm bölümün çalışmaları için bir rapor hazırlanır ve her iş için harcanan zamana ilişkin gözlem yapılır. İş örneklemesi yöntemi bilimseldir ve bu yöntemle elde edilen veriler zaman analizi yöntemine göre çok daha güvenilirdir.

Bu yöntemin iki önemli dezavantajı vardır:

Eğitimli analistlere ihtiyaç vardır ve doğru sonuçların elde edilmesi için gereken örneklem büyüklüğü çok büyükse, yöntem ekonomik olmayabilir.