Sütunlu Kitap Tutma: Numune İle
Öğrenci bir Küçük Kasa Kitabı görmeli ve sütunların bilgilerin kolayca analiz edilmesini ve daha sonra kitaplara kaydedilmesini sağlamalıdır. Bu uygulama genellikle muhasebe çalışmalarını kolaylaştırmak, daha doğru hale getirmek ve büro işçiliğini korumak amacıyla diğer bağlı defterlere ve hatta deftere genişletilebilir. Defterdeki sütunların sistematik kullanımı ve orijinal girdi kitaplarına Sütunlu Kitap Tutma adı verilir.
Sütunlu Yardımcı Kitaplar:
Esasen aynı nitelikteki ancak farklı türde işlemlerin sık sık gerçekleşmesi durumunda, uygun yardımcı kitap ek sütunlarla yönetilebilir ve daha sonra işlemler dört bölüme sahipse, uygun sütunlara girilebilir.
Satın Alma Günü Defteri daha sonra aşağıdaki şekilde yönetilebilir:
Dört bölüm için mal alımı için tüm faturalar Satın Alma Günü Defterine girilir ve analiz edilir ve daha sonra ayın sonunda deftere kaydedilir. Satışların kaydedilmesi ve ayrıca nakit işlemlerin kaydedilmesi için alımların örneği takip edilebilir. Bu bölümde daha önce açıklanan Nakit Defter'de, indirim, nakit ve banka işlemlerini kaydetmek için her iki tarafta sütunlar vardır.
Bir türden işlemler sayısızsa, bunları kaydetmek için bir sütun da sağlanabilir. Örneğin, borç tarafında, nakit satışlarını, borçlulardan gelen makbuzları, çeşitli ve toplamları kaydetmek için fazladan sütunlar olabilir. (Toplam sütun, hiçbir işlemin bırakılmadığını görmek için gereklidir). Kredi tarafında, nakit alımlarını, alacaklılara yapılan ödemeleri, çeşitli harcama türlerini ve toplamı kaydetmek için sütunlar bulunabilir.
Sütunlu Defter:
Çeşitli hesapların, özellikle kişisel hesapların, kabaca içinde görünenlerle aynı kalemlere sahip olması durumunda, deftere aşağıdaki şekilde hükmedilmesi mümkündür:
(i) Muhasebe işlemlerini defter üzerinde sütunlu bir tarihte veya
(ii) Aynı sayfaya birkaç hesap kaydedin.
Bir oteldeki ziyaretçilerin hesapları eski tipin bir örneği iken, bir kolej veya okuldaki öğrencilerin hesapları ikincisinin bir örneğidir. Oteldeki ziyaretçinin defterinin bir örneği biraz aşağıda verilmiştir.
Bir okulda veya kolejde, Ücret Kayıtları öğrenciler için ana defter görevi görür. Öğrenim ücretleri, kütüphane ücreti, sınav ücreti, oyun ücreti, para cezaları ve toplamı için sütunlar verilir. Birlikte olmak için “öne sürülen” bir sütun var. Toplam sütunundan sonra “Nakit Alındı” ve ardından “Bakiye iletildi” şeklindedir. Öğrencilerin adları seri olarak sol tarafa basılmıştır.
Kombine Sütunlu Yardımcı Kitaplar ve Kişisel Defter:
Tedarikçilerden alınan her fatura için ayrı bir kontrol yapılırsa veya müşteriler tarafından her faturaya karşı ayrı ödemeler yapılırsa, ödemelerin ayrıntılarını kaydetmek için sütunlar sağlayarak kişisel hesapla tamamen yapmak mümkün olabilir.
Bu tür ayrıntıların girilmediği isim hala olağanüstü. Ana defterde, toplam alacaklıların ve toplam borçluların hesapları korunacak ve toplam olarak kaydedilecektir. Henüz ödeme yapılmayan alacaklılar listelenecek ve toplamlanacak ve toplam alacaklılar hesabındaki bakiye ile karşılaştırılacak; ikisi de aynı fikirdelerse, hata olmaz. Borçlular açısından aynı süreç borçlulardan kaynaklanan tutarların doğruluğunu da belirleyecektir.
Satınalma defteri için karar aşağıda gösterildiği şekilde olacaktır:
Yukarıda belirtilen sistem, ödemeler hesaba yapıldığında veya taraflarla çalışan bir hesap olması durumunda çalışamaz. Ayrıca, çok sayıda geri dönüş varsa, sistem sorunsuz çalışmayabilir. Sistemdeki bir kusur, bir tedarikçiyle veya bir müşteriyle yapılan tüm işlemlerin tek bir yerde sunulmayacağı ve bu nedenle bir müşteriye satış bilgisi veya bir tedarikçiden alım yapılması gerektiğinde çok fazla emek harcanması gerektiğidir. Bu nedenle, Sütunlu Kitap Tutma işlemi çeşitli türlerdedir ve bir firma, çeşitli hesap kitaplarında fazladan sütun kullanımı yoluyla muhasebe çalışmasının ne kadarının yapılacağına karar vermek zorunda kalacaktır.
