Etkili Bir Toplantı Yürütmek için 16 Hızlı İpuçları (kontrol listesiyle birlikte)

Etkili bir toplantı herkesin bebeğidir, sadece başkanın veya toplantı sahibinin değil. Gördüklerimizi biçeriz.

1. Amacın açıklığı:

Toplantının amaçları açık olmalı ve yaklaşım iyi belirtilmelidir. O zaman tartışma hedef odaklı olabilir.

2. Uygun başkan:

Başkan duruma uygun olmalıdır. İngiltere, Churchill’i savaş başbakanı olarak seçti, ancak barış kurdu.

3. İyi brifing:

Tüm üyeler toplantıya katkıda bulunmak için iyi bir brifing ve cesaretlendirmeli olmalıdır.

4. Dakikliği sağlayın:

Herkesin zamanı dahil olduğundan, başkan dakikliği sağlamak için adımlar atmalıdır. Bunun için ödüllendirmeler ve saf alışkanlıklardan uzak durmadıkları için cezalar (ince olanlar bile) olmalıdır.

5. Zaman yönetimi:

Başkanın zamanında başlayıp, gündemine adalet getirmek için başkanın zamanı iyi planlaması gerekir. Gündemdeki her bir maddeye, zaman payını dengelemek için sabit bir süre verilebilir.

6. Bir stratejiniz olsun:

Bir günlük kriket geldiğinden beri, çok strateji duyuyoruz. Bir buluşma şefinin, belli kişilerin, belirli konuların ve belirli öngörülen durumların üstesinden nasıl gelineceği ile ilgili önceden planlanmış bir stratejisi olmalıdır.

7. Net kararlar:

Kararlar açık olmalı ve görev ve yeteneklere göre görevlerin paylaştırılması açık olmalıdır. Üyelerden net bir taahhüt olmalı.

8. Demokratik ruh:

Demokrasi, herkesin adil gelişimi içindir. Herkesin katkıda bulunmasına, temsil edilmesine, toplantının kararlarında ele alınmasına izin verin.

9. Dinlemeyi teşvik edin:

İşler herkesin ilgisini çekiyorsa, dinleme teşvik edilir. Fakat farklı sebepler farklı insanlara hitap ediyor. Dinleyici olmayanlar reddedilme ve kınama olasılığı ile karşı karşıyadır.

10. Çatışmaları çöz:

Bir görüş çatışması çözülmeli. Süpürgelik sorunları yerine, biri onlarla yüz yüze görüşebilir.

11. Olumlu ve olumsuz yanları açıklayın:

Başkan veya bilgili bir sözcü, bir fikirdeki kötüyü olduğu kadar iyiyi de açıklamalıdır. Konuya dayalı politika en iyisidir. Akılcı ve eleştirel, bilgili ve duygusal olmayan bir yaklaşım teşvik edilmelidir.

12. Anlaşmazlıklar kullanın:

Yargılamada bir anlaşmazlık olursa, daha iyi bir fikir kaynağı olabilir.

13. Kişisel olmayan açıklamalar:

Toplantı, hiç kimsenin özel hayatıyla ilgili meselelerle ilgili değilse, üyenin başkalarının kişisel yaşamına girmesine gerek yoktur.

14. Çoktan seçmeli:

Üyelerimize seçtikleri ve karar verdikleri hissini vermek için, onlara çeşitli seçenekler vermek ve en iyisine ulaşmak faydalı olacaktır.

15. Kendini gerçekleştirme:

Toplantı, kararların kalitesi ve katılım kalitesi bakımından yerine getirilmelidir. Dostça bir atmosferde, tarafsız başkanlıkla, bu duyguyu geliştirmek daha kolaydır. Üyelerin duygusal memnuniyetine sahip olmaları gerekir.

16. Nihai çözümler edinin:

Yarı yolda çözümler veya tavizler yerine, kararlı çözümler alınmalıdır.

tuzaklar:

Bir toplantı yürütülürken, aşağıdakilere karşı korunmalıyız:

(a) Gecikmeli başlatma

(b) Küçük meselelerde boğulma

(d) Kesintiler

(e) Bir üye veya alt grup tarafından tekelleşme

(f) Çapraz konuşma

(g) Teğetsel konuşma

(h) Duygusal parlamalar

(i) Zayıf veya taraflı sandalyeler

(j) Kilit oyuncuların olmaması

(k) Çok hırslı bir gündem

(l) Düşünce ve eylem yerine geçecek bir buluşma (bir gruptaki sorunların bir tür dökülmesi ve günah keçisi bulma)

İyi toplantıların yapılması için kontrol listesi:

Bir toplantı düzenleyicisi olarak bu kontrol listesini yararlı bulabilirsiniz.

1. Sandalyeler, masalar vb. İyi düzenlenmiş olmalıdır.

2. Eğer üyelerin isim levhaları, rozetleri vs. varsa, bunlar düzenlenmelidir.

3. İğneler, klipsler, yapışkan bant, kağıt, kalemler vb. Gibi kırtasiye malzemeleri sağlanmalıdır.

4. Genel seslendirme sistemi test edilmelidir.

5. Görsel projeksiyon için, cihaz test edilmelidir.

6. Ekran öğeleri hazır ve gerektiğinde sabit olmalıdır.

7. Salon kolay hareket için temiz ve ücretsiz olmalıdır. Yere düşebilecek yerde kablo yok.

8. Gerekirse, atıştırmalıklar, su vb. İçin düzenlemeler yapılmalıdır. Bazıları “yemek yemeden toplantı yok” olduğuna inanıyor.

9. Üyelerin bildirim aldığından emin olmak. Hazırlandıklarından emin olmak için. Telefonunuzun onlara zamanlaması önemlidir.

10. Dış uzmanların özel işlemlere ihtiyacı vardır. Onları almak ve eşlik etmek için düzenleme yapılmalıdır.

11. Buluşmanın yapıldığı yerin aydınlatmasını, havalandırmasını, akustiğini (ses yayılımı) ve sıcaklığını görmesi gerekir.

12. Büyük bir toplantı düzenlemek, bir komite işidir. Eş-düzenleyiciler iyi bilgilendirilmiş ve iletişim hatları onlarla açık görmek gerekir.

13. Toplantıdan sonra, takip işlemi hızlı bir şekilde yapılmalıdır. Bir buluşma ve övgünün başarısı bizi boşa çıkacak kadar kendimizi tatmin edebilir.

14. Bir denetim zinciri oluşturarak eylem planını sürdürmek zorundadır. Bu, iyi konuşulan toplantılar için bile geçerli olan en önemli eleştiriyi ortadan kaldıracaktır - hepsi konuşma ve eylem yok.