Bir Ticari İşletmenin Yönetim Sürecinde Yer Alan Faaliyetler

Bir işyerinin yönetim sürecinde yer alan önemli faaliyetlerden bazıları şunlardır:

Tüm iş fonksiyonlarının ve politikalarının, müşteri memnuniyetini sağlamak için yönlendirilmesi gerektiği sonucuna varıldı. Peter F. Drucker'in belirttiği gibi, herhangi bir işin amacının geçerli olan tek tanımı bir müşteri yaratmaktır.

Bu nedenle, herhangi bir işletme yöneticisinin temel amacı, işletme için sürekli bir müşteri memnuniyeti akışı oluşturmak olmalıdır. Bu amaç, bir işletme yöneticisinin tüm faaliyetlerinin itici gücü olmalıdır.

İşletme bilgi sistemlerinin en sık kullanıcısı işletme yöneticisidir. Bu nedenle, işletme bilgi sistemlerinin itme bir yöneticinin bilgi ihtiyaçları üzerinde olmalıdır.

Bu nedenle yönetimi ve yönetim sürecini anlamak gerekir. Yönetim, bir yöneticinin yaptığı şeydir. Bir yönetici ne yapar bize yönetim süreci hakkında bir fikir verir.

Belli bir amaca ulaşmak için yönetimin başkaları tarafından işlerin yapılması sanatı olduğu evrensel olarak kabul gören bir görüşdür. Bu yönetim görüşü, istenen sonuçların elde edilmesinde yer alan yönetim sürecine (yani sanat) odaklanmaktadır.

Yönetim süreci aşağıdaki faaliyetleri içerir:

ben. Planlama,

ii. organize,

iii. Personel,

iv. yönetmenlik,

v. Kontrol etme.

İşletme bilgi sistemlerinin neyi hedeflemesi gerektiğini anlamak için, yönetim sürecine dahil olan faaliyetleri anlamak esastır.

1. Planlama:

Planlama, istenen hedeflere ulaşmak için gelecekteki eylem planının belirlenmesi anlamına gelir. Ne yapılacağı, nasıl yapılacağı, ne zaman ne zaman yapılacağı ve kimin yapılacağına önceden karar vermek anlamına gelir. “Değişimin doğasını ve yönünü öngörme, etkileme ve kontrol etme becerilerini içeren bir yürütme eylemidir”. Planlama, yöneticinin diğer tüm işlevlerinden önce gelir.

Belirsizlik ve ortamdaki değişikliklerin etkisini dengeliyor. Doğru planlama, yöneticinin çevresel değişikliklerin zorluklarını etkili bir şekilde karşılamasına yardımcı olabilir. Amaçlara odaklanarak planlar yapılır. Bu nedenle planlama, girişimde istenen hedeflere ulaşmak için eylemlerde rehberlik eder.

Günümüzde işlerin durumu ile iş için gelecekte iş için istenen işlerin durumu arasındaki boşluğu dolduruyor. İşletmelerde performansı değerlendirmek ve kontrolü uygulamak için planlar kullanılır. Planlama yaygındır ve bir organizasyon planındaki hemen hemen herkes.

Planın karakteri farklı yönetim seviyelerinde farklı olabilir. Daha düşük yönetim hiyerarşisi seviyelerindeki planlar, organizasyonun üstündeki yöneticilerin genel planları dahilinde olmalıdır. Planlar; misyon, hedefler, stratejiler, politikalar, kurallar ve prosedürler, programlar ve projeler ve bütçeler gibi farklı türlerde olabilir.

Farklı yönetim seviyelerinde farklı tiplerde planlar çizilir. Örneğin, kuruluşun misyonu, hedefleri ve stratejileri, üst düzey yönetimin münhasır koruyucusudur.

Planlar yönetimin temelini oluşturur. Diğer yönetim faaliyetleri planlar tarafından belirlenir. Mantıksal olarak planlama, organize etme, işe alma, yönetme ve kontrol etme gibi diğer tüm yönetim faaliyetlerinin yürütülmesinden önce gelir.

Yöneticiler arasında planlama faaliyetinin artmasının en önemli nedenlerinden biri, reaktif olmak yerine proaktif olmanın faydalarını gerçekleştirmeleridir. Yeni projelerdeki devasa yatırımlar ve yüksek riskler bir yöneticinin önceden plan yapmasını ve mümkün olduğunca belirsizliği ortadan kaldırmaya çalışmasını zorunlu kılmaktadır.

İş süreçlerinin karmaşıklığı, iş planlamasını da faydalı bir faaliyet haline getirmektedir. Geleceği öngörmek ve belirsizliği azaltmak için daha iyi ve daha güvenilir modellerin mevcudiyeti, artan planlama faaliyetine de katkıda bulunmuştur.

Bir planlama süreci aşağıdaki adımları içerir:

(1) Fırsatlardan veya gelişmelerden haberdar olmak, planlama sürecinin başlangıcını işaretler. Bu, iş organizasyonu içindeki ve dışındaki çevrenin güçlü ve zayıf yönlerinin değerlendirilmesini içerir.

(2) Yeni fırsatlardaki gelişmeler ışığında kuruluş ve bireysel organizasyon birimleri için hedeflerin belirlenmesi.

(3) Planların çalışacağı iç ve dış ortamlarla ilgili kritik planlama binalarının kurulması. Bu, işletme girişiminin ürünler, pazarlar, süreçler, teknolojiler, personel vb. Açısından güçlü ve zayıf yönlerinin tanımlanmasını içerir.

(4) Amaçlara ulaşmak için alternatif eylem kurslarının belirlenmesi.

(5) Alternatif eylem kurslarının, hedeflere ulaşma üzerindeki etkileri ışığında değerlendirilmesi.

(6) En iyi alternatif hareket tarzının seçilmesi.

(7) Planı desteklemek için türev planların oluşturulması.

Planlama sürecindeki yukarıdaki adımların her birinin planların çalışması gereken iç ve dış çevre ile ilgili çok fazla bilgi gerektirdiği belirtilebilir. Dış çevreye ilişkin bilgiler; ekonomik eğilimleri, teknolojik değişiklikleri, çeşitli kaynakların mevcudiyetini ve maliyetini vb. İçerir.

İç ortama ilişkin bilgiler satış tahminlerini, finansal kaynakları ve planları, şirketteki kaynakların kullanılabilirliğini vb. İçerir. Bir yöneticinin ayrıca çevreye ilişkin bilgilerin analizi için çeşitli araçlara ihtiyacı vardır.

Planlama süreci beklenti ve öngörmeyi içerir. Bu, gelecekteki işlerin durumunu etkilemesi muhtemel olan iç ve dış faktörlerle ilgili bilgi gerektirir.

Alaka düzeyi ve bu faktörlerin göreceli etkisi ile ilgili bilgiler gelecekteki olayların öngörülmesi ve tahmin edilmesi sürecinde kritik bir girdidir. Simülasyon kullanımı, yapay zeka teknikleri, sinir ağları, bulanık mantık, vb. Modern bilgisayarların yardımıyla, planlama bilgisine değer katmanın yanı sıra, planların öngörücü değerini de arttırmıştır.

2. Düzenleme:

Organize etme, planın gerekliliklerini yerine getirmek için gerçekleştirilecek faaliyetlerin analizini içerir, onları organizasyonel birimlerdeki insanlara veya insan gruplarına tahsis edilebilecek şekilde gruplandırabilir ve kurumun kaynaklarını bu şekilde tayin edilen sorumlulukları yerine getirmek için yetki vermeyi içerir.

Organize etmek insan, görev ve teknoloji ile ilgilidir. Bu faktörler organizasyondan organizasyona farklılık gösterdiğinden, tüm organizasyonlar için uygun tipik bir organizasyonel tasarım yoktur.

Organizasyon yapısı, organizasyonun özel şartlarına ve koşullarına göre tasarlanmalıdır. İnsan, görev ve teknoloji çevre dinamiğine maruz kaldıkça, değişen iş ortamı ışığında kuruluşlar yeniden yapılandırılıyor.

Organizasyon yapıları ve bilgi sistemleri birbirleriyle yakından ilişkilidir. Organizasyon yapısı işletme girişiminin organı ise, bilgi sistemi sinir sistemidir.

Organizasyon yapısı, işletmedeki doğal bilgi akışını göz önünde bulundurarak tasarlanmalıdır. Performans ölçüm planları bilgi akışına ve organizasyon yapısına uygun olmalıdır.

İdeal olarak, bilgi sistemlerindeki herhangi bir değişiklik, organizasyon yapısında ilgili değişikliğe neden olmalıdır; Aksi takdirde bilgi sistemleri iş planlarını yansıtamazdı. Örneğin, veri tabanı teknolojilerindeki ve dağıtılmış bilgi sistemlerinin kullanımındaki gelişmeler, organizasyon yapılarının bugün tasarlanma şekli üzerinde kendi etkilerine sahiptir.

Buna karşılık, eğer organizasyon yapısı değişirse, bilgi işlemlerinin yeni iş süreçlerinin gerçekleriyle başa çıkmak için de değişmesi gerekir. Örneğin, bir organizasyonda, rekabetin artmasıyla garanti edilen organizasyon yapılarındaki değişiklikler, bilgi sistemlerinin sadece işletmelere olaylarla ilgili olarak yöneticilere bilgi vermekle kalmayıp aynı zamanda iş sürecindeki uzmanlığı da sunmasını gerektirmiştir. Karar verme sürecini güçlendirmek için bilgi analiz araçları ve diğer yapay zeka araçları bilgi sistemlerine dahil edilmelidir.

Bilgi sistemleri iyi gelişmemişse, iş organizasyonlarının yeniden yapılandırılması acı verici ve pahalı olabilir. Verimli bilgi sistemleri, yeniden yapılanma sürecini yumuşatmaya yardımcı olabilir ve yöneticilerin belirli işlev ve faaliyetlerindeki değişikliklerle başa çıkmalarına yardımcı olabilir.

İşletmenin bilgi tabanının bir bölümünü tutan bilgi sistemi, belirli bir yöneticide yeni olan durumların ele alınmasında çok yardımcı olabilir.

3. Kadro:

Kadrolama organizasyon yapısını yönetme sürecidir. Bir yönetici, doğru insan tipinin organizasyon yapısındaki pozisyonları doldurmasını sağlamalıdır. Kadrolama, organizasyondaki personelin seçimi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesini içerir.

Bir yöneticinin işlediği en yaygın hata, personel faaliyetini göz ardı ederek personel departmanına bırakmaktır. Kadrolama faaliyeti, personel departmanında rutinleştirilemeyecek kadar önemlidir. Yöneticinin performansı, büyük ölçüde, alt koordinatlarının performansına bağlı olduğundan, herhangi bir kadrolama fonksiyonu ihmali, yönetim etkinliğini olumsuz yönde etkileyebilir.

Çeşitli fonksiyonların artan bağımlılığı ile, personelin değerlendirilmesi daha karmaşık hale geliyor. Daha gelişmiş performans değerlendirme teknikleri kullanmaya ihtiyaç vardır. Bu teknikler BT altyapısı yardımı ile uygulanabilir.

İyi tasarlanmış bilgi sistemleri, her yönetim pozisyonu için çeşitli kritik başarı faktörleri hakkında bilgi toplayabilir ve performansı düzenli olarak izleyebilir. Multimedya teknolojilerindeki gelişme, eğitim ve gelişim sistemlerinin otomasyonunda yardımcı olabilir.

4. Yönetmenlik:

Yönetme, kuruluştaki ortak amaçları gerçekleştirmek için ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için talimat vermek, rehberlik etmek ve ilham vermekten ibarettir. Bu nedenle yönlendirme, şirketin hedeflerine ulaşmak için organizasyondaki insanlarla motive etme, öncülük etme ve iletişim kurma süreci ile ilgilidir.

Bilginin yayılması, kurumdaki insanların çabalarını yönlendirmede çok önemli bir rol oynar. Geniş bir coğrafi alana yayılmış operasyonları olan bir ticari işletmede, personelin hareketli olması ve ekibin diğer üyelerinden uzakta olması ve yönetimsel hiyerarşideki en üst düzey konumda olması muhtemeldir.

Bu nedenle, alt yönetmenleri yönetmek zorlaşır, çünkü iletişim oldukça pahalı olabilir ve varış yerine zamanında varamayabilir. Günümüzde bilgi sistemleri resmi iletişim araçlarıdır.

E-posta ve İntranet'in kullanımı, işletmelerde resmi iletişimin biçimini değiştirmiştir. Bilgi sistemleri yardımıyla çeşitli departmanlar arasında kesintisiz bilgi akışı, çalışan memnuniyetsizliğinin temel nedeni olan ve çoğu zaman iletişim boşluklarını azaltmada yardımcı olabilir.

5. Kontrol:

Kontrol, eylemlerin planlara göre gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini analiz eden ve planlara uymaları için düzeltici eylemler gerçekleştiren bir süreçtir. Dolayısıyla planlama kontrolün temelidir.

Planlanan hedeflere ulaşma üzerindeki etkileri bakımından, gerçekleştirilen faaliyetlere ve bu faaliyetlerin sonuçlarına odaklanır.

Ticari işletmelerin büyüklüğünün artması daha da zor bir faaliyet haline getirmiştir Piyasada artan rekabet, ticari işletme faaliyetlerinde daha hızlı yanıt alınabilmesi için daha fazla iş delegasyonu ve karar vermenin yerelleştirilmesini gerektirmektedir. Bu nedenle, kontrol, işletmenin verimliliğini ve etkinliğini sağlamada önemli bir rol oynar.

Bilgi sistemleri kontrol sürecinde önemli bir rol oynamaktadır. Bu sistemler sadece operasyonların performansını ölçmekle kalmaz aynı zamanda performansın planlardan sapmalarının belirlenmesinde de yardımcı olur.

Planlanan ve gerçek performans arasındaki karşılaştırma daha sonra sapmaların nedenlerini belirlemek için bilgi sistemlerinin yardımıyla analiz edilir. Çevresel bilgi bu nedenleri belirlemek için kullanılır.

Hangi önlemlerin alındığı veya işin iç ve dış ortamlarında neler olduğu ile ilgili bilgiler kontrolün yürütülmesi için esastır.

Daha önce, bu tür bilgilerin çoğu yönetici tarafından kişisel gözlem yoluyla elde edilmişti. İşletmelerin büyüklüğünün artması kişisel gözlemi çok zor bir kontrol şekli haline getirmiştir.

Yazılı raporlara daha fazla güvenme vardır. İşletmeler daha fazla bilgi yoğunlaştırılmış etkinlik ve işletme personelinin bilgi çalışanları tarafından yönetilmeye başlanmasıyla performansın ölçülmesi daha karmaşık hale geliyor. Ölçülen hedeflere ulaşılmasına ilişkin basit tablo raporları kontrol için yeterli değildir.

Kontrol fonksiyonu, sapmalara ulaşmak için planlanan performans ve gerçek performans ile ilgili bilgileri kullanır. Verimli bilgi sistemleri sadece bu sapmaları tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda sapma nedenlerini saptamak için sapmaların analizinde yardımcı olur. Ayrıca geri bildirimler ışığında planların hızlı bir şekilde değiştirilmesine yardımcı olurlar.

Esnek bütçeleme kavramı, daha iyi bilgi işlem tesislerinin mevcudiyeti nedeniyle popüler hale gelmiştir. Gerçek zamanlı bilgi sistemlerinin mevcudiyeti ile performansla ilgili bilgiler hızla akar. Bu, kontrolün hızlı bir şekilde kullanılmasına yardımcı olur ve planlama hatalarının daha düşük maliyetli olmasını sağlar.

Modern işletme bilgi sistemleri, yöneticilere geçmiş deneyimlerden en az hata maliyetiyle öğrenme konusunda yardımcı olmaktadır. Detaylı kontrol bilgileri artık daha uzun süre saklanabilir ve ortamdaki değişiklikleri öngörmek için benzer koşulların gözlenmesi halinde ve olarak analiz edilebilir. Modern bilgi sistemleri, karmaşık kontrol mekanizmalarının neredeyse otomatik olarak ele alınmasında yardımcı olabilir.

İstisna raporlama, bilgi teknolojisindeki gelişmeler nedeniyle popülerlik kazanmış olan kontrolün bir başka yönüdür. Modern bilgi sistemleri, yöneticilerin istisnalar hakkındaki bilgilere daha hızlı erişebilmelerini ve planları derhal gözden geçirerek istisnai durumların olumsuz etkilerini azaltmak için daha hızlı kararlar almalarına yardımcı olur. Etkili bir bilgi sistemi, olağanüstü durumun erken aşamalarında uyarı vereceği için bir felaketi küçük bir kayba dönüştürmeye yardımcı olabilir.

Bu yönetim fonksiyonlarının her biri, her yönetim seviyesinde gerçekleştirilmelidir. Bir yöneticinin etkinliği, bu yönetim faaliyetlerini ne kadar etkili bir şekilde yerine getirdiğine bağlıdır. Birden fazla yönetimsel faaliyetle meşgul olduğu için hangi faaliyetin bir yönetici tarafından belirli bir zamanda gerçekleştirildiğini tespit etmek mümkün olmayabilir.