İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin (HRIS) Avantajları ve Kullanım Alanları
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin (HRIS) Avantajları ve Kullanım Alanları!
Avantajları:
İyi gelişmiş bir HRIS aşağıdaki avantajları sunar:
1. İnsan kaynağında depolanan verilerin maliyetinde azalma.
2. Daha yüksek veri alma ve veri işleme hızı.
3. Maliyetin azalmasına yol açan çabaların tekrarlanmasında azalma.
4. İnsan kaynakları ile ilgili doğru ve zamanında verilerin mevcudiyeti.
5. Daha etkili karar vermeyi sağlayan daha iyi analiz.
6. Her seviyede daha anlamlı kariyer planlama ve danışmanlık.
7. Geliştirilmiş rapor kalitesi.
8. Çevresel değişikliklere daha iyi cevap verebilme.
9. Sistemde daha fazla şeffaflık.
Alastair 'Evans, HRIS'ten elde edilebilecek aşağıdaki potansiyel faydaları listeledi:
Maliyet etkinliği:
1. Personel kayıtlarının bilgisayarlaştırılması, personel fonksiyonlarının aynı zamanda idari genel gider maliyetlerini düşürürken daha fazla bilgi sağlamak için çelişkili baskılarla karşı karşıya kalması durumunda göz önünde bulundurulması gereken bir seçenek sunar. Bilgisayar donanımı maliyetleri, büro personelini işe alma maliyetlerine göre düştüğü için, bilgisayarlı sistemlerin kabulü giderek daha düşük maliyetli hale gelmektedir.
2. Yeni çalışanların işlenmesi için gereken zamanın üçte birinin azaltılması.
3. Manuel yöntemlerle rutin bilgi sağlamak için harcanan zamanın yüzde 55 ila 90'ı arasındaki tasarruflar.
4. Devriyeye veri sağlamada yılda 600 saatten fazla tasarruf, haftalık raporlar hazırlarken yılda 800 saat ve aylık, üç aylık ve yıllık raporlar hazırlarken yılda yaklaşık 500 saat.
5. Ücret, kişisel kayıt vb. Gibi düzenli aralıklarla güncellenen verilerin doğruluğunun arttırılması.
HRIS'in Kullanımı:
İnsan Kaynakları Sisteminin sürdürülmesinin temel amacı, insan kaynaklarının organizasyonda etkin ve etkin bir şekilde yönetimi için gereken bilgileri toplamak, sınıflandırmak, işlemek, kaydetmek ve yaymaktır.
Bir kuruluşta HRIS'in çeşitli kullanımları şöyle sıralanabilir:
Personel İdaresi:
Bir çalışanın kişisel bilgilerini kapsar. Bunlar isim, adres, doğum tarihi, medeni hal ve kuruma katılma tarihini içerebilir. Ayrıca, çalışanın endişesinin bir sonraki akrabasının adını ve adresini içerir. Bu bilgiler çalışanı tanımlar.
Maaş İdaresi:
HRIS'in işlevlerinden biri, mevcut maaş, sosyal haklar, son maaş artışı ve gelecekte önerilen artış gibi bilgileri içeren bir rapor sunmaktır.
Ayrılma / Devamsızlık Artışı:
HRIS ayrıca çalışanların izin / yokluğunu kontrol etmek için de kullanılır. Bu, her çalışanın izin tarihini koruyarak yapılır. Her çalışana, her çalışanın üzerinde bulunan kod numarasını yazan bir kimlik kartı verilebilir. Çalışanın kuruluşa giriş ve çıkış işlemleri kimlik kartına kaydedilmelidir. Bu, her bir çalışan için ücretlerin hesaplanmasında yanlış uygulama veya gözetim olasılığını azaltır.
Beceri Envanteri:
Çalışan becerilerini kaydetmek ve bir beceri veri tabanını izlemek, HRIS'in bir başka kullanımıdır. Böyle bir beceri kaydı, çalışanların bir kuruluştaki belirli pozisyonlar veya işler için gerekli becerilere sahip olduğunu tespit etmeye yardımcı olur.
Tıbbi geçmiş:
HRIS ayrıca, endüstriyel güvenlik amaçları, kaza izleme vb. İçin gerekli iş sağlığı verilerini korumak için kullanılır.
Performans değerlendirme:
Bir çalışan hakkında kapsamlı bir genel bakış oluşturmak için, HRIS, değerlendirme tarihi, terfi potansiyeli, her performans kriterinin puanları ve benzeri gibi performans değerlendirme verilerini tutar. Metinsel bilgi, HRIS'ten elde edilen gerçek verilerle birleştirilebilir ve bilginin bir araya getirilmesi, eğitim vermek ve çalışan hareketliliğini transfer ve terfi şeklinde etkilemek için kullanılabilir.
İnsan gücü planlaması:
HRIS, insan gücü planlamasında da kullanılıyor. Örgütsel gereksinimlerin konumlarını pozisyon olarak tutar. HRIS, çalışanları organizasyondaki gerekli pozisyonlara bağlar. Ayrıca, boş yerleri belirlemek ve üzerinde çalışanlar oluşturmak için de kullanılır. HRIS aynı zamanda mantıklı bir ilerleme yolu ve çalışanın ilerlemesi / ilerlemesi için atılacak adımların belirlenmesine yardımcı olabilir.
İşe Alım:
İşe alım İKY'nin en temel fonksiyonunu oluşturur. HRIS, çalışan işe alımında yer alan faaliyetlerin ayrıntılarını kaydederek işe alım sürecinde büyük ölçüde yardımcı olur. Bunlar örneğin işe alım seviyesini ve pozisyonları akıllıca doldurmak için harcanan zamanı içerebilir.
Kariyer planlaması:
HRIS, hangi çalışanların hangi pozisyonlara atandığı gibi gerekli bilgileri sağlayarak, çalışanların pozisyonel gelişimini kolaylaştırır. Başka bir deyişle, HRIS, arka arkaya planlamada yardımcı olur.
Toplu pazarlık:
Bir bilgisayar terminali aracılığıyla HRIS, güncel ve gerekli bilgileri, gerçekleri ve rakamları sağlayabilir ve böylece toplu pazarlığı kolaylaştırabilir. Duygusal ve kurgusal olmaktan ziyade “eğer analiz olursa” olarak toplu pazarlık yapabilir. Aynı şekilde, HRIS de kurumda daha iyi insan ilişkilerini sürdürmeye yardımcı olabilir.
Şimdi, HRIS'in çeşitli kullanımları veya uygulamaları aşağıdaki gibi yan yana getirilebilir:
