Bir İşletme Organizasyonunda İletişim Süreci

İletişim süreci, gönderenin, bir mesajın seçilen bir kanal ve alıcı üzerinden iletilmesini içerir. İletişim süreci, bu unsurların toplamından daha fazla olsa da, onları anlamak, bir kişi başkalarına bir fikir ifade etmeye çalıştığında ne olacağını açıklamaya yardımcı olabilir.

1. Gönderen:

İletişim süreci, iletiyi ileten kişi gönderen ile başlar. Satış ekibine yeni ürün hatlarını açıklayan şube müdürü, bir iş arkadaşına yeni bir program açıklayan bir bilgisayar programcısı, üstlerine mali rapor veren muhasebeci, tüm iletişim gönderenleridir.

2. Mesaj:

Mesaj, bir alıcının yanıtını tetikleyen herhangi bir sinyaldir. Mesajlar sözlü (yazılı veya sözlü) veya sözlü olmayabilir (görünüm, beden dili, sessizlik, sesler, esneme, iç çekimler vb.)

3. Kodlama:

Gönderenin uluslararası bir mesaj göndermek için belirli kelimeleri veya sözel olmayan yöntemleri seçmesi gerekir. Bu aktiviteye kodlama denir. Bir mesajı kodlarken, hangi içeriğin dahil edileceği, alıcının onu nasıl yorumlayacağı ve birinin ilişkisini nasıl etkileyebileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

Basit bir “müteşekkir” mesajı nispeten kolay olacaktır. Buna karşılık, 200 çalışana maaş kesintisi hakkında kötü bir haberi bildirmek veya bir Rs inşa etmek için mühendislik planlarını teklif etmek. 50 crore endüstriyel bina çok daha karmaşık, dikkatlice planlanmış mesajlar gerektirecektir.

4. Kanal:

Mesajınızı nasıl göndereceksiniz?

Alıcının ekranında veya basılı kelime aracılığıyla mı yoksa kağıt üzerindeki grafik sembolüyle mi yoksa ses aracı aracılığıyla mı okunması için elektronik bir kelime işlem sistemi aracılığıyla mı gönderilmelidir?

Kısaca, kişi yazmalı mı, konuşmalı mı?

Kanal veya ortamın (yazılı veya sözlü) seçimi, gönderen ile alıcı arasındaki karşılıklı ilişkilerden etkilenir. Aynı zamanda gönderilen mesajın aciliyetine de bağlıdır. Ayrıca, önem, alıcı sayısı, maliyet ve bilgi miktarı gibi faktörler de dikkate alınabilir.

Genel olarak, mesajın derhal cevap vermesi gerekiyorsa, sözlü bir kanalın daha iyi bir seçim olabileceği gözlenmiştir. Ancak mesaj karmaşık detaylar ve rakamlar içeriyorsa veya konusu ileride başvurmak üzere dosyalama gerektiriyorsa, yazılı bir iletişim gereklidir. Ayrıca, mesaj alıcınızın kuruluşunuzun içinde mi yoksa dışında mı olduğu, ortam seçiminizi etkiler.

Dahili iletişim için yazılı medya notlar, raporlar, bültenler, iş tanımları, posterler, çalışan el kitapları veya hatta elektronik bülten panoları olabilir. Sözlü iletişim, personel toplantı raporları, yüz yüze tartışmalar, konuşmalar, ses kasetleri, telefon sohbetleri, telekonferanslar ve hatta video kasetleri olabilir. Bir başka sözlü kanal, gönderen tarafından planlanmamış olmasına rağmen, haber ve söylentilerin sıklıkla hızlı bir şekilde seyahat ettiği 'asma' dir.

Dış yazılı iletişim medyası mektuplar, raporlar, teklifler, telgraflar, fakslar, elektronik postalar, teleksler, kartpostallar, sözleşmeler, reklamlar, broşürler, kataloglar, haberler, vb. Olabilir. Sözlü olarak yüz yüze, telefonla veya solo veya panel halindeki konuşmalar ile kişisel olarak gruplardan önce veya telekonferanslar, video konferanslar veya TV aracılığıyla.

5. Alıcı:

Bir alıcı, bir mesaja anlam tanıyan ve ekleyen herhangi bir kişidir. En iyi koşullarda, bir mesaj istenen alıcıya sorunsuz bir şekilde ulaşır. Bununla birlikte, iş dünyasının kafa karıştırıcı ve kusurlu dünyasında çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir. Mesaj asla alıcıya ulaşamayabilir.

Gönderilebilir, ancak alıcının masasındaki bir dosya dağının altına gömülebilir. Mesaj sözlü ise, dinleyici onu unutabilir. Daha da kötüsü, bir alıcı için tasarlanan bir mesaj bir başkası tarafından ele geçirilebilir veya meslektaşınız dostça şakalarınızı rahatsız edici bir şekilde alabilir. Benzer şekilde, patronunuzun önerisi sizin tarafınızdan emir olarak alınabilir, örneğin bir rakip bir müşteriyle yazışmalarınızın bir kopyasını görebilir.

6. Kod çözme:

Mesaj hedeflenen alıcısına dokunmasa bile, gönderenin istediği şekilde anlaşılacağının garantisi yoktur. Alıcı, kelime veya sembollere anlam ekleyerek kodunu çözmelidir. Kod çözmenin her zaman doğru olmadığı not edilebilir. Bireysel deneyimlere dayanır.

Sorun şu ki, hepimizin konu ya da gönderen tarafından seçilen sembollerle aynı deneyime sahip olmayız. Hindistan'da bile, tutumlar, yetenekler, görüşler, iletişim becerileri ve kültürel gelenekler değişiklik gösterir. Eğer iletişim iki farklı ülkenin insanları arasındaysa, Hindistan ve Japonya diyelim, problemler artar. Yanlış yorumlama olasılığı daha yüksektir; Her alıcı kendi gönderen fikrinin amaçlanan anlamını kendi alıcı mekanizmasında algılamaya çalışırken kişisel önyargılara müdahale edebilir.

7. Geri bildirim:

Sonuçta, alıcı gönderen tarafından gönderilen iletişime tepki verir veya cevap verir. Yanıt, gönderilen sembollerin açık bir şekilde yorumlanmasına dayanabilir veya gönderilen sembollerin yanlış anlaşılması veya yanlış yorumlanmasına dayanabilir. Bir alıcının bir gönderene yanıtı ne olursa olsun, geri bildirim olarak adlandırılır. Bazı geri bildirimler sözlü olmayan gülümsemeler, iç çekimler, başını sallar vb.

Bazen bir meslektaşın fikirlerine sorularınız veya yorumlarınızla tepki verirken sözlüdür. Bir iş arkadaşınızın notuna yanıt verirken olduğu gibi geri bildirim de yazılabilir. Çoğu durumda, hiçbir mesaj bir geri bildirim de olamaz.

Bir mektubu cevaplamamak veya bir telefona cevap vermemek, iletişim kurmayan bir kişinin gönderen hakkında ne hissettiğini önerebilir. Geri bildirim, iletişim sürecinin önemli bir bileşenidir, çünkü sonuçta iletişimin başarısı veya başarısızlığı, aldığımız geri bildirimler tarafından belirlenir.