Kuruluşunuzdaki İletişimi Nasıl Geliştirirsiniz? (17 Yollar)

Kuruluşunuzdaki iletişimi geliştirmenin yollarından bazıları şunlardır:

1. Amaç Netliği:

İlk olarak ne iletişim kurmak istediğimiz konusunda net olmalıyız. Bu dikkatli bir planlama gerektirir. Biri çok açık bir şekilde şöyle dedi: “İletişimdeki en büyük hata, bunun olduğuna inanmaktır”. Tüm iletişimin önceden düşünmenin ve neyin kime, neyin ne zaman ve neyle iletilmesi gerektiğini planlamanın bir sonucu olduğu unutulmamalıdır. Hiçbir anlamlı iletişim önceden veya rastgele yapılmaz.

2. Baş ve Kalp için Cater:

Duygusal katılım, bir dinleyiciyi çekmeye ve dinleyiciyi değişmeye motive etmeye gelince, bilgi kadar önemlidir. Duygusal bir tepki, bir dinleyicinin mesaj hakkında düşünerek geçirdiği zamanı ve enerjiyi artıracaktır. Ayrıca, karar aynı zamanda duygusal olarak faydalıysa, mantıken ulaşılan kararlar güçlendirilir. Odak alıcının ihtiyaçları üzerinde olmalıdır.

3. Faaliyetin Paylaşılması:

Etkili iletişim, organizasyondaki tüm kişilerin sorumluluğundadır. Herhangi bir düzeyde olabilirler - yönetsel veya yönetsel olmayan. Hepsinin ortak bir hedefe doğru çalışması gerekiyor. Bu nedenle, bunların hepsi, farklı şekillerde, iletişim sürecinde pay sahibi oldukları anlamına gelir. Bu nedenle yöneticilere gerektiğinde başkalarına danışmaları önerilir. İletişim planlanırken 'Eylem İçin' ve 'Bilgi İçin' başlıklarını hatırlamak yararlı bir uygulamadır.

4. Sembollerin Kullanımı:

Haberleşmenin karşılıklı olarak anlaşılan bir semboller dizisi üzerinden yapıldığı defalarca söylenmiştir. Bu, hem kodlamanın hem de kod çözmenin, gönderene ve alıcıya aşina olan sembollerle yapılması gerektiği anlamına gelir.

Bu nedenle yöneticilere ve özellikle uzman personele, yalnızca kesin olarak sınırlı bir grupta anlaşılan yüksek teknik kelime veya jargonu kullanmaktan kaçınmaları tavsiye edilir. Teknik kelime dağarcığının ötesinde, herhangi bir iletişim sorunu yaratmayan yaygın olarak anlaşılan bir dil olduğunu hatırlamalıdırlar.

5. Alıcının İhtiyaçlarına Odaklanma:

Ne zaman iletişim kurarsak, mesajın veya bilginin alıcısının ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmalıyız. Gönderdiğimiz her mesaj veya bilginin alıcı için değerli olması gerektiğini görmek bizim çabamız olmalı. Bizim açımızdaki bu farkındalık onu daha alıcı hale getirecek.

6. Geribildirimin Kullanımı:

Örgütsel davranış konusunda ünlü bir otorite “Geri bildirimi kullan” diyor. İletişim, yalnızca mesaj alıcı tarafından anlaşıldığında yapılır. Geri bildirim almadıkça mesajı anlamadığını asla bilemeyiz.

Birçok iletişim sorunu yanlış anlaşılmalar ve yanlışlıklar nedeniyle ortaya çıkar. Sorular sorarak, mektubumuza cevap yazarak ve alıcıya mesaja tepki vermesini teşvik ederek bu sorunları önleyebiliriz.

7. Dinleme:

Alıcı, dikkatle veya öngörülen şekilde dikkatle dinlemezse, iletişim etkili olamaz. Ayrıca, iletişimin hem gönderenin hem de alıcının ortak sorumluluğu olduğunu gösterir. Katılımcı dinleme, etkili iletişimin önemli bir koşuludur.

8. Duyguların Kontrolü:

Her zaman tamamen rasyonel bir şekilde iletişim kurmadığımızı not etmek üzücü. Akıl yürütmemiz çoğunlukla olumsuz duygular veya duygularla doludur. Sonuç, mesajın duygu yüklü kodlaması veya gelen mesajın kod çözme seviyesindeki yanlış yorumlanması nedeniyle her türlü yanlış anlaşılmanın ortaya çıkmasıdır. Bu nedenle modern yönetim uzmanları bize kendi kendini kontrol etmemizi tavsiye ediyor. Duygular, özellikle olumsuz duygular iletişimi kolaylaştırabilir.

9. Görgü Kuralları

İletişimde, ses tonu, dil seçimi ve söylenenler ile söylenenler arasındaki uyuşma ya da -olojik bağlantı, alıcının tepkisini etkiler. Bu nedenle yöneticilere bugünlerde otoriterlikten kaçınmaları veya bir başka deyişle, otoriteyi lütufla kullanmaları önerilmektedir. Kibarlık kibarlık yaratır ve her seviyedeki insanı içeren katılımcı iletişimi teşvik eder. Gerçekten etkili iletişim nezaket ve incelik üzerine kuruludur.

10. Gürültünün Giderilmesi:

İletim aşamasında iletişimi bozan gürültü unsurunu ortadan kaldırmak için her türlü çaba gösterilmelidir. Ses donanımında ters giden herhangi bir şey veya iletim hattındaki herhangi bir rahatsızlık bozulma iletişimine bağlıdır.

11. Varsayımların Açıklanması:

Hiçbir etkin iletişim varsayımlara dayandırılamaz. Varsayımları netleştirmek ve mesajımızın alıcısının net, pozitif bir resmini elde etmek için her türlü çaba gösterilmelidir. Aynı şekilde alıcı da gönderenle ilgili tüm varsayımlardan kurtulmalıdır.

12. Belirsizliklerin Önlenmesi:

Çağrışımlar ve belirsizlikler anlamsal sorunlara yol açar. Mesajın göndereni, alıcının mesaj metninin ötesine geçmek zorunda olmadığını görmek için dikkatli olmalıdır. Bu nedenle, açık kelimeler ve ifadeler kullanılması önerilir. Ayrıca çift anlama sahip kelimelerden de kaçınılmalıdır.

13. İletişimcilerin Sosyo-Psikolojik Geçmişi:

Tüm etkili iletişimciler, mesajlarının alıcılarının sosyo-psikolojik arka planını anlamaya özen gösterir. Altın kural 'ilk önce anla, sonra anlaş' şeklindedir.

14. Mesajın Tamlığı:

Etkili bir mesaj, eksiksiz bir mesajdır. Alıcı tahminde bulunmamalıdır. Yanlış anlaşılmaya neden olabilir. Tam bir mesaj tüm gerekli gerçekleri ve rakamları taşır.

15. İfadenin Hazırlığı:

Tamlık, gereksiz ayrıntıların veya sapmaların dahil edilmesi anlamına gelmez. Etkili bir mesaj özlü ve net bir mesajdır. Bu amaçla, gönderenin vizyonuna net bir şekilde odaklanmalı ve uygun şekilde odaklanmalıdır.

16. Samimi Beden Dili:

Bu nokta, yüz yüze sözlü iletişim için özellikle önemlidir. Güven ve nezaket, göz teması ve olabildiğince hoş jestler dahil olmak üzere uygun duruşu sürdürdüğümüzü görmemiz gerekir. Ve pozitif beden dili, olumlu duygulara dayanır.

17. Komutlar Dikkat:

Mesajın alıcı için ne kadar alakalı olduğunu göstererek ve onu dinleyicilerin inançlarıyla uyumlu olduğunu ispatlayarak kullanışlılığını fark etmesini sağlayarak iletişimin etkili olabilir. İlgili tüm ayrıntıların doğru ve net bir şekilde eklenmesini sağlamak için çok dikkat etmek gerekir.