Bilgi: Veri Toplama, Veri Dönüştürme ve Bilgi Yönetimi

Bilgi üretme süreci bir dizi faaliyet içerir. Genel olarak konuşursak, üç temel faaliyet vardır:

1. Veri toplama,

2. Veri dönüşümü,

3. Bilgi yönetimi.

1. Veri Toplama:

Veriler (veri çokluğu), alfabe, rakam, grafik, diyagram, resim vb. Sembollerin yardımıyla veya başka bir biçimde ifade edilen verilerdir. Veriler bir olayı tanımlayabilir veya çevrenin bir unsurunun durumunu gösterebilir.

Veri kaynağı ne olursa olsun; doğruluk ve özgünlük için başlangıçta kaydedilebilir ve daha sonra doğrulanabilir. Bu aktiviteye veri yakalama denir.

Veriler, klavyeyle delme veya tarama aygıtlarıyla tarama yapılarak kaydedildikleri belgelerden elde edilen verilerle yakalanabilir. Verilerin diskler ve bantlar gibi bir bilgisayar ortamına önceden kaydedilmiş olması durumunda, eldeki amaç için veri gereksinimlerini karşılamak için bu kaydın ilgili bölümünü seçerek veri yakalama gerçekleştirilebilir. Ayrıca, çeşitli algılayıcı aygıtların yardımı ile endüstriyel süreçteki işlerin durumuna ilişkin veriler de toplanabilir.

Örneğin, petrol boru hattındaki basınç veya fırın içindeki sıcaklık, amaç için uygun algılama cihazları kullanılarak yakalanabilir. Veri yakalama ve depolama işleminin bir maliyeti olduğundan, veri yakalamada seçici olmak gerekir. Tüm kullanıcıların bilgi ihtiyaçları ışığında veri ihtiyaçlarının dikkatlice tanımlanması önerilmektedir.

Ticari bilgi sistemleri için toplanan verilerin çoğu veri dosyalarında düzenlenmiştir. Her dosya, farklı sembollerin (karakterlerin) yardımıyla ifade ettiği çeşitli veri unsurlarına (alanlara) ilişkin kayıtları içerir. Bu dosyalar veritabanlarına bağlanır; İşletme bilgi sistemlerinde veri hiyerarşisi, Şekil 1.4'ün yardımıyla tanımlanabilir.

2. Veri Dönüşümü :

Veri dönüşümü, aşağıdaki işlemlerden herhangi biri veriler üzerinde gerçekleştirilerek yapılabilir:

(i) Yeniden düzenleme:

Verileri belirli bir düzende yeniden düzenlemek çok yaygın bir veri işleme etkinliğidir Örneğin; mağazalarla ilgili veriler satın alma tarihine veya her bir birimin değerine göre veya bu öğelerin adlarının alfabetik sıralamasına göre yeniden düzenlenebilir. Böyle bir yeniden düzenleme ayrıca veri sıralama olarak da bilinir. Sıralama verinin kullanışlılığına katkıda bulunabilir.

(ii) Sınıflandırma:

Veriler, seçilen değişkenler / faktörler temelinde sınıflandırılabilir. Örneğin, satış verileri müşterinin kodu, şehir ve siparişte yer alan ürün veya satış elemanı gibi değişkenlere göre sınıflandırılabilir.

Sınıflandırma, özellikle muhasebe bilgi sistemlerinde yaygın olarak kullanılan bir veri işleme işlemidir. Aslında, tüm defter kavramı, bilgi üretme sürecinde katma değer yaratan bir faaliyet olarak sınıflandırmaya dayanmaktadır. Sınıflandırma verilere değer katar ve karar durumlarının çoğunda kullanıcı için daha değerli hale getirir.

(iii) Hesaplama:

Bir meslekten olmayan kişi için veriler yalnızca hesaplanarak işlenir. Sayısal değerler üzerinde yapılan bir dizi hesaplamaya hesaplama denir. Belki de bilgisayarların adını nasıl aldıkları, bilgisayar tesislerini sağlamayı amaçlayan eski nesil bilgisayarlardır.

Farklı veri biçimleri artık bilgisayarlar yardımıyla işlenebilse bile, üretim süreci ağırlıklı olarak hesaplanmaktadır. Hesaplama, aritmetik işlemlerin yapılmasını içerir (toplama, çıkarma, çarpma, bölme ve mantık işlemleri gibi).

Örneğin, finansal oranlar, finansal tablolarda çeşitli değerler üzerinde aritmetik işlemler yapılarak hesaplanabilir. Veri analizi için çeşitli kantitatif teknikler kullanılırken bile karmaşık hesaplamalar kümesi gerçekleşebilir. Bu kantitatif modeller, büyük miktarda veriden bilgi taramasına yardımcı olur. Bu tür bir veri işleme işlemi, yöneticiler tarafından iş ortamının çeşitli unsurlarının davranışını tahmin etmek için yaygın olarak kullanılır.

(iv) Özetleme:

Özetleme, çeşitli veri öğelerini birleştirme işlemidir; veri yığınını daha anlamlı bir forma indirir. Örneğin, bir finans yöneticisi halka açık bir konuda uygulanan toplam hisse sayısını bilmekle ilgilenebilir. Bu konudaki veriler özetlenebilir ve bu özet rapor, alınan her pay başvurusunun ayrıntılarını veren beyannamenin tamamından daha faydalı olabilir.

Özetleme ayrıca her bir kategoride veya değer sınıfında bir araya getirmeyi içerebilir. Yukarıdaki örneği genişleterek, bir özet rapor, alınan her bir başvuru başvurusu sınıfı için alt toplamları içerebilir; örneğin, bireysel, kurumsal yapı, güven vb. Veya her bir şehirde uygulanan hisse sayısı.

3. Bilgi Yönetimi:

Satın alma ve / veya dönüştürme işleminden sonra, işlenen veriler son kullanıcıya iletilebilir veya ileride başvurmak üzere saklanabilir. Bilgiler kullanıcıya iletilecekse, raporlama formatı seçilmelidir. Raporlama formatı basit sütun / tablo formatını veya grafikler, şemalar, grafikler vb. Gibi görsel formatları içerebilir.

Daha hızlı bilgisayarların ve daha iyi görüntüleme cihazlarının mevcudiyeti ile bilgi haritalama ve görselleştirme teknikleri popüler hale geliyor. Rapor formatına karar verildikten sonra, uygun iletişim kanalı seçilmeli ve kullanılmalıdır.

Üretilen bilgilerin ileride kullanılması durumunda, bazı yığın depolama ortamlarında depolanabilir. Bu tür bilgilerin iletilmesi ve / veya depolanması faaliyetleri, bilgiyi yönetmek olarak adlandırılabilir.

Bilgi Üretimi Örneği

Bilgi üretme sürecini anlamak için, varsayımsal bir bilgi gereksinimi kabul edelim. Büyük ölçekli bir işletme firması, bozulabilir ürün müşterileri için bir teşvik programının uygulamaya konmasını düşünüyor. Planın başlangıçta, yalnızca Rs'yi aşan satış siparişi veren müşteriler için geçerli olması önerildi. Ayda 15 lac değerinde.

12 ila 15 lac arasında değişen değerler için sipariş vermiş olan müşterilerin bu teşviki oldukça çekici bulacağı ve bu nedenle bu müşterilere 'hedef müşteri' dendiği tahmin edilmektedir. Teşvik cari ay içinde bu hedef müşterilerden gelen satış siparişlerinin değerini artırma eğiliminde.

Ürün bozulabilir olduğu için, bu ayki satışların artması, gelecek ay müşterilerin satın alma gereksinimlerini azaltmayacaktır. Teşvik planının bir sonucu olarak cari aydaki satışlardaki olası artışı değerlendirebilmek için, pazarlama müdürü, her bir hedef müşteriden gelen toplam satış siparişlerinin 15 lak ve toplam lak değerinin altında kaldığı değer hakkında bilgi ister. bu eksikliklerin mevcut aydaki satış gelirini artırması bekleniyor.

Önceki ay satış siparişi ayrıntıları zaten manyetik bir bantta işaretlendi. Her müşteriden toplam satış hakkında bilgi almak için, tüm satış işlemlerinin müşteri adına göre sınıflandırılması gerekir. Daha sonra toplam satış siparişi değerinin 12 ila 15 lac arasında olduğu müşterilerin listesi hazırlanabilir, eksiklikler hesaplanır ve toplanır. Bilgi yöneticiye soğuk değerler olarak iletilebilir.

Alternatif bir yol, bilgiyi bir frekans dağılımı şeklinde göstermek olabilir; böylece yönetici, her bir müşteri sınıfının beklenen artışa olası katkısını değerlendirebilir ve buna göre, müşterilerin teşvik programına uygun olup olmadığına ilişkin aralığı gözden geçirebilir. . Her bir kategorinin bu katkısını gösteren bir pasta grafiği yöneticinin bilgileri hızlı bir şekilde kavramasına yardımcı olabilir.

Yukarıdaki durum sadece bilgi üretme faaliyetlerinde yer alan faaliyetlerin niteliğini gösterir ve bu tür faaliyetlerin her biri için süreç üzerindeki rolünün basitleştirilmiş varsayımsal bir örneğidir. Bilgi üretimi oldukça karmaşık bir süreç olabilir ve çoklu aktiviteler içerebilir.

Bilginin üretilmesi süreci, bir ticari işletmede bilgiye ihtiyaç duyulan çok sayıda amaç olduğu için devam eder. Sonuç olarak, işletme genellikle bitmeyen bir bilgi üretme döngüsü içindedir.