Modern Örgütte İnsan Kaynakları Bilgi Sistemine İhtiyaç (HRIS)

Personel araştırması ve personel denetimi ve insan kaynakları muhasebesi yapmak için personel yöneticisi, organizasyonda çalışan çalışanlarla ilgili çok fazla veri gerektirir.

Bununla birlikte, el ile kayıt sistemi, modern bir işletme organizasyonunun bilgi gereksinimlerini karşılamak için yetersiz ve yetersiz bulunmuştur. Başka bir ifadeyle, manuel kayıt sisteminin korunmasındaki zorluk ve eksiklikler, HRIS'e duyulan ihtiyaç olarak temel nedenler olarak ifade edilebilir. Bunlar daha sonra detaylandırılmıştır.

Buradaki zorluk, çalışanlar hakkında manuel olarak takip edilemeyen hacimli verileri ifade eder. Sadece bu değil, verilerin zaman zaman güncellenmesi gerekir ve bu da büro işini emek yoğun ve masraflı hale getirir. Alastair Evans, manuel kayıt sistemiyle ilgili bazı zorluklar olarak maliyet, doğruluk, parçalanma, çoğaltma ve analiz zorluğunu belirtir.

Verilerin bir kayıttan diğerine manuel olarak aktarılması, tutulan verilerin doğruluğunu ve güvenilirliğini etkileyen hata olasılığını artırır. Girişler iki kez geçirilebilir; veriler karışıklığa yol açan yanlış belgelere aktarılabilir.

Veriler / bilgiler parçalı bir şekilde muhafaza edildiğinden, yani manuel kayıtlar farklı departmanlardaki farklı kişiler tarafından taşınan ayrı yerlerde tutulduğundan, bir çalışanın tüm bilgileri merkezi bir yerde bulunmaz. Bu organizasyonun karar alma sürecini engellemektedir. Aynı durum HRIS'e olan ihtiyacın da altını çiziyor.

Venkata Ratnam ve Srivastava, HRIS'e ihtiyaç olarak üç amaç belirtmişlerdir:

1. Her bir çalışan için hazır referans için veri ve bilgi depolamak.

2. Gündelik personel konularında (örneğin izin verilmesi) karar verme için bir temel oluşturmak, ayrıca bir dizi insan kaynakları fonksiyonunun planlanması, bütçelenmesi, uygulanması ve izlenmesi için.

3. Devlete ve diğer halka veri / iade sağlamak.

Bir yazılım danışmanı olan Hemendra Verma, bir anket yaptı ve aşağıdaki amaçlar için HRIS'e olan ihtiyacı vurguladı:

1. İK fonksiyonu ile ilgili bilgilerin ele alınması için ayrılan zamanın çok az olduğu, çok fazla bilgiyi ele almak için gereken zamandan kaynaklanabileceği bulunmuştur.

2. Sektördeki insan kaynakları hakkında her düzeyde bilgi eksikliği vardır.

3. HRIS, terfi, transfer, aday gösterme vb. Alanlarda “eşitlik” elde edilmesine yardımcı olacaktır.

4. HRIS, tedarikçinin fonu, emeklilik, armağan, LT C. ve kazanılmış izin tazminatı, vs.

5. Bir kişinin profili bilgisayara girildiğinde, bilgiyi elde etmek daha kolay hale gelir ve ayrıca daha az maliyet içerir ve hata şansını azaltır.

Bazı insanlar iki terim veri ve bilgiyi birbirlerinin yerine kullanırlar. Ancak iki kavram arasında bir ayrım var. Veriler ham, analiz edilmemiş sayılar ve olaylar hakkındaki gerçeklerdir; oysa bilgiler analiz edilmiş ve organize veri biçimidir.

Örneğin, net kar miktarı bir veridir, çünkü net net kar rakamına hiçbir anlam verilemez. Ancak, kar satışların yüzdesi olarak ifade edilir, belli bir anlam ifade eder ve bilgi olarak adlandırılır. N. Upadhya, şu bilgiyi çok net bir şekilde ayırt eder: “Anlamlı organize veri bilgi olarak tanımlanabilir”.

HRIS'i tanımlamadan önce, ilk önce -Management Bilgi Sistemini (IMS) tanımlamak için içeriğe uygun görünüyor. MIS, karar alma sürecini kolaylaştırmak için iç operasyonlar ve dış faktörlerle ilgili olarak bilgi sağlayan yönetim için resmi, genellikle bilgisayarlı bir yapıdır.

Şimdi, bu kavramı İKY bağlamında uygulayarak İKİS aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

HRIS, iadelerin ve raporların planlanmasına, karar verilmesine ve dış kurumlara sunulmasına yardımcı olmak için her bir çalışan için veri ve bilgi depolamanın sistematik bir yoludur.