Planlama: Önemi, Unsurları ve İlkeleri

Bir Kuruluştaki Planlama hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: - 1. Planlamanın Tanımı ve Anlamı 2. Planlamanın Doğası ve Özellikleri 3. Önem 4. Öğeler 5. Adımlar 6. İlkeler.

Planlamanın Tanımı ve Anlamı:

Planlama, yönetimin ana ve birincil işlevidir. Hiçbir organizasyon planlama yapmadan düzgün çalışamaz.

Planlama eylem için hazırlık aşamasıdır. İstenilen bazı sonuçları elde etmek için bir eylem rotası belirlemek için sistematik ön düşünme anlamına gelir.

Planlama, esasen ne yapılması gerektiğine, ne zaman ve nerede yapılacağına, bunun nasıl ve kim tarafından yapılacağına karar verme sürecidir. Planlamak, ileriye bakmak ve bir işletmenin gelecekteki operasyonlarını takip etmektir.

Planlama yoluyla, yönetici kuruluşun hedeflerini bir bütün olarak ve bunun ışığında çeşitli bölümlerinin hedeflerini belirler. Ardından, bu amaçlara ulaşmanın yollarını belirleyen bir tür 'taslak' hazırlamaya devam ediyor.

Bu nedenle, planlama aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Planlama, bir örgütün yöneticilerinin hedef belirlediği, geleceği genel olarak değerlendirdiği ve örgütsel hedeflere ulaşmak için eylem planlarını çizdiği süreçtir.

Bu tanımdan, planlama sürecinin içerdiği izler:

(i) Uygun amaç ve hedeflerin belirlenmesi,

(ii) Yerleşik hedeflere ulaşmak için gereken eylemlerin belirlenmesi; ve

(iii) Onlara ulaşmak için en uygun zaman.

Planlama, alternatiflerin belirlenmesi ve en uygun alternatifin seçilmesi ile ilgilendiği için, haklı olarak “en temel yönetim fonksiyon aracı” olarak tanımlanabilir. Bu nedenle, planlama iş hedeflerine karar verme ve rasyonel bir yol belirleme sürecidir. bu hedeflere ulaşmak.

Ünlü yazarlar tarafından verilen bazı önemli planlama tanımları aşağıda belirtilmiştir:

Koontz ve O'Donnell'e göre, planlama “entelektüel bir süreç, eylemlerin bilinçli bir şekilde belirlenmesi, kararların amaçlara dayandırılması, olgular ve tahmin edilen tahminler” dir.

George Terry yazıyor:

“Yönetim üyeleri planlama yoluyla ileriye bakmaya, olası durumları tahmin etmeye, beklenmedik durumlara hazırlanmaya, faaliyetleri haritalandırmaya ve hedefe ulaşmak için düzenli bir sıralama hazırlamaya çalışır.”

Henry Fayol sayısı:

“Eylem planı, bir anda ve aynı zamanda öngörülen sonuç, izlenecek eylem çizgisi, geçilecek aşamalar ve kullanım yöntemleridir.”

Planlama ve Karar Verme:

Planlama gelecekteki eylem sürecine karar verir ve alternatiflerden seçilmesini içerir. Bu açıdan karar verme ve planlama birlikte hareket eder ve biri diğerine bağlıdır. Gerçekten, bileşen bölümleriyle bir bütün olarak planlama, karar vermenin sonucudur.

Dolayısıyla karar vermenin planlama üzerinde yaygın bir etkisi vardır ve planlama sürecinin bir parçasıdır. Dolayısıyla karar verme ve planlama birbiriyle yakından ilişkilidir. Ancak, karar vermenin planlamadan daha geniş bir çağrışımı var. Bununla, karar alma uygulamasının planlama ufkunun ötesine uzatıldığını ve herhangi bir işte neredeyse her pozisyonun karar verici bir merkez olduğunu söylemek istiyoruz. Karar verme sadece planlamada değil, aynı zamanda organizasyon, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol gibi diğer yönetim fonksiyonlarında da gereklidir.

Burada, planlamanın dışında olan, ancak karar almaya tabi olan çeşitli işletme emirleri ve talimatlarından söz edilebilir. Yine, çalışanları motive etmek, çalışmalarını onaylamamak veya karar vermeyi gerektiren hizmetlerden vazgeçmek gibi birçok yönetsel işlev vardır, ancak bu işlevler farklı yönetim süreçlerinin analitik incelemesi bakış açısıyla planlamaya dahil edilemez.

Planlamanın Yapısı ve Özellikleri:

Planlama, bir işletmenin hedeflerinin belirlenmesi ve bu hedeflerin gerçekleştirilme yolunu bulma ile ilgilidir. Ancak, hedefleri belirlemeden, organize edecek, yönetecek veya kontrol edecek bir şey yoktur. Bu nedenle, her organizasyonun neye ulaşmak istediğini belirtmesi gerekmektedir. Planlama temel olarak bu yönle ilgilidir.

Planlamanın niteliği ve özellikleri aşağıdaki gibi ifade edilebilir:

1. Fikri Süreç:

Planlama entelektüel ve rasyonel bir süreçtir. Planlama, hayal gücü, öngörü ve sağlam yargılamayı içeren zihinsel bir egzersizdir. Tahmin etmekten ziyade gerçeklerin ışığında hareket etmeden önce zihinsel bir düşünme eğilimi gerektirir. Planlamanın kalitesi, ilgili tüm gerçekleri toplaması, doğru bir şekilde analiz etmesi ve yorumlaması gereken yöneticilerin yeteneklerine bağlıdır.

Bir yöneticinin geleceğe ne kadar görebileceği ve entelektüel kalibrasyonuna ne kadar açık kalacağı konusunda planlama süreci boyunca tebeşirle işaretlenir. Amaçları düşünürken, alternatif eylem kursları ve hepsinden önemlisi, belirli alternatifleri seçmeye karar verirken, planlamacı entelektüel bir süreçten geçer.

2. Hedef oryantasyonu:

Tüm planlama belirli amaç ve hedeflerle bağlantılıdır. Bu nedenle, her planın grup hedeflerinin gerçekleştirilmesine olumlu bir şekilde katkıda bulunması gerektiği sonucuna varılmıştır. Planlamanın amaç ve hedeflerle ilgili olmadan bir anlamı yoktur. Nerede olduğumuz ile minimum maliyetle gitmek istediğimiz yer arasındaki boşluğu doldurmalıdır.

3. Birincil İşlev:

Planlamanın yönetimin en temel ve birincil işlevi olduğu söylenir. İlk sırada yer alır ve planlamada belirlenen hedeflere ulaşmak için tasarlanmış diğer tüm yönetim işlevlerinden önce gelir. Bu böyledir çünkü yönetici çalışmaya devam etmeden önce politikalara, prosedürlere, programlara, projelere vb. Karar verir. Yönetimin diğer işlevleri - örgütlenme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol - ancak yönetici gerekli planlamayı hazırladıktan sonra gerçekleştirilebilir.

4. Yaygınlık:

Planlama, tüm yönetim faaliyetlerini kapsar. Her tür organizasyondaki tüm yöneticilerin işidir. Genel müdürden ustabaşı kuruluşun tüm bölümlerinde ve kademelerinde üstlenilir. Faaliyetin doğası ne olursa olsun, yönetim planlama ile başlar. Elbette planlamanın karakteri ve genişliği, yönetim seviyesine bağlı olarak bir işten diğerine değişecektir.

5. Tekdüzelik:

Organizasyonda farklı seviyelerde hazırlanmış ayrı planlar olabilir, ancak bir seferde kapsamlı bir plan yapmak için tüm alt planlar genel planla birleştirilmelidir. Bu nedenle, genel plana uygun olması için bütün planlama seviyelerinde tekdüzelik bulunmalıdır.

6. Süreklilik:

Herhangi bir ara vermeden işletmeyi sürekli bir endişe kaynağı olarak tutmak için, planlamanın sürekli bir süreç olması şarttır. Öyleyse, ilk plan ikinci planı takip etmeli ve ikinci plan üçüncü ardı ardına hızlı bir şekilde arka arkaya seriler halinde devam etmelidir.

7. Esneklik:

Planlar katı hale getirilmemelidir. Piyasadaki değişen koşullarla başa çıkabilmek amacıyla, işletmedeki tüm olası değişikliklerin yapılması mümkün olduğu kadar esnek olmalıdır. Aslında, planlama dinamik bir faaliyettir.

8. Sadelik:

Çalışma takvimi veya programın planlamadaki dili basit olmalıdır, böylece her bir bölümü farklı seviyelerdeki çalışanlar tarafından özellikle alt seviyede kolayca anlaşılabilir.

9. Hassasiyet:

Hassas, planlamanın ruhu. Bu, planlamanın kapsamı ve içeriğinde kesin, kesin ve doğru bir anlam verir. Planlamadaki herhangi bir yanlışlık veya yanlışlık diğer yönetim fonksiyonlarını altüst edeceğinden ve dolayısıyla her türlü planlamada hassasiyetin son derece önemli olduğundan emin olabilirsiniz.

10. Fizibilite:

Planlama ne şiir ne de felsefedir. Gerçeklere ve deneyimlere dayanır ve bu nedenle doğada gerçekçidir. Mevcut kaynaklarla az ya da çok yürütülmesi mümkün olan bir programı temsil eder.

11. Alternatif Dersler Arasında Seçim:

Planlama, çeşitli alternatiflerden uygun eylem planının seçilmesini içerir. Bir şeyi yapmanın tek bir yolu varsa, planlamaya gerek yoktur. Planlama, çeşitli alternatifleri bulmak, farklı alternatiflerin uygulanabilirliğini ve karlılığını tahmin etmek ve bunlardan en iyisini seçmek zorundadır.

12. Verimlilik:

Planlama verimliliğe yöneliktir. Bir plan, asgari girdiler pahasına geri dönüşü optimize etme sözünü gösteren bir eylem sürecidir. Planlamada, yönetici alternatifleri etkinlik temelinde değerlendirir. İyi bir plan sadece çıktı ve girdi arasında optimum ilişkiyi sağlamakla kalmamalı, aynı zamanda uygulamasından sorumlu olanlara en büyük memnuniyeti getirmelidir.

13. Bağımlılık:

Farklı departmanlar, genel planlamaya entegrasyonu için farklı planlar ve programlar oluşturabilir. Ancak, kesit planları birbirine bağımlı olamaz. Örneğin, üretim planlaması satış planlamasına bağlıdır ve bunun tersi de geçerlidir.

Yine, hammadde alımı, iş gücü istihdamı vb. İçin planlama, satış planlaması ve üretim planlaması dışında izole bir hareket olamaz. Planlama yapılandırılmış bir süreçtir ve farklı planlar bir hiyerarşi oluşturur. Farklı planlar birbirine bağımlı ve ilişkilidir. Her alt seviye planı, yüksek planların sonuna doğru bir araç olarak hizmet eder.

14. Tahmin:

Her şeyden önce, hiçbir planlama öngörmeden ilerleyemez - bu, geleceği değerlendirmek ve bunun için hazırlık yapmak anlamına gelir. Planlama, çeşitli tahminlerin sentezidir - kısa vadeli veya uzun vadeli, özel veya başka türlü. Hepsi tek bir programda birleşir ve tüm kaygı için bir rehber görevi görür.

Planlamanın Önemi:

Planlama bir organizasyonun başarısının anahtarıdır. Aslında, şirketin başarılarının çoğu, dikkatli bir planlamaya bağlanabilir. Planlama, bir işletmedeki her seviyedeki her yöneticinin bir işlevidir. Her menajerin, görevlerini sistematik ve düzenli bir şekilde yerine getirmesini planlaması gerekir.

Hedeflerin belirlenmesi, karar alma, tahminlerin yapılması ve stratejilerin başlatılması planlama işlevi dahilindedir. Bu nedenle, planlama her türlü organizasyonda büyük önem kazanmıştır - işletme veya işletme dışı, özel veya kamu sektörü, küçük veya büyük.

Bir yönetim işlevi olarak, planlama aşağıdaki nedenlerden dolayı önemlidir:

1. Karar Temeli Verilmesi:

Planlamanın ilk ve en önemli nedeni, kararların alınmasına dayandığı bir temel teşkil etmesidir. Bir işletme yöneticilerinin, başarmak istedikleriyle ilgili düşüncelerini tespit etmeleri ve daha sonra zamanlarının, kaynaklarının ve amaçlarına ulaşma çabalarının kullanımını planlamaları çok büyük bir ihtiyaçtır.

2. Hedeflere Dikkat Odaklanması:

Planlama, bir işletmenin hedeflerine odaklanır. Planlamanın ilk işlevi, hedeflerini açıklamaktır. Hedefler daha somut, kesin ve anlamlı terimlerle tanımlanmaktadır. Bu dikkatin bir sonucu olarak, planlamacıların, ulaşmak istenen nihai hedeflere doğru düzenli bir ilerleme için politikaları, prosedürleri, programları ve kuralları belirlemeleri mümkün hale gelir.

3. Belirsizliği ve Riski En Aza İndirme:

Gelecek belirsiz. Planlama, yöneticilerin gelecekteki belirsizliklere dikkat etmelerine yardımcı olur ve böylece iş riskini azaltır. Gelecekteki olayları öngörür ve bu olayları kontrol etmek için aksiyonun gidişatını avantajlı hale getirir. Bir işletme, planlama yardımı ile gelecekteki olayları tahmin edebilir ve bunlar için gerekli hazırlıkları yapabilir. Bu, hiç şüphesiz, olasılığı veya belirsizliklere atlamayı ortadan kaldırır veya azaltır.

4. Değişikliklerle Uyum:

Bir şirketin değişen ve dinamik bir ortamda faaliyet göstermesi nedeniyle iş planlaması zorunlu hale geldi. Değişen bu ortamın yönleri teknoloji, hükümet politikaları, rekabetin doğası, sosyal normlar ve tutumlar vb. Değişiklikleri içerir. Planlama adım adım ilerledikçe, muhtemel değişiklikleri öngörür ve programa gerekli ayarlamaları ve uyarlamaları yaparak hazırlar. .

5. Ekonomi Güvence:

Planlama operasyonda verimlilik ve ekonomiye odaklanır. Plan, organizasyonu hedeflerine en düşük maliyetle götürebilecek bir eylemdir. Planlama, birçok alternatif arasından en iyi hareket tarzını seçerek kaynak israfını önler. Düzgün iş akışını hedeflemektedir. Planlamadaki tüm bu adımlar otomatik olarak ekonomiye yönlendiriliyor.

6. Koordinasyonda Yardım:

Planlama, koordineli bir operasyon yapısı elde edilmesini sağlar. Birleştirici bir çerçeve sağlar. Ses planlaması bir kurumun tüm faaliyetlerini ve kaynaklarını ilişkilendirir. İyi düşünülmüş genel planlar bölümler arası faaliyetleri uyumlu hale getirir. Böylece çeşitli bölümler genel plana uygun olarak çalışmakta ve eşgüdüm sağlanmaktadır.

7. Kontrolü Etkili Kılmak:

Kontrolün yönetsel işlevi, planlanan performans ile kuruluşun ve alt bölümlerinin gerçek performansları arasındaki karşılaştırma ile ilgilidir. Bu nedenle, kontrol fiili sonuçların karşılaştırılacağı standartlar planlama yoluyla oluşturulduğundan, planlama eylemi bağlamında uygulanmaktadır. Dolayısıyla planlama kontrol için temel oluşturur. Dolayısıyla planlama ve kontrol birbirinden ayrılamaz.

8. Organizasyonel Etkinliğin Artırılması:

Planlama örgütsel etkinliği çeşitli şekillerde sağlar. Kuruluşun amaçlarını verilen kaynaklar bağlamında belirtir; Kaynakların en iyi avantaja uygun şekilde kullanılmasını sağlar, rakiplerin yapabileceklerini öngörerek ve stratejilerini buna göre geliştirerek, sürekli büyüme ve istikrarlı ilerleme için gerekli rekabet gücünü sağlar.

Planlama süreci, yürütülecek faaliyetlerin amaçlı ve düzenli bir şekilde oluşturulmasını sağlar. İşletmenin faaliyet göstermesi gereken sınırları tanımlar. Bu, işadamının iş başarısı için gerçekten önemli ve hayati olan konulara yoğunlaşmasını sağlar.

Planlama Öğeleri:

Bir yönetim süreci olarak planlama, aşağıdaki unsurlardan veya bileşenlerden oluşur:

1. Amaçlar:

Planlamanın önemli görevi, işletmenin hedeflerini belirlemektir. Amaç, tüm yönetim faaliyetlerinin hedeflendiği hedeflerdir. Tüm planlama çalışmaları, teklif edilen iş faaliyetlerinden elde edilecek hedefleri açıkça belirtmelidir. Planlama eylemi yapıldığında bu hedefler daha somut ve anlamlı hale getirilir. Örneğin, örgütsel amaç kar kazanıyorsa, planlama faaliyeti tüm kolaylaştırıcı ve kısıtlayıcı faktörlere bakarak ne kadar kar kazanılacağını belirler.

2. Tahmin:

Bir işletmenin faaliyetleri ve çalışmaları ile ilgili geleceğin analizi ve yorumlanmasıdır. İş tahminleri, ticari kararların alınmasında ve uzun vadeli planlarda yer alan risklerin azaltılması amacıyla istatistiksel verilerin ve diğer ekonomik, politik ve pazar bilgilerinin analizini ifade eder. Öngörü, gelecekteki ticari işlemlerin şeklini ve insan ve malzeme konusundaki gereksinimlerini öngörmek için mantıklı bir temel sağlar.

3. Politikalar:

Planlama aynı zamanda, işletme hedeflerinin kolayca gerçekleştirilmesi için politikaların düzenlenmesini gerektirir. Politikalar, farklı yöneticileri karar vermede çeşitli seviyelerde yönlendiren ve yönlendiren ifadeler veya ilkelerdir. Politikalar yürütme operasyonu için gerekli temeli sağlar. Karar vericilerin karar alırken faaliyet göstermeleri beklenen genel sınırları belirlediler. Politikalar idari kararların alınmasında rehber niteliğindedir.

Büyük bir işletmede, astların farklı yönetim alanlarında yönlendirilmesi ve yönlendirilmesi için çeşitli politikalar oluşturulmaktadır. Üretim politikası, satış politikası, finansal politika, personel politikası vb. Olabilirler. Ancak bu farklı politikalar, işin nihai hedeflerinin kolayca gerçekleştirilmesini sağlayacak şekilde koordine edilir ve bütünleştirilir. Politikalar tutarlı olmalı ve sık sık değiştirilmemelidir.

4. Prosedürler:

Her çalışmanın gerçekleştirilme şekli, ortaya konan prosedürlerle belirtilir. Prosedürler, belirli bir eylem süreci için bir dizi görevi belirtir. Politikalar ve prosedürler arasında bazı karışıklıklar olabilir. Politikalar, düşünme ve eyleme kılavuzluk sağlar, ancak prosedürler düşünme ve eyleme yönelik kesin ve özel adımlardır. Örneğin, politika ülkenin her yerinden personel alımı olabilir; ancak prosedürler başvuruların reklamını yapmak ve davet etmek, görüşme yapmak ve seçilen personele randevu sunmak olabilir.

Bu nedenle prosedürler, politikalar tarafından çizilen alandaki kronolojik bir sıradaki kesin adımları ifade eder. Başka bir deyişle, prosedürler hangi politikaların uygulandığı yöntemlerdir. Farklı ticari faaliyet alanlarında farklı prosedürler benimsenmiştir. Üretim prosedürü, satış prosedürü, satın alma prosedürü, personel prosedürü vb. Olabilir.

Üretim prosedürü parçaların imalatını ve montajını içerir; satış prosedürü reklam vermek, teklif vermek, emirleri almak ve yerine getirmekle ilgilidir; Satın alma prosedürü, tekliflerin davet edildiğini, tekliflerin seçildiğini, siparişlerin verildiğini, malların aşağıya depolandığını ve taleplerin farklı bölümlere talep edilmesini sağladığını gösterir ve personel prosedürü, işçilerin işe alınması, seçilmesi ve farklı işlere yerleştirilmesidir.

5. Kurallar:

Bir kural, belirli bir durumda gerekli eylem planını belirtir. Bir rehber görevi görür ve esas olarak yönetim otoritesi tarafından verilen bir kararın niteliğindedir. Bu karar, belirli bir durum için kesin bir işlem yapılması gerektiğini belirtir. Kurallar, farklı ticari faaliyetlerde sapma ya da takdir yetkisi olmadan izlenecek kesin ve katı bir eylem süreci öngörür.

Herhangi bir kural sapması ceza gerektirir. Kural bir prosedürün bölümleriyle ilgilidir. Bu nedenle, satın alma prosedürü ile ilgili olarak tüm alımların tekliflerin davet edilmesinden sonra yapılması gereken bir kural dahil edilebilir. Benzer şekilde, satış prosedürüyle ilgili olarak, tüm siparişlerin ertesi gün onaylanması gerektiği kuralı uygulanabilir.

6. Programlar:

Programlar, amaçlara, politikalara ve prosedürlere uygun olarak doğru bir şekilde takip edilen kesin eylem planlarıdır. Dolayısıyla, programlar, bir amacın gerçekleştirilmesi için somut bir ilişkili eylemler sürecine yol açar. Bu nedenle, bir şirketin genişleyen ticari faaliyetleriyle birlikte tesislerinin yakınındaki okulların, kolejlerin ve hastanelerin kurulması için bir program olabilir.

Programlar, hedeflerle yakından bütünleştirilmelidir. Programlama, hedeflere ulaşmak için gerekli faaliyetleri adımlara ayırmayı, farklı adımlar arasındaki sırayı belirlemeyi, her adım için performans sorumluluğunu belirlemeyi, kaynak, zaman, finans vb. Gereksinimlerini belirlemeyi ve her bir bölüme belirli görevleri vermeyi içerir.

7. Bütçeler:

Bütçe, plan ve programların uygulanması için gerekli olan erkek, para, malzeme ve ekipmanın sayısal olarak tahmini anlamına gelir. Dolayısıyla planlama ve bütçeleme birbirine bağlıdır. Bütçe, programın büyüklüğünü gösterir ve gelir ve gider, girdi ve çıktıyı içerir. Ayrıca, belirlenen hedeflere göre performansı ölçerek çok önemli bir kontrol cihazı olarak hizmet eder. Yine ana bütçeye entegre olan birkaç bölüm bütçesi olabilir.

8. Projeler:

Proje, genel bir programın parçası olan tek kullanımlık bir plandır. Genel programla bağlantılı olarak yapılması gereken işin bir parçasıdır. Böylece programda tek bir adım proje olarak düzenlenir. Genel olarak, bir projenin planlanmasında özel bir görev gücü de öngörülmektedir.

Makul ve bağımsız bir şekilde analiz edilip değerlendirilebilecek kaynakların yatırımına yönelik bir programdır. Bir proje temel olarak faydaları gelecekte tahakkuk ettirilebilecek fonların yatırımını içerir. Bu tür yatırımlara örnek olarak, duruma bağlı olarak arazi, inşaat, makine, araştırma ve geliştirme vb. Harcamalar verilebilir.

9. Stratejiler:

Stratejiler, çalışanların, müşterilerin, tedarikçilerin ve devletin bakış açısının yanı sıra rekabet açısından da formüle edilmiş ve benimsenmiş olan cihazlardır. Dolayısıyla stratejiler iç ve dış olabilir. İster içeride ister dışarıda olun, planların başarısı strateji odaklı olmasını gerektirir.

Rekabet açısından en iyi planlama stratejisi, bir şekilde rakiplerin planlama sırları hakkında tam olarak bilgilendirilmek ve kendi planını buna göre hazırlamaktır. Stratejiler, koşullara göre dirençlerin ve tepkilerin üstesinden gelmek için yedek güç görevi görür. Gerektiğinde ve gerektiğinde uygulanırlar.

Planlamadaki Adımlar:

Bir plan, temel olarak bugünün yarının eylemi için tasarlanması ve gelecekte atılması gereken adımların ana hatlarıdır. İyi bir plan basit, dengeli ve esnek olmalı ve mevcut kaynakları en üst düzeyde kullanmalıdır. Açıkça tanımlanmış hedeflere dayanmalıdır.

Böyle bir planın hazırlanması için, aşağıdaki adımları içeren kesin bir sürecin izlenmesi gerekmektedir:

1. Fırsatların Algılanması:

Yönetici, önce planlama ve eylem gerektiren fırsatı tanımlamalıdır. Bu, planlama süreci için çok önemlidir, çünkü belirli planların alınması için fırsatların olup olmadığına dair ipucu vererek planların oluşturulmasına yol açar.

Fırsatların algılanması, olası fırsatlara bir ön bakış ve bunları açıkça ve tamamen görebilme yeteneğini, kuruluşun neden belirsizlikleri çözmek istediğini ve kazanmayı umduğu bir vizyonu içerir. Bu, hedefleri gerçek anlamda belirlemek için bir fırsat sağlar.

2. Hedeflerin Kurulması:

Planlama sürecindeki bir sonraki adım, gücü ve sınırlamasını göz önünde bulundurarak, işletme tarafından ulaşılabilecek hedeflerin mümkün olan en açık şekilde belirlenmesidir. Amaçlar, ölçülebilen terimlerle beklenen sonuçları belirtir ve yapılacakların son noktalarını belirtir; öncelikli vurgunun nereye yerleştirileceği ve çeşitli planlar ile neler yapılması gerektiği. İşletmeler genel bir amaç ile başlar.

Bundan, genel hedefin gerçekleştirilmesine katkıda bulunan alt hedefler geliştirilir. Bunlar, bölümler için özel hedeflerle desteklenir. Bu süreçte bir hedefler hiyerarşisi yaratılır. Organizasyonun her seviyesindeki planlar, hiyerarşide uygun hedeflere ulaşmak için yapılır. Bu hiyerarşi, farklı bölümlerin planlarını koordine ederek inşa edilebilir.

3. Planlama Tesislerini İnşa Etmek:

Organizasyonel hedeflerin belirlenmesinden sonra, planlama tesislerinin kurulması, yani planlama faaliyetlerinin hangi koşullar altında gerçekleştirileceği şartlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu, işletmenin gelecekteki seyrini planlamak için gerekli gerçeklerin ve rakamların toplanmasını içerir. 'Planlama Tesisleri' beklenen çevresel ve iç koşullara ilişkin varsayımları planlamaktadır.

Dolayısıyla, planlama binaları iki türdür - dış ve iç. Dış öncüller, sosyal, politik, teknolojik, rakiplerin planları ve eylemleri, hükümet politikaları vb. Gibi çevredeki toplam faktörleri içerir. İç faktörler, kuruluşun politikalarını, çeşitli türdeki kaynakları ve kuruluşun çevresel baskıya dayanma kabiliyetini içerir. Planlar hem dış hem de iç faktörlerin ışığında formüle edilmiştir.

4. Alternatifleri Belirleme:

Planlama sürecindeki bir sonraki adım, örgütsel hedeflere ve planlama tesislerine dayanarak çeşitli alternatif eylem kursları aramaktır. Özel bir hedefe çeşitli eylemlerle ulaşılabilir. Örneğin, bir kuruluş daha da büyümek için bir hedef belirlediyse, iş alanını veya ürün hattını genişletmek, diğer kuruluşlara katılmak veya başka bir kuruluşu devralmak gibi çeşitli şekillerde başarılabilir. Her kategoride, birkaç alternatif olabilir.

Tüm alternatifler daha ileri analizler için değerlendirilemediğinden, ön incelemede minimum ön kriterlere uymayan alternatiflerin sayısını azaltmak gerekir. Ön kriterler çeşitli yollarla tanımlanabilir - minimum yatırım gerekli, kuruluşun şu anki işletmesiyle eşleşecek, hükümet tarafından kontrol edilecek vs.

5. Alternatiflerin Değerlendirilmesi:

Ön değerlendirme açısından uygun görülen çeşitli alternatif dersler detaylı değerlendirme için alınmalıdır. Alternatif eylem kursları, maliyet, risk, fayda ve organizasyonel imkanların kriterlerine göre değerlendirilebilir. Her alternatifin güçlü ve zayıf noktaları dikkatlice analiz edilmelidir.

Her hedefle ve olası her planla bağlantılı çok sayıda karmaşık değişken bulunduğundan, karşılaştırmalı değerlendirme süreci son derece zordur. Örneğin, bir alternatif en karlı olabilir, ancak ağır yatırım gerektirir; bir başkası daha az karlı olabilir ancak aynı zamanda daha az risk içerir.

Dahası, herhangi bir alternatif kursun sonucu hakkında kesin bir kesinti yoktur, çünkü kesin olan geleceği ile ilgilidir. Sonuçta, seçim, işletmenin hedefleri açısından en kritik faktör olarak belirlenen şeye bağlı olacaktır.

6. Eylem Kursunun Seçimi:

Çeşitli alternatiflerin değerlendirilmesinden sonra en uygun olanı plan olarak seçilir. Bazen değerlendirme birden fazla alternatifin eşit derecede iyi olduğunu göstermektedir. Böyle bir durumda, yönetici aynı anda birden fazla alternatif seçebilir. Birden fazla alternatif seçmenin başka bir nedeni var. Değişen durumlarda ileride alternatif bir işlem yapılması gerekebilir. Bu nedenle, planlamacının alternatif olarak da hazır olması gerekir - normalde değişen durumla başa çıkmaya yardımcı olabilecek acil durum planı olarak bilinir.

7. Destekleyici veya Türev Planların Formülasyonu:

En iyi alternatife karar verildikten sonra, bir sonraki adım, ana planı desteklemek üzere farklı departmanlar veya kuruluşun bölümleri için çeşitli planlar oluşturmaktır. Bir kuruluşta, hammadde ve teçhizat satın alma, yeni ürün geliştirme, personel alımı ve eğitimi vb. Gibi çeşitli türev planlar olabilir.

Bu türev planlar ana plandan oluşturuluyor ve bu yüzden onu destekliyorlar. Ana planın bölüm ve bölüm planlarına ayrılması, gelecekte gerçekleştirilecek eylemlerin gerçekçi bir resmini sunar.

8. Faaliyet sırasını oluşturmak:

Temel ve türev planları formüle ettikten sonra, faaliyetlerin sırası, planların hayata geçirilmesi için belirlenir. Çeşitli seviyelerdeki planlara dayanarak, kimin ve ne zaman kimin yapacağı belirlenebilir. Planları uygulama için daha somut hale getirmek için çeşitli dönemler için bütçeler hazırlanabilir.

9. Katılımın Sağlanması:

Planlar, teklif edilen eylem hakkındaki anlayışlarını arttırmak ve planların uygulanmasında işbirliğini sağlamak için astlarına daha ayrıntılı olarak iletilmelidir. Böylece, ek gerçekler, yeni vizyonlar ve ortaya çıkan durumlar hakkında bilgi edinerek planlama kalitesini artıracaktır.

10. Gelecekteki Değerlendirmeyi Sağlamak:

Seçilen planların doğru çizgilerle ilerlemesini sağlamak için, planın sürekli bir değerlendirme ve değerlendirme sisteminin oluşturulması büyük önem taşımaktadır. Planlardaki eksikliklerin ve tuzakların tespit edilmesinde ve zaman içinde iyileştirici önlemlerin alınmasında yardımcı olacaktır. Planlama sürecindeki tüm adımlar birbiriyle ilişkilendirilmeli ve koordine edilmelidir. Bir planın başarılı bir şekilde uygulanması için, organizasyonun tüm seviyelerine iletilmelidir.

Planlamanın Temel İlkeleri:

Planlama, bilimsel düşünmeyi gerektirir ve amacın tanımı, sorunu analiz etmesi ve üzerinde durduğu tüm gerçekleri dikkatli ve özenli bir şekilde araştırması için açık bir şekilde dile getirilmelidir. Süreçte bazı temel ilkeler takip edilirse planlama görevi iyi yerine getirilecektir.

Önemli ilkeler aşağıdaki gibi ifade edilebilir:

1. Taahhüt İlkesi:

Bu, planlama amacıyla belirli kaynakların taahhüt edilmesi veya taahhüt edilmesi gerektiği anlamına gelir. Planlama kolay bir iş değildir. Bu yüzden uzmanlardan gerekli yardım alınmalıdır. Kuruluş, bir planın gerçekleştirilmesi için mevcut kaynakları tüketmeye hazır olmalıdır.

2. Sınırlayıcı Faktör Prensibi:

Bir plan, farklı öneme sahip çeşitli faktörleri içerir. Bu ilke, arzın kısıtlı ya da sınırlı ya da yüksek maliyetli olduğu faktöre daha fazla vurgu yapılması gerektiğini ima eder. Bu en uygun alternatifi seçmede yardımcı olacaktır.

3. Yansıtıcı Düşünme İlkesi:

Planlama, entelektüel bir faaliyet olmak rasyonel düşüncelere dayanır. Bunlar, problem çözme düşünce sürecini simgeleyen yansıtıcı düşünceyi içerir - geçmiş deneyimlerin mevcut durumun gerçekleri ve olası gelecek eğilimleri üzerine bindirildiği bir süreç. Hiçbiri zihni aktif olmayan, kasıtlı bir güce sahip olmayan ve yargı duygusu güçlü olmayan bir planlayıcı olamaz.

4. Esneklik İlkesi:

Yansıtıcı düşünceden sonra bir plan hazırlansa da, bu işlem sırasında hiçbir çıkış yapılamayacağı anlamına gelmez. Plan, zaman zaman değiştirmek için yeterli kapsamın olduğu şekilde hazırlanmalıdır. Planın işleyişinde ortaya çıkabilecek yeni gelişmeleri hesaba katmak için plandaki değişiklikler mutlaka yapılmalıdır.

5. Kurumsal Amaçlara Katkı Prensibi:

Büyük bir plan hazırlanmış ve birçok türev planla desteklenmiştir. Ancak, tüm planlar işletme hedeflerine ulaşma yönünde olumlu bir şekilde katkıda bulunmalıdır.

6. Verimlilik İlkesi:

İşletmelerin amaçlarına en düşük maliyetle ve en az çabayla ulaşmak için bir plan yapılmalıdır. Ayrıca, beklenmeyen olayların minimum olmasıyla daha iyi sonuçlar elde etmelidir. Bu nedenle, beklenenlerin başarılmasının muhtemel olduğu görülüyor.

7. Alternatiflerin Seçim İlkesi:

Planlama temel olarak bir seçim sorunudur. Planlamanın özü, alternatif eylem kursları arasındaki seçimdir. Bir şeyi yapmanın tek bir yolu varsa, planlamaya gerek yoktur. Alternatiflerden seçim yaparken, en iyi alternatif, istenen hedefin gerçekleştirilmesine en verimli ve etkili şekilde katkıda bulunacak olan olacaktır.

8. Planlama Tesisleri İlkesi:

'Planlama Tesisleri' olarak bilinen bazı temellere veya geçmişlere karşı bir plan hazırlanır. Plan yapısının çerçeveleneceği planlama tesislerinde yöneticiler arasında tam bir anlaşma yapılmalıdır.

9. Zamanlama ve İşlem Sırası İlkesi:

Zamanlama ve işlem sırası, belirli bir programa göre her iş için başlangıç ​​ve bitiş zamanını belirler ve iş performansına pratik ve somut şekil ve form verir.

10. Katılım Güvencesi Prensibi:

Çalışanların planın yürütülmesinde yürekli işbirliği ile katılımlarını sağlamak için, planın iletilmesi ve tam anlamıyla kendilerine açıklanması gerekir. Bu anlayış, çalışanlara yeni gerçekler ve konular hakkında ek bilgi için temel sağlar. Bu, planlama kalitesinin iyileştirilmesi için gereklidir. Ayrıca, işletme personelinin planı bireysel ve ortak katılımla yürütme yükümlülüğünü de sağlar.

11. Yaygınlık İlkesi:

Büyük planlama işlevi üst yönetime devredilse de, yalnızca üst düzeyle sınırlı değildir. Organizasyondaki her seviyedeki her menajerin bir fonksiyonudur.

12. Stratejik Planlama İlkesi:

Rekabet olduğu yerde stratejik planlama esastır. Rakiplerin ne yapmak istediği ışığında hazırlanır. Planlamacılar, rakip organizasyonların stratejilerini dikkate almalıdır, aksi takdirde planlama projeksiyonu onları tehlikeye sokabilir.

13. İnovasyon İlkesi:

İyi bir planlama sistemi inovasyon fırsatlarına duyarlı olmalıdır. İnovasyon, tüketicilerin memnuniyetini arttırmak için yeni bir şey yaratmaktan ibarettir. Bu aynı zamanda önemli bir iş stratejisi olarak da ifade edilebilir. Yenilik, bu dinamik dünyadaki büyümesini sürdürmesi için bir gerekliliktir. Yenilik araştırma ve geliştirme ile sağlanır ve bu kapsamın sağlanması için planlama yapılması gerekir.

14. İzleme İlkesi:

Bir planın uygulanması sırasında, ortada bazı engeller ortaya çıkabilir ve planlama revizyon, değişiklik veya düzeltme gerektirebilir. Bu nedenle planlama sürecinin kendisinde bir takip sistemi olması gerekir. Bu, planlamada zamanında değişiklik yapılmasına izin verir ve daha etkili olmasını sağlar.

Bununla birlikte, her türlü işi planlamak için, aşağıdaki gerçekler büyük dikkat gerektirir:

(i) Yapılması gereken işin niteliği, niteliği ve niceliği, en iyi yapmanın yolu, başarılması için uygun zaman, nasıl yapılacağı, ne zaman ve ne zaman yapılacağı.

(ii) Gözlemler ve deneylerle ve belirlenmiş standartlardan elde edilen kuvvetin kapasitesi hakkında yeterli bilgi.

(iii) Dikkatli bir analizle farklı görevlerin yerine getirilmesi için art arda verilmek istenen öncelik.