Proje Yönetimi: Anlamı, İşlevleri ve Adımları

Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: - 1. Proje Yönetiminin Anlamı 2. Proje Yönetiminin İşlevleri 3. Adımlar.

Proje Yönetiminin Anlamı:

Proje yönetimi bir araya getiriyor ve projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için gereken kaynakları optimize ediyor.

Olsen, proje yönetimini “…… ..”, çeşitli kaynakların kullanımını zaman içinde benzersiz, karmaşık, tek seferlik bir görevin yerine getirilmesine doğru yönlendirmek için bir dizi araç ve teknik uygulamasının (CPM ve Matrix Organizasyonu gibi) uygulanması olarak tanımlamıştır., Maliyet ve kalite kısıtlamaları. Her görev, görevin görev ortamına ve yaşam döngüsüne (tasarımdan tamamlanmasına kadar) uyacak şekilde yapılandırılmış bu araç ve tekniklerin belirli bir karışımını gerektirir ”.

Bu nedenle, proje yönetimi, diğer normal işletme yönetiminden aşağıdaki gibi farklılık gösterir:

1. Sınırlı bir ömre sahiptir; ve

2. Projenin uygulanma döneminde sık sık kuruluşun kaynağına yarı zamanlı olarak ihtiyaç duyar.

Buna göre, proje yönetiminin ömrü aşağıdaki aşamalardan geçer:

1. Projeyi tanımlamak;

2. Projeyi planlama;

3. Projenin uygulanması; ve

4. Projenin tamamlanması ve teslimi.

Faaliyet düzeyi, uygulama aşamasında zirveye kadar yükselir ve ardından tamamlandığında sıfıra düşer.

Proje Yönetimi özünde basittir ve gerçekte, günlük yaşamlarımızda, her zaman bizim için mevcut kaynaklar ile bu işlevi yerine getirir ve yönetimde başarılı oluruz, çünkü mevcut zamanımızın hedefini belirleyen hedefleri, kaynakları belirlediğimizi açıkça tanımlarız. ve elde etmek istediğimiz kaliteyi karşılayabiliriz. Bu ifadeyi kişisel projemizde, örneğin 'evimizi boyamak' için örneklemek istiyoruz.

Proje Yönetimi Fonksiyonları:

Projenin uygulanmasına başlamadan önce, zihinsel çerçevemizdeki şu noktaları çözeriz:

A. Tasarım ve şartname:

1. Çalışma resminin kapsamını dışsal veya içsel veya her ikisini de belirleriz.

2. Renk özelliklerini tanımlarız. Kullanılacak boyalar akrilik veya normaldir.

3. Bu tür resimler için karşılayabileceğimiz süreyi bütçelendiriyoruz ve

4. Ayrıca bu tablo için toplam tahmini maliyet için bir hedef belirledik.

B. Organizasyon:

1. Sürenin kısıtlılığını göz önüne alarak, boyama işini bir müteahhite sağlamlaştırmaya mı karar vermeliyiz, yoksa sadece iş gücü tayin edip, işlemi kendi denetimiyle yapıp yapmamaya karar veririz.

2. İşgücünü veya yükleniciyi seçin, arkadaşlarımızın veya akrabalarının evlerinin ücretlerini de dahil olmak üzere gösterdikleri performanslarını değerlendirerek deneyimlerini değerlendirir.

3. Boyaların tedarikinde izlenecek politikaya, bunların miktarına, kalitesine ve oranlarına karar verin. Bize sunulan seçenekler, üreticinin belirli bir markanın satıcısından satın alınması veya aksi takdirde yüklenicinin adımıza malzeme temin etmesine izin vermesidir.

4. Gerekli aksesuarları merdane, fırça, su borusu vb. Satın alın veya kiralayın.

C. İcra ve kontrol:

1. Gerekli kaynakları temin edin ve işlem devam ederken zaman zaman fiili kaynak tüketimini izleyin.

2. Bugüne kadar yapılan harcamaları kaydedin ve güncelleyin ve hem zaman hem de maliyet ile toplam bütçelerle karşılaştırın.

3. Genel durumu göz önüne alarak, işin kapsamını bile değiştirebiliriz.

D. Proje sonrası değerlendirme:

Gerçek performans süresini, maliyetini ve kalitesini buluyoruz. Aynısını hedef kitle ile karşılaştırın ve kendimizi daha sonra ya da arkadaşımıza ya da ilişkimize yardım etmek için faydalı olacak deneyimlerle zenginleştirin.

Proje Yönetimi Adımları:

Yukarıda A, B, C ve D'de açıklanan fonksiyon başkanlığının tamamı, aslında Proje Yönetimi fonksiyonlarını temsil eder. Endüstriyel bir projeye baktığımızda, proje yönetimi işlevinin prensipleri, daha önce gösterilen bir evin boyanması projesinde olduğu gibidir.

Bununla birlikte, bir endüstriyel projenin hacimleri ve karmaşıklıkları nedeniyle, olası problemler, resimlerle uğraşırken karşılaşılanlara kıyasla sayısız zamana bağlı olarak artmaktadır. Bu ciltler ve karmaşıklıkla başa çıkmak için, proje uygulaması yaşam döngüsü boyunca ilerlerken proje yönetimi tarafından bir takım özel teknikler kullanılır.

Büyük bir projenin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için, projeyi başlatan organizasyonun öncelikle ilgili alanlarda sorumluluk alan mühendislerden ve muhasebecilerden profesyonellerden oluşan bir proje yönetim ekibi geliştirmesi gerekir.

Ekip, ortak bir hedefe ulaşmak için kendi alanlarından sorumlu tanımlanmış bir parametre dahilindeki bir bireyler ile Proje Yöneticisi tarafından yönetilmelidir; yani, projenin tamamlanması, öngörülen program çerçevesinde, öngörülen maliyet ve projenin tanımlanmış kalitede teslim edilmesi.

Bu tür proje ekibinin uyumlu etkileşimi ile basit bir yapısı aşağıdaki şekilde tasarlanmıştır:

Projenin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, proje ekibi farklı seviyelere genişletilebilir.

Takım bir kez kesinleştiğinde, takip edilecek aktivitelerle ilgili adımlar:

Adımlar:

I. Başlatma ve tanımlama:

faaliyetler

1. Hedeflerin geliştirilmesi ve tanımlanması.

2. Proje sahibi, yönetimin onayını isteyen destekçi olmadığında.

3. Gerekli eğitim ile takım tanımlama.

4. Proje detay özellikleri, aşağıdakileri içeren yetkilendirme:

a. kapsam, kontrol toplantıları, iletişim planı, risk analizi;

b. zaman, maliyet ve kalite ölçeğinde proje faaliyetlerinin listesi;

c. eğer varsa diğer projelerle arayüz;

d. kilit proje sorunları;

e. teknikler, yöntemler ve eğitim detaylı ve onaylandı.

II. Planlama:

1. Planlama ne yapılması gerektiğini, ne zaman ve ne pahasına olursa olsun yanıtlamaya yönlendirilir.

2. Planlar ve şartnameler, varsa karışıklığı ortadan kaldırarak açıkça anlaşılmalıdır.

3. Ekip Ekibi üyeleri ekip organizasyonunu ve temel hususları açık bir perspektifle anlamaları ve takım çabalarının uyumlaştırılmasına öncülük etmeyi taahhüt ederler.

Proje planlaması şematik olarak aşağıdaki gibi gösterilmektedir (şartnamelerin ve planların uyumlaştırılması):

III. İcra (gerekli kaynaklar sıralanarak):

1. Atanan iş paketlerini taahhüt edilen hedefler dahilinde gerçekleştirin.

2. Kontrol toplantıları yapın, fiili izleyin, görev setine göre ilerlemeyi gözden geçirin ve düzeltici önlemler alın. İşlemleri haftalık / aylık raporlara dahil edin.

Şematik sunum aşağıda belirtilerek verilmektedir:

a) fiili sürekli izleme;

b) Projenin uygulanmasındaki tüm kaynaklar ile ilgili gerçeklerin hedeflerle karşılaştırılması, bu değişikliklerin nedenleri ile büyük farklılıklar gösterilmesi;

c) Düzeltici önlem olarak gerekli olduğunda eylemleri kontrol etmek; ve

d) raporlama.

Notlar:

1. Toplantıların sıklığı, ele alınan ya da ele alınacak konuların büyüklüğüne bağlı olacaktır.

2. Raporlar seri numarasına sahip olmalı ve iş paketleri vb. Referansları tanımlamalıdır.

Kapsanacak normal konular:

A. Proje haftalık raporu:

1. Hafta boyunca gerçekleştirilen başlıca etkinlikler ve görevler;

2. Varsa, çözülmesi veya çözülmesi önerildiği sorunlar;

3. Gelecek hafta için planlanan faaliyetler.

Haftalık raporlar proje ekibine ve proje yöneticisine gönderilir.

B. Proje aylık raporu:

1. Ay içindeki gerçek performansla elde edilen veya elde edilen kilometre taşı;

2. Belirlenen görevlere kıyasla yapılan iş ve maliyet miktarı;

3. Ay boyunca tüketilen ve aya kadar biriken kaynakların özeti.

Aylık raporlar Proje Yöneticisi, Proje Sahibi ve Yönetim'e daireselleştirilecektir. Proje Muhasebecisi, tüketilen kaynaklar hakkındaki açıklamayı onaylamalıdır.

IV. tamamlanma:

1. Projenin işletmeye alınması yoluyla projeyi proje sahibine devretmek.

2. Proje değerlendirme ve raporlama.