Yazışma Bölümü: Kompozisyon ve Düzenleme

Yazışma Departmanı hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Yazışma Bölümünün Düzenlenmesi 2. Yazışma Bölümünün Düzenlenmesi.

Yazışma Bölümünün Yapısı:

Yazışma departmanı sekreter başkanlığındaki çok sayıda personelden oluşmaktadır.

(1) Harflerin hazırlanması ve standartlaştırılması sürecinde farklı yöneticilere yardımcı olmak için nitelikli ve deneyimli yazışma memurları olabilir. Bazı ofislerde, bölüm başkanları kendileri dikteleri yapar ve taslakları hazırlar.

Sekreterin kendisi, farklı bölümlerle ilgili önemli mektupları belirler. Bazı harfler özel stil ve dil gerektirir ve belirli bir ticaret alanında kullanılan bazı teknik veya yasal terimler veya terimler içermeleri gerekebilir.

Belli bir satırda deneyime sahip olan yazışma memurları çok yardımcı olabilir. Bununla birlikte, mektup yazma üzerine iyi kitaplar, yazışma memurlarının hizmetlerinden vazgeçmek için piyasada bulunmaktadır.

(2) Yazışma tezgahtarlarının yanı sıra, kısa ellerde dikte almak ve bunları uzun ellere çevirmek zorunda kalan büyük bir daktilo ve stenograf gücü (veya steno-daktilo) olabilir. Daktilo, kopyalama makinesi (farklı tip ve modellerde), diktafon, steno yazma makinesi vb. Kullanılan çok sayıda makine vardır. Bu makineleri kullanmak için yetenekli operatörler kullanılmaktadır.

(3) Sonra, içeriye ve dışarıya postayla ilgilenen bölüm geliyor. Bu nispeten iki ila beş kişi ve bir süpervizörden oluşan küçük bir bölümdür. Büro şakası veya taşıyıcıları, dağıtım sırasında veya postayı postaneye getirme ve postalama sırasında ya da postayı postalama ya da doğrudan mesajlaşma sisteminin altındaki mektupları taşıma sırasında bu bölüme yardım etmek için oradadır.

Yazışma Bölümünün Düzenlenmesi:

Düzenleme, bölüm personelinin yanı sıra makinelerin düzenini de içerir. Burada merkezileşme ya da ademi merkeziyetçilik ilkesi izlenebilir. Mektuplar, bölüm başkanları tarafından dikte edildiğinde veya hazırlandığında, ademi merkeziyetçilik söz konusudur. Öte yandan, tüm mektuplar öncelikle yazışma memurları tarafından hazırlanmış ise, merkezileşme vardır.

Yine, eğer her departmanın kendi daktilo veya daktiloları ve daktiloları varsa, bu bir ademi merkeziyetçilik durumudur. Eğer bir merkez daktilo havuzu varsa, buna merkezileştirme denir. Çoğaltma işi, ancak genellikle merkezi bir şekilde yapılır. Hem merkezileşme hem de ademi merkeziyetçilik kendi avantaj ve dezavantajlarına sahiptir.

Daktilolar Havuzu:

Bu, tüm daktiloların ve stenografların bir grup veya havuza girip belirli bir yerde birlikte oturmaları anlamına gelir. Ofisteki farklı taraflardan kolayca erişilebilen uygun bir yerdedir. Genel olarak, genel ofisten ayrılmış bir odadır ve cam duvarlar veya bazı mika karışımı ile kaplanmış duvarlar gibi ses geçirmez duvarlardan yapılmıştır.

Daktilolar daktiloların önünde yerlerini işgal ediyor. Farklı bölümlerin gereksinimlerine göre harfleri yazarlar. Herhangi bir yürütme tarafından herhangi bir diktinin yapılması gerektiğinde, bir stenografı çağırır. Özgür olan her stenografi ona katılır.

Dikteyi aldıktan sonra, özgür olan daktiloya transkripsiyon için verecek. Çalışmayı stenograflar ve daktilolar arasında dağıtmak için bir bölüm şefi var. Daktilolar, dikta-telefon tarafından kaydedilen dikteleri tek tek yazabilirler.

Çok bankalı bir dikta-telefon sistemi altında, herhangi bir disk dönme esasına göre herhangi bir daktilo tarafından duyulabilir ve yazılabilir. Mevcut personel çalışma baskısı ile baş edemezse, ekstra geçici atama yapılır.

Avantajları:

(a) İşin az ya da çok eşit dağılması: stenograflar ve daktilolar arasındaki yükü,

(b) Ayrılan “havuz”, ne makinelerin neden olduğu gürültü genel ofisi rahatsız eder ne de daktilolar genel ofisin gürültüsünden rahatsız olur,

(c) Ekonomiktir, çünkü işi daha az sayıda stenograf ve daktilo yapabilmektedir. Her bölümün kendi stenografı ve daktilo'su varsa daha fazla el gereklidir. Bu çok önemli.

Dezavantajları:

(a) Her türlü yazı işi merkezileştirilemez. Bazı dikteler ve yazma çalışmaları, bu teknik görevleri yerine getiren belirli bölümlere eklenmiş, yalnızca uzmanlar tarafından yapılabilecek teknikler gerektirir.

(b) Bazı yöneticiler, tonlamalarını veya telaffuzlarını doğru ve zamanında takip edebilecekleri kendi stenoşistlerini tercih ederler. Bununla birlikte, üst düzey yöneticilerin bu amaç için özel sekreterleri var. Yöneticiler, en sevdiği stenografı 'havuzdan' çıkana kadar bekleyebilirler.

(d) Sadece büyük kaygılar böyle bir 'havuza' sahip olabilir.

“Havuz” sisteminin avantajları nelerdir, bölüm sisteminin dezavantajlarıdır ve bunun tersi de geçerlidir.