Bir Örgütte Kontrol Sisteminin İşleyişinde Temel Unsurlar

Kontrol sisteminin çalışması için aşağıdaki unsurlar önemlidir:

1. Planlama:

Planlama ve kontrol birbiriyle yakından ilişkilidir. Kontrolsüz planlama anlamsızdır ve planlama olmadan kontrol kördür. Planlama kontrol için temel oluşturur. Kontrol, çalışma performansındaki tüm darboğazları aydınlatır ve durumun gereksinimlerini belirten düz bir gösterge olarak çalışır.

Dolayısıyla yöneticinin planlama fonksiyonu ile yakından ilgilidir. Kontrol, belirli planların, hedeflerin veya politikaların sonucudur. Böylece planlama kontrolü kontrol eder ve etkiler. Düzgün tasarlanan planlar, etkili kontrol sağlamada önemli unsurlar haline gelir.

2. Eylem:

Kontrol, standartlar ve gerçek sonuçlar arasında meydana gelebilecek varyasyonu düzeltmek için hangi önlemlerin alınabileceğini belirtir. Kuşkusuz, yalnızca yangın çıktığında harekete geçen bir itfaiye rolünü üstlenmelidir.

Ancak yöneticiden en iyi rehberliğe rağmen sapmalar olabilir. Böyle bir durumda, yönetici hızlı hareket etmelidir. Sadece sapmaların tespitinde değil, aynı zamanda onları düzeltmede de hızlı olmalıdır. Bu nedenle kontrol, gelecekteki sapmaları önlemek için varyasyonları düzeltmek için yapılan eylemler anlamına gelir.

3. Yetki devri:

Otorite delegasyonu, sadece belirlenen sınırlar dahilinde faaliyet göstermek üzere astlarına yetki / güç verilmesi anlamına gelir. Kontrol, performans elde etme, sapmaları tespit etme ve ayrıca gerekli düzeltici önlemleri alma yetkisi anlamına gelir.

Bir yönetici, yetkisi olmadan kontrolü kullanamaz. Harekete geçirilen işlemleri kontrol etmek zorundadır ve otorite sınırları dahilinde harekete geçilebilir. En iyi delegasyon politikası, sorumluluk ve otorite ile eşleşmektir. Bir yöneticinin kendi sorumluluğuyla karşılaştırıldığında ilgili yetkiye sahip olması gerektiğini ileri sürmektedir.

4. Bilgi:

Etkili kontrol için yöneticiye derhal bilgi akışı sağlanmalıdır. Kuruluştaki her yönetici, performansı, standartları ve örgütsel hedeflerin gerçekleştirilmesine nasıl katkıda bulunduğu konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Yöneticiyle iletişim sistemine “geribildirim” denir.

Etkili bir geri bildirim, yöneticinin herhangi bir plandan sapmanın nerede ve ne zaman gerçekleştiğini bilmesine yardımcı olur. Daha sonra hızlı bir düzeltme işlemi başlatabilir. Raporlamadaki hızlılık, hızlı bir şekilde düzeltilmesi için hayati öneme sahiptir.