İyi Bir Raporun Temelleri

İyi Bir Raporun Temelleri!

1. Raporda, burada bildirilen konuyu tanımlamak için uygun bir başlık bulunmalıdır. Rapor iyi durumda olmalı ve alt başlıklar ve paragraf bölümleri içermelidir. Raporun alıcının adı raporun üstüne yazılmalıdır.

2. Rapor-olgusal olmalıdır. Raporu hazırlayan kişinin kaprisleri ve fikirleri raporu etkilememelidir.

3. Rapor belirli bir süre ile ilgili olmalı ve zaman periyodu raporun üstünde belirtilmelidir.

4. Rapor açık, kısa ve öz olmalıdır. Berraklık, kısalık pahasına feda edilmemelidir.

5. Gecikmeli bilgi reddedildiği için raporlama istenmelidir. Olayların meydana gelmesi ile raporlama arasında önemli bir zaman geçerse, uygun eylemde bulunma fırsatı kaybolabilir veya bilgi yokluğunda yönetim tarafından bazı yanlış kararlar alınabilir.

Bir raporun periyodikliği akılda tutulmalı ve raporlar zamanında sunulmalıdır. Rapor iyi durumda olmalı ve alt başlıklar ve paragraf bölümleri içermelidir.

6. Bir rapor kontrol edilebilir ve kontrol edilemeyen faktörler arasında ayrım yapmalı ve bunları ayrı ayrı raporlamalıdır. Bunun nedeni, kontrol edilebilir faktörler konusunda yönetimin uygun önlemleri alabilmesidir.

7. Raporda uygun açıklamalar yapılmalıdır. Yönetimin zamandan tasarruf etmesini sağlar ve derhal dikkat edilmesini sağlar. Muhtemel hareket tarzını önermek için yeterli veri verilmelidir.

8. Bir rapor periyodik olarak gözden geçirilmelidir. Bir raporun şekli ve içeriği kalıcı nitelikte olmamalıdır. Koşullardaki değişimle değişmeye devam etmeli; Aksi halde alıcı onları işe yaramaz ve rutin tip olarak alıp götürür.

9. İzin verilen yanlışlık derecesinde rapor doğru olarak alınmalıdır. İzin verilen hata payı, raporun hazırlanma amacına bağlı olacaktır.

10. Rapor, yöneticinin dikkatini istisnai konulara derhal çekmelidir, böylece istisna yoluyla yönetim etkili bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu nedenle, raporlar standartlardan önemli sapmaları vurgulamalıdır.

11. Grafikler, çizelgeler ve şemalar yoluyla görsel raporlama, tanımlayıcı raporlara tercih edilmelidir, çünkü görsel raporlama daha hızlı göze çarpar ve akılda kalıcı bir etki bırakır.

12. Karşılaştırma bir rapora yansıtıldığında, karşılaştırılabilir (yani benzer) meseleler arasında aynı olması sağlanmalıdır; böylece anlamlı bir karşılaştırma yapılabilir ve verimlilik veya verimsizlik hakkında fikir oluşabilir.

13. Mümkün olan tüm durumlarda, dönemler için geçerli olan tüm standartlar / bütçelere göre gerçekleşen tüm varyanslar için, satışlar, alımlar, üretim, kar veya zarar, sermaye harcaması, işletme sermayesi pozisyonu, vb. Gibi ayrıntılı bir analiz yapılmalıdır. Böylece düşük performansın kesin nedenleri bilinebilir ve zamanında düzeltici işlem yapılabilir.

14. Raporun formatı dönemden döneme değiştirilmemeli, format herhangi bir iyileştirme yapmak için değiştirilecekse, format veya içerikteki değişiklik için gerekçeler verilmelidir.