İşletme İşletmelerinde Operasyon Destek Sistemlerinin Önemi

İşletmeler İçin Operasyon Destek Sistemlerinin Önemi!

Operasyon destek sistemleri, işletmenin operasyonlarına odaklanmaktadır. Bu sistemlerin temel amacı, işletmenin operasyonel verimliliğini arttırmaktır. Bu sistemler öncelikle operasyonlarla ilgili olduğundan, iç verileri öncelikle alt seviyelerdeki yöneticiler için kullanırlar.

Resim İzniyle: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Operasyon destek sistemleri ayrıca aşağıdaki kategorilerde sınıflandırılabilir:

a. İşlem İşleme Sistemleri

b. Yönetim Bilgi Sistemi

c. Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri.

İşlem İşleme Sistemleri:

Bir İşlem İşleme Sistemi (TPS), işletmedeki ekonomik olayların (işlemlerin) kaydedilmesine ve işlenmesine odaklanır. Kapsamı, finansal muhasebe, envanter kontrolü, bordro ve müşteri siparişi işleme sistemi de dahil olmak üzere işletmenin günlük rutinlerinin tamamını kapsar.

Genel olarak, TPS bir kuruluştaki işlemlerin türüne göre yapılandırılmıştır. Örneğin, bir Finansal Muhasebe sistemi, makbuzlar, ödemeler, faturalar ve satınalma faturaları günlük işlemleri gibi finansal muhasebe işlemleri etrafında yapılandırılır. Bu işlemlerin her birinin işlenmesi için modüller vardır.

TPS'nin Özellikleri:

a) Büyük miktarda veri:

TPS işlem odaklı olduğundan, genellikle büyük miktarda veri içerir. Bu sistemler daha fazla depolama kapasitesi gerektirir ve esas kaygıları, kuruluşlardaki ekonomik olaylarla ilgili verilerin hızlı ve doğru bir şekilde yakalanmasını sağlamaktır.

b) Temel işlemlerin otomasyonu:

Herhangi bir TPS, bir işletmenin temel işlemlerini otomatikleştirmeyi amaçlar ve işletmenin günlük işleyişinde kritik bir rol oynar. TPS’de kısa bir süre boyunca meydana gelebilecek herhangi bir arıza, işletmenin işleyişini olumsuz etkileyebilir.

TPS'nin zayıf yanları, ya çevreden girdi elde etmede başarısızlığa ya da çevreye çıktı sağlanmasına neden olabilir. TPS, işletmeyi dış çevrenin unsurlarına bağlar (örneğin, Müşteriler, satıcılar, hissedarlar vb.). Dolayısıyla, TPS, işletmedeki faaliyetlerle ilgili önemli bir güncel bilgi kaynağıdır.

c) Avantajlar kolayca ölçülebilir:

TPS, operasyonlarla ilişkili kişilerin iş yükünü azaltır ve bazı operasyonları otomatikleştirerek verimliliklerini artırır. TPS'nin faydalarının çoğu maddi ve kolayca ölçülebilir. Bu nedenle, TPS'nin istenebilirliğine ilişkin maliyet fayda analizi yapılması kolaydır. TPS'nin faydaları esas olarak somut olduğundan, kullanıcı kabulünün elde edilmesi kolaydır.

d) Diğer sistemler için girdi kaynağı:

TPS, diğer bilgi sistemleri için temel iç bilgi kaynağıdır. Bu amaçla TPS'ye diğer bilgi sistemlerine olan güven, TPS'yi taktik ve stratejik kararlar için de önemli kılmaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemi:

Bir Yönetim Bilgi Sistemi (MIS), özellikle işletmenin mevcut ve geçmiş işlemleri ile ilgili olarak yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlamaktadır. Kuruluşun operasyonları hakkında özet raporlar sunarlar ve bazen bireysel işlemlere de çevrimiçi bağlantı sağlarlar. Bu yüzden bu sistemlere operasyon destek sistemleri denir.

MIS'in Özellikleri:

a) Özet Bilgi:

MIS, yöneticilere operasyonlarla ilgili özet bilgi sağlayarak yardımcı olur. Bu tür özet bilgiler genellikle rapor şeklinde sunulur. Bu raporlar periyodik olarak, çağrı sırasında veya istisna raporları olabilir. Daha önce MIS, rapor formatları ve periyodiklik konusunda oldukça katıydı.

Bununla birlikte, değişen yazılım teknolojilerinde, modern MIS genellikle çevrimiçi veri sorgulama tesisinin yanı sıra, kullanımı oldukça basit olan rapor yazarlarını kullanarak kullanıcı tarafından tanımlanabilen raporlar için olanak sağlayan esnek rapor formatları sunacaktır. MIS, özet raporlar sunduğundan, çoğu veri analiz aracı kullanmadan, raporlama sistemi olarak da adlandırılırlar.

b) Operasyonel Kontrol:

MIS ayrıca planlanan seviyelere, önceki dönem değerlerine ve sapmalara ilişkin bilgi de sunar. Bu, operasyonel kontrol ve operasyonel verimliliği arttırmada yardımcı olur. MIS iç verileri kullanır ve genellikle dış ortamdan hiçbir veri kullanmaz.

c) Dahili Bilgiye Odaklanma:

MIS öncelikle TPS veya veritabanlarını giriş bilgisi kaynağı olarak kullanır. Dolayısıyla, MIS'in odak noktası iç ortamdır. İçsel bilgilerin yönetimsel karar vermedeki rolü sınırlı olduğu için, MIS'in yönetim sürecinde sadece sınırlı uygulamaları vardır. Şekil 10.1 bu uygulamaları göstermektedir:

d) Yapılandırılmış Kararlar:

MIS'in odak noktası iç bilgi olduğundan, ileri düzeyde veri analizi araçlarından yoksundur ve bu nedenle temel olarak öngörülebilir karar verme durumlarında yapılandırılmış kararlar için yararlıdır.

MIS'in Sınırlamaları:

Birçok önceki YBS, istisna raporları, temel gösterge raporları ve çağrı sırasında raporlar olanaklarından yoksundu. MIS'in bir diğer yaygın zayıflığı, karar odaklı raporların bulunmamasıdır. Örneğin, bir yöneticinin bir fiyatlandırma kararı için maliyet yapıları hakkında tam bilgi sunan bir rapora ihtiyacı olacak, sadece değişken ve sabit maliyetlerin tahminlerini yapmayacaktı.

MIS raporlarının önceden tanımlanmış periyodikliği nedeniyle, bilgilerin yöneticiye oldukça geç, bazen çok geç ulaşması mümkündür.

MIS raporları, yöneticileri işletmedeki gelişmelerden haberdar etme amacına hizmet etse de, istenmeyen durumların nedenlerini belirleme ya da alternatif eylem planlarını değerlendirme ve değerlendirme açısından durum analizi için ayarlanmamışlardır.

Yöneticilerin bir başka yaygın şikayeti, MIS'in genel olarak, piyasa durumunun dinamiğine cevap vermekte oldukça yavaş kalması ve bu nedenle işlerin yanlış gittiği zamanki uyarıdan ziyade ölüm sonrası yapımda daha fazla yardımcı olmasıdır.

Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri:

YBS, geleneksel olarak, işlem işleme sistemlerinden gelen girdilere dayandığından, farklı işlem türlerinin etrafında inşa edilme mirasını sürdürmüştür. Buna göre, organizasyon yapıları MIS'in tasarımında önemli bir etkiye sahiptir. MIS kapsamındaki bilgiler, farklı bölümler için gerekli olacak raporlar şeklinde sağlanır.

MIS'in modülleri, genellikle, organizasyon yapısına dahil olan departman tiplerinin çizgisinde olacaktır. Değişen iş ortamına yönlendirmek için süreçlerde esnekliğin artan önemi, MIS'i daha az ilgili hale getirmiştir. İş süreçlerinin yeniden mühendislik haline gelmesi bugünün vızıltı kelimesi haline geldiğinde, iş süreçlerine yönelik tüm yaklaşımı değiştirmeye ihtiyaç vardır. Yeni yaklaşım, bilgi sistemlerini geliştirmek için aşağıdaki şartları dikkate almalıdır.

a. İş süreçleri alt çizgiyi etkiler.

b. Organizasyon birimleri bazen bilgi akışında engel teşkil eder. Departmanlar arası iletişim, artan organizasyon büyüklüğünün ilk kurbanıdır.

c. İletişim, kurumda esnekliğin sağlanmasında önemli bir rol oynamaktadır. Daha iyi kaynak kullanımı için bilgi akışındaki hızlılık kritik öneme sahiptir.

d. Üretim, pazarlama ve finans gibi farklı iş fonksiyonlarının entegrasyonu, maliyetlerin azaltılmasına ve iş süreçlerinin müşteri odaklılığına yardımcı olabilir.

Ağ teknolojisindeki gelişmeler ile birlikte Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Sistemi adı verilen yeni bir bilgi sistemi ortaya çıkmıştır. ERP sistemi, organizasyonun tüm süreçlerini müşteri memnuniyeti ile bütünleştirir ve bir işletmenin kaynaklarının yönetimini planlar.

Bu çözümler, sadece maliyetleri hesaplamak yerine üretim kapasitelerine odaklanmaya, lojistiği yönetmeye ve her kararın finansal sonuçlarını hesaplamaya yardımcı olur.

ERP sistemlerinin temel felsefesi, iş süreçlerinin her seviyeye entegre edilmesi, işletmenin tüm kaynaklarını öncelikle müşterilerin değişen ihtiyaçlarını karşılamak için ortak bir kaynak olarak ele almak olmasıdır.

Müşterinin ihtiyaçlarının değişmeye devam ettiğini bilen ERP sistemleri, değişen ihtiyaçlara gelişmiş bir yanıt hızında uyum sağlayabilir.

ERP sisteminin yapısı:

Farklı fonksiyonların entegrasyonunun nasıl sağlandığını ve kurum içi iletişimin iyileştirilmesiyle cevap verme süresinin kısaltıldığını anlamak için; Tipik bir ERP sisteminin şematik diyagramına bakalım (Şekil 10.2). Fark edilebileceği gibi, tüm süreç satış beklemeyle başlar ve başarılı bir kez müşteri siparişi bakım işlemi başarılı olduğunda.

Müşteri siparişi işleme, stok sistemi, iş emri bakımı ve alacak modülleriyle doğrudan bağlantılıdır, böylece pazarlama fonksiyonunu hem üretim hem de finans ile entegre eder.

Atölye kontrolü, üretim planlama, üretim zamanlaması, girdi alımı ve stok takibi gibi tüm faaliyetlerin satış faaliyeti ile entegrasyonu vardır. Üretim Kaynak Planlaması (MİP) envanter sistemi üzerinden satış faaliyeti ile bağlantılıdır.

İş süreçlerinin entegrasyonu pazar durumundaki değişime uyum hızını arttırır. Alınan satış siparişine göre ve mevcut stokların ışığında üretim yapılır. Bunun tersi, ERP sistemlerinin yokluğunda olabilir.

Daha yüksek bir entegrasyon derecesi, stok seviyelerinin düşürülmesine de yardımcı olabilir ve üretim verimliliğinden veya müşteri memnuniyetinden ödün vermeden stok seviyelerini optimum seviyeye düşürmek için 'Tam Zamanında' yaklaşımı başarıyla kullanılabilir.

ERP sistemleri ayrıca, bir taraftaki müşteri ile şirketin her çalışanı ile diğer taraftaki firma satıcıları arasında bağlantı kurulmasında oldukça etkili olabilir ve birbirlerinin sorunlarının daha iyi anlaşılmasını ve ilişkilerin iyileşmesini sağlayabilir. Müşteri sorunlarına ve şikayetlerine derhal katılabilir.

ERP sistemlerinin faydaları:

ERP sistemleri, işletmelerin BT stratejisinin önemli bir parçası haline geliyor. Oldukça fazla sayıda Hintli Şirket de ERP'yi seçti, 'bunlardan potansiyel faydalar göz önüne alındığında.

ERP sistemlerinin başlıca faydalarından bazıları şunlardır:

a) Süreçlere odaklanın:

ERP sistemleri iş süreçlerine yönelik sistemlerdir. İş süreçlerinin faaliyetlerine odaklanırlar. Sonuç olarak, iş hedefleri açıkça ifade edilir. ERP'ler işletmelerin müşterilerin ihtiyaçlarına odaklanmalarını sağlar.

b) Esneklik:

ERP sistemleri, işlemdeki bazı işlevleri otomatikleştirmek yerine, işlemin kendisini otomatikleştirerek iş süreçlerine esneklik katar. Önemli süreçlerin çoğu otomatik olduğundan, işletme kaynaklarının farklı şekillerde ve farklı amaçlarla kullanılmasında daha fazla esneklik vardır.

Örneğin, yemeklik yağ için daha küçük boyutta yeni bir ambalaj çıkarmak yalnızca üretimde değil aynı zamanda faturalama, nakliye ve pazarlama işlemlerinde de değişiklik gerektirecektir. İlgili tüm işlemler otomatikleştirilip birbirine entegre edildiğinden, ERP sistemi yardımıyla gerekli değişiklikler hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Aslında, popüler bir ERP paketi olan SAP’da, otomatikleştirilmiş ve birbiriyle bütünleşmiş 700’den fazla işlem var.

c) Azaltılmış çevrim süresi:

ERP sistemleri, gelişmiş iletişim bağlantıları sayesinde çeşitli işlemleri birleştirir. İşlemler arasında bilgi transferi neredeyse otomatik ve anındadır.

Bu işlemdeki çevrim süresini azaltır. Envanter yönetimi, borçluların gerçekleşmesi, müşteri faturalandırması, nakliye vb. Süreçlerde, döngü süresindeki ufak azalma, operasyonların maliyetini önemli ölçüde etkilemektedir. Hindustan Lever Limited, ülkenin dört bir yanındaki 55 deposunu stoklarını günlük bazda doldurarak distribütörlerine bağlayarak stok seviyelerini önemli ölçüde düşürdü.

d) Geliştirilmiş iletişim:

ERP sisteminin en büyük yararlarından biri, işletme çapında bir iletişim planının oluşturulmasıdır. Sonuç olarak, değişiklik zorunluluklarıyla ilgili bilgilere kolay erişim nedeniyle önerilen değişikliklere karşı daha az direnç vardır.

ERP sisteminin uygulanmasında kritik başarı faktörleri:

ERP sistemleri pahalı çözümlerdir ve uygulanması için çok para ve zaman gerektirir. Bu sistemler, işletmelerde neredeyse tüm günlük işlemleri etkilemektedir ve uygulama, temkinli bir yaklaşım gerektiren zorlu bir iştir.

ERP sisteminin uygulanmasında kritik başarı faktörlerinden bazıları şunlardır:

a) Disiplin:

Süreçlerin entegrasyonu ve otomasyonu, bu süreçlerde yer alan kişiler için yüksek derecede disiplin almaktadır. ERP'ler hem süreçlerin entegrasyonunu hem de otomasyonu içerdiğinden, onu uygulayan organizasyonda yüksek derecede disiplin beklenmektedir. Örneğin, SAP (ERP yazılım paketi), stok hareketi ve değerleme için İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) yöntemini kullanır.

SAP kullanan şirketlerden birinde, forklift operatörü malzemeleri ilk önce boş kalan kutulara koymak yerine, gördükleri ilk boş kutuya bıraktı. Bir süre sonra, SAP tarafından belirtilen kutudaki malzemeleri toplama önerileri hala boş oldukları için uygulanamadı.

Öte yandan, malzemelerle doldurulacak olan bidonlar çoktan doluydu, bu da malzeme taşıma sürecinde kaos yarattı. Bu nedenle, prosedürlere bağlılık ERP sisteminin başarısında önemli bir rol oynamaktadır.

b) İş kültüründeki değişim:

Süreçleri yeniden yapılandırma isteği ve bilgiyi alışkanlık olarak paylaşma isteği, ERP uygulayıcı işletmelerinde çalışma kültürünün iki temel gereksinimidir. Bu nedenle, “uygulama planları”, uygun iş kültürüne sahip olan işletmelerde daha az ciddidir.

c) Üst yönetim desteği:

ERP sisteminin uygulanması, sürece dahil olan tüm çalışma gruplarının üyelerinin üst yönetimini ve işbirliğini desteklemeyi gerektirir.

Halen, Hindistan'da farklı satıcılar tarafından sunulan ERP sistemleri oldukça pahalıdır ve gelişmiş pazarlarla daha alakalı ortamlar ışığında tasarlanır. Belki de yerel satıcılar Hint şirketleri için daha faydalı olacak ve özelleştirilmiş çözümler birer birer entegre olacak şekilde modül modül geliştirilmelidir. Bugünün ERP sistemindeki bir diğer sorun, öncelikle kaynakları planlamaktan ziyade operasyonlara odaklanmalarıdır.