Organizasyonel El Kitabı: Anlamı, Çeşitleri, Avantajları ve Dezavantajları

Organizasyonel El Kitabı: Anlamı, Çeşitleri, Avantajları ve Dezavantajları!

Anlamı:

Bir organizasyon el kitabı, organizasyon şeması tarafından sağlanan bilgilere ilave detaylar sağlar ve ekler. Her pozisyon ile ilgili konularda bilgi sağlar. Örgüt üyeleri, tekliflerin kararlarını veya onaylarını almak için kullanılacak makamların ve yönetim pozisyonlarının sorumluluklarını ve kanalların sorumluluklarını tanımlayan hazır bir referans olarak göreceklerdir. Her yönetici, işinin sorumluluklarını ve organizasyondaki diğer kişilerle olan ilişkisini açıkça görecektir.

Organizasyondaki karmaşık ilişki açıkça anlaşılıyor. Bir organizasyon el kitabı ayrıca prosedürlerde ve uygulamalarda aynılık ve tutarlılık sağlar. Yeni çalışanlara eğitim vermek ve başkalarına ders tazelemek için ayrıntılı prosedürler sunar. Kılavuzlar belli başlı politikalar değiştiğinde veya böyle bir eyleme ihtiyaç duyulduğunda periyodik olarak gözden geçirilir ve değiştirilir. Kılavuzlar ayrıca istisna olarak yetki ve yönetim delegasyonunda yardımcı olur.

Kılavuz Türleri:

El kitabı çeşitli başlıklar altında sınıflandırılabilir.

Bazı türler aşağıdaki gibi verilmiştir:

1. Politika Kılavuzu:

Bu kılavuz, yönetim tarafından verilen politika kararlarını, kararları ve yönergeleri içerir. Çeşitli politikaların çalışması gereken kapsam ve sınırlamaları verir. Politikaların uygulanmasıyla ilgilenen kişiler uygun yönergeler alır ve her parçasının uygulanmasını sağlamaya çalışır. Kılavuzlar ayrıca politikaların uygulanması için kabul edilecek eylemlerin akışını sağlar.

2. Organizasyon El Kitabı:

Bu kılavuz kuruluşun detaylı bir açıklamasını verir. Her insanın yetki ve sorumluluğu detaylı olarak verilmektedir. Çeşitli kişiler arasında karışıklığı ve çatışmaları önler. Yetki kapsamı ve üst düzey yöneticiler arasındaki ilişki bu kılavuzda açıklanmıştır. Yönetimin kapsamı ve yetki devri kapsamı, uygun şekilde hazırlanmış bir el kitabı ile kolaylaştırılmıştır.

3. Kurallar ve Düzenlemeler Kılavuzu:

Şirkette takip edilen çeşitli kurallar ve düzenlemeler içermektedir. İşletmenin bugünkü çalışması büyük ölçüde kolaylaştırılmıştır. Çalışanlar çalışma koşulları, kabul edilebilir tatiller, izinlerin alınma prosedürü, tıbbi tesislerin kullanım olanakları ve prosedürü, kantin kullanımı, kütüphane vb.

4. Bölüm El Kitabı:

Farklı bölümler için ayrı kılavuzlar hazırlanır. Bir departman el kitabı, bir bölümün çalışması hakkında tam bilgi verir. Bölümün organizasyonunu, bölüm içindeki çeşitli kişiler arasındaki yetki ve sorumluluklarını, çeşitli görevlerin üstlenilmesi için izlenen kuralları ve prosedürleri, bölümlerarası ilişkileri vb. Gösterir. Bölüm el kitabı, bölümün düzgün çalışmasına yardımcı olur.

Kılavuzların Avantajları:

Kuruluş kılavuzları aşağıdaki avantajlara sahiptir:

1. Yazılı Bilgi:

Bir organizasyon el kitabı her önemli politika, karar ve prosedürün yazılı kaydını sağlar. Yetki ve sorumluluk konusunda bir karışıklık yaşanmayacak. Hiçbir şey hakkında yanlış anlama için herhangi bir kapsam olmayacaktır.

2. Günlük Çalışmaya Yardımcı Olmak:

Bir el kitabı, çalışanların işletmenin çalışmasını anlamalarına yardımcı olan kuralların, prosedürlerin ve düzenlemelerin ayrıntılarını içerir. Çalışanlar kılavuzu okuduktan sonra rutini kolayca takip edecek ve günlük çalışmayı yumuşatacak.

3. Çatışmalardan Kaçınma:

Örgüt, çeşitli kişiler arasındaki otorite ilişkisini temizler ve yargı ihtilaflarının önlenmesine yardımcı olur. Bu el kitabının yokluğunda, bazı işlerde kafa karışıklığı olasılığı vardır. Ayrıca işin bir kopyası olabilir.

4. Yeni Çalışanlara Yararlı:

Yeni çalışanlar işletmenin çalışmasını anlayabilir. Çeşitli kural ve prosedürleri izlemeye hızla başlayacaklar. Ayrıca işlerinin sorumluluklarını ve diğer işlerle ilişkilerini de öğrenirler.

5. Hızlı Kararlar:

Tüm talimatlar ve talimatlar yazılı olarak mevcut olduğunda karar alma çabuklaşır. Karar almak için gerekli olan kişiler yetkileri hakkında açık ve böyle durumlarda karar almak kolaylaşır.

Kılavuzların Sakıncaları:

El kitapları aşağıdaki dezavantajlardan muzdarip:

1. Pahalı:

El kitaplarının derlenmesi çok fazla maliyet gerektirir. El kitabının pahalı olması, küçük çaplı endişeler bile göze alamaz.

2. Zaman Tüketmek:

Çeşitli el kitaplarının hazırlanması zaman alıcı bir işlemdir. Dahası, bunlar tekrar çok fazla zaman alan sürekli bir inceleme gerektirir.

3. Sertlik:

Yazılı rehberler, talimatlar ve prosedürler mevcut olduğunda, varyasyon için neredeyse hiç kapsam yoktur. Birinin bir görevi tamamlarken standart öngörülen prosedürleri izlemesi gerekir. İhtiyari ve inisiyatif için bir alan yoktur.